Dieser Artikel richtet sich an Formularvorlagenentwickler, die ein allgemeines Verständnis des Formularentwurfsprozesses in Microsoft Office InfoPath wünschen. Er beschreibt die verschiedenen Phasen, eine Formularvorlage zu erstellen und bereitzustellen, und stellt Hyperlinks zu weiteren Informationen für wichtige Vorgänge bereit. Sie können zwar experimentieren und die für Sie optimale Vorgehensweise verwenden, aber möglicherweise sparen Sie langfristig viel Zeit und Aufwand, wenn Sie sich an den empfohlenen Entwurfsprozess halten.

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• Phase 1: Planen

• Phase 2: Entwerfen

• Phase 3: Bereitstellen

• Phase 4: Verwalten

• Phase 5: Archivieren

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Phase 1: Planen

Der Zeitaufwand für die Planung hängt von der Komplexität Ihrer Formularvorlage, Ihrer Funktion in der Organisation und den Abläufen und Anforderungen in Ihrer Organisation ab.

Die Planungsphase kann sehr informell sein, wenn die Formularvorlage nur von Mitgliedern Ihres unmittelbaren Teams verwendet wird. Wenn die Formularvorlage komplexer ist, wird die Planungsphase wahrscheinlich formaler sein und Sie müssen sich möglicherweise an viele Beteiligte wenden. Wenn die Formularvorlage z. B. ein Teil eines größeren, unternehmensweiten Geschäftssystems ist, wie etwa ein Planungssystem für Spesenabrechungen oder Unternehmensressourcen, müssen Sie wahrscheinlich formale Planungsdokumente wie z. B. funktionale Spezifikationen erstellen.

In beiden Fällen sollten Sie Folgendes beachten, bevor Sie mit dem Entwerfen der Formularvorlage beginnen:

