Alle anzeigen

Alle ausblenden

Im geschäftlichen Umfeld müssen viele Benutzer Formulare ausfüllen, z. B. Spesenabrechnungen, Zeiterfassungen, Mitarbeiterumfragen oder Versicherungsformulare. Bestimmte Benutzer sind für das Entwerfen, Verteilen und Pflegen dieser Formulare verantwortlich. Mithilfe von InfoPath, einem neuen Programm in Microsoft Office System, können Sie elektronische Formulare entwerfen und ausfüllen, z. B. die unten abgebildete Spesenabrechnung.

 Hinweis    In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass Microsoft Office InfoPath 2003 Service Pack 1 auf dem Computer installiert ist und dass die Service Pack-Features in InfoPath aktiviert wurden. Weitere Informationen über das Service Pack und das Verfahren zum Download finden Sie unter den entsprechenden Verknüpfungen im Feld Siehe auch am Anfang dieses Artikels.

Was ist InfoPath?

In InfoPath können Sie zwei Vorgänge ausführen:

• Entwerfen von Formularen  Sie können interaktive und benutzerfreundliche Formulare im Entwurfsmodus (Entwurfsmodus: Die InfoPath-Entwurfsumgebung, in der eine Formularvorlage erstellt oder geändert werden kann.) entwerfen und veröffentlichen. Mit InfoPath können Textfelder und andere übliche Steuerelemente (Steuerelement: Ein Objekt der grafischen Benutzeroberfläche (z. B. ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, eine Bildlaufleiste oder eine Befehlsschaltfläche) zur Steuerung des Programms durch den Benutzer. Mithilfe von Steuerelementen können Daten bzw. eine Auswahl angezeigt werden, bestimmte Aktionen ausgeführt sowie die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche vereinfacht werden.) in ein Formular eingefügt werden. Außerdem können Steuerelemente eingefügt werden, mit denen die Benutzer Abschnitte (Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält.) eines Formulars flexibel einfügen, entfernen, ersetzen oder ausblenden können. Das Spektrum der entworfenen Formulare reicht von einfachen Formularen zum Erfassen von Daten bis hin zu komplexen Formularen, die Teil eines umfangreicheren Geschäftsprozesses sind. InfoPath-Formulare können sowohl eigenständig als auch für die Zusammenarbeit mit vorhandenen Datenbanken oder Webdiensten entworfen werden. Formulare können an einem gemeinsamen Speicherort im Unternehmensnetzwerk veröffentlicht werden. Dort kann dann auch der Zugriff darauf erfolgen. Bei dem gemeinsamen Speicherort kann es sich um einen freigegebenen Ordner, einen Webserver oder eine Formularbibliothek (Formularbibliothek: Ein Ordner, in dem eine Sammlung von Formularen, die auf derselben Vorlage basieren, gespeichert und freigegeben sind. Jedem Formular in einer Formularbibliothek sind benutzerdefinierte Informationen zugeordnet, die im Inhaltsverzeichnis der Bibliothek angezeigt werden.) auf einer Microsoft Windows® SharePoint™ Services-Website handeln. Damit die Benutzer die Formulare ausfüllen können, muss InfoPath auf deren Computern installiert sein.
• Ausfüllen von Formularen  InfoPath-Benutzer können beim Ausfüllen der Formulare Features verwenden, die ihnen aus der Bearbeitung von Dokumenten vertraut sind. Beispielsweise können sie die Rechtschreibung in den Feldern prüfen, Formatierungen mit Format übertragen kopieren und einfügen oder auch formatierten Text und Grafiken in bestimmte Felder des Formulars einfügen. Je nach dem Entwurf des Formulars können die Benutzer ggf. Daten aus verschiedenen Formularen in einem Formular zusammenführen oder in andere Programme exportieren. Die Benutzer können Formulare auch auf ihren Computern speichern, sie offline bearbeiten und nach dem Wiederherstellen der Verbindung an das Unternehmensnetzwerk senden. Dies ist besonders für Benutzer nützlich, die über einen unterbrochenen oder begrenzten Zugriff auf Netzwerkressourcen verfügen, z. B. für Mitarbeiter, die sich häufig auf Reisen befinden.

