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Obwohl Sie Microsoft Office Word tatsächlich zum Erstellen von Dokumenten mit dem Erscheinungsbild eines Formulars verwenden können, eignet sich Word am besten als Textverarbeitungsprogramm, nicht als Programm zum Entwerfen von Formularen. Umgekehrt wurde Microsoft Office InfoPath speziell zum Entwerfen und Ausfüllen elektronischer Formulare entwickelt. Wenn Sie vorhandene Word-Dokumente in InfoPath-Formularvorlagen konvertieren möchten, können Sie hierfür den Import-Assistenten in InfoPath verwenden. Sie können dann die Vorteile dedizierter InfoPath-Features zum Entwerfen, Veröffentlichen und Ausfüllen von Formularen nutzen. In einem Verkaufsberichtformular können Sie beispielsweise Bedingte Formatierung (Bedingte Formatierung: Vorgang zum Ändern der Darstellung eines Steuerelements, einschließlich dessen Sichtbarkeit und Lese-/Schreibzugriffsstatus, auf der Grundlage von Werten, die in das Formular eingegeben wurden.) zum automatischen Anwenden einer roten Hintergrundfarbe anwenden, wenn Zahlen unter Verkaufsprognosen sinken. In derselben Formularvorlage können Sie eine Regel (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) verwenden, um auf dieser Formularvorlage basierende Formulare dazu zu aktivieren, beim Klicken auf eine Schaltfläche durch einen Benutzer als Anlage in einer E-Mail-Nachricht gesendet zu werden. Außerdem können Sie Ihre Formularvorlage einem breiteren Publikum durch Erstellen einer browserfähigen Formularvorlage (Browserfähige Formularvorlage: Eine browserkompatible Formularvorlage, die auf einem Server veröffentlicht wurde, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird, und die browserfähig wurde, sodass die Benutzer das Formular in einem Webbrowser anzeigen und ausfüllen können.) zur Verfügung stellen.

Wenn Sie ein Word-Dokument in eine InfoPath-Formularvorlage konvertieren, entspricht die resultierende Formularvorlage exakt dem Layout des Word-Dokuments. Darüber hinaus werden Elemente in diesem Word-Dokument, die bestimmte Bedingungen erfüllen, automatisch in die entsprechenden Steuerelemente konvertiert, in die Benutzer Daten eingeben können. Wenn das Word-Dokument z. B. Klammern mit mehreren Leerstellen enthält, setzt InfoPath voraus, dass Sie diesen eingeklammerten Bereich als Texteingabefeld verwendet haben und konvertiert ihn in der resultierenden Formularvorlage in ein Textfeld-Steuerelement. Jedes beliebige Word-Formularfeld wird in das entsprechende Steuerelement in InfoPath konvertiert.

Sie können die Einstellungen im Dialogfeld Importoptionen verwenden, um die Optionen zum Konvertieren eines Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage zu ändern.

In diesem Artikel werden das grundlegende Konzept und das Verfahren zum Konvertieren eine Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage erläutert, einschließlich der Features und Einstellungen, die im Konvertierungsprozess nicht unterstützt werden.

• Über das Konvertieren eines Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage

• Word-Features und -Einstellungen, die beim Konvertieren nicht vollständig unterstützt werden

• Konvertieren eines Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage

• Ändern einer Layouttabelle in eine wiederholte Tabelle

• Ändern der Kontrollkästchen in eine Gruppe von Optionsfeldern

• Über Konvertierungsprobleme im Aufgabenbereich Designdetektiv

Über das Konvertieren eines Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage

Beim Konvertieren eines Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage wird das Dokument als Blaupause zum Erstellen einer neuen Formularvorlage verwendet. Die Grundstruktur des Dokuments wird in der Formularvorlage so originalgetreu wie möglich neu erstellt. In einem Word-Dokument ist das Formularfeld der Speicherort, an dem ein bestimmter Datentyp (z. B. Name oder Adresse) gespeichert wird. Wenn Sie Word-Formularfelder beim Konvertieren des Dokuments einfügen möchten, werden der InfoPath-Formularvorlage Textfeld-, Kontrollkästchen- und Dropdownlistenfeld-Steuerelemente hinzugefügt. Außerdem werden in InfoPath die Teile des Word-Dokuments automatisch entdeckt, die als wiederholte Tabellen und Rich-Text-Felder gut funktionieren würden und konvertiert sie in entsprechende Steuerelemente. Wenn bspw. ein Spesenabrechnungsdokument leere Bereiche mit Unterstreichung enthält, in die Benutzer Notizen zu bestimmten Ausgaben eingeben können, konvertiert InfoPath diesen Bereich in ein Rich-Text-Feld. Benutzer können dann mehrere Textzeilen in das Rich-Text-Feld eingeben und den Text entsprechend formatieren.

Stellen Sie sich zum besseren Verständnis der Beziehung zwischen einem Word-Dokument, dass Sie mithilfe des Import-Assistenten von InfoPath konvertieren und der resultierenden InfoPath-Formularvorlage, vor, dass Ihre Organisation in den vergangenen Jahren das Word-Dokument ExpenseReport.doc zum Erfassen von Spesenabrechnungsdaten von Mitarbeitern verwendet hat. Ihre IT-Abteilung möchte dieses Dokument in eine InfoPath-Formularvorlage konvertieren, sodass Formulardaten als Extensible Markup Language (XML) (Extensible Markup Language (XML): Eine Sprache nach Industriestandard zum Beschreiben, Verwalten und Austauschen von Daten. In InfoPath basieren Formularvorlagen auf XML-Technologien, und Formulardaten werden im XML-Format gespeichert oder übertragen.) an ein Kreditorensystem gesendet werden können.

Wenn Sie den Import-Assistenten zum Konvertieren von ExpenseReport.doc in eine Formularvorlage verwenden, erstellt InfoPath die Formularvorlage ExpenseReport.xsn. Im folgenden Beispiel wurde die Tabelle Ausgabendetails im Word-Dokument in eine wiederholte Tabelle in der resultierenden InfoPath-Formularvorlage konvertiert. Die wiederholte Tabelle ermöglicht es, Benutzern Ausgaben nach Bedarf durch Klicken auf Befehle im Kontextmenü einzufügen oder zu entfernen.

Beim Konvertieren des Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage werden das Layout und andere Elemente beibehalten. Die Anzahl der leeren Zeile in der wiederholten InfoPath-Tabelle entspricht standardmäßig der Anzahl der leeren Zeilen in der Word-Tabelle. Wenn Sie standardmäßig nur eine oder zwei Zeilen anzeigen, können Sie auf Ihrer Formularvorlage Platz sparen.

Diese neue Formularvorlage enthält Elemente, die jenen im Word-Dokument ähneln, wie beispielsweise die Tabelle zum Erfassen von Speseninformationen. Abhängig von den Einstellungen im Import-Assistenten können sich einige Features in der resultierenden Formularvorlage unterscheiden:

• Wenn Sie den Import-Assistenten zum Importieren des Word-Dokuments verwenden, wobei nur das Layout beibehalten wird  Die resultierende Formularvorlage enthält eine wiederholte Tabelle zum Eingeben von Zeilenelementen in der Spesenabrechnung. Allerdings werden alle Formularfelder des ursprünglichen Dokuments aus der resultierenden Formularvorlage verworfen (z. B. das Textfeld Name, die Dropdownliste Abteilung und die Kontrollkästchen Bereich).
• Wenn Sie den Import-Assistenten zum Importieren des Word-Dokuments verwenden, wobei sowohl das Layout beibehalten und Word-Formularfelder in Steuerelemente konvertiert werden (Standardmäßig)  Die resultierende Formularvorlage enthält eine wiederholte Tabelle zum Eingeben von Zeilenelementen in der Spesenabrechnung. Allerdings werden alle Formularfelder des ursprünglichen Dokuments in der resultierenden Formularvorlage in die entsprechenden Steuerelemente konvertiert (z. B. das Textfeld Name, die Dropdownliste Abteilung und die Kontrollkästchen Bereich).
• Wenn Sie den Import-Assistenten zum Importieren des Word-Dokuments verwenden, wobei das Layout beibehalten und Formularfelder zu Steuerelementen konvertiert werden (Benutzerdefiniert)  Sie können genau bestimmen, welche Felder beim Importieren des Spesenberichts konvertiert werden. Beispielsweise können Sie die Option zum Konvertieren leerer Tabellenzellen im Dokument zu Textfeldern in der resultierenden Formularvorlage deaktivieren.