• Benutzerziele  Wozu benötigen Ihre Benutzer die Formularvorlage? Welche Szenarien müssen unterstützt werden? Wie wird der Erfolg im Hinblick auf die Erfüllung der Zielsetzungen der Benutzer gemessen?
• Überlegungen zur Kompatibilität  Muss die Formularvorlage für externe Benutzer jetzt oder in Zukunft zugänglich sein? Soll z. B. die Formularvorlage auf der externen Website Ihrer Organisation für Kunden, die InfoPath nicht auf ihren Computer installiert haben, verfügbar sein? Falls dies der Fall ist, können Sie anstelle einer standardmäßigen Nur-InfoPath-Formularvorlage eine browserkompatible Formvorlage (Browserkompatible Formularvorlage: Eine Formularvorlage, die mithilfe eines bestimmten Kompatibilitätsmodus in InfoPath entworfen wird. Eine browserkompatible Formularvorlage kann browserfähig sein, wenn sie auf einem Server veröffentlicht wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird.) entwerfen. Müssen manche Benutzer in Ihrer Organisation das Formular in InfoPath 2003 ausfüllen? Wenn ja, möchten Sie vielleicht eine abwärtskompatible Formularvorlage entwerfen. Möchten Sie, dass Ihre Benutzer Formulare auch bei Abwesenheit aus dem Büro ausfüllen können oder wenn sie anderweitig offline sind? Sollte dem so sein, können Sie Ihrer Formularvorlage Features hinzufügen, die eine effiziente Funktionsweise der Formularvorlage im Offlinemodus (Offlinemodus: In diesem Zustand füllen Benutzer Formulare aus, wenn Sie offline arbeiten. Formularentwickler können angeben, ob ein Formular im Offlinemodus geöffnet und auf welche Datenquellen in diesem Modus zugegriffen werden kann.) gewährleisten.
• Vorhandene Benutzerformulare  Verwenden Sie derzeit Microsoft Office Word-Dokumente oder Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen, um Daten von Benutzern zu sammeln? Falls ja, können Sie diese Dateien problemlos in InfoPath-Formularvorlage konvertieren. Sind InfoPath-2003-Formularvorlagen vorhanden? Sollen diese Formularvorlagen in dem Fall abwärtskompatibel sein, oder möchten Sie sie ins Office InfoPath 2007-Format aktualisieren?
• Integrationsanforderungen  Welche anderen Produkte oder Technologien verwendet die Formularvorlage? Es kann z. B. sein, dass Sie die Daten in der Formularvorlage in einer Microsoft SQL Server-Datenbank speichern müssen, oder Sie basieren den Entwurf der Formularvorlage auf einen Webdienst, damit Sie Daten an eine Datenbank senden können, die nicht direkt von InfoPath unterstützt wird.
• Anforderungen an die Benutzeroberfläche  Müssen Sie Richtlinien zum Unternehmensbranding einhalten? Wie soll die Formularvorlage aussehen? Welche Art von Steuerelementen werden Sie verwenden und wie werden Sie sie anordnen?
• Prozessanforderungen  Ist die Formularvorlage Teil eines größeren Geschäftsprozesses, wie z. B. das Genehmigen einer Spesenabrechnung? Falls dies der Fall ist, welche Art von Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) benötigen Sie, und wie werden Sie die Regeln zum Weiterleiten der Daten in der Organisation und zum Verarbeiten der Daten durch verschiedene Benutzer und Geschäftssysteme implementieren? Werden Sie Workflowfeatures in anderen Programmen nutzen, wie z. B. Microsoft Office SharePoint Server 2007? Benötigt die Formularvorlage verwalteten Code oder Skript? Falls dies der Fall ist, werden Sie interne Entwickler verwenden oder diese Arbeiten auslagern?
• Datenspeicherungsanforderungen  Was möchten Sie mit den Daten in Benutzerformularen anfangen? Wenn z. B. Benutzer schnell Formulardaten weiterleiten müssen und Sie die Daten nicht wiederverwenden müssen, können Sie E-Mail-Nachrichten zum Speichern der Daten verwenden. Wenn Benutzer in der Lage sein müssen, auf die Formulardaten zuzugreifen und diese freizugeben, können Sie Sammlungen zusammengehöriger InfoPath-Formulare in Bibliotheken auf einem Server mit Microsoft Windows SharePoint Services speichern. Wenn Benutzer auf die Formulardaten in anderen Geschäftsanwendungen oder Systemen wie z. B. Spesenabrechnungs- oder Buchhaltungsanwendungen zugreifen müssen, können Sie die Daten in Unternehmensdatenbanken speichern. Zu diesem Zweck wird oft die Formularvorlage mit einem Webdienst verbunden, der als Mittler zwischen der Formularvorlage und der Datenbank oder dem Geschäftssystem dient.
• Sicherheitsanforderungen  Welche Sicherheitsherausforderungen und Schwachstellen gibt es? Muss die Formularvorlage auf den Computern der Benutzer installiert sein oder können die Benutzer von einer Netzwerkressource darauf zugreifen? Möchten Sie, dass die Benutzer ihre Formulare oder bestimmte Datengruppen in ihren Formularen digital signieren? Werden Sie die Formularvorlage direkt mit einer Datenbank verbinden, oder werden Sie Datenverbindungsdateien (Datenverknüpfungsdatei: Eine Datei, in der Informationen zu einer Verbindung mit einer Datenquelle, z. B. einer Access-Datenbank, einer Kalkulationstabelle oder einer Textdatei, und die die Verwaltung der Datenquelle vereinfacht.) in Datenverbindungsbibliotheken (Datenverbindungsbibliothek: Eine Dokumentbibliothek auf einer Site mit Microsoft Office SharePoint Server 2007, die eine Sammlung universeller Datenverknüpfungsdateien (UDCX) und Office-Datenverknüpfungsdateien (ODC) enthält.) verwenden, die normalerweise von einem Administrator verwaltet werden?
• Testanforderungen  Welches Verfahren werden Sie verwenden, um die Darstellung und das Verhalten Ihrer Formularvorlage zu testen? Müssen Sie einen formalen Testplan erstellen?
• Bereitstellungsanforderungen  Wie möchten Sie die Formularvorlage für andere Personen freigeben? Wo werden Sie die Formularvorlage veröffentlichen? Wenn Sie die Formularvorlage auf einem Server mit InfoPath Forms Services veröffentlichen möchten, möchten Sie sie als Bibliothek oder als Websiteinhaltstyp (Inhaltstyp: Eine wieder verwendbare Gruppe von Einstellungen für eine Inhaltskategorie. Verwenden Sie Inhaltstypen, um Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. Inhaltstypen werden auf Websiteebene definiert und für Listen und Bibliotheken verwendet.) veröffentlichen? Wie werden Sie Benutzer über die Verfügbarkeit der Formularvorlage benachrichtigen? Wie möchten Sie neue Versionen von Formularvorlagen veröffentlichen?
• Verwaltungsanforderungen  Möchten Sie Formularvorlagen und/oder Benutzerformulare archivieren? Wie lange müssen Sie die Daten aufbewahren? Welche Art von Richtlinien für die Archivierung und Aufbewahrung von Daten sind für Ihre Organisation erforderlich?

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Phase 2: Entwerfen

Nachdem Sie die Planungsphase abgeschlossen haben, können Sie mit dem Entwurfsprozess beginnen. Es wird empfohlen, beim Entwerfen der Formularvorlage die Reihenfolge der im Folgenden aufgeführten Aufgaben einzuhalten. Ggf. können Sie jedoch von dieser Reihenfolge abweichen. Beispielsweise können Sie die Datenüberprüfung, bedingte Formatierung und Regeln für Steuerelemente definieren, während Sie diese Steuerelemente Ihrer Formularvorlage hinzufügen, anstatt dies später beim Entwurfsprozess vorzunehmen.

