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Sie können Ihrer Formularvorlage einen Hilfetext hinzufügen, um Benutzern den Zweck Ihres Formulars zu veranschaulichen und sie beim erfolgreichen Ausfüllen des Formulars zu unterstützen.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie den besten Hilfetext für Ihr Formular bestimmen, indem Sie folgende Faktoren berücksichtigen: den Typ der zu erstellenden Formularvorlage, Ihr Publikum, die Reichweite der Bereitstellung Ihrer Formularvorlage, und ob Benutzer Formulare mithilfe eines Webbrowsers auf Grundlage Ihrer Formularvorlage ausfüllen werden.

• Kompatibilitätsaspekte

• Typen von Hilfetexten

• Erstellen einer Ansicht zum Anzeigen von Hilfe

• Erstellen eines benutzerdefinierten Aufgabenbereichs zum Anzeigen der Hilfe

• Verwenden Sie bedingte Formatierung, um kontextbezogene Hilfe anzuzeigen

• Erstellen eines Hyperlinks zu einer externen Hilfedatei oder Website

• Hinzufügen von Anweisungen für Benutzer zum Anzeigen der Hilfe zu InfoPath

Kompatibilitätsaspekte

Wenn Sie in Microsoft Office InfoPath 2007 eine Formularvorlage entwerfen, können Sie eine browserkompatible Formularvorlage (Browserkompatible Formularvorlage: Eine Formularvorlage, die mithilfe eines bestimmten Kompatibilitätsmodus in InfoPath entworfen wird. Eine browserkompatible Formularvorlage kann browserfähig sein, wenn sie auf einem Server veröffentlicht wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird.) entwerfen. Beim Entwerfen einer browserkompatiblen Formularvorlage stehen einige Features nicht zur Verfügung. Beispielsweise werden benutzerdefinierte Aufgabenbereiche (Benutzerdefinierter Aufgabenbereich: Eine HTML-Datei, deren Inhalt in einem Fenster neben einem Formular angezeigt wird. Benutzerdefinierte Aufgabenbereiche können formularspezifische Befehle und den Inhalt der Hilfe bereitstellen.), die oftmals dazu verwendet werden, benutzerdefinierte Hilfe anzuzeigen, in browserkompatiblen Formularvorlagen nicht unterstützt. Es bieten sich alternative Möglichkeiten, wie z. B. das Verwenden bedingter Formatierung (Bedingte Formatierung: Vorgang zum Ändern der Darstellung eines Steuerelements, einschließlich dessen Sichtbarkeit und Lese-/Schreibzugriffsstatus, auf der Grundlage von Werten, die in das Formular eingegeben wurden.), um einer browserkompatiblen Formularvorlage Hilfe zuzuweisen und kontextbezogene Hilfe anzuzeigen.

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Typen von Hilfetexten

Je nach Komplexität Ihrer Formularvorlage und den Anforderungen Ihrer Benutzer können Sie mithilfe unterschiedlicher Prozeduren verschiedene Typen von Hilfetext hinzufügen. Abhängig von Ihrer Formularvorlage könnten Sie mehrere Typen von Hilfetext in Ihrer Formularvorlage verwenden. In der folgenden Liste sind die häufigsten Möglichkeiten zum Anzeigen eines Hilfetexts in Ihrer Formularvorlage enthalten:

• Hilfeansicht  Erstellen Sie eine separate Ansicht (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.), um Hilfetext anzuzeigen, wenn Sie Ihren Benutzern detaillierte Anweisungen zur Verfügung stellen möchten. Sie können eine Hilfeansicht erstellen, die lediglich Hilfetext enthält, oder Sie können die Steuerelemente verdoppeln, die Sie in der Standardansicht Ihrer Formularvorlage hinzugefügt haben, und begleitenden Hilfetext beifügen. Durch Hinzufügen von Steuerelementen mithilfe von Hilfetext stellen Sie eine alternative Ansicht zum Ausfüllen des Formulars zur Verfügung ; dies ist eine Ansicht, die kontextbezogene Hilfe für jeden Abschnitt oder jedes Steuerelement enthält. Dies erweist sich als hilfreicher Ansatz, wenn Ihr Publikum sowohl aus neuen Benutzern besteht, die zusätzliche Unterstützung benötigen, als auch aus erfahrenen Benutzern, die bereits wissen, wie man ein Formular ausfüllt.