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Word-Features und -Einstellungen, die beim Konvertieren nicht vollständig unterstützt werden

In InfoPath-Formularvorlagen werden einige Einstellungen und die Formatierung in Word-Dokumenten nicht unterstützt. Beim Konvertieren von Word-Dokumenten mit solchen Einstellungen werden diese Features oder Einstellungen in der resultierenden Formularvorlage nicht beibehalten. Wenn Ihr Word-Dokument z. B. Überarbeitungsmarkierungen enthält, werden diese in der resultierenden Formularvorlage verworfen, da dieses Feature in InfoPath nicht unterstützt wird.

Verwenden Sie den Aufgabenbereich Designdetektiv im Entwurfsmodus (Entwurfsmodus: Die InfoPath-Entwurfsumgebung, in der eine Formularvorlage erstellt oder geändert werden kann.), um eventuelle Probleme mit der Konvertierung zu entdecken. Anschließend können Sie Maßnahmen zum Beheben dieser Probleme einleiten.

In der folgenden Liste werden Features und Einstellungen aufgeführt, die beim Konvertieren eines Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage nicht beibehalten werden. In einigen Fällen wird die Formatierung verworfen, der zugrunde liegende Text wird jedoch beibehalten. Wenn Sie beispielsweise Spalten im Rundschreibenformat haben, werden die Spalten in InfoPath verworfen, aber der in den Spalten enthaltene Text wird importiert.

• Lesezeichen
• Animierter Text
• Designs
• Wasserzeichen
• Zeilennummerierung
• Seitenränder
• Fußnoten und Endnoten
• Spaltenlayouts im Rundschreibenformat
• Dateianlagen
• Verknüpfte oder eingebettete Objekte, wie Microsoft Office Excel-Arbeitsblätter und Microsoft Office Visio-Zeichnungen
• Zeichenobjekte (einschließlich AutoForm, Konturen, Linien und WordArt)
• Zeichenabstand (einschließlich Skalierung, erweiterter oder schmaler Abstand, höhergestellte oder tiefer gestellte Position des Textes und Unterschneidung der Schriftarten)
• ActiveX-Steuerelemente
• Kommentare und nachverfolgte Änderungen (einschließlich Einfügungen, Löschvorgänge und Formatierungsänderungen)
• Einige Druckeinstellungen (einschließlich Formatierung für gemischte Zeichen in Kopf- und Fußzeilen, unterschiedliche ungerade/gerade Kopf- und Fußzeilen, unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für die erste Seite, Bundstegeinstellung, negative Werte für obere und untere Seitenränder, unterschiedliche Seitenausrichtungen und individuelle Abschnitteinstellungen)

In der folgenden Liste werden die Features und Einstellungen erläutert, die beim Konvertieren eines Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage teilweise unterstützt werden:

Vertikaler Text  In InfoPath wird die vertikale Textformatierung in einem Word-Dokument beibehalten, sofern sich dieser vertikale Text innerhalb einer Tabellenzelle befindet. InfoPath verwirft die Textformatierung beim Konvertieren eines Word-Dokuments, wenn sich der vertikale Text außerhalb der Tabellenzelle, in einem anderen Teil des Word-Dokuments befindet.

