Access 2003 umfasst eine Reihe von leistungsfähigen Tools zum schnellen Erstellen von Datenbankverwaltungssystemen. Access unterstützt eine umfangreiche formularbasierte Benutzeroberfläche und die Möglichkeit, auf Daten aus unterschiedlichen Datenquellen zuzugreifen und sie zu bearbeiten, u. a. Microsoft SQL Server™ 2000. So ist das Programm die ideale Lösung für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, die Erstellung von Berichten und die damit verbundenen Aufgaben.

Access ist jedoch nicht das einzige Produkt von Microsoft Office System, das die formularbasierte Cliententwicklung unterstützt. Microsoft Office InfoPath™ 2003 ist ein neues Microsoft Office System-Programm, durch das Teams und Organisationen auf einfache Weise umfangreiche, dynamische Formulare erstellen und mit ihnen arbeiten können. Im Gegensatz zu Access liegt der Schwerpunkt bei InfoPath auf dem Erfassen von Daten und nicht auf dem Speichern oder Erstellen von Berichten. Mit InfoPath können Sie Formulare erstellen, die leicht in eine Access- oder SQL Server-Datenbank oder (über Webdienste) in andere Back-End-Systeme integriert werden können, die XML unterstützen. Darüber hinaus können Sie mit InfoPath eine formularbasierte Lösung erstellen, mit der einzelne Formulare auf einem Server oder in einer Microsoft Windows® SharePoint™ Services-Formularbibliothek gespeichert werden können.

Wenn für Ihre Lösung eine Datenbank erforderlich ist, ersetzt InfoPath diese Datenbank nicht – vielmehr wird ein flexibles Front-End bereitgestellt, über das eine Verbindung mit der Datenbank hergestellt werden kann. Dies kann direkt (bei Access und SQL Server) oder über Webdienste erfolgen. Wenn für Ihre Lösung keine Datenbank erforderlich ist – z. B. wenn die Benutzer Formulare über E-Mail austauschen können oder Formulare mithilfe einer SharePoint-Formularbibliothek speichern und zusammenführen sollen –, ist InfoPath ebenfalls gut geeignet. In diesem Fall werden die Daten in den Formularen in eigenen XML-Dateien gespeichert.

Mit Access oder InfoPath haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Erstellen von komplexen grafischen Formularen zum Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen und Anzeigen von Daten
• Herstellen einer direkten Verbindung mit externen Datenquellen
• Einfügen einer Vielzahl von grafischen Steuerelementen in Formularen
• Drucken von Formularen und Formularentwürfen
• Sicherstellen der Richtigkeit von in Formularen eingegebenen Daten mithilfe von Regeln für die Gültigkeitsprüfung
• Exportieren oder Speichern von Daten im XML-Format

Mit beiden Produkten können Sie eine leistungstarke, dynamische und benutzerfreundliche Clientanwendung erstellen. InfoPath unterstützt das Erstellen einer komplexen und funktionellen formularbasierten Oberfläche sowie das Zugreifen auf Daten von SQL Server und dem systemeigenen Datenbankformat von Access. Sie fragen sich daher vermutlich, welches Produkt für Ihre Anforderungen beim Automatisieren von Geschäftsprozessen am besten geeignet ist.

Dieser Artikel enthält grundlegende Informationen, die Ihnen dabei helfen sollen, sich für das richtige Produkt zu entscheiden.

Die Hauptmerkmale von Access: Speichern von Daten und Erstellen von Berichten

Sie sollten Ihre Anforderungen noch einmal im Hinblick auf die Hauptunterschiede zwischen Access und InfoPath betrachten. Bei Access handelt es sich in erster Linie um eine Plattform zum Erstellen von Lösungen auf Grundlage der Verwaltung von relationalen Datenbanken. In InfoPath hingegen werden mithilfe von XML formularbasierte Lösungen für die Dateneingabe und -bearbeitung erstellt.

Dies bedeutet, dass es bei Access hauptsächlich um das Speichern und Abrufen von Daten sowie das Erstellen von Berichten geht. Access speichert Daten in themenbezogenen Tabellen. Die Daten selbst werden von einer Datenbankengine verwaltet, die Informationen abruft und die Regeln zum Sicherstellen der Datenintegrität durchsetzt. Standardmäßig wird in Access die Microsoft Jet-Datenbankengine verwendet.

