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• Übersicht

• Absenden von Formulardaten an eine Access- oder SQL Server-Datenbank

• Absenden von Formulardaten an einen Webdienst

• Absenden von Formulardaten an einen Server mit Microsoft Windows SharePoint Services

• Absenden von Formulardaten als E-Mail-Nachricht

• Absenden von Formulardaten an eine Anwendung auf einem Webserver

• Absenden von Formulardaten mithilfe einer Datenverbindungsdatei

• Absenden von Formulardaten mithilfe eines Code

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Übersicht

Wenn Sie Microsoft Office InfoPath-Formulare zum Erfassen von Daten als Teil eines umfangreicheren Geschäftsprozesses verwenden, verbleiben diese Daten normalerweise nicht in den von den Benutzern ausgefüllten Formularen. Stattdessen werden die Formulardaten aus dem Formular auf die nächste Stufe im Geschäftsprozess verschoben, in der Regel an eine externe Datenquelle (z. B. eine Datenbank, ein Webdienst oder eine Anwendung auf einem Webserver). Ein Mitarbeiter könnte beispielsweise InfoPath verwenden, um ein Spesenberichtformular auszufüllen, und um dieses Formular an einen Webdienst abzusenden, in dem das Formular verarbeitet werden kann.

Im Gegensatz zum Speichern eines Formulars, wobei Benutzer einen Speicherort zum Speichern des Formulars auswählen, während sie es ausfüllen, werden die Formulardaten durch das Absenden des Formulars an einen bestimmten Speicherort gesendet, der beim Entwerfen der zum Formular zugehörigen Formularvorlage bestimmt wurde. Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen und die Einsendung von Formularen aktivieren, können Sie festlegen, dass die von den Benutzern in Ihr Formular eingegebenen Daten an die folgenden Speicherorte gesendet werden:

• Eine Microsoft Office Access- oder Microsoft SQL Server-Datenbank
• Ein Webdienst
• Ein Server, auf dem Microsoft Windows SharePoint Services ausgeführt wird
• In einer E-Mail-Nachricht
• Eine Anwendung auf einem Webserver
• Eine benutzerdefinierte Anwendung, die als Host für InfoPath dient

Das Angeben des Speicherorts für Ihre Formulardaten kann die Genauigkeit und Effizienz Ihres Geschäftsprozesses gesteigert werden, da es Ihnen größere Kontrolle über diese Prozesse gewährt. Bevor Benutzer ihre Formulardaten absenden, stellt InfoPath die Gültigkeit der Daten in den Formularen sicher und ermöglicht es den Benutzern, eventuelle ungültige Daten zu korrigieren. Mithilfe dieses Features können Sie sicherstellen, dass ausschließlich gültige Daten an die externe Datenquelle gesendet werden.

Abgesehen davon, dass Ihre Formularvorlage dazu entworfen wird, dass Benutzer ihre Daten an einen einzelnen Speicherort absenden, können Sie Ihre Formularvorlage so entwerfen, dass Benutzer ihre Formulardaten an mehrere Speicherorte gleichzeitig senden können. Sie können z. B. die Formularvorlage für einen Spesenbericht so entwerfen, dass Formulardaten an eine Datenbank gesendet werden, wenn Benutzer ihre ausgefüllten Formulare absenden. Außerdem wird eine Kopie jedes ausgefüllten Formulars in einer E-Mail-Nachricht an ihren Manager gesendet.

Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die an eine externe Datenquelle gesendet werden kann, aktiviert InfoPath im Menü Datei standardmäßig den Befehl Absenden sowie die Schaltfläche Absenden auf der Symbolleiste Standard. Bei Bedarf können Sie die Bezeichnung des Befehls Absenden ändern. Außerdem können Sie direkt in Formularvorlage eine Schaltfläche einfügen, auf die die Benutzer nach dem Ausfüllen des Formulars klicken können, um ihre Formularvorlage abzusenden.

Ferner können Sie Ihre Formularvorlage so einrichten, dass nach Absenden des Formulars eine der folgenden Optionen eintritt:

• Das vorhandene Formular wird geschlossen.
• Das vorhandene Formular wird geschlossen, und ein neues, leeres Formular wird geöffnet.
• Das vorhandene Formular bleibt geöffnet.

Zusätzlich können Sie eine Meldung verfassen, die nach dem Senden des Formulars angezeigt wird und angibt, ob das Formular erfolgreich abgesendet wurde.