Textfelder  In Word-Dokumenten fungieren Textfelder als Container für Text, der auf einer Seite positioniert und angepasst werden kann. Wenn das Word-Dokument ein Textfeld enthält, wird dieses Textfeld in eine Tabellenzelle in der resultierenden Formularvorlage konvertiert. Jeder beliebige Text im Textfeld wird in der Tabellenzelle in der resultierenden Formularvorlage angezeigt.

Unterstrichener Text  Das Unterstreichen wird in InfoPath-Formularvorlagen unterstützt. Allerdings werden alle dekorativen oder doppelten Unterstriche im Word-Dokument in der resultierenden Formularvorlage in einzelne Unterstriche konvertiert.

Hyperlinks, die auf nicht unterstützte Protokolle verweisen   Alle Hyperlinks werden konvertiert, aber wenn der Hyperlink ein anderes Protokoll verwendet als http:, wie z. B. https:, file:, ftp: oder mailto:, funktioniert der Hyperlink beim Klicken auf die Verknüpfung in der resultierenden Formularvorlage nicht.

Zeichenformatvorlagen und Texteffekte  Tiefgestellte, hochgestellte und einzeln durchgestrichene Formatierungsarten werden beim Konvertierungsprozess beibehalten. Andere Formatierungsarten und -effekte, wie z. B. Text mit Umriss, ausgeblendeter Text und Schattenformatierung, werden beim Konvertierungsprozess verworfen. Relief- oder Gravurtext wird in der resultierenden Formularvorlage in grauen Text konvertiert.

Abschnittseinstellungen  In Word werden Abschnitte zum Variieren des Layout für ein Dokument auf einer Seite oder zwischen den Seiten verwendet. InfoPath unterstützt diese Abschnittstypen nicht, sie werden im Verlauf des Konvertierungsprozesses verworfen. Beliebige Einstellungen, die auf den ersten Abschnitt im Word-Dokument angewendet werden, werden auf die resultierende InfoPath-Formularvorlage angewendet.

Kopf- und Fußzeilenformatierung  Der Kopf- und Fußzeilentext des Word-Dokuments wird in den Kopf- und Fußzeilentext in der InfoPath-Formularvorlage konvertiert. Die Zeichenformatierung wird beim Konvertierungsprozess möglicherweise verworfen. Wenn Sie beispielsweise die Kopfzeile eines Word-Dokuments sowohl fett als auch kursiv formatiert haben, verwendet InfoPath die erste Formatierungsart, auf die es in der resultierenden Formularvorlage stößt und verwirft die verbleibende Formatierung. Ebenso werden beliebige Einstellungen, die auf den ersten Kopfzeilen- oder Fußzeilenabschnitt im Word-Dokument angewendet werden, auch auf den resultierenden Kopf- oder Fußzeilentext in der InfoPath-Formularvorlage angewendet.

Schriftartenkonvertierung  Obwohl in InfoPath die Schriftarten beim Erstellen einer neuen Formularvorlage aus einem Word-Dokument importiert werden, werden alternative Schriftarten für die Formularvorlage automatisch ausgewählt, falls die Schriftarten im Dokument nicht auf dem Computer verfügbar sind, auf dem der Import ausgeführt wird.

Negative Seitenränder  Negative obere und untere Ränder werden als 0 importiert.

Negative Seitenrand- und Abstandeinstellungen  Negative Seitenrand- oder Abstandeinstellungen werden für ein beliebiges Objekt als 0 importiert.

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Konvertieren eines Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage

1. Wenn das zu importierende Word-Dokument geöffnet ist, schließen Sie es.
2. Klicken Sie im Entwurfsmodus im Menü Datei auf Formular importieren.
3. Klicken Sie im Import-Assistenten auf InfoPath-Importprogramm für Word-Dokumente, und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Klicken Sie auf Durchsuchen.
5. Suchen und klicken Sie auf das zu konvertierende Word-Dokument, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    Hinweis   Wenn Sie ein Word-Dokument mit eingeschränkter Berechtigung importieren, benötigen Sie Vollzugriff auf das Dokument. Falls Sie nur über Lese- oder Änderungszugriff auf das Dokument verfügen, wird beim Importieren des Dokuments eine Fehlermeldung angezeigt.

