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Eine Möglichkeit für Benutzer, mit in InfoPath-Formularen gespeicherten Informationen zu arbeiten, ist das Exportieren dieser Daten nach Excel. Dort können die Daten analysiert oder für das Erstellen von Diagrammen verwendet werden. Als Standard können Sie mit dem Assistenten zum Exportieren nach Excel die Daten aller InfoPath-Formulare nach Microsoft Excel exportieren. Allerdings müssen beim Entwerfen von Formularen, deren Daten exportiert werden sollen, einige Aspekte beachtet werden.

Feststellen, ob Excel die optimale Lösung ist

Beim Entwerfen eines Formulars sollten Sie darüber nachdenken, ob die Daten des Formulars nach Microsoft Excel exportiert werden müssen. Berücksichtigen Sie die Datenstruktur und die voraussichtlich gesammelte Datenmenge sowie die Anzahl der Benutzer, die auf die Daten zugreifen und mit diesen arbeiten müssen.

Da Gruppen (Gruppe: Ein Element in der Datenquelle, das Felder oder andere Gruppen enthalten kann. Steuerelemente, die andere Steuerelemente wie wiederholte Tabellen und Abschnitte enthalten, sind an Gruppen gebunden.) unterschiedliche Strukturen aufweisen können (z. B. können zwei wiederholte Tabellen in einer Ansicht (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) eines Formulars eine unterschiedliche Anzahl von Spalten und Zeilen aufweisen), kann zu einem bestimmten Zeitpunkt jeweils nur eine Gruppe aus einer Ansicht exportiert werden. Das Exportieren von Daten nach Excel ist hilfreich, wenn eine kleine Datenmenge schnell exportiert werden soll und nicht mit mehreren Tabellen, Listen oder Abschnitten gleichzeitig gearbeitet werden muss.

Angenommen, Ihr Team nutzt das Beispielformular Umsatzbericht, und Sie möchten schnell den Umsatz für ein bestimmtes Produkt im Monat Juni einsehen. Mithilfe des Assistenten zum Exportieren nach Excel können Sie einfach die Tabelle auswählen, die die zu analysierenden Daten sowie alle von den Mitgliedern des Teams eingereichten Formulare enthält. Wenn Sie diese Informationen nach Excel exportieren, können Sie gesammelten spezifischen Daten in einem InfoPath-Formular anzeigen und verwenden.

Das Exportieren von Daten nach Excel ist u. U. nicht die optimale Lösung, wenn Benutzer häufig mit großen Mengen komplexer Daten arbeiten bzw. diese analysieren, z. B. mit mehreren wiederholten Tabellen, die eine unterschiedlicher Struktur aufweisen. Das Exportieren von Daten nach Excel ist ebenfalls nicht die optimale Lösung, wenn Sie die Umsätze mehrerer Produkte über verschiedene Zeiträume exportieren möchten oder wenn Sie einen Mechanismus zum Speichern von Daten an einem zentralen Ort benötigen. Stattdessen kann die Verknüpfung des Formulars mit einem Webdienst oder einer SQL- oder Microsoft Access-Datenbank die bessere Lösung sein. Wenn Sie sich dafür entscheiden, können Sie eine Lösung entwickeln, mit der komplexe Datenmengen mit unterschiedlichen Strukturen verarbeitet werden können, ohne dass sich die Benutzer auf eine bestimmte Ansicht beschränken müssen.

Festlegen von QuickInfos oder Namen zur Verwendung durch Screenreader-Software für Steuerelemente