Bei den meisten formularbasierten Anwendungen muss die Möglichkeit bestehen, die Daten nach der Eingabe zu speichern. In Access werden Daten, die in einem Formular eingegeben wurden, in Datenbanktabellen gespeichert. Die Datenbank sollte sorgfältig geplant und entworfen werden, bevor Sie Formulare erstellen. Dasselbe gilt für InfoPath, wenn Sie das Programm als Front-End für eine Datenbank verwenden. Bei Lösungen, für die keine Datenbank erforderlich ist, erstellt InfoPath automatisch die erforderliche Datenquelle für die Steuerelemente im Formular. Wenn Sie in einem wiederholten Abschnitt (mit einem wiederholten Abschnitt können Benutzer beim Ausfüllen des Formulars weitere Gruppen von Steuerelementen hinzufügen) eines Formulars z. B. ein Datumsauswahl- und ein Textfeld-Steuerelement einfügen, besteht die Datenquelle aus zwei Feldern in einer wiederholten Gruppe – eins mit dem Datentyp Datum (date) und das andere mit dem Datentyp Text (string).

Ein weiterer Punkt, der beachtet werden sollte, ist das Erstellen von Berichten. Für viele Anwendungen ist es erforderlich, Verkaufsdaten zusammenzufassen und zu drucken oder Daten nach Region oder Bereich zu gruppieren. In den meisten Access-Anwendungen wird die Möglichkeit zum Drucken genutzt. Mit der Berichtsfunktion in Access können Sie einfach komplexe Berichte mit einer Vielzahl von Ebenen erstellen, die Grafiken enthalten und in denen Berechnungen durchgeführt werden. Sie können so z. B. Verkaufzahlen für eine professionelle Präsentation zusammenstellen und drucken. Da es in InfoPath keine Berichtsfunktion gibt, müssen Sie dort zum Erstellen von Berichten ein anderes Programm verwenden, z. B. Access oder Microsoft Office Excel 2003.

Bei komplizierten Analysen müssen Sie möglicherweise benutzerdefinierte Abfragen erstellen, bei denen Daten aus mehreren Tabellen erfasst werden, oder die Datenbank abfragen, um eine Liste aller Produkte für einen bestimmten Lieferanten zu erstellen. In InfoPath können Sie Daten abfragen, indem Sie Beispielwerte in einem Formular eingeben, das Programm ist jedoch nicht für komplexe benutzerdefinierte Abfragen konzipiert. Access hingegen umfasst eine umfangreiche grafische Abfrageoberfläche, die Ihnen die Möglichkeit bietet, Verbindungen zwischen Tabellen mit dem Drag & Drop-Verfahren und benutzerdefinierte Abfragen mit SQL-Befehlen zu erstellen.

Die Hauptmerkmale von InfoPath: Erfassen von Daten, Entwerfen von Formularen, Unterstützung von XML

InfoPath ist in erster Linie für das Erstellen und Ausfüllen von Formularen konzipiert, mit denen Daten erfasst werden können. InfoPath kann in Ihren Lösungen keine Datenbanken ersetzen. Mithilfe von InfoPath können Daten aber in bereits vorhandenen Datenbanken erfasst werden – direkt (mit Access und SQL Server) und indirekt über Webdienste. Außerdem können Sie mit InfoPath eine Lösung erstellen, in der Formulare in einer SharePoint-Formularbibliothek oder auf einer Netzwerkfreigabe gespeichert werden. Wenn für die Daten eine Datenbanklösung erforderlich ist (d. h., wenn für datensatzbasierte Daten 1:n-Beziehungen zwischen den Tabellen benötigt werden), kann InfoPath als Datenbank-Front-End verwendet werden.

Bei Lösungen, für die keine Datenbank erforderlich ist, erstellt InfoPath auf Grundlage des Formularentwurfs automatisch ein Design und eine XML-Datenstruktur. Wenn Sie daher annehmen, dass InfoPath besser für einfachere Aufgaben bei der Formularautomatisierung geeignet ist, haben Sie vermutlich recht. Benötigen Sie hingegen eine Anwendung für eine Abteilung, bei der von mehreren Anwendungen auf die Daten zugegriffen wird, sollten Sie besser nur Access oder Access in Kombination mit InfoPath verwenden.