   Tipp   Da benutzerdefinierte Aufgabenbereiche von browserkompatiblen Formularvorlagen nicht unterstützt werden, stellt die Verwendung von Hilfeansichten zur Anzeige von Hilfetext eine geeignete Alternative zu benutzerdefinierten Aufgabenbereichen dar.

• Benutzerdefinierter Aufgabenbereich   Ein benutzerdefinierter Aufgabenbereich ist eine HTML-Datei, deren Inhalt in einem InfoPath-Aufgabenbereich angezeigt wird, wenn ein Benutzer ein Formular ausfüllt. Sie können angeben, dass nur eine HTML-Datei im benutzerdefinierten Standardaufgabenbereich für Ihre Formularvorlage geöffnet wird, Sie können jedoch zusätzliche HTML-Dateien als Ressourcendateien für Ihre Formularvorlage hinzufügen und dann Hyperlinks zwischen den Dateien erstellen. Nur HTML-Dateien können in benutzerdefinierten Aufgabenbereichen angezeigt werden. Benutzerdefinierte Aufgabenbereiche stellen formularspezifische Befehle und Inhalte zur Hilfe zur Verfügung. Sie können eine HTML-Datei direkt zu einer Formularvorlage hinzufügen, sodass Benutzer den benutzerdefinierten Aufgabenbereich "Hilfe" auch dann anzeigen können, während sie das Formular offline ausfüllen, oder Sie verknüpfen den benutzerdefinierten Aufgabenbereich mit einer HTML-Datei, die an einem anderen Standort gespeichert ist. Wenn Sie die Hilfe beispielsweise regelmäßig aktualisieren möchten, Sie aber die Formularvorlage nicht veröffentlichen möchten, sobald die HTML-Datei aktualisiert wurde, empfiehlt es sich, diese Datei an einem anderen Standort zu speichern und sie mit dem benutzerdefinierten Aufgabenbereich zu verknüpfen. Beachten Sie, dass browserkompatible Formularvorlagen benutzerdefinierte Aufgabenbereiche nicht unterstützen, sodass Sie einen benutzerdefinierten Aufgabenbereich nur für Formulare erstellen sollten, die in InfoPath ausgefüllt werden.
• Bedingte Formatierung   Verwenden Sie eine bedingte Formatierung, um verschiedene Formatierungsoptionen für ein Steuerelement anzugeben, das auf Bedingungen basiert, die in diesem Formular auftreten. Wenn die angegebenen Bedingungen beim Ausfüllen eines Formulars durch den Benutzer erfüllt sind, wird die bedingte Formatierung angewendet. Wenn Sie einem Abschnitt in Ihrer Formularvorlage einen Hilfetext sowie eine bedingte Formatierung hinzufügen, ermöglichen Sie einem Benutzer, kontextbezogenen Hilfetext für einen Abschnitt oder ein Steuerelement nach Bedarf anzuzeigen oder auszublenden, ohne die Ansicht zu wechseln. Auf diese Weise können Sie Benutzern, die Hilfe benötigen, diese online für bestimmte Abschnitte oder Steuerelemente zur Verfügung stellen.
• Externe Hilfe   Sie können einer externen Datei eine Verknüpfung hinzufügen (z. B. eine HTML-Datei). Wenn die Website des technischen Supports für Ihre Organisation eine Webseite zum Starten einer Live-Chatsitzung mit einem technischen Ingenieur enthält, können Sie Ihrer Formularvorlage einen Hyperlink hinzufügen, die Benutzer zum Öffnen dieser Seite im Webbrowser befähigt. Diese Vorgehensweise ist beim Entwerfen einer Formularvorlage für eine andere Abteilung innerhalb Ihrer Organisation hilfreich, und diese Abteilung ist optimal dafür ausgerüstet, Benutzern Hilfe oder technischen Support bereitzustellen.
• Die InfoPath-Hilfe für Benutzer, die Formulare ausfüllen   InfoPath enthält eine dezidierte Hilfe für Benutzer, die Formulare ausfüllen. Durch die Anweisung, beim Ausfüllen eines Formulars F1 zu drücken, wird Benutzern über die standardmäßige InfoPath-Funktion der Zugriff auf diese Hilfethemen gewährt. Verwenden Sie diese Methode nur bei Formularen, die Benutzer mithilfe von InfoPath ausfüllen.