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Absenden von Formulardaten eine Access- oder SQL Server-Datenbank

InfoPath-Formulare werden häufig an Datenbanken abgesendet, entweder um eine einzelne Tabelle mit einem benutzerdefinierten Datensatz zu aktualisieren oder für weit komplexere Szenarien, wie z. B. das Ändern mehrerer in einer Formularvorlage für Spesenberichte miteinander verknüpfter Tabellen. Sie können Ihre Formularvorlage in InfoPath so entwerfen, dass sie direkt an eine Access- oder SQL Server-Datenbank gesendet werden kann, ohne die Verwendung von Skripts oder benutzerdefiniertem Code erforderlich zu machen. Mithilfe von benutzerdefiniertem Code oder durch Absenden des Formulars an einen Webdienst, der mit dieser Datenbank verbunden ist, können Sie auch Formulardaten an andere Datenbanktypen senden.

Um ein Formular an eine Access- oder SQL Server-Datenbank zu senden, müssen Sie eine auf dieser Datenbank basierende Formularvorlage entwerfen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Datenquelle (Datenquelle: Zusammengehörige Felder und Gruppen, welche die Daten für ein InfoPath-Formular definieren und speichern. Steuerelemente im Formular sind an die Felder und Gruppen in der Datenquelle gebunden.) der Formularvorlage der Struktur der Datenbank entspricht. Wenn Sie einer vorhandenen Formularvorlage eine Datenbank hinzufügen, werden Benutzer nicht in der Lage sein, ihre ausgefüllten Formulare an die Datenbank zu senden, da die Datenquelle des Formulars nicht der Struktur der Datenbank entspricht. Sollte die Formularvorlage nicht der Struktur der Datenbank entsprechen, kann InfoPath die korrekten Felder in der Datenbank beim Absenden der Daten nicht aktualisieren.

Beachten Sie beim Entwerfen einer auf einer Datenbank basierenden InfoPath-Formularvorlage folgende Aspekte:

• Wenn Sie die Formularvorlage mit mehreren Tabellen in der Datenbank verbinden, müssen die Tabellen über Schlüsselfelder verbunden sein.
• Long-Datentypen, wie z. B. Grafiken, Bilder, OLE-Objekte, Dateianlagen und Access Memo oder SQL-Datentypen, sollten aus der Datenverbindung ausgeschlossen werden. InfoPath unterstützt keine Datenverbindungen zu diesen Long-Datentypen. Verwenden Sie zum Herstellen der Datenverbindung den Datenverbindungs-Assistenten, um diese speziellen Felder in der Datenbank auszuschließen.

Sie können feststellen, ob diese Aspekte zutreffen, indem Sie auf der letzten Seite des Datenverbindungs-Assistenten im Feld Zusammenfassung die Informationen lesen. Die Zusammenfassung gibt an, ob die Formularsendung aktiviert ist. Ist sie deaktiviert, wird in der Zusammenfassung der Grund erläutert.

Nach Herstellen der Datenverbindung zwischen der Formularvorlage und der Datenbank, können Sie weitere gewünschte Optionen zum Absenden anpassen. Sie können z. B. den Text ändern, der in der Schaltfläche Absenden in Ihrer Formularvorlage angezeigt wird. Sie können auch die Meldungen ändern, die Benutzern angezeigt werden, um anzugeben, ob das Formular erfolgreich gesendet wurde. Außerdem können Sie angeben, ob das Formular nach Absenden geöffnet bleiben soll.

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Absenden von Formulardaten an einen Webdienst

Unabhängig davon, ob Sie einen Webdienst zum Erstellen eines Workflows für einen Geschäftsprozess oder als mittlere Ebene für Ihre Datenbank verwenden, können Sie mit InfoPath problemlos Formularvorlagen erstellen, die mit diesem Webdienst interagieren. InfoPath verfügt über einen Datenverbindungs-Assistenten, der Sie durch den Prozess des Verbindens von Formularvorlagen mit einem Webdienst leitet.

Es gibt zwei häufig auftretende Methoden zum Entwerfen einer Formularvorlage, die Formulare an einen Webdienst absendet:

• Herstellen einer Verbindung zwischen einer vorhandenen Formularvorlage und einem Webdienst
• Entwerfen einer neuen Formularvorlage, die auf einem Webdienst basiert

Mit diesen beiden Methoden erstellt InfoPath eine Datenquelle, die auf dem Schema des Webdienstes basiert. Auf diese Weise werden Formulare zu Absenden von Daten an einen Webdienst aktiviert, die auf einer Formularvorlage basieren.

