Wenn Sie eine geänderte Formularvorlage veröffentlichen, kann InfoPath sowohl die Formularvorlage (XSN-Datei) als auch alle vorhandenen Formulare (XML-Dateien) aktualisieren, die auf der Formularvorlage basieren. In der Standardeinstellung ersetzt InfoPath automatisch die ältere Version der Formularvorlage durch die aktuelle Version. Sie können die Aktualisierungsmethode auswählen, die Sie für vorhandene Benutzerformulare bevorzugen.

• Vermeiden von Datenverlust in vorhandenen Benutzerformularen

• Veröffentlichen einer aktualisierten Formularvorlage

• Benutzern die Möglichkeit bieten, Formularvorlagen zu aktualisieren

Vermeiden von Datenverlust in vorhandenen Benutzerformularen

Wenn Sie eine vorhandene Formularvorlage aktualisieren müssen, können Sie diese ändern, erneut veröffentlichen und an die Benutzer verteilen. Bestimmte Arten von Änderungen können jedoch verhindern, dass Sie auf die Daten in den ausgefüllten Formularen zugreifen können, denen die urspüngliche Formularvorlage zugrunde gelegt wurde.

Wenn Sie eine Änderung an einer Formularvorlage vornehmen, die zu einem Datenverlust oder zu Fehlern in bereits ausgefüllten Formularen führen kann, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Eine solche Meldung wird häufig angezeigt, wenn Sie einer Formularvorlage neue, erforderliche Felder hinzufügen oder wenn Sie Felder oder Gruppen in einer Formularvorlage umbenennen bzw. entfernen.

Wenn Sie nach Ausgabe einer solchen Meldung auf Ja klicken und mit den Änderungen fortfahren, können Sie u. U. nicht auf die Daten in vorhandenen Formularen zugreifen, nachdem Sie die aktualisierte Vorlage veröffentlicht haben. In einigen Szenarios kann dies akzeptabel sein. Sie müssen ggf. entscheiden, ob dies in Ihrer Situation angemessen ist.

Um sicherzustellen, dass Sie auf die bereits von Benutzern erfassten Daten zugreifen können, befolgen Sie die folgenden Richtlinien, wenn Sie Änderungen an der ursprünglichen Formularvorlage vornehmen:

• In der Datenquelle vorhandene Felder und Gruppen dürfen nicht umbenannt werden.
• Verschieben Sie die vorhandenen Felder und Gruppen in der Datenquelle nicht an andere Positionen.
• Löschen Sie keine vorhandenen Felder und Gruppen in der Datenquelle. Sie können Steuerelemente aus der Formularvorlage löschen, ohne dass dabei Probleme auftreten, solange das entsprechende Feld bzw. die entsprechende Gruppe des Steuerelements in der Datenquelle verbleibt.

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Veröffentlichen einer aktualisierten Formularvorlage

Angenommen, Sie möchten eine Formularvorlage ändern, die in Ihrem Unternehmen bereits verwendet wird. Wenn Sie dabei die der Formularvorlage zugrunde liegende Datenquelle ändern möchten, benötigen Sie eine Möglichkeit, die bereits veröffentlichte Version der Formularvorlage effizient zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle Benutzer die aktualisierte Version verwenden. Sie können auch angeben, was mit vorhandenen Formularen geschehen soll, die auf der ursprünglichen Formularvorlage basieren.

1. Öffnen Sie die Formularvorlage, die aktualisiert werden soll.
2. Nehmen Sie an der Formatvorlage die gewünschten Änderungen vor.
3. Klicken Sie im Menü Extras auf Formularoptionen.
4. Klicken Sie in der Liste Kategorie auf Versionsverwaltung.

   Hier müssen Sie angeben, was mit vorhandenen Formularen (XML-Dateien) geschehen soll, die mithilfe der ursprünglichen Formularvorlage ausgefüllt wurden.