InfoPath beruht auf dem Industriestandard XML (Extensible Markup Language). So kann es optimal in Anwendungen integriert werden, die auf Daten im XML-Format zugreifen müssen. Wenn Sie ein Formular entwerfen, erstellt InfoPath eine Formularvorlagendatei (XSN-Datei), d. h. eine Kabinettdatei (CAB-Datei) mit der Erweiterung .xsn. Die XSN-Datei enthält Standard-XML-Dateien, z. B. XML-Schemadateien (XSD) und XSL-Transformationsdateien (XSLT). Wenn ein Formular in InfoPath ausgefüllt wird, werden die Daten in diesem Formular im XML-Format gespeichert oder abgesendet. So können Organisationen die Daten leicht an anderer Stelle weiter verwenden, z. B. in einem vorhandenen Prozess, für den XML erforderlich ist, beispielsweise bei der Spesenabrechnung.

Darüber hinaus können Sie Formulare auf Grundlage von XML-Dateien erstellen, die in der Organisation bereits verwendet werden. Wenn in Ihrer Organisation eine bestimmte XML-Schemadatei (XSD-Datei) für Bestellungen verwendet wird, können Sie auf Grundlage dieser XSD-Datei ein InfoPath-Formular für Bestellungen erstellen.

Vorteile von Access

Die Verwendung von Access bietet folgende Möglichkeiten:

• Zulassen, dass mehrere Arten von Anwendungen auf eine Datenbank zugreifen, und automatisches Erzwingen der mit der Datenbank gespeicherten Regeln.
• Erstellen von Anwendungen auf Abteilungs- oder Arbeitsgruppenebene für eine Vielzahl von Benutzern.
• Erfassen von Daten aus unterschiedlichen Datenquellen zum Drucken oder Erstellen von Berichten mithilfe einer einzigen Anwendung. Sie können z. B. Informationen aus mehreren Tabellen zusammenfassen und als Quelle für einen Bericht verwenden.
• Hinzufügen von weiteren Tabellen zu einem späteren Zeitpunkt.
• Erstellen von komplexen Ad-hoc-Berichten. Wenn Sie z. B. häufig Informationen aus unterschiedlichen Tabellen in einer Datenbank ad hoc analysieren müssen, verwenden Sie Access.
• Erstellen von gedruckten Geschäftsberichten mit einer Vielzahl von Abschnitten und Gruppierungsebenen. Wenn Sie z. B. Bestellungen nach Branche, Region und Land sortieren müssen, arbeiten Sie mit Access.
• Integrieren einer vorhanden Codebibliothek, die in der Programmiersprache Visual Basic für Applikationen (VBA) erstellt wurde.
• Bereitstellen einer Laufzeitversion der Datenbank, für die Access bei den Benutzern nicht installiert sein muss.
• Erstellen einer einfachen Webanwendung zum Anzeigen oder Bearbeiten von Daten in einer Datenbank im Intranet. Mit Access können Sie Datenzugriffsseiten erstellen. Eine Datenzugriffsseite ist eine Webseite, die direkt mit den Daten in Ihrer Datenbank verbunden ist. Mit solchen Seiten können Sie Livedaten in einer Datenbank mithilfe von Microsoft Internet Explorer anzeigen, bearbeiten, aktualisieren, filtern, gruppieren und sortieren.

Vorteile von InfoPath

Die Verwendung von InfoPath bietet folgende Möglichkeiten:

• Ausfüllen von Formularen durch Benutzer im Offlinemodus (d. h. ohne bestehenden Verbindung) und Absenden zu einem späteren Zeitpunkt.
• Erstellen einer formularbasierten Lösung, mit der Daten erfasst werden und jedes Formular in einer eigenen XML-Datei gespeichert wird.
• Abrufen von Daten aus mehreren Datenquellen, um sie in einem Formular anzuzeigen und zu bearbeiten.
• Direktes Speichern von Formularen in einer Formularbibliothek in Windows SharePoint Services.
• Erstellen von Formularen, die die Benutzer per E-Mail austauschen können.
• Erstellen eines Formulars, das mit einer Access- oder SQL-Serverdatenbank verbunden ist, ohne programmieren zu müssen.
• Erstellen eines mit einem Webdienst verbundenen Formulars, ohne zu programmieren.
• Automatisieren eines in Papierform vorhandenen Formulars, ohne eine Datenbank zu erstellen oder zu programmieren.
• Verwenden von vorhandenen XML-Schemas als Grundlage für Formulare.
• Verwenden von strukturierten Daten in Form von XML zum Optimieren von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen oder zur Integration mit Microsoft Biztalk® Server 2004.
