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Mit InfoPath-Formularen können Sie Daten von anderen Personen in Ihrem Team oder Ihrem Unternehmen auf effiziente Weise erfassen. Nach dem Sammeln der benötigten Daten können Sie diese an anderen Stellen wiederverwenden, z. B. in einem anderen Softwareprogramm oder integriert in einen vorhandenen Geschäftsprozess. Die Mitarbeiter an der Anmeldung eines Krankenhauses können mithilfe eines InfoPath-Formulars z. B. die Daten der neu aufgenommenen Patienten erfassen. Diese Daten können dann direkt aus dem Formular an andere Stellen im Krankenhaus weitergeleitet und von Ärzten, Krankenschwestern und Apothekern weiterverwendet werden.

In diesem Artikel finden Sie Anregungen und Verfahren zum Wiederverwenden von Daten. Die verfügbaren Optionen sind abhängig von den im Unternehmen verwendeten Tools, Systemen und Softwareprogrammen sowie vom Gesamtentwurf des Formulars.

Hervorheben von Daten in einer Formularbibliothek

Mithilfe von Formularbibliotheken (Formularbibliothek: Ein Ordner, in dem eine Sammlung von Formularen, die auf derselben Vorlage basieren, gespeichert und freigegeben sind. Jedem Formular in einer Formularbibliothek sind benutzerdefinierte Informationen zugeordnet, die im Inhaltsverzeichnis der Bibliothek angezeigt werden.) von Microsoft Windows SharePoint Services können Sie Sammlungen verwandter InfoPath-Formulare speichern. Sie können z. B. eine Formularbibliothek erstellen, um Formulare für Spesenberichte zu speichern, und eine andere, um Reiseanfragen zu speichern.

Beim Entwerfen eines Formulars können Sie festlegen, dass die Daten in bestimmten Formularfeldern außerhalb des Formulars in Spalten in der Formularbibliothek (Spalten in der Formularbibliothek: Informationen aus Formularen, die in einer Windows SharePoint Services-Formularbibliothek in Spalten angezeigt werden. Spalten zeigen für jedes Formular in der Bibliothek Informationen an, die in Steuerelemente eingegeben wurden, die vom Formularentwickler als Spalten in einer Formularbibliothek festgelegt wurden.) angezeigt werden. Das ist hilfreich, wenn Sie wichtige Informationen in verschiedenen Formularen anzeigen möchten, ohne jedes Formular einzeln zu öffnen. Wenn Sie z. B. die Spesenberichte Ihres Teams in einer Formularbibliothek speichern, können Sie automatisch Spalten in der Formularbibliothek erstellen, in denen die Namen der einzelnen Mitarbeiter sowie die insgesamt angeforderten Spesen angezeigt werden. In der folgenden Abbildung wird ein solches Szenario für eine Formularbibliothek veranschaulicht.

Weitere Informationen über das Anzeigen von Spalten einer Formularbibliothek auf einer SharePoint-Website finden Sie unter Hinzufügen, Entfernen oder Ändern von Spalten einer Formularbibliothek auf einer SharePoint-Website.

Zusammenführen von Daten aus mehreren Formularen in einem Formular

In InfoPath können Sie problemlos Daten aus vielen verschiedenen Formularen in einem Formular zusammenführen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Benutzer Daten aus mehreren Formularen vergleichen oder zusammenfassen sollen. Ein Manager möchte beispielsweise die Daten aus mehreren Formularen mit Statusberichten für die Unternehmensleitung zu einem einzigen Übersichtsformular zusammenführen.

Daten aus einem Formular können in der Standardeinstellung in einem anderen Formular des gleichen Typs zusammengeführt werden. Im Beispiel mit den Statusberichten kann der Manager ein neues Statusberichtsformular erstellen und anschließend mehrere Formulare auswählen, die in diesem Formular zusammengeführt werden sollen.

Beim Zusammenführen von Formularen werden nur die Teile der Formulare kombiniert, die in einer wiederholten Tabelle (Wiederholte Tabelle: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente in einem Tabellenformat enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Zeilen einfügen.) oder einem wiederholten Abschnitt (Wiederholter Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Bereiche einfügen.) enthalten sind, sowie die einem Listensteuerelement (Listensteuerelement: Ein Steuerelement auf einem Formular, das als Liste mit Aufzählungszeichen, nummerierte Liste oder einfache Liste formatiert ist. Ein Benutzer kann Text in ein Listensteuerelement eingeben, das nach Bedarf wiederholt wird.) oder einem Feld für Rich-Text zugeordneten Teile.

Weitere Informationen über das Zusammenführen von Formularen finden Sie unter Entwerfen eines Formulars für die Zusammenführung. Weitere Informationen über die Benutzerfreundlichkeit finden Sie unter Zusammenführen von Formularen.

Analysieren von Daten in Microsoft Office Excel

Wenn Benutzer die Daten aus einem oder mehreren Formularen in einem Arbeitsblatt anzeigen möchten, können sie diese mit dem Assistenten zum Exportieren nach Excel in InfoPath direkt an Microsoft Office Excel 2003 senden. Dort können die Daten gefiltert, sortiert und analysiert werden.

Wenn Sie z. B. die Spesenangaben der Mitarbeiter Ihres Teams mithilfe eines InfoPath-Formulars erfassen, können Sie bestimmte Elemente der einzelnen Formulare (z. B. Name des Mitarbeiters, Spesenart und Preis) nach Excel exportieren. Nach dem Eingeben der Daten in ein Arbeitsblatt können Sie die Spesen nach Kategorie, Name des Mitarbeiters oder anderen Kriterien analysieren.