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• Schritt 1: Erstellen der Formularvorlage

• Schritt 2: Erstellen oder Angeben der Hauptdatenquelle

• Schritt 3: Definieren des Layouts

• Schritt 4: Hinzufügen von Steuerelementen

• Schritt 5: Hinzufügen von Datenverbindungen

• Schritt 6: Hinzufügen von Datenüberprüfung, Regeln und sonstigen Geschäftslogikfeatures

• Schritt 7: Erstellen von benutzerdefinierten Ansichten

• Schritt 8: Aktivieren des Sendeverhaltens

• Schritt 9: Aktivieren von Sicherheitsfeatures

• Schritt 10: Testen der Darstellung und des Verhaltens

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Schritt 1: Erstellen der Formularvorlage

Wenn Sie Ihre Formularvorlage erstellen, müssen Sie in InfoPath unter Umständen ein vorhandenes Formular wie z. B. ein Word-Dokument oder eine Excel-Arbeitsmappe importieren oder Kompatibilitätseinstellungen für die Formularvorlage angeben, damit die resultierenden Formulare in InfoPath 2003 oder in einem Webbrowser ausgefüllt werden können. Die meisten dieser Optionen sind im Dialogfeld Eine Formularvorlage entwerfen verfügbar. Wenn Sie z. B. eine Formularvorlage entwerfen möchten, die in Microsoft Office InfoPath oder in einem Browser geöffnet und ausgefüllt werden kann, können Sie im Dialogfeld Eine Formularvorlage entwerfen das Kontrollkästchen Nur browserkompatible Features aktivieren aktivieren.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details für die Vorgehensweise zum Erstellen einer Formularvorlage.

Schritt 2: Erstellen oder Angeben der Hauptdatenquelle

Alle Formularvorlagen basieren auf einer Datenquelle, in der die in einem Formular gesammelten Daten gespeichert sind. Diese Datenquelle kann eine Unternehmensdatenbank, ein Webdienst oder eine vorhandene XML-Datei sein, die im gesamten Unternehmen zum Standardisieren von Daten verwendet wird, wie z. B. eine XML-Schema (XML-Schema: Eine formale, in XML geschriebene Spezifikation, die die Struktur eines XML-Dokuments sowie die Elementnamen und umfangreichen Datentypen definiert, deren Elemente in Kombination auftreten können und deren Attribute für jedes Element verfügbar sind.)datei (XSD). Wenn keine Datenquelle vorhanden ist, können Sie InfoPath eine Datenquelle erstellen lassen, während Sie der Formularvorlage Steuerelemente hinzufügen.

Für die Formularvorlage können Sie im Aufgabenbereich Datenquelle eine Darstellung der Datenquelle anzeigen:

Beim Erstellen der Formularvorlage müssen Sie sich für eine der folgenden Vorgehensweisen entscheiden:

• Datenquelle von InfoPath erstellen lassen  Falls Sie eine leere Formularvorlage erstellen, wird die Datenquelle von InfoPath erstellt, wenn Sie der Formularvorlage Steuerelemente hinzufügen. Dies kann beim Entwerfen einer Formularvorlage hilfreich sein, die informell von Mitgliedern eines kleinen Teams verwendet wird, wenn Sie keinen Zugriff auf eine vorhandene Datenquelle in Ihrer Organisation haben oder wenn die außerhalb des Formulars gesammelten Daten nicht gespeichert werden müssen. Außerdem kann dies hilfreich sein, wenn Sie Formulare in einer SharePoint-Bibliothek oder in einer Microsoft Office Outlook 2007-E-Mail-Nachricht freigeben und Informationen aus dem Formular in Spalten der Bibliothek oder in einem Ordner InfoPath-Formulare (Ordner für InfoPath-Formulare: Ein Ordner in Outlook 2007, in dem eine Auflistung zusammengehöriger InfoPath 2007-Formulare gespeichert ist. Im Ordner für InfoPath-Formulare können Sie Daten aus verschiedenen Formularen mithilfe von Spalten gruppieren, filtern und sortieren.) anzeigen möchten, statt sie in einer Datenbank oder einem anderen externen Speicherort zu speichern.
• Verwenden einer vorhandenen Datenquelle  Wenn Sie den Entwurf Ihrer Formularvorlage auf eine vorhandene Datenquelle wie z. B. eine Datenbank oder einen Webdienst basieren, stellt InfoPath eine Hauptdatenverbindung (Datenverbindung: Die Verbindung zwischen einem InfoPath-Formular und einer externen Datenquelle, beispielsweise einer Datenbank, einem Webdienst, einer SharePoint-Bibliothek oder einer XML-Datei. Datenverbindungen werden zum Abfragen und Senden von Daten verwendet.) mit dieser Datenquelle her. In einer Formularvorlage ist nur eine Hauptdatenverbindung möglich. Im Entwurfsprozess können Sie später Datenverbindungen mit sekundären Datenquellen (Sekundäre Datenquelle: Eine XML-Datenquelle, eine Datenbank oder ein Webdienst, die bzw. der von einem Formular für die Einträge in ein Listenfeld oder für Skriptaktionen verwendet wird.) erstellen, um Listenfelder mit externen Daten aufzufüllen oder Formulardaten an mehrere Datenquellen zu senden. Weitere Informationen zu sekundären Datenquellen finden Sie unter "Schritt 5:Hinzufügen von Datenverbindungen" weiter unten in diesem Artikel.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details, um zu bestimmen, welcher Datenquellentyp verwendet werden soll und wann Sie der Formularvorlage zusätzliche Datenverbindungen hinzufügen sollten.

