Dieser Artikel stammt aus Jean Paolis Vorwort zu Introducing Microsoft® Office InfoPath™ 2003 von Roger Jennings. Jean Paoli ist Senior Director für XML-Architektur bei der Microsoft Corporation. Er ist einer der Co-Autoren der XML 1.0-Empfehlung des W3C (World Wide Web Consortium). Seit 1985 spielt er eine wichtige Rolle in der XML-Community. Jean Paoli war für die ersten XML-Aktivitäten von Microsoft verantwortlich. Ein von ihm zusammengestelltes und geleitetes Team entwickelte die XML-Unterstützung für Microsoft Internet Explorer und Microsoft Windows. Jean Paoli war auch an der Entwicklung von Microsoft Office InfoPath 2003 beteiligt.

Microsoft Office InfoPath 2003 ist eine revolutionäre XML-Bearbeitungstechnologie, die ein neues Paradigma für die Erfassung von unternehmenswichtigen Informationen bereitstellt.

Interessant und einzigartig sind vor allem die Arten von Informationen, die mit InfoPath erfasst werden können. Unternehmen können Dokumente ohne endgültige Struktur und andere Dokumente entwerfen und bearbeiten, die Bedeutungskontexte oder -regionen miteinander kombinieren (wie die Art von Bedeutung, die die Spalten einer Datenbank repräsentieren). InfoPath bietet nicht nur großartige Funktionen zum Entwerfen und Bearbeiten von herkömmlichen Formularen wie Bestellungen und Bedarfsanforderungen. InfoPath kann auch Informationen liefern, deren Zusammenfassung schwieriger ist, z. B. wichtige Geschäftsdaten in Umsatzberichten, Bestandsaktualisierungen, Projektmemos, Reiserouten und Leistungsbeurteilungen.

Ich betrachte InfoPath als Programm mit umfassendem Funktionsumfang, da es die Vorzüge der normalen Dokumentbearbeitung wie Textverarbeitung und E-Mail mit den neuartigen Funktionen zur Datenerfassung von Formularen vereint. Mit InfoPath können Formulardesigner problemlos eigene Dokumentvorlagen erstellen, die kundenspezifische Schemas für die Datenerfassung enthalten. Das heißt, dass der Kunde die übergeordnete Struktur der mit einer InfoPath-Vorlage gesammelten Informationen und den Datentyp eines jeden Datenelements definieren kann. Diese Möglichkeit zur Definition eines eigenen Schemas ist ein wichtiger geschäftlicher Vorteil, da nur Sie genau wissen, welche Informationen in Ihrem Unternehmen erfasst werden müssen.

Die meisten unternehmenswichtigen Daten werden i. d. R. nicht in Formulare eingegeben. Betrachten Sie zum Beispiel einen normalen Statusbericht, der von einem Verkaufsmitarbeiter erstellt wird. Der Bericht enthält Informationen zum Kunden, zum Umsatz und eventuell zu bestimmten Benutzerproblemen und versprochenen Lösungen. Ein Bericht dieser Art wird üblicherweise mit einem herkömmlichen Dokumentbearbeitungsprogramm erstellt und enthält meist Daten, die sehr oft wieder verwendet werden, und zwar nicht nur von dem jeweiligen Verkaufsmitarbeiter, sondern auch von seinen Kollegen und vom Management. Hätte der Verkaufsmitarbeiter den Bericht mit einem einfachen Formularprogramm erstellt, könnte eine Rechtschreibprüfung durchgeführt und eine Formatierung angewendet werden. Die Verwendung von Formularprogrammen ist aber meist schwierig, da diese Programme nicht die aus herkömmlichen Dokumentbearbeitungsprogrammen bekannten Bearbeitungsfunktionen enthalten. Die Verkaufsmitarbeiter neigen daher dazu, ganz auf den Einsatz von Formularprogrammen zu verzichten, wodurch wertvolle Informationen verloren gehen können. Ein anderer Nachteil, der aus der Verwendung eines Formulars für diesen Dokumenttyp resultiert, besteht darin, dass normale Formulare auf der Seite statisch sind, d. h. nicht erweitert werden können. Diese Einschränkung wird zum Problem, wenn die Daten permanenten Änderungen unterliegen und ihre Menge stetig zunimmt. Ohne die Möglichkeit, neue Informationen (z. B. eine Zusammenfassung) hinzuzufügen, ist es schwierig, wenn nicht sogar unmöglich, den vollständigen Kontext der Daten darzustellen. Um ihre Arbeit erledigen zu können, verwenden die Mitarbeiter daher meist verschiedene Tools und verlieren häufig die Hälfte der zu erfassenden Daten.