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Erstellen einer Ansicht zum Anzeigen von Hilfe

Um eine separate Ansicht in Ihrer Formularvorlage für Benutzer zu erstellen, die Hilfethemen über das Ausfüllen des Formulars anzeigen möchten, müssen Sie zunächst eine Hilfeansicht für Ihre Formularvorlage erstellen, und anschließend Ihrer standardmäßigen Formularansicht eine Schaltfläche hinzufügen, auf die Benutzer für den Zugriff auf die Hilfeansicht klicken können.

Erstellen einer Hilfeansicht

1. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansichten verwalten.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Ansichten unter Aktionen auf Neue Ansicht hinzufügen.
3. Geben Sie im Feld the Name der neuen Ansicht einen Namen für die Hilfeansicht an, und klicken Sie dann auf OK.

   Geben Sie z. B. Hilfe ein.

4. Klicken Sie in der Formularvorlage in die soeben hinzugefügte Formularvorlage, und geben Sie den Hilfetext ein, den Sie möchten.
5. Wenn der Aufgabenbereich Steuerelemente nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente, oder drücken Sie die entsprechenden Tastenkombinationen.
6. Klicken Sie im Aufgabenbereich Steuerelemente auf Schaltfläche.
7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die hinzugefügte Schaltfläche, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Schaltflächeneigenschaften.
8. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein.
9. Geben Sie im Feld Beschriftung eine Beschriftung für die Schaltfläche ein. Geben Sie beispielsweise Gehen Sie zum Formular zurück ein.
10. Klicken Sie auf Regeln.
11. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln auf Hinzufügen.
12. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
13. Klicken Sie im Feld Aktion auf Ansicht umschalten.
14. Klicken Sie im Feld Ansicht auf den Namen Ihrer Standardansicht.
15. Klicken Sie vier Mal auf OK, um zur Formularvorlage zurückzukehren.

Nachdem Sie für Ihre Formularvorlage eine Hilfeansicht erstellt haben, müssen Sie der Standardansicht eine Schaltfläche hinzufügen, damit Benutzer beim Ausfüllen des Formulars bequem auf die Hilfeansicht zugreifen können.

Fügen Sie Ihrer Standardansicht eine Schaltfläche hinzu

1. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansichten verwalten.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Ansicht auf den Namen Ihrer Standardansicht.
3. Wenn der Aufgabenbereich Steuerelemente nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente, oder drücken Sie die entsprechenden Tastenkombinationen.
4. Klicken Sie im Aufgabenbereich Steuerelemente auf Schaltfläche.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die hinzugefügte Schaltfläche, und klicken Sie dann auf die Schaltflächeneigenschaften im Kontextmenü.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein.
7. Geben Sie im Feld Beschriftung eine Beschriftung für die Schaltfläche ein. Geben Sie z. B. Hilfe ein.
8. Klicken Sie auf Regeln.
9. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln auf Hinzufügen.
10. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
11. Klicken Sie im Feld Aktion auf Ansicht umschalten.
12. Klicken Sie im Feld Ansicht auf den Namen Ihrer Hilfeansicht, die Sie in der vorherigen Prozedur hinzugefügt haben.

 Tipp   Optional können Sie der Hilfeansicht dieselben Steuerelemente hinzufügen, die in der Standardansicht enthalten sind. Das bietet Benutzern die Möglichkeit, das Formular entweder in der Standardansicht auszufüllen, wenn sie keine Unterstützung benötigen, oder sie benutzen beim Ausfüllen die Hilfeansicht, falls sie die Anweisungen des Hilfetexts sehen müssen.

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Erstellen eines benutzerdefinierten Aufgabenbereichs zum Anzeigen der Hilfe

 Hinweise 

Berücksichtigen Sie Folgendes, bevor Sie einen benutzerdefinierten Aufgabenbereich zum Anzeigen der Hilfe in Ihrer Formularvorlage erstellen:

• Browserkompatible Formularvorlagen unterstützen keine benutzerdefinierten Formularvorlagen.
• Bevor Sie einen benutzerdefinierten Aufgabenbereich aktivieren, müssen Sie eine HTML-Datei für den benutzerdefinierten Aufgabenbereich mithilfe eines HTML-Editors erstellen, wie z. B. Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen benutzerdefinierten Aufgabenbereich zu erstellen und zu aktivieren:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Formularoptionen.
2. Klicken Sie unter Kategorie auf Programmierung.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierten Aufgabenbereich aktivieren.
4. Geben Sie im Feld Name des Aufgabenbereichs den Namen ein, der am oberen Rand des benutzerdefinierten Aufgabenbereichs angezeigt werden soll. Geben Sie beispielsweise Hilfe ein.
5. Klicken Sie auf Ressourcendateien, um Ihrer Formularvorlage eine Datei hinzuzufügen.