Schritt 3: Definieren des Layouts

Die meisten Formularvorlagen enthalten mindestens eine Layouttabelle, die ein Gerüst zur Strukturierung und Anordnung des Inhalts von Formularen, einschließlich Steuerelementen, Formularabschnitten, Logos und sonstiger Arten von Grafiken darstellt. Diese Bereiche stellen eine optische Struktur für den Inhalt einer Formularvorlage bereit.

Im Aufgabenbereich Layout finden Sie vorgefertigte Layouttabellen:

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details zu grafischen Entwurfsoptionen für Ihre Formularvorlage.

Schritt 4: Hinzufügen von Steuerelementen

Steuerelemente ermöglichen es Benutzern, Daten in der Formularvorlage einzugeben und auszuwählen. Außerdem können damit Daten aus vorhandenen Datenquellen wie z. B. Datenbanken oder Webdiensten angezeigt werden. Nachdem Sie das Layout der Formularvorlage erstellt haben, können Sie ein beliebiges benötigtes Steuerelement in die Formularvorlage einfügen. Der Aufgabenbereich Steuerelemente ermöglicht Zugriff auf alle Steuerelemente, die in InfoPath verfügbar sind, einschließlich der benutzerdefinierten Steuerelemente, die dem Aufgabenbereich hinzugefügt wurden, wie z. B. ActiveX-Steuerelemente (ActiveX-Steuerelement: Benutzerdefiniertes Steuerelement. ActiveX-Steuerelemente können im Aufgabenbereich "Steuerelemente" von Formulardesignern hinzugefügt oder entfernt werden.) oder Vorlagenparts (Vorlagenbestandteil: Ein Teil einer Formularvorlage, der zwecks Wiederverwendung in mehreren Formularvorlagen gespeichert werden kann. Ein typischer Vorlagenbestandteil besteht aus Steuerelementen und einer Datenquelle und enthält möglicherweise auch Datenverbindungen, eine Gültigkeitsprüfung und Regeln als Features .).

Sie können der Formularvorlage ein Steuerelement hinzufügen, indem Sie entweder in der Liste Steuerelemente auf dessen Namen klicken, oder Sie ziehen das Steuerelement vom Aufgabenbereich in den Formularvorlagen-Arbeitsbereich. Je nachdem, welche Steuerelemente Sie der Formularvorlage hinzufügen, können Benutzer, die das Formular ausfüllen, Text in Textfelder eingeben, Daten in wiederholten Steuerelementen anzeigen, Optionsfelder und Kontrollkästchen auswählen, Einträge aus Listen auswählen und auf Befehlsschaltflächen klicken, um Befehle auszuführen. Die Daten, die Benutzer in ein Steuerelement eingeben, werden in der Datenquelle des Formulars gespeichert.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details zur Verwendung von Steuerelementen in InfoPath.

Schritt 5: Hinzufügen von Datenverbindungen

Alle Formularvorlagen weisen eine primäre Datenquelle auf, die als die Hauptdatenquelle bezeichnet wird. Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die auf einer externen Datenquelle wie einer Datenbank oder einem Webdienst basiert, erstellt InfoPath die Hauptdatenquelle basierend auf dieser externen Datenquelle. Falls Sie eine leere Formularvorlage entwerfen, wird die Hauptdatenquelle von InfoPath erstellt, wenn Sie der Formularvorlage Steuerelemente hinzufügen.

Beim Entwerfen der Formularvorlage können Sie auch mindestens einer sekundären Datenquelle Datenverbindungen hinzufügen. Eine sekundäre Datenquelle ist eine XML-Datendatei, eine Datenbank oder ein Webdienst, die bzw. der von einem Formular für die Einträge in einem Listenfeld oder für Skriptaktionen verwendet wird. Auf diese Weise können Sie Listenfelder und andere Steuerelemente mit für die Formularvorlage externen Daten auffüllen, wie z. B. Daten in einer SQL Server-Datenbank oder einer SharePoint-Liste. Außerdem können Sie sekundären Datenquellen Datenverbindungen hinzufügen, wenn Benutzer Daten an mehrere externe Datenquellen senden müssen.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details zu sekundären Datenverbindungen und deren Verwendungsmöglichkeiten in InfoPath.

Schritt 6: Hinzufügen von Datenüberprüfung, Regeln und sonstigen Geschäftslogikfeatures

Sie müssen in Ihrem Unternehmen wo immer dies möglich ist, unbedingt die Kosten senken und die Effizienz steigern. In der Formularvorlage können Sie mithilfe von Geschäftslogikfeatures kostspielige Dateneingebefehler verhindern und Aktionen im Formular des Benutzers automatisieren. Wenn Sie InfoPath-Features wie z. B. Datenüberprüfung (Gültigkeitsprüfung: Der Vorgang, bei dem die Richtigkeit von Daten geprüft wird. Eine Gruppe von Regeln, die auf ein Steuerelement angewendet werden können, um den Datentyp und den Datenbereich anzugeben, der von Benutzern eingegeben werden kann.), bedingte Formatierung (Bedingte Formatierung: Vorgang zum Ändern der Darstellung eines Steuerelements, einschließlich dessen Sichtbarkeit und Lese-/Schreibzugriffsstatus, auf der Grundlage von Werten, die in das Formular eingegeben wurden.) und Regeln (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) verwenden, können Sie Bedingungen und Aktionen definieren, von denen automatisch Tasks ausgeführt werden, die auf Ereignissen basieren, wie z. B. das Öffnen oder Schließen eines Formulars, oder die auf Werten basieren, die in die Formularvorlage eingegeben werden.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details zur Veranschaulichung der verfügbaren Geschäftslogikfeatures in InfoPath.