6. Klicken Sie zum Ändern des standardmäßigen Importverhaltens auf Optionen, und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus.
7. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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Ändern einer Layouttabelle in eine wiederholte Tabelle

Enthält Ihr Word-Dokument eine Tabelle, wird sie in InfoPath u. U. in eine Layouttabelle (Layouttabelle: Eine Reihe von Zellen, die zum Anordnen von Formularinhalten, wie Text oder Steuerelemente, verwendet wird.) oder in eine wiederholte Tabelle in der resultierenden Formularvorlage konvertiert. Der ausgewählte Tabellentyp hängt von den im Word-Dokument getroffenen Entwurfsentscheidungen ab. Verwenden Sie die folgende Prozedur, um eine konvertierte Layouttabelle rasch in eine wiederholte Tabelle zu konvertieren.

Sie können wiederholte Tabellen verwenden, um den Benutzern zusätzliche Freiheitsgrade beim Ausfüllen von Formularen zu bieten. Bei der Verwendung wiederholter Tabellen muss die Formularvorlage beim ersten Öffnen durch den Benutzer nicht mehrere leere Zeilen anzeigen. Stattdessen sehen die Benutzer normalerweise nur eine Zeile und können weitere Zeilen nach Bedarf hinzufügen. Dadurch wird in dem Formular Platz gespart, und den Benutzern werden weitere Möglichkeiten für die benutzerdefinierte Anpassung angeboten.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Formularvorlage in die Layouttabelle, die Sie umwandeln möchten.
2. Zeigen Sie im Kontextmenü auf Ändern in, und klicken Sie dann auf Wiederholte Tabelle.
3. Führen Sie im Dialogfeld In wiederholte Tabelle ändern eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
   • Geben Sie für die Kopfzeilen in der wiederholten Tabelle einen Wert im Feld Anzahl von Zeilen, die als Tabellenüberschrift beibehalten werden ein. Die Kopfzeile wird im Allgemeinen für Spaltenbeschriftungen verwendet.
   • Geben Sie für die Fußzeilen in der wiederholten Tabelle einen Wert im Feld Anzahl von Zeilen, die als Tabellenfußzeile beibehalten werden ein. Viele Tabellen enthalten keine Fußzeilen.
   • Wenn Sie die Anzahl der zu verwendenden Datenzeilen angeben möchten, geben Sie einen Wert im Feld Anzahl von wiederholten Zeilen, die beim Ausfüllen des Formulars eingeschlossen werden ein. Bei der Datenzeile handelt es sich um eine Zeile, die sich in dem Formular so oft wie nötig "wiederholen" kann.
4. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente, oder drücken Sie ALT+I, C.
5. Fügen Sie die gewünschten Steuerelemente in den Tabellenzellen ein.

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Ändern der Kontrollkästchen in eine Gruppe von Optionsfeldern

Wenn Sie in Ihrem Word-Dokument mehrere Kontrollkästchen verwendet haben, werden sie in InfoPath als Kontrollkästchen in die resultierende InfoPath-Formularvorlage importiert. Sollten Sie es vorziehen, eine Gruppe von Optionsfeldern zu verwenden, führen Sie die unten angegebenen Schritte zum raschen Konvertieren von Kontrollkästchen in Optionsfelder in Ihrer Formularvorlage aus.

Sie können eine Gruppe von Optionsfeldern in einer Microsoft Office InfoPath-Formularvorlage verwenden, wenn Sie möchten, dass Benutzer genau eine Auswahl aus einer begrenzten Menge von Optionen treffen können.