Beim Exportieren von Daten aus einem InfoPath-Formular nach Excel enthält jede Excel-Spaltenüberschrift in der Standardeinstellung zwei Teile: den Namen des Felds (Feld: Ein Element oder Attribut in der Datenquelle, das Daten enthalten kann. Wenn das Feld ein Element ist, kann es Attributfelder enthalten. In Feldern werden die Daten gespeichert, die in Steuerelemente eingegeben werden.) oder der Gruppe in der Datenquelle (Datenquelle: Zusammengehörige Felder und Gruppen, welche die Daten für ein InfoPath-Formular definieren und speichern. Steuerelemente im Formular sind an die Felder und Gruppen in der Datenquelle gebunden.), in der die Daten gespeichert sind, dem in Klammern eingeschlossen der zugehörige XPath (XML Path Language (XPath): Eine Sprache zum Adressieren von Teilen eines XML-Dokuments. XPath stellt darüber hinaus auch grundlegende Möglichkeiten zum Bearbeiten von Zeichenfolgen, Zahlen und booleschen Werten bereit.) folgt. Wenn ein Steuerelement über eine QuickInfo (QuickInfos: Anmerkungen, die auf dem Bildschirm angezeigt werden. Hierbei kann es sich um Informationen zu Symbolleisten-Schaltflächen, Überarbeitungen und Kommentare sowie um Fußnoten und Endnoten handeln. QuickInfos zeigen außerdem den Text an, der in einem Dokument angezeigt wird, wenn Sie ein Datum oder einen AutoText-Eintrag einfügen.) oder einen festgelegten Namen zur Verwendung durch Screenreader-Software verfügt, wird der betreffende Text anstelle des Namens des Feldes oder der Gruppe verwendet, an das bzw. die das Steuerelement gebunden (Binden: Verbinden eines Steuerelements mit einem Feld oder einer Gruppe in der Datenquelle, so dass in das Steuerelement eingegebene Daten gespeichert werden. Wenn die Bindung eines Steuerelements aufgehoben wird, ist das Steuerelement nicht mit einem Feld oder einer Gruppe verbunden, und in das Steuerelement eingegebene Daten werden somit nicht gespeichert.) ist. Dadurch wird für Benutzer im Wesentlichen ein einprägsamer Anzeigename angezeigt, ohne dass sich dies auf die Benennung von Feldern oder Gruppen in der Datenquelle auswirkt. Im Beispielformular Umsatzbericht ist z. B. das Feld Datum enthalten. Wenn Daten aus diesem Feld nach Excel exportiert werden, lautet die zugehörige Spaltenüberschrift Datum (sls:Umsatzbericht/sls:Datum). Dies ist darauf zurückzuführen, dass Datum die für dieses Feld festgelegte QuickInfo ist. Das Festlegen von QuickInfos kann auch nützlich sein, wenn die Benutzer zwischen zwei Feldern mit gleicher Bezeichnung unterscheiden müssen.

Anmerkung  Bei einigen Steuerelementen (z. B. Listenfeldern) werden keine QuickInfos angezeigt. Sie können stattdessen einen Namen angeben, der von Screenreader-Programmen verwendet wird.

Hinzufügen einer QuickInfo zu einem Steuerelement

Erstellen einer benutzerdefinierten Ansicht für das Exportieren nach Excel

Obwohl Benutzer Daten aus mehreren Formularen gleichzeitig exportieren können, können Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt jeweils nur eine Ansicht exportieren. Dies liegt daran, dass InfoPath zum Einbinden umfangreicher XML-Schemas (XML-Schema: Eine formale, in XML geschriebene Spezifikation, die die Struktur eines XML-Dokuments sowie die Elementnamen und umfangreichen Datentypen definiert, deren Elemente in Kombination auftreten können und deren Attribute für jedes Element verfügbar sind.) anhand der Datenquelle des Formulars und der Steuerelemente in der aktuellen Ansicht des Benutzers analysiert, welche Daten mit hoher Wahrscheinlichkeit vom Benutzer exportiert werden sollen. Diese Informationen werden verwendet, um den Assistenten zum Exportieren nach Excel mit Daten zu ergänzen, wobei die Benutzer die zu exportierenden Daten genau festlegen können.

Beim Entwerfen eines Formulars können Sie eine benutzerdefinierte Ansicht speziell für das Exportieren von Daten erstellen. So können Sie alle Daten, die Benutzer u. U. exportieren müssen, in einer einzigen Ansicht platzieren, ohne dass Sie die Struktur oder das Layout des Formulars ändern müssen. Die Benutzer sparen dadurch Zeit, da sie nicht Daten aus mehreren Ansichten exportieren und diese Daten anschließend aus verschiedenen Excel-Arbeitsblättern kopieren und einfügen müssen.

Erstellen einer benutzerdefinierten Ansicht für das Exportieren nach Excel

Anmerkung   Da in einem Ausdrucksfeld (Ausdrucksfeld: Ein Steuerelement in einem Formular, das schreibgeschützte Daten als Ergebnis einer Suche oder Berechnung der Daten mithilfe eines XPath-Ausdrucks anzeigt.) Daten nur angezeigt und keine Daten in der Datenquelle gespeichert werden, können die Ergebnisse eines XPath-Ausdrucks nicht nach Excel exportiert werden. Stattdessen können Sie die an die im Ausdrucksfeld verwendeten Felder gebundenen Steuerelemente in eine benutzerdefinierte Ansicht für das Exportieren nach Excel einfügen. Nach dem Exportieren der Daten können Benutzer die im Ausdrucksfeld verwendeten Berechnungen mithilfe von Formeln und Funktionen ausführen.