Für die meisten Formularvorlagen benötigen Sie lediglich die Geschäftslogikfeatures in InfoPath. Wenn die Formularvorlage jedoch zusätzliche Features erfordert, die in InfoPath nicht verfügbar sind, können Sie mit Code benutzerdefinierte Features erstellen. Falls Sie Skript erstellen möchten, können Sie mit dem Microsoft Skript-Editor (MSE) (Microsoft Script Editor [MSE]: Eine Programmierumgebung, die zum Erstellen, Bearbeiten und Debuggen von Microsoft JScript- oder Microsoft VBScript-Code in einem InfoPath-Formular verwendet wird.), Microsoft JScript (JScript: Eine interpretierte objektbasierte Skriptsprache, mit Anlehnungen an C, C++ und Java. Hierbei handelt es sich um die Implementierung von Microsoft der Sprachspezifikation ECMA 262.)- oder Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) (Visual Basic Scripting Edition (VBScript): Eine interpretierte, objektbasierte Skriptsprache, bei der es sich um eine Teilmenge der Programmiersprache Microsoft Visual Basic handelt.)-Code erstellen, bearbeiten und debuggen. Falls Sie verwalteten Code erstellen möchten, können Sie mit Microsoft Visual Studio 2005-Tools für Anwendungen (VSTA) (Microsoft Visual Studio 2005 Tools für Applikationen (VSTA): Eine Programmierumgebung mit verwaltetem Code, mit der Visual Basic- oder Visual C#-Code in einer InfoPath-Formularvorlage erstellt, beabeitet und und auf Fehler untersucht werden kann.) Visual Basic- oder Visual C#-Code erstellen, bearbeiten und debugggen. Darüber hinaus können Sie, falls Sie Visual Studio 2005 verwenden, Entwurfsmodusfeatures von InfoPath in Entwicklungsumgebung von Microsoft Studio 2005 integrieren, indem Sie Microsoft Visual Studio 2005-Tools für 2007 Microsoft Office System auf Ihren Computer herunterladen. Anschließend können Sie Visual Studio 2005 öffnen, ein InfoPath-Formvorlagenprojekt erstellen und die Formularvorlage mit Entwurfsmodusfeatures entwerfen. Weitere Informationen zum Herunterladen von Microsoft Visual Studio 2005-Tools für 2007 Microsoft Office System finden Sie im InfoPath Developer Portal auf der Microsoft Developer Network (MSDN)-Website.

Schritt 7: Erstellen von benutzerdefinierten Ansichten

Jede InfoPath-Formularvorlage verfügt über eine Standardansicht, die angezeigt wird, sobald Benutzer erstmalig ein Formular öffnen, das auf der Formularvorlage basiert.

Mit dem Aufgabenbereich Ansichten können Sie zusätzliche Ansichten der Formularvorlage entwerfen:

Beim Entwerfen einer neuen Ansicht wiederholen Sie normalerweise den Vorgang, das Formular anzuordnen, Steuerelemente hinzuzufügen und die Datenüberprüfung oder andere Features hinzuzufügen.

Indem Sie verschiedene Ansichten der Formularvorlage erstellen, können Benutzer die Daten im Formular auf unterschiedliche Weise darstellen. Dadurch entfällt das Entwerfen mehrerer Formularvorlagen für denselben Geschäftsprozess. Beispielsweise können Sie in einer Formularvorlage, die für die Verarbeitung von Versicherungsansprüchen verwendet wird, eine Ansicht für Versicherungsnehmer, eine zweite Ansicht für Versicherungsvertreter und eine dritte Ansicht für Versicherungssachverständige erstellen. Jede dieser Ansichten wird an den Benutzertyp angepasst, der Informationen in die Ansicht eingibt. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Druckansichten entwerfen, die ausschließlich zum Drucken des Formulars verwendet werden.

Ansichten sollen einfach und relativ selbsterklärend sein. Wenn Sie den Benutzern spezielle Anweisungen mitteilen möchten, müssen Sie die Hilfeunterstützung in Ihre Ansicht einbauen. Beispielsweise können Sie für Ihre Formularvorlage eine dedizierte Hilfeansicht erstellen und anschließend der Standardansicht eine Schaltfläche hinzufügen, auf die Benutzer klicken können, um auf die Hilfeansicht zuzugreifen.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details zu Ansichten.