Beachten Sie Folgendes, bevor Sie eine InfoPath-Formularvorlage mit einem Webdienst verbinden:

• InfoPath kann keine Verbindung zu einem Webdienst herstellen, der die Codierung für den Remoteprozeduraufruf (RPC) (Remoteprozeduraufruf (Remote Procedure Call oder RPC): Beim Programmieren eine Anforderung eines Programms an ein anderes Programm auf einem Remotesystem. Das zweite Programm führt im Allgemeinen einen Task aus und gibt die Ergebnisse dieses Task an das erste Programm zurück.) verwendet. Nur die Codierung "Document Literal“ wird unterstützt.
• Wenn Sie eine Formularvorlage konfigurieren, sodass deren Formulare Daten an einen Webdienst absenden können, können Sie angeben, dass nur Daten in bestimmten Feldern oder Gruppen abgesendet werden können. Sie können aber auch alle Daten im Formular absenden.

Nachdem die Datenverbindung mit dem Webdienst hergestellt wurde, können Sie der Formularvorlage die Schaltfläche Absenden hinzufügen und andere Optionen zum Absenden anpassen.

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Absenden von Formulardaten an einen Server, der Microsoft Windows SharePoint Services ausführt

Sie können eine Formularvorlage entwerfen, die Daten an einen Microsoft Windows SharePoint Services ausführenden Server sendet. Auf diese Weise können Sie aller Formulare Ihrer Benutzer in einer Dokumentbibliothek speichern und strukturieren. Zusätzlich können Ihre Benutzer Formulare ausfüllen, die direkt auf der Formularvorlage der Dokumentbibliothek basieren. Darüber hinaus können Sie Formulardaten an Microsoft Office Excel exportieren oder Daten aus mehreren Formularen aus einem einzelnen Formular zusammenführen. Wenn Sie die Formularsendung direkt an eine Dokumentbibliothek aktivieren, können Sie zusätzlich die Dateinamen für die Formulare vordefinieren, deren Werte auf den Daten im Formular basieren oder mithilfe einer Formel (Formel: Ein XPath-Ausdruck aus Werten, Feldern oder Gruppen, Funktionen und Operatoren. Formeln können zur Berechnung mathematischer Werte, Anzeige von Datum und Uhrzeit und zum Referenzieren von Feldern verwendet werden.).

Nach Konfigurieren der Formularvorlage, um die Formularsendung an eine SharePoint-Dokumentbibliothek zu ermöglichen, können Sie dem Formular die Schaltfläche Absenden hinzufügen und weitere Optionen zum Absenden anpassen, wie z. B. den Text in der Schaltfläche Absenden, die dem Benutzer angezeigten Meldungen über die erfolgreiche Sendung des Formulars sowie die Frage, ob das Formular nach der Sendung geöffnet bleiben soll.

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Absenden von Formulardaten in einer E-Mail-Nachricht

Durch Verwendung eines E-Mail-Programms lässt sich ein Workflow für ein Geschäftsprozess am bequemsten einrichten. Sie können eine InfoPath-Formularvorlage erstellen, die es Benutzern erlaubt, auf der Symbolleiste Standard oder im Menü Datei auf die Schaltfläche Absenden zu klicken, um ihr ausgefülltes Formular entweder als Anlage oder im Textkörper einer E-Mail-Nachricht zu senden. Die E-Mail-Adressen, Betreffzeile und der Anlagendateiname können beim Entwerfen Ihrer Formularvorlage alle vordefiniert werden – sei es durch statische Werte, mit auf Formulareinträgen basierenden Werten oder durch eine Formel. Sie können beispielsweise Ihre Formularvorlage entwerfen, sodass ausgefüllte Formulare automatisch in einer E-Mail-Nachricht mit einer vordefinierten Betreffzeile an eine E-Mail-Adresse gesendet wird, die auf einem Eintrag im Formular basiert. Basierend auf den durch Benutzer im Formular eingegebenen Daten, können Sie zusätzliche die dynamischen Dateinamen für das Formular definieren.

Damit Benutzer ihre Formulare als E-Mail-Nachrichten senden können, muss auf dem lokalen Computer Microsoft Office Outlook 2003 oder Microsoft Office Outlook 2007 installiert sein. Benutzer, die Formulare in einem Webbrowser ausfüllen, benötigen zum Senden ihrer Formulare als E-Mail-Nachrichten kein Outlook.

Nach Konfigurieren der Formularvorlage, um das Absenden einer von Formularen in einer E-Mail-Nachricht zu ermöglichen, können Sie der Symbolleiste Standard die Schaltfläche Absenden und dem Menü Datei den Befehl Absenden in der Formularvorlage sowie weitere Absendeoptionen hinzufügen. Hierzu zählen u. a. der Text, der auf der Schaltfläche Absenden angezeigt wird, die Meldungen, die Benutzern anzeigen, ob das Formular erfolgreich übermittelt wurde und ob das Formular nach Absenden geöffnet bleiben soll.

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Absenden von Formulardaten an eine Anwendung auf einem Webserver

Sollten Sie eine vorhandene Active Server Pages (ASP) (Active Server Page (ASP): Eine Datei, die eingebettete serverbasierte Skripts enthält. Die Datei wird auf einem Webserver ausgeführt und als standardmäßige HTML-Datei an einen Clientwebbrowser gesendet und angezeigt.)-Seite oder anderen Code auf einem Webserver haben, der XML-Daten verarbeiten kann, können Sie Ihre Formularvorlage so entwerfen, dass Benutzer ausgefüllte Formulare mithilfe der HTTP POST-Methode an diesen Webserver senden können. Wenn Sie Ihre Formularvorlage so konfigurieren, dass Benutzer ihre Formulare auf diese Weise absenden können, erstellt InfoPath eine Meldung, die die Formulardaten enthält und sendet diese Meldung an den Webserver. Beim Entwerfen einer Formularvorlage zum Senden von Daten an einen Webserver, können Sie Ihrer Formularvorlage die Schaltfläche Absenden hinzufügen, den auf der Schaltfläche Absenden angezeigten Text angeben, die Meldungen anpassen, die Benutzern die erfolgreiche Sendung des Formulars angibt und bestimmen, ob das Formular nach der Sendung geöffnet bleiben soll.

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Absenden von Formulardaten mithilfe einer Datenverbindungsdatei

In Microsoft Office InfoPath 2007 haben Sie auch die Möglichkeit, eine XML-Datei (als Datenverbindungsdatei bezeichnet) zu erstellen, die alle für eine Datenverbindungsdatei erforderlichen Einstellungen enthält. Sie können diese Datei in einer Dokumentbibliothek in einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website speichern und dann mehrere Formularvorlagen entwerfen, die zum Konfigurieren einer Datenverbindung dieselbe XML-Datei verwenden. Sollten an der Datenverbindung Änderungen eintreten – beispielsweise eine Änderung des Speicherorts der externen Datenquelle – können Sie durch Verwendung der Datenverbindungsdatei, diese einmal aktualisieren, anstatt die Datenverbindung bei jeder einzelnen Formularvorlage zu aktualisieren. Alle Formularvorlagen, die die Datenverbindungsdatei verwenden, werden mit den neuen Einstellungen automatisch aktualisiert.

Eine Datenverbindungsdatei kann Einstellungen enthalten, die bestimmen, auf welche Weise Benutzer ihre Formulardaten absenden können. Sie können eine Formularvorlage so entwerfen, dass sie die Einstellungen in dieser Datenverbindungsdatei verwendet. Nach Konfigurieren der Formularvorlage, um das Absenden von Formularen zu ermöglichen, können Sie dem Menü Datei den Befehl Absenden und der Symbolleiste die Schaltfläche Absenden auf dem Formular hinzufügen, das auf der Formularvorlage basiert und anschließend weitere Absendeoptionen anpassen. Hierzu zählt der Text, der auf der Schaltfläche und im Befehl Absendenangezeigt wird, die Meldungen, die dem Benutzer anzeigen, ob das Formular erfolgreich abgesendet wurde und ob das Formular nach Absenden geöffnet bleiben soll.

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Absenden von Formulardaten mithilfe von Code

Mithilfe von Microsoft Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET oder eines Skripts können Sie einen verwalteten Code schreiben, um die Funktionalität Ihrer Formatvorlage zum Senden von Formulardaten zu erweitern. Sie können Ihrer Formularvorlage beispielsweise Funktionalität hinzufügen, die Formularsendung an mehrere Speicherorte gleichzeitig oder an eine externe Datenquelle ermöglicht, die normalerweise von InfoPath nicht unterstützt wird.

 Tipp   Wenn Sie Ihre Formularvorlage nicht konfigurieren können, um Benutzern das Senden ihrer Formulare an eine externe Datenquelle mithilfe der InfoPath-Datenverbindungsoptionen zu ermöglichen, können Sie dieses Feature zum Verfassen Ihrer eigenen Implementierung einer Datenverbindung an diese externe Datenverbindung verwenden.

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