InfoPath basiert auf XML (Extensible Markup Language) (Extensible Markup Language (XML): Eine komprimierte Form der Standard Generalized Markup Language (SGML), mit deren Hilfe Entwickler benutzerdefinierte Tags erstellen können, die eine flexible Organisation und Präsentation von Informationen ermöglichen.). Beim Entwerfen eines Formulars erstellt InfoPath eine XSN-Datei. Dabei handelt es sich um eine CAB-Datei, die Standard-XML-Dateien enthält, z. B. die Dateien für das XML-Schema (XSD) (XML-Schema: Eine formale, in XML geschriebene Spezifikation, die die Struktur eines XML-Dokuments sowie die Elementnamen und umfangreichen Datentypen definiert, deren Elemente in Kombination auftreten können und deren Attribute für jedes Element verfügbar sind.) und die XSL-Transformation (XSLT) (XSL-Transformation (XSLT): Eine Sprache, mit deren Hilfe XSL-Dokumente in andere Dokumentarten, z. B. HTML- oder XML-Dokumente, transformiert werden. Die Datei wurde für die Verwendung als Teil von XSL entwickelt.). Beim Ausfüllen von Formularen in InfoPath werden die Daten im XML-Standardformat gespeichert oder gesendet. Sie benötigen jedoch keine XML-Kenntnisse, um InfoPath-Formulare zu entwerfen und auszufüllen. Das Entscheidende am XML-Format der Formulare ist, dass die Daten in diesem Format sehr viel leichter für andere Zwecke innerhalb einer Organisation verwendet werden können. Beispielsweise können durch ein einziges InfoPath-Reiseberichtsformular XML-Daten für ein CRM-System (Customer Relationship Management), ein Nebenkassensystem und ein Reiseplanungssystem bereitgestellt werden.

Die Vorteile von InfoPath

Bei InfoPath-Formularen kann es sich um einfache und überschaubare Formulare handeln, die von mehreren Personen in einer kleinen Arbeitsgruppe zum Erfassen von Informationen verwendet werden. Beispielsweise kann ein Formular in einem 10-köpfigen Verkaufsteam verwendet werden, um Informationen über Vertreterbesuche einzugeben und gemeinsam zu nutzen. Die Daten in diesen Formularen können zu einem einzigen Zusammenfassungsbericht zusammengeführt werden, der monatlich an die Geschäftsleitung gesendet wird.

Bei InfoPath-Formularen kann es sich aber auch um anspruchsvollere Formulare handeln, die mit vorhandenen Datenbanken verbunden oder in bestehende Geschäftssysteme integriert sind. Wenn z. B. die Spesenabrechnungen in Ihrem Unternehmen mit Microsoft BizTalk® Server 2004 verwaltet werden, können die Entwickler der IT-Abteilung ein InfoPath-Spesenabrechnungsformular entwerfen, mit dem die Benutzer ihre Daten direkt an BizTalk senden. BizTalk wiederum leitet diese Daten an die entsprechende Abteilung zur Genehmigung oder Verarbeitung weiter.

In der folgenden Liste werden die wichtigsten Vorteile von InfoPath kurz erläutert:

Wiederverwendbare Daten  Dank XML müssen die in einem InfoPath-Formular gespeicherten Daten im Formular nicht gesperrt werden. Die Daten können problemlos aus dem Formular extrahiert, neu formatiert oder auf verschiedene Arten wiederverwendet werden. Diese Flexibilität können Formulardesigner dazu nutzen, Formulardaten in XML-abhängige Geschäftsprozesse zu integrieren. Außerdem entfallen zeitintensive und redundante Dateneingabeoperationen wie das Eingeben von auf Papier vorliegenden Daten in eine Datenbank oder das manuelle Kopieren von Daten zwischen Programmen.