Schritt 8: Aktivieren des Sendeverhaltens

Wenn Sie Formularvorlagen zum Erfassen von Daten als Teil eines umfangreicheren Geschäftsprozesses verwenden, verbleiben diese Daten normalerweise nicht in den von den Benutzern ausgefüllten Formularen. Stattdessen werden die Formulardaten aus dem Formular auf die nächste Stufe im Geschäftsprozess verschoben, in der Regel an eine externe Datenquelle (z. B. eine Datenbank oder ein Webdienst). Ein Mitarbeiter könnte z. B. mithilfe von InfoPath ein Spesenabrechnungsformular ausfüllen und dann dieses Formular an einen Webdienst absenden, in dem das Formular verarbeitet werden kann.

Das Angeben des Speicherorts für die Daten in Ihrer Formularvorlage kann die Genauigkeit und Effizienz Ihres Geschäftsprozesses steigern, da es Ihnen mehr Kontrolle über diese Prozesse gewährt. Bevor Benutzer ihre Formulardaten absenden, stellt InfoPath die Gültigkeit der Daten in den Formularen sicher und ermöglicht es den Benutzern, eventuell ungültige Daten zu korrigieren. Mithilfe dieses Features können Sie sicherstellen, dass ausschließlich gültige Daten an die externe Datenquelle gesendet werden.

In den folgenden Ressourcen wird erläutert, wie Sie Ihre Formularvorlage entwerfen, damit Formulardaten an einen Speicherort Ihrer Wahl abgesendet werden.

Schritt 9: Aktivieren von Sicherheitsfeatures

Sie sollten die vorhandene Sicherheitsrichtlinie Ihrer Organisation als Grundlage bei der Auswahl von Optionen im Hinblick auf die Sicherheit der Formularvorlagen und der zugehörigen Formulare verwenden.

Falls Sie browserkompatible Formularvorlagen erstellen, sollten Sie beachten, dass sich eine Reihe von Faktoren auf die Sicherheit der Informationen auswirken, die Servern InfoPath Forms Services gespeichert sind. Manche Faktoren werden von Ihnen gesteuert, andere wiederum von Ihrem Administrator, der Benutzerkonten einrichtet, verwaltet, Berechtigungen zuweist und Benutzern bei Netzwerk- oder Serverzugriffsproblemen hilft. Sie müssen sich möglicherweise an den Administrator wenden, um die entsprechenden Optionen für Ihre Formularvorlage festzulegen.

In den folgenden Ressourcen wird erläutert, wie Sie beim Entwerfen der Formularvorlage die Sicherheit berücksichtigen.

Schritt 10: Testen der Darstellung und des Verhaltens

Ihr Testplan hängt von der Komplexität Ihrer Formularvorlage und von vorhandenen Richtlinien innerhalb Ihrer Organisation für das Bereitstellen von Formularvorlagen ab. Der Testplan kann einfach aus dem Anzeigen einer Vorschau der Formularvorlage bestehen, um das Verhalten und die Darstellung von Formularen, die auf Ihrer Formularvorlage basieren, zu testen. Wenn eine Formularvorlage in einem größeren Umfang bereitgestellt wird, sind möglicherweise gründlichere und formale Tests erforderlich. Beispielsweise könnten Sie die Benutzerfreundlichkeit testen oder Pilotenbereitstellungen für Testbenutzer planen.

Der grundlegendste Testlauf umfasst normalerweise eine Vorschau der Formularvorlage im Vorschaufenster in InfoPath. Im Vorschaufenster können Sie das Formular so anzeigen, wie es Benutzern angezeigt wird, und können Daten in die Steuerelemente eingeben, um deren Funktionalität zu testen. Dadurch können Sie die Ausrichtung und die Formatierung von Steuerelementen überprüfen. Darüber hinaus können Sie die Funktionalität der Steuerelemente im Formular testen. Beispielsweise können Sie Daten in Steuerelemente eingeben, um sicherzustellen, dass die Datenüberprüfung, Formeln, Regeln und Datenverbindungen erwartungsgemäß ausgeführt werden. Außerdem sollten Sie im Vorschaufenster sicherstellen, dass die Formularvorlage keine Tippfehler und redaktionellen Inkonsistenzen aufweist, und überprüfen, dass die Gestaltung ansprechend ist.

 Tipp   Mit dem Vorschaufenster können Sie auch einfache, iterative Tests für Steuerelemente und das Formularverhalten ausführen, während Sie die Formularvorlage entwerfen.

Viele Tests können Sie selbst ausführen. Vor dem Veröffentlichen und Verteilen der Formularvorlage sollten Sie diese jedoch mit Benutzern testen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Erwartungen entspricht. Im Idealfall veröffentlichen Sie eine Pilotformularvorlage und verteilen sie an ein paar Testbenutzer. Auf diese Weise können Sie Feedback von echten Benutzern über die allgemeine Benutzerfreundlichkeit Ihrer Formularvorlage anfordern. Anschließend können Sie erforderliche Änderungen vornehmen, bevor Sie die Formularvorlage für ein breiteres Publikum veröffentlichen.

In der folgenden Ressource wird die Verwendung des Aufgabenbereichs Designdetektiv, um Ihre Formularvorlage zu testen.