Weitere Informationen über das Exportieren von Formulardaten nach Excel finden Sie unter Tipps für optimiertes Arbeiten mit dem Feature "Nach Microsoft Excel exportieren" und Exportieren eines Formulars nach Excel.

Gemeinsames Nutzen von Daten in einem schreibgeschützten Format

Damit die Benutzer Formulare ausfüllen können, muss InfoPath auf den jeweiligen Computern installiert sein. Unter Umständen möchten Sie jedoch ein schreibgeschütztes ausgefülltes Exemplar eines Formulars gemeinsam mit Personen nutzen, die InfoPath nicht installiert haben. Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten:

Speichern des Formulars als Webseite  Mit dem Feature Webexport können Benutzer ihre Formulare als Webseite in einer Datei (MHTML) (Webseite in einer Datei (MHTML): Ein im MHTML-Format gespeichertes HTML-Dokument, das Inlinegrafiken, Applets, verknüpfte Dokumente und andere unterstützende Elemente enthält, auf die das Dokument verweist.) speichern. Bei diesem Dateityp können Benutzer den Inhalt des Formulars in Microsoft Internet Explorer anzeigen, den Inhalt jedoch nicht ändern.

Versenden des Formulars in einer E-Mail-Nachricht  Benutzer, die Microsoft Office Outlook 2003 auf ihrem Computer installiert haben, können auf den Befehl An E-Mail-Empfänger senden klicken, um ihr Formular im Textkörper einer E-Mail-Nachricht zu versenden.

Senden von Daten an einen anderen Speicherort

In der Regel legen Benutzer den Speicherort eines InfoPath-Formulars fest, indem sie im Menü Datei auf Speichern bzw. Speichern unter klicken. Wenn die Benutzer die Formulardaten stattdessen an einen bestimmten Ort senden sollen, können Sie Optionen für das Absenden des Formulars aktivieren. In diesem Fall fügt InfoPath dem Menü Datei den Befehl Absenden und in einigen Fällen der Symbolleiste Standard eine Schaltfläche Absenden hinzu. Sie können auch im Formular selbst eine benutzerdefinierte Schaltfläche Absenden einfügen oder bestimmte Befehle deaktivieren, z. B. die Befehle Speichern und Speichern unter, wenn das Absenden von Formularen aktiviert ist.

Sie können Formulare so entwerfen, dass die Daten an die in der folgenden Tabelle genannten Speicherorte gesendet werden.

Sie können ein Formular auch über HTTP an einen Webserver senden, oder Sie können verwalteten Code bzw. Skripts schreiben, um Funktionen zum Einsenden von Formularen zu erstellen. Weitere Informationen über das Senden von Formularen und das Anpassen von Optionen zum Senden von Formularen finden Sie unter Eine Einführung in das Senden von InfoPath-Formularen.

Integrieren von Daten in bestehende Geschäftsprozesse

Eine zunehmende Anzahl von Unternehmen verwenden XML (Extensible Markup Language) (Extensible Markup Language (XML): Eine komprimierte Form der Standard Generalized Markup Language (SGML), mit deren Hilfe Entwickler benutzerdefinierte Tags erstellen können, die eine flexible Organisation und Präsentation von Informationen ermöglichen.), um ihre Geschäftsinformationen zu standardisieren, auszutauschen und zu verwalten. Wenn Benutzer Formulare in InfoPath ausfüllen, werden die Daten in diesen Formularen im XML-Standardformat gespeichert bzw. gesendet. Dies erleichtert es Unternehmen, die Daten aus Formularen in vorhandenen XML-Geschäftssystemen oder anderen Softwareprogrammen wiederzuverwenden, in denen XML verarbeitet und erkannt wird.

Da XML ein standardisiertes Format darstellt, können die in einem InfoPath gespeicherten Daten für sämtliche vorhandenen Prozesse freigegeben werden, die ein XML-Schema (XML-Schema: Eine formale, in XML geschriebene Spezifikation, die die Struktur eines XML-Dokuments sowie die Elementnamen und umfangreichen Datentypen definiert, deren Elemente in Kombination auftreten können und deren Attribute für jedes Element verfügbar sind.) verwenden. Ein einziges InfoPath-Reiseberichtsformular kann z. B. XML-Daten für ein CRM-System (Customer Relationship Management) bereitstellen, das ein Schema verwendet, für ein Portokassensystem, das sich auf ein anderes Schema stützt, sowie ein für ein System zur Reiseplanung, das wiederum ein anderes Schema verwendet. Die von diesen Systemen geforderten Informationen können in ein InfoPath-Formular eingegeben und über einen Webdienst, über einen HTTP-Aufruf (Hypertext Transfer Protocol), verwalteten Code oder Skripts (Skript: Computercode, mit dem bestimmte Tasks auf einer Webseite ausgeführt werden, beispielsweise das Einrichten eines Zählers für die Anzahl der Besucher, der jedes Mal um eins erhöht wird, wenn ein neuer Besucher auf die Webseite zugreift. Webskripts können in unterschiedlichen Skriptsprachen geschrieben werden. Skripts können auch ohne Kompilierung ausgeführt werden.) auf die entsprechenden Systeme verteilt werden, ohne dass dabei Daten wiederholt eingegeben werden müssen oder Datenredundanz vorliegt.

Anmerkung  Wenn Sie ein derart kompliziertes Szenario implementieren möchten, müssen Sie das Zusammenwirken von InfoPath mit XML und anderen Entwicklungstechnologien vertraut sein. Weitere Informationen hierüber finden Sie unter Aufrufen von Hilfe zur Formularentwicklung.