5. Führen Sie unter Version der Formularvorlage in der Liste Bei Versionsaktualisierung eine der folgenden Aktionen aus:
   • Um veraltete Versionen des Formulars automatisch auf die aktualisierte Version zu aktualisieren, klicken Sie auf Bestehende Formulare automatisch aktualisieren. Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Benutzer von InfoPath nicht aufgefordert, vorhandene Formulare zu aktualisieren. Die Formulare werden vielmehr beim nächsten Öffnen eines vorhandenen oder neuen Formulars automatisch aktualisiert.
   • Um benutzerdefinierten Code für Benutzer für den Umgang der Aktualisierung zu schreiben, klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Ereignis definieren, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie können dann das Ereignis OnVersionUpgrade verwenden, das auftritt, wenn ein InfoPath-Formular mit einer Versionsnummer geöffnet wird, die älter als die Versionsnummer der Formularvorlage ist, auf der das Formular basiert. Weitere Informationen zum Ereignis OnVersionUpgrade finden Sie in der InfoPath-Dokumentation für Entwickler.
   • Um zu verhindern, dass Formulare aktualisiert werden, klicken Sie auf Nichts tun (Vorhandene Formulare werden möglicherweise nicht ordnungsgemäß funktionieren). Wenn Sie diese Option auswählen, können Benutzer zwar Formulare ausfüllen, die auf der aktualisierten Formularvorlage basieren, aber vorhandene Formulare möglicherweise nicht öffnen. Falls sie in der Lage sind, vorhandene Formulare zu öffnen, können sie allerdings neu hinzugefügte Felder nicht öffnen.
6. Klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen, und führen Sie dann die Schritte im Veröffentlichen-Assistent aus.

   Wenn Benutzer ein Formular öffnen, das auf Ihrer Formularvorlage basiert, erhalten diese automatisch die neue Version der Formularvorlage. Wenn Benutzer Formulare öffnen, die mithilfe der früheren Version der Formularvorlage erstellt wurden, werden die Änderungen wirksam, die Sie in Schritt 5 festgelegt haben.

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Benutzern die Möglichkeit bieten, Formularvorlagen zu aktualisieren

Wenn Sie eine aktualisierte Version einer Formularvorlage veröffentlichen, ersetzt InfoPath die Kopie der Formularvorlage, die auf den Computern der Benutzer als letzte Version gespeichert ist. Dies geschieht automatisch, wenn die Benutzer ein Formular öffnen, das auf der aktualisierten Formularvorlage basiert, und dies ist in den meisten Fällen auch gewünscht. Sie können jedoch auch ein Dialogfeld anzeigen lassen, in dem Benutzer aufgefordert werden, die Formularvorlage zu aktualisieren, wenn eine neue Version verfügbar wird.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Formularoptionen.
2. Klicken Sie in der Liste Kategorie auf Versionsverwaltung.
3. Aktivieren Sie unter Version der Formularvorlage das Kontrollkästchen Formularbenutzer können auswählen, ob auf eine neue Version der Formularvorlage aktualisiert werden soll, und klicken Sie dann auf OK.

 Hinweis   Standardmäßig ist für den Registrierungswert EnableAutoUpdatePrompt der Wert 0 (aus) festgelegt. Benutzer werden zum Aktualisieren des Formulars aufgefordert, wenn ein Systemadministrator die Daten für den Wert EnableAutoUpdatePrompt von 0 (aus) in 1 (ein) geändert hat.

4. Klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen, und führen Sie dann die Schritte im Veröffentlichen-Assistent aus.

Wenn ein Benutzer das nächste Mal ein Formular öffnet, das auf Ihrer Formularvorlage basiert, wird in InfoPath ein Dialogfeld angezeigt, in dem der Benutzer aufgefordert wird, die Kopie der vorhandenen Formularvorlage gegen die neue Version auszutauschen. Der Benutzer kann dann entscheiden, ob er das tun möchte. Wird das Dialogfeld nicht angezeigt, ist der Wert EnableAutoUpdatePrompt wahrscheinlich auf 0 (aus) festgelegt statt auf 1 (ein).

 Hinweis   Bevor Benutzer ein Formular tatsächlich öffnen, können sie die neueste Version einer bestimmten Formularvorlage (XSN-Datei) proaktiv abrufen, indem sie im Dialogfeld Ein Formular ausfüllen auf die Verknüpfung Aktualisierte Version dieses Formulars abrufen oder Aktualisierte Version der Formulare in dieser Kategorie beziehen klicken. Auch wenn Benutzer bereits über die neueste Version der Formularvorlage verfügen, sind diese Verknüpfungen aktiv. Wenn ein Benutzer in diesem Fall auf eine der Aktualisierungsverknüpfungen klickt, speichert InfoPath einfach die neueste Version der Formularvorlage erneut auf dem Computer des Benutzers.

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