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Phase 3: Bereitstellen

Der Prozess der Bereitstellung einer Formularvorlage umfasst das Veröffentlichen der Formularvorlage, das Aktivieren der Formularvorlage für die Verwendung im Web (nur für browserkompatible Formularvorlagen) und das Hinweisen der Benutzer auf die Verfügbarkeit der Formularvorlage. Wenn Sie Ihre Formularvorlage auf den Computern der Benutzer installieren möchten, kann der Veröffentlichungsvorgang außerdem das Erstellen einer speziellen Installationsdatei beinhalten. Sie können Formularvorlagen an vielen Orten veröffentlichen, wie z. B. E-Mail-Verteilerlisten und Server mit InfoPath Forms Services oder Windows SharePoint Services.

Wenn Sie beabsichtigen, eine browserkompatible Formularvorlage auf einem Server mit InfoPath Forms Services zu veröffentlichen, müssen Sie die Formularvorlage zusätzlich zum Veröffentlichen browserfähig machen. In vielen Fällen können Sie diesen Schritt während des Veröffentlichungsvorgangs ausführen, indem Sie ein Kontrollkästchen im Veröffentlichen-Assistenten aktivieren. Wenn Ihre Formularvorlage jedoch bestimmte Features wie verwalteten Code enthält, können Sie die Formularvorlage nicht selbst browserfähig machen. Sie müssen stattdessen die Formularvorlage in einem freigegebenen Speicherort speichern und dann einem Farmadministrator mitteilen, dass sie für die Überprüfung verfügbar ist. Der Farmadministrator kann dann überprüfen, ob die Formularvorlage frei von Fehlern und Warnungen ist, sie in einen Speicherort in der Webfarm hochladen und dann in einer Websitesammlung (Websitesammlung: Eine Gruppe von Websites auf einem virtuellen Server, die denselben Besitzer oder gemeinsame Verwaltungseinstellungen aufweisen. Jede Websitesammlung enthält eine Website auf oberster Ebene und kann eine oder mehrere Unterwebsites enthalten.) auf dem Server aktivieren.

In den folgenden Ressourcen werden der Veröffentlichungsprozess und die zugehörigen Schritte beschrieben.

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Phase 4: Verwalten

Das Verwalten einer Formularvorlage umfasst das Aktualisieren der Formularvorlage bei Bedarf und das Veröffentlichen neuer Versionen. Von den Benutzern sollte außerdem regelmäßig Feedback zur Benutzerfreundlichkeit des Entwurfs angefordert werden. Entspricht die Formularvorlage weiterhin ihren Anforderungen oder haben sich die Anforderungen geändert?

Wenn Sie eine Formularvorlage veröffentlichen, die Sie geändert haben, können die Formularvorlage (XSN-Datei) und alle vorhandenen Formulare (XML-Dateien), die auf dieser Formularvorlage basieren, von InfoPath aktualisiert werden. Wenn Benutzer ein vorhandenes Formular öffnen, laden sie automatisch die neueste Kopie der Formularvorlage herunter, und die Formulardaten werden aktualisiert und an diese Version angepasst. Standardmäßig ersetzt InfoPath die ältere Version der Formularvorlage automatisch durch die neueste Version. Sie können die gewünschte Aktualisierungsmethode zum Aktualisieren vorhandener Benutzerformulare auswählen.

Wenn Sie ein Farmadministrator für einen Server mit InfoPath Forms Services sind, und Sie müssen eine neue Version einer vom Administrator genehmigten Formularvorlage (Vom Administrator genehmigte Formularvorlage: Eine browserkompatible Formularvorlage, die vom Administrator auf einen Server heraufgeladen wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird. Eine vom Administrator genehmigte Formularvorlage kann Code enthalten.) hochladen, können Sie bestimmen, wie der Übergang zwischen der vorhandenen und der aktualisierten Version erfolgt. Sie können bspw. festlegen, dass die Formularvorlage durch eine neuere Version ersetzt wird, und zwar ohne Datenverlust für Benutzer, die derzeit das Formular in einem Browser ausfüllen. Bei zwingenden Gründen, wie z. B. einem Sicherheitspatch, können Sie die Formularvorlage auch umgehend überschreiben.

Wenn Sie ein vorhandenes Vorlagenpart aktualisieren müssen, öffnen Sie es, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, speichern Sie das Vorlagenpart und verteilen Sie es dann an Formularentwickler. Nachdem Formularentwickler die neueste Version des Vorlagenparts dem Aufgabenbereich Steuerelemente hinzugefügt haben, können sie es in ihren Formularvorlagen verwenden. Wenn sie eine Formularvorlage öffnen, die eine ältere Version des Vorlagenparts enthält, werden sie von InfoPath aufgefordert, dieses Vorlagenpart durch die neueste Version zu aktualisieren.

In den folgenden Ressourcen wird ausführlich beschrieben, wie Sie Formularvorlagen und Vorlagenparts ändern und aktualisieren.

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Phase 5: Archivieren

Organisationen archivieren häufig Formularvorlagen und Formulare als letzten Schritt im Lebenszyklus für den Formularentwurf. Wenn Sie eine bestimmte Formularvorlage nicht mehr benötigen, können Sie sie zurückziehen und eine digitale Kopie der Formularvorlage archivieren. Darüber hinaus können Sie die Daten beibehalten, die in Formularen gesammelt werden, die auf dieser Formularvorlage basieren.