1. Klicken Sie in der Formularvorlage auf eines der Kontrollkästchen, das Sie umwandeln möchten, und halten Sie dann STRG gedrückt, und klicken Sie auf jedes weitere Kontrollkästchen, das umgewandelt werden soll.
2. Zeigen Sie im Menü Bearbeiten auf Ändern zu, und klicken Sie dann auf Optionsfeld.

   In der Formularvorlage wird jetzt anstelle der Kontrollkästchen eine Gruppe von Optionsfeldern angezeigt. Jedes Optionsfeld ist an dasselbe Feld in der Datenquelle gebunden. Wenn ein Benutzer auf ein Optionsfeld klickt, wird der mit diesem Optionsfeld verbundene Wert in dem Feld gespeichert.

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Überprüfen der Konvertierungsprobleme im Aufgabenbereich Designdetektiv

Manchmal werden Elemente aus dem ursprünglichen Word-Dokument in der resultierenden InfoPath-Formularvorlage nicht wie erwartet angezeigt, oder Sie werden im Konvertierungsprozess entfernt. In InfoPath wird beispielsweise das WordArt (WordArt: Textobjekte, die Sie mit gebrauchsfertigen Effekten erstellen und auf die Sie weitere Formatierungsoptionen anwenden können.)-Feature von Word nicht unterstützt. Es werden WordArt-Objekte durch Platzhalterbilder in der resultierenden Formularvorlage ersetzt.

Sofern InfoPath im Verlauf des Konvertierungsprozesses Probleme entdeckt, wird der Aufgabenbereich Designdetektiv nach Schließen des Import-Assistenten automatisch geschlossen. In dem Aufgabenbereich können Sie eine Problemliste einsehen und dann die erforderlichen Schritte ausführen, um diese Probleme zu beheben.

1. Sollte der Aufgabenbereich Designdetektiv nicht sichtbar sein, klicken Sie im Menü Extras auf Designdetektiv.

   Falls mit der Formularvorlage Probleme auftreten sollten, werden im Aufgabenbereich Meldungen angezeigt.

2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Designdetektiv auf den Text der Meldung, die Sie überprüfen möchten.

   Zusätzliche Informationen zu dem Problem werden in einem Dialogfeld angezeigt.

    Hinweis   Wenn das Word-Dokument ein Objekt enthält, das in InfoPath nicht unterstützt wird, wie z. B. ein Word-Zeichnungsobjekt, dann wird in InfoPath ein Platzhalter zur resultierenden Formularvorlage hinzugefügt. Dieser gibt an, ob sich das Objekt ursprünglich im Word-Dokument befand. Wenn Sie weitere Informationen zu dem Objekt wünschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Platzhalterbild auf der Formularvorlage, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Weitere Details.

3. Beheben Sie bei Bedarf die Probleme in der Formularvorlage. Möglicherweise möchten Sie Platzhalterbilder löschen, die zur Verwendung in der ausgefüllten Formularvorlage nicht vorgesehen sind.

 Hinweis   Beachten Sie, dass der Aufgabenbereich Designdetektiv eine Schaltfläche Aktualisieren enthält. Durch Klicken auf die Schaltfläche Aktualisieren werden Meldungen, die beim Importieren eines Word-Dokuments in InfoPath angezeigt werden, nicht aktualisiert. Wenn Sie Importmeldungen aus dem Arbeitsbereich Designdetektiv entfernen möchten, öffnen Sie das Dialogfeld Ressourcendateien (im Menü Extras), und entfernen Sie die Datei "ImportErrors.xml". Diese Datei wird automatisch erstellt, wenn ein Word-Dokument in InfoPath importiert wird. Nachdem Sie die Datei "ImportErrors.xml" entfernt haben, klicken Sie im Arbeitsbereich Designdetektiv auf Aktualisieren, damit die Importmeldungen permanent gelöscht werden. Die Datei "ImportErrors.xml" ist für eine ordnungsgemäße Funktion der Formularvorlage nicht erforderlich.Aus Sicherheitsgründen wird sogar empfohlen, diese Datei vor dem Veröffentlichen der Formularvorlage zu entfernen.

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