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Wenn Sie eine geänderte Formularvorlage veröffentlichen, kann InfoPath sowohl die Formularvorlage (XSN-Datei) als auch alle vorhandenen Formulare (XML-Dateien) aktualisieren, die auf der Formularvorlage basieren. In der Standardeinstellung ersetzt InfoPath automatisch die ältere Version der Formularvorlage durch die aktuelle Version. Sie können die Aktualisierungsmethode auswählen, die Sie für vorhandene Benutzerformulare bevorzugen.

• So aktualisiert InfoPath Formularvorlagen

• Überlegungen zum Aktualisieren von browserfähigen Formularvorlagen

• Vermeiden von Datenverlust in vorhandenen Benutzerformularen

• Optionen zum Aktualisieren von vorhandenen Benutzerformularen

So aktualisiert InfoPath Formularvorlagen

Wenn Benutzer ein auf Ihrer Formularvorlage basierendes Formular zum ersten Mal öffnen, wird die zugrunde liegende Formularvorlage in einem temporären Verzeichnis auf deren Computer gespeichert. Dieser temporäre Speicherort wird als Cache bezeichnet. Unter anderem ermöglicht dieser Cache es Benutzern, die offline sind, mit einer lokalen Kopie der Formularvorlage zu arbeiten.

InfoPath aktualisiert die zwischengespeicherte Version einer Formularvorlage, sobald eine neue Version verfügbar wird. Diese Aktualisierung wird automatisch ausgeführt, wenn Benutzer eine neue Version des Formulars öffnen. Wenn Benutzer gerade offline arbeiten, während Sie eine aktualisierte Formularvorlage veröffentlichen, wird die Aktualisierung ausgeführt, wenn die Benutzer zum nächsten Mal eine Verbindung mit dem Netzwerk herstellen.

Benutzer bemerken in der Regel nicht, dass eine Aktualisierung ausgeführt wird. Sie können dies beim Entwurf der Formularvorlage jedoch anders festlegen.

 Hinweis   Eine benutzerdefiniert installierte Formularvorlage ist eine Formularvorlage, die auf dem Computer des Benutzers mithilfe eines MSI-Pakets (MSI) oder eines anderen Setupprogramms installiert wird. Mit einer solchen Art von Formularvorlage müssen Sie die Vorlage bei jeder Aktualisierung auf dem Computer des Benutzers manuell neu installieren. Die Installation läuft u. U. automatisch ab, z. B. über ein Programm wie Microsoft Systems Management Server 2003 (SMS), mittels Desktop-zu-Desktop-Bereitstellung oder über eine Art von Installationsskript.

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Überlegungen zum Aktualisieren von browserfähigen Formularvorlagen

Alle browserfähigen Formularvorlagen (Browserfähige Formularvorlage: Eine browserkompatible Formularvorlage, die auf einem Server veröffentlicht wurde, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird, und die browserfähig wurde, sodass die Benutzer das Formular in einem Webbrowser anzeigen und ausfüllen können.) werden auf einem Server gehostet, der InfoPath Forms Services ausführt. Hierbei handelt es sich um eine Server-Technologie, die auf Microsoft Windows SharePoint Services (Version 3) aufbaut. Zum Hosten von Formularvorlagen auf einem Server, der InfoPath Forms Services ausführt, gibt es zwei Bereitstellungsmodi: einen Modus für die Bereitstellung für Endbenutzer und einen Modus für die Bereitstellung für Administratoren. Bei der Aktualisierung einer browserfähigen Formularvorlage sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Wenn Sie eine vom Administrator genehmigte Formularvorlage (Vom Administrator genehmigte Formularvorlage: Eine browserkompatible Formularvorlage, die vom Administrator auf einen Server heraufgeladen wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird. Eine vom Administrator genehmigte Formularvorlage kann Code enthalten.) aktualisieren möchten, müssen Sie die aktualisierte Formularvorlage veröffentlichen und an den Administrator der Windows SharePoint Services V3-Farm zur Bereitstellung in einer Formularbibliothek in einer Websitesammlung übergeben. Bei einer Websitesammlung handelt es sich um Websites auf einem virtuellen Server, die denselben Besitzer und dieselben Verwaltungseinstellungen haben. Wenn der Administrator einer Farm eine aktualisierte Formularvorlage bereitstellt, kann er beim Aktualisieren die Option zur parallelen Verwendung festlegen. Damit kann die aktualisierte Version des Formulars parallel zur ursprünglichen Version ausgeführt werden. Mit dieser Aktualisierungsoption können Benutzer, die beim Bereitstellen einer aktualisierten Version gerade ein Formular ausfüllen, das Formular fertig ausfüllen, ohne dass Daten verloren gehen.
• Wenn Sie Updates für eine Formularvorlage veröffentlichen, die Sie selbst in einer Windows SharePoint Services V3-Bibliothek oder -Liste bereitgestellt haben, wird Benutzern, die gerade ein Formular ausfüllen, das auf dieser Formularvorlage basiert, eine Fehlermeldung angezeigt, wenn sie versuchen, das Formular zu speichern oder zu senden. Daher sollten Sie Benutzer vor bevorstehenden Updates warnen und die Formularvorlage möglichst außerhalb der Spitzenzeiten offline nehmen und aktualisieren.