Viele Organisationen folgen strengen Richtlinien bezüglich der langfristigen Speicherung und Aufbewahrung von Daten in Archiven. Beispielsweise muss möglicherweise eine Organisation Unterlagen für Kundentransaktionen eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren. Die Archivierungsrichtlinien in Ihrer Organisation können auf internen Richtlinien und/oder regulatorischer Kompatibilität basieren. Im Rahmen des Planungsprozesses sollten Sie feststellen, wie Ihre Richtlinie lautet.

Archivieren der Formularvorlage

Als Farmadministrator für einen Server mit InfoPath Forms Services können Sie browserfähige Formularvorlagen zurückziehen, wenn sie veraltet sind. Beispielsweise können Sie eine Umfrageformularvorlage zurückziehen, wenn die Umfrage abgeschlossen ist. Um dafür zu sorgen, dass Bibliotheken stets aktuell und nicht überladen sind, sollten Sie sicherstellen, dass nicht mehr verwendete Formularvorlagen zurückgezogen werden und dass es eine Richtlinie zum Überwachen und Aktualisieren vorhandener Formularvorlagen gibt.

Wenn Sie beabsichtigen, eine browserfähige Formularvorlage zurückzuziehen, die noch verwendet wird, sollten Sie eine schrittweise Aktualisierung oder Stilllegung (Stilllegen: Eine Farm, einen Dienst oder eine Formularvorlage schrittweise offline schalten. Dabei werden keine neuen Benutzersitzungen angenommen, das Abschließen vorhandener Sitzungen wird jedoch zugelassen.) der Formularvorlage vornehmen. Dadurch verhindern Sie, dass aktuelle Sitzungen beendet werden, was zu Datenverlust und einer abrupten Unterbrechung für Benutzer, die das Formular ausfüllen, führen kann.

Es empfiehlt sich außerdem, die Quelldatei für die Formularvorlage (die XSN-Datei) in einem Programm zur Versionskontrolle oder einem anderen Typ von Dateiverwaltungslösung, die in Ihrer Organisation verwendet wird, zu archivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie und Ihre Organisation über eine Aufzeichnung der Formularvorlage verfügen, die Sie beim Verweisen auf Archive von Formularen und Formulardaten und falls Sie die Formularvorlage wiederherstellen oder aktualisieren möchten, verwenden können.

Archivieren von Formularen und Formulardaten

Wenn Ihre Organisation Office SharePoint Server 2007 verwendet, können Sie ausgefüllte, serverbasierte Formulare (XML-Dateien) archivieren, indem Sie sie in Webseiten konvertieren. Das archivierte Formular kann in derselben Bibliothek gespeichert werden, in der sich das ursprüngliche Formular befindet, oder es kann gemäß den Richtlinien Ihrer Organisation an einen anderen Speicherort verschoben werden.

 Hinweis   Wenn Sie ein Formular in eine Webseite konvertieren, unterscheidet sich die resultierende Datei von der ursprünglichen Datei möglicherweise ein wenig. Überprüfen Sie die Ergebnisse der Konvertierung, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen genügt. Wenn eine Datenverbindung zu einer sekundären Datenquelle dazu verwendet wurde, einen Listenfeld im Formular aufzufüllen, werden nicht alle Listenfeldwerte im archivierten Formular angezeigt. Stattdessen wird nur der Wert angezeigt, der vom Benutzer beim Ausfüllen des Formulars angegeben wurde.

In InfoPath können Sie ein Formular archivieren, indem Sie es öffnen und in eines der folgenden Formate exportieren:

• PDF (Portable Document Format)  PDF ist ein elektronisches Dateiformat mit festem Layout, mit dem die Dokumentformatierung erhalten bleibt und die Dateifreigabe möglich ist. Das PDF-Format garantiert, dass die Datei genau das gewünschte Format beibehält und die Daten in der Datei nicht einfach kopiert oder geändert werden können, wenn die Datei online angezeigt oder gedruckt wird.
• XPS (XML Paper Specification)  XPS ist ein elektronisches Dateiformat, mit dem die Dokumentformatierung erhalten bleibt und die Dateifreigabe möglich ist. Das XPS-Format garantiert, dass die Datei genau das gewünschte Format beibehält und die Daten in der Datei nicht einfach kopiert oder geändert werden können, wenn die Datei online angezeigt oder gedruckt wird.

Eine PDF- oder XPS-Datei aus einem 2007 Microsoft Office System-Programm kann erst nach der Installation eines Add-Ins gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren der Unterstützung für andere Dateiformate wie PDF und XPS.

Sie können ein ausgefülltes Formular auch als Website im MHTML (Single File Web Page) (Webseite in einer Datei (MHTML): Ein im MHTML-Format gespeichertes HTML-Dokument, das Inlinegrafiken, Applets, verknüpfte Dokumente und andere unterstützende Elemente enthält, auf die das Dokument verweist.)-Format exportieren. Dieser Dateityp ermöglicht es Benutzern, die Inhalte des Formulars in einem Browser anzuzeigen, nicht jedoch zu ändern.

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