Korrekte Daten  Nach dem Eingeben von Daten in ein InfoPath-Formular können in der Gültigkeitsprüfung (Gültigkeitsprüfung: Der Vorgang, bei dem die Richtigkeit von Daten geprüft wird. Eine Gruppe von Regeln, die auf ein Steuerelement angewendet werden können, um den Datentyp und den Datenbereich anzugeben, der von Benutzern eingegeben werden kann.) Eingabefehler ermittelt werden. Wenn das Formular mit einer Datenbank oder einem Webdienst verbunden ist, kann der Benutzer die Daten erst übermitteln, nachdem diese Fehler korrigiert wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass die erfassten Daten korrekt sind und den Vorgaben entsprechen. Die folgende Abbildung zeigt eine Fehlermeldung, die ausgegeben wird, wenn beim Ausfüllen des Formulars ein Verstoß gegen die Gültigkeitsregeln festgestellt wird.

Darüber hinaus können Sie Formeln verwenden, damit mathematische Werte automatisch berechnet werden, oder Sie aktivieren die Rechtschreibprüfung, damit die Formulare vor der Veröffentlichung auf Rechtschreibfehler geprüft werden können.

Geringe Kosten  Anders als Papierformulare, die nach jeder Änderung neu gedruckt werden müssen, können InfoPath-Formulare problemlos geändert und dann erneut veröffentlicht werden. Außerdem erkennt InfoPath Aktualisierungen an einem Formular automatisch, sodass den Benutzern immer die aktuelle Version vorliegt.

Offline-Unterstützung  Anders als bei webbasierten Formularen muss beim Ausfüllen von InfoPath-Formularen keine Verbindung mit dem Netzwerk bestehen. Die Formulare können offline ausgefüllt und später gesendet werden, wenn der Computer wieder mit dem Netzwerk verbunden ist.

Mehrere Ansichten  Sie können InfoPath-Formulare erstellen, die mehrere Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) enthalten. Um z. B. ein umfangreiches Projektstatusformular zu vereinfachen, können Sie neben der Standarddetailansicht eine Zusammenfassungsansicht der oberen Ebene erstellen. Sie können eine Regel (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) erstellen, um die Ansicht automatisch zu wechseln, wenn ein Formular geöffnet oder gesendet bzw. auf eine Schaltfläche im Formular geklickt wird. Mithilfe der in der folgenden Abbildung dargestellten Befehle aus dem Menü Ansicht können Benutzer auch selbstständig zwischen den Ansichten wechseln.

Flexible Steuerelemente  Neben den Standardsteuerelementen wie Text- und Listenfeldern enthält InfoPath eine Reihe von neuen Steuerelementen, z. B. wiederholte Tabellen (Wiederholte Tabelle: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente in einem Tabellenformat enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Zeilen einfügen.), Auswahlgruppen (Auswahlgruppe: Ein Steuerelement zur Darstellung eines Auswahlsatzes, bei dem sich die Elemente gegenseitig ausschließen. Standardmäßig enthält eine Auswahlgruppe zwei Auswahlbereiche, wobei eine dem Benutzer als Standardauswahl im Formular angezeigt wird.) und optionale Abschnitte (Optionaler Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält und in der Regel nicht standardmäßig angezeigt wird. Benutzer können optionale Abschnitte beim Ausfüllen des Formulars einfügen oder entfernen.). Mit diesen Typen von Steuerelementen können Sie flexible Formulare entwerfen, die den Anforderungen verschiedener Benutzer entsprechen. Zum Beispiel können Sie in einem Spesenabrechnungsformular eine wiederholte Tabelle verwenden, in der die Benutzer nur die tatsächlich erforderlichen Ausgaben eintragen können.

Unterstützung für Tablet PCs  Bei einem Tablet PC können Sie mit einem Eingabestift (Tablettstift: Der Stift, der mit einem Tablet PC ausgeliefert und verwendet wird, um mit einem Tablettbildschirm zu interagieren.) direkt in die Felder des Formulars schreiben. Nach einer kurzen Verzögerung wandelt InfoPath handschriftliche Eingaben automatisch in Text um. Je nach Formularentwurf können Sie auch in bestimmte Steuerelemente schreiben oder zeichnen und diese Eingabe dann mit dem Formular speichern.

Verwenden von InfoPath mit anderen Programmen

Da InfoPath Standard-XML unterstützt, ist die effektive Zusammenarbeit z. B. mit den Programmen und Technologien in der folgenden Tabelle sichergestellt.