    Hinweis   Geben Sie im Feld Datei für den Aufgabenbereich den absoluten Pfad für den Speicherort der HTML-Datei ein, und klicken Sie dann auf OK.

   Sicherheit  Es wird empfohlen, eine Verknüpfung zu einer HTML-Datei herzustellen, die sich in derselben Domäne befindet wie Ihre Formularvorlage. Andernfalls wird Benutzern, die ein auf Ihrer Formularvorlage basierendes Formular öffnen, eine Warnung angezeigt.

6. Klicken Sie im Dialogfeld Ressourcendateien auf Hinzufügen.
7. Wählen Sie im Dialogfeld Datei hinzufügen die gewünschte HTML-Datei aus, und klicken Sie auf OK.
8. Wenn die hinzugefügte HTML-Datei auf zusätzliche Dateien verweist, wie z. B. Cascading Stylesheet (Cascading Stylesheets (CSS): Deklarationen, die entweder in einer Webseite eingebettet oder in einer eigenen, mit einer Webseite verknüpften CSS-Datei gespeichert sind und die die Darstellung bestimmter HTML-Elemente angeben.), dann fügen Sie diese Dateien ebenso hinzu.

    Tipp   Es kann nur eine HTML-Datei zum Öffnen im benutzerdefinierten Standardaufgabenbereich für Ihre Formularvorlage angegeben werden, aber Sie können Ihrer Formularvorlage zusätzliche HTML-Dateien als Ressourcendateien hinzufügen, und dann Hyperlinks zwischen ihnen erstellen.

9. Klicken Sie im Dialogfeld Formularoptionen auf den Namen der HTML-Datei, die Sie im Feld Datei für den Aufgabenbereich hinzugefügt haben.
10. Um Ihre Änderungen zu testen, klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Vorschau, oder drücken Sie STRG+UMSCHALT+B. Der von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Aufgabenbereich sollte standardmäßig in der Vorschau des Formulars angezeigt werden.

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Verwenden Sie bedingte Formatierung, um kontextbezogene Hilfe anzuzeigen

In der folgenden Prozedur wird die Verwendung der bedingten Formatierung zum Anzeigen oder Ausblenden kontextbezogener Hilfe veranschaulicht.

1. Wenn der Aufgabenbereich Steuerelemente nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente, oder drücken Sie die entsprechenden Tastenkombinationen.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Steuerelemente auf Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf Abschnitt.
3. Klicken Sie auf den Abschnitt, den Sie gerade Ihrer Formularvorlage hinzugefügt haben, und geben Sie Hilfetext ein.
4. Löschen Sie den standardmäßigen Beschriftungstext für das Kontrollkästchen, und geben Sie dann Klicken Sie zum Ein- oder Ausblenden von Hilfe.
5. Klicken Sie auf die Registerkarte für den Abschnitt auf Ihrer Formularvorlage, und klicken Sie dann im Menü Format auf Bedingte Formatierung.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.
7. Klicken Sie unter Falls diese Bedingung erfüllt ist: auf Feld oder Gruppe auswählen.
8. Wählen Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen das Feld aus, das dem in Schritt 2 hinzugefügten Kontrollkästchen-Steuerelement entspricht, und klicken Sie dann auf OK.
9. Klicken Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung des zweiten Felds auf ist gleich.
10. Klicken Sie im dritten Feld auf FALSCH.
11. Aktivieren Sie unter ... diese Formatierung verwenden das Kontrollkästchen Dieses Steuerelement ausblenden.

     Hinweis   Die Bedingung legt nun fest, dass der Abschnitt angezeigt wird, wenn das Kontrollkästchen angezeigt wird.

12. Um Ihre Änderungen zu testen, klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Vorschau, oder drücken Sie STRG+UMSCHALT+B.