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Vermeiden von Datenverlust in vorhandenen Benutzerformularen

Wenn Sie eine vorhandene Formularvorlage aktualisieren müssen, können Sie diese ändern, erneut veröffentlichen und an die Benutzer verteilen. Bestimmte Arten von Änderungen können jedoch verhindern, dass Sie auf die Daten in den ausgefüllten Formularen zugreifen können, denen die urspüngliche Formularvorlage zugrunde gelegt wurde.

Wenn Sie eine Änderung an einer Formularvorlage vornehmen, die zu einem Datenverlust oder zu Fehlern in bereits ausgefüllten Formularen führen kann, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Eine solche Meldung wird häufig angezeigt, wenn Sie einer Formularvorlage neue, erforderliche Felder hinzufügen oder wenn Sie Felder oder Gruppen in einer Formularvorlage umbenennen bzw. entfernen.

Wenn Sie nach Ausgabe einer solchen Meldung auf Ja klicken und mit den Änderungen fortfahren, können Sie u. U. nicht auf die Daten in vorhandenen Formularen zugreifen, nachdem Sie die aktualisierte Vorlage veröffentlicht haben. In einigen Szenarios kann dies akzeptabel sein. Sie müssen ggf. entscheiden, ob dies in Ihrer Situation angemessen ist.

Um sicherzustellen, dass Sie auf die bereits von Benutzern erfassten Daten zugreifen können, befolgen Sie die folgenden Richtlinien, wenn Sie Änderungen an der ursprünglichen Formularvorlage vornehmen:

• In der Datenquelle vorhandene Felder und Gruppen dürfen nicht umbenannt werden.
• Verschieben Sie die vorhandenen Felder und Gruppen in der Datenquelle nicht an andere Positionen.
• Löschen Sie keine vorhandenen Felder und Gruppen in der Datenquelle. Sie können Steuerelemente aus der Formularvorlage löschen, ohne dass dabei Probleme auftreten, solange das entsprechende Feld bzw. die entsprechende Gruppe des Steuerelements in der Datenquelle verbleibt.

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Optionen zum Aktualisieren von vorhandenen Benutzerformularen

Wenn Sie an einer vorhandenen Formularvorlage Änderungen vornehmen, müssen die vorhandenen Formulare (XML-Dateien), die auf dieser Formularvorlage basieren, möglicherweise aktualisiert werden, sodass sie mit der neuesten Version der Formularvorlage verwendet werden können. Damit wird sichergestellt, dass Benutzer ihre Arbeit mit den vorhandenen Formularen problemlos fortsetzen können, und dass Sie weiterhin Zugriff auf alle Daten haben, die in diesen Formularen gesammelt werden. Zum Aktualisieren vorhandener Formulare für Benutzer stehen drei Methoden zur Auswahl:

• Automatisches Aktualisieren der Formulare  Sie können InfoPath die vorhandenen Formulare automatisch aktualisieren lassen, wobei es sich um die Standardeinstellung handelt. In diesem Fall werden alle vorhandenen Formulare mit der neu aktualisierten Formularvorlage abgestimmt. Wenn Sie beispielsweise ein Listenfeld-Steuerelement in der Formularvorlage entfernen und die geänderte Formularvorlage anschließend veröffentlichen, entfernt InfoPath das Listenfeld-Steuerelement automatisch aus allen vorhandenen Formularen.
• Aktualisieren der Formulare mithilfe von Code  Wenn Sie über das erforderliche Fachwissen verfügen, können Sie Code für den Umgang mit dem Ereignis OnVersionUpgrade schreiben, das auftritt, wenn die Versionsnummer des geöffneten Formulars älter ist als die Versionsnummer der Formularvorlage, auf der das Formular basiert. In einem Formular vom Typ Spesenabrechnung können Sie beispielsweise mithilfe des OnVersionUpgrade-Ereignishandlers feststellen, ob ein Formular mit einer früheren Versionsnummer ein Feld mit der Bezeichnung EmailAdresse enthält und, wenn dies nicht der Fall ist, dem Formular das Feld hinzufügen. Das Ereignis OnVersionUpgrade ist für die Übernahme von Änderungen am XML-Schema (XML-Schema: Eine formale, in XML geschriebene Spezifikation, die die Struktur eines XML-Dokuments sowie die Elementnamen und umfangreichen Datentypen definiert, deren Elemente in Kombination auftreten können und deren Attribute für jedes Element verfügbar sind.) hilfreich, auf dem die Formularvorlage basiert.
• Die Formulare nicht aktualisieren   Sie können festlegen, dass die vorhandenen Formulare nicht aktualisiert werden. Wenn Sie diese Option auswählen, können Benutzer zwar Formulare ausfüllen, die auf der aktualisierten Formularvorlage basieren, aber vorhandene Formulare möglicherweise nicht öffnen. Falls Benutzer vorhandene Formulare öffnen können, sind sie allerdings nicht in der Lage, neu hinzugefügte Felder zu öffnen.

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