InfoPath ist mit einem Formularpaket vergleichbar, da es alle Funktionen von Formularen bereitstellt, z. B. die Möglichkeit zum Strukturieren und Prüfen von Daten. Aber es bietet noch viel mehr. Dieses Programm verbindet die einfache Handhabung einer Textverarbeitung mit der strengen Logik von Formularen in der vertrauten Umgebung von Microsoft Office.

Die XML-Community versucht seit langem, ein Programm wie InfoPath zu entwickeln. Mit XML können Dokumente erstellt werden, deren Inhalt durch Tags getrennt ist, die die Bedeutung des Inhalts erläutern. Mit XML werden Dokumente zu einer mit einer Datenbanken vergleichbaren Datenquelle, in der die Suche, Verarbeitung und Wiederverwendung von Informationen möglich ist.

InfoPath wurde von Anfang an auf der Basis von XML entwickelt. Die zugrunde liegende Informationsstruktur einer InfoPath-Vorlage wird durch ein Schema beschrieben. Ein Schema erläutert den Aufbau der Daten, wie eine Bauzeichnung ein Gebäude. Da InfoPath mit XML arbeitet, können Kunden unter Verwendung der aktuellen XML-Standards ihr eigenes unternehmensspezifisches Schema definieren. Die standardmäßige Unterstützung von XML bedeutet auch, dass InfoPath benutzerdefinierte Schemas über XML-Webdienste an Back-End-Systeme senden kann. InfoPath ist das erste Programm, das XML-Daten über einen Webdienst senden, erfassen, empfangen und lesen kann, ohne die Daten zuvor in das XML-Dateiformat übersetzen zu müssen. Diese Neuerung hat außerordentliche Vorzüge. Da XML das standardmäßige Dateiformat für alle Informationen ist, die in einer InfoPath-Vorlage erfasst werden, treten keine Übersetzungsfehler auf. Darüber hinaus ist keine Programmierung für die Anpassung erforderlich, d. h., dass sowohl die Entwicklungszeit als auch die Entwicklungskosten niedrig sind. Diese in InfoPath eingebaute Unterstützung verringert auch die Kosten für die Entwicklung neuer Lösungen, in denen diese Daten genutzt werden, da die Daten von Anfang an in dem Format vorliegen, in dem sie benötigt werden.

Viele Funktionen von InfoPath sind das Ergebnis einer zentralen Entscheidung, der zufolge der Architekturentwurf am XML-Paradigma orientiert sein sollte. Das XML-Paradigma besagt, dass die Daten in einem Dokument von der Formatierung getrennt sind. InfoPath verknüpft Bearbeitungsansichten mit abstrakten Datenstrukturen, sodass den Benutzern die vertrauten Office-Funktionen wie Rich-Text-Formatierung, Unterstützung für Tabellen und Grafiken und die AutoKorrektur zur Verfügung stehen. Die Benutzer können Formulare außerdem auf ihrem Computer speichern, sodass Formulare sogar offline bearbeitet werden können. Darüber hinaus werden teure Datenfehler in InfoPath durch die Validierung der XML-Schemas und der Geschäftslogik verhindert, was dem Branchenstandard entspricht. Formulardesignern stellt InfoPath eine einheitliche integrierte WYSIWYG-Entwurfsumgebung (What You See Is What You Get) bereit. Formulardesigner können so mit einem benutzerdefinierten Schema beginnen und auf dieser Basis eine Vorlage erstellen. InfoPath enthält außerdem eine eingebaute Gruppe von Steuerelementen, die die Gestaltung von Formularen vereinfachen, sowie 25 vorgefertigte Beispielformulare.

Microsofts langfristige Vision für InfoPath ist identisch mit Microsofts Gesamtstrategie für Webdienste: das Erstellen von XML-Daten, ihre Verwendung und Freigabe auf verschiedenen Systemen in einem Netzwerk sollen so einfach wie möglich sein. InfoPath ist das erste Produkt für Endbenutzer, mit dem Information Worker die Vorteile von XML und Webdiensten nutzen können.