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Erstellen eines Hyperlinks zu einer externen Hilfedatei oder Website

In der folgenden Prozedur wird beschrieben, wie ein Hyperlink von Ihrer Formularvorlage zu einer externen Hilfedatei hinzugefügt wird (z. B. eine HTML- oder eine kompilierte CHM-Datei (Hilfedatei)), oder zu einer Website (beispielsweise für den technischen Support).

 Hinweise 

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer auf die externe Hilfedatei oder Website zugreifen können, zu der Sie eine Verknüpfung herstellen. Wenn Sie einer HTML-Datei in einer Formularvorlage eine Verknüpfung hinzufügen möchten, die nur mit InfoPath kompatibel ist (Benutzer müssen also InfoPath verwenden, um auf dieser Formularvorlage basierende Formulare auszufüllen), können Sie HTML-Dateien zur Formularvorlage hinzufügen, indem Sie diese als Ressourcendateien hinzufügen, die in einem benutzerdefinierten Aufgabenbereich geöffnet werden. Bei einer browserkompatiblen Formularvorlage (Browserkompatible Formularvorlage: Eine Formularvorlage, die mithilfe eines bestimmten Kompatibilitätsmodus in InfoPath entworfen wird. Eine browserkompatible Formularvorlage kann browserfähig sein, wenn sie auf einem Server veröffentlicht wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird.) sollten Sie die HTML-Dateien auf einer Site publizieren. Das sollte vorzugsweise dieselbe Website sein, auf der sich Ihre Formularvorlage befindet. Erstellen Sie außerdem einen statischen Hyperlink in Ihrer Formularvorlage, der auf die externe HTML-Datei zeigt.
• Wenn Sie für Ihre Hilfedatei ein anderes Format verwenden möchten, z. B. eine CHM-Datei, dann sollten Sie sich vergewissern, ob die ausgewählten Dateiformate von den Betriebssystemen auf den Computern Ihrer Benutzer unterstützt werden.

Erstellen eines statischen Hyperlinks zu einer externen Datei

1. Klicken Sie auf der Formularvorlage auf die Stelle, an der Sie einen Hyperlink einfügen möchten, oder wählen Sie einen Text bzw. ein Bild aus, den oder das Sie in einen Hyperlink verwandeln möchten.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste Standard auf Hyperlink einfügen  .
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein.
4. Geben Sie im Feld Adresse die URL ein, zu der Sie eine Verknüpfung herstellen möchten.
5. Geben Sie den gewünschten Text im Feld Text ein, um den in der Formularvorlage angezeigten Hyperlinktext zu ändern.

    Hinweis   Wenn Sie in Schritt 1 ein Bild ausgewählt haben, steht diese Option nicht zur Verfügung.

6. Um eine QuickInfo zuzuweisen, die angezeigt wird, wenn ein Benutzer den Mauszeiger über einen Hyperlink bewegt, klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert, und geben Sie dann im Feld QuickInfo den anzuzeigenden Text ein.
7. Um Ihre Änderungen zu testen, klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Vorschau, oder drücken Sie STRG+UMSCHALT+B.

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Hinzufügen von Anweisungen für Benutzer zum Anzeigen der Hilfe zu InfoPath

InfoPath enthält eine dedizierte Hilfe, die Benutzer beim Ausfüllen von Formularen verwenden können. Diese Hilfe enthält Informationen zu häufig anfallenden Aufgaben, wie beispielsweise das Ein- oder Ausschalten der AutoVervollständigung und die Rechtschreibprüfung eines Texts im Formular. Bei der Vorschau des Formulars im Vorschaufenster können Sie als Formular-Designer die InfoPath-Hilfe für Formularbenutzer durch Drücken von F1 öffnen.

Hilfe für Formularbenutzer ist auf die Aufgaben beschränkt, die für alle Formulare gelten, weshalb es sich empfiehlt, benutzerdefinierte Hilfe für die Formularvorlagen zur Verfügung zu stellen, die Sie entwerfen. Damit Benutzer beim Ausfüllen eines Formulars die Hilfe zu InfoPath anzeigen können, können Sie Ihrer Formularvorlage Anweisungen hinzufügen, in denen der Zugriff auf die InfoPath-Hilfe geschildert wird. Sie könnten beispielsweise eines der folgenden Beispiele in Ihrer Formularvorlage einfügen:

• Drücken Sie F1, um die InfoPath-Hilfe zu öffnen.
• Klicken Sie im Menü Hilfe auf Hilfe zu Microsoft Office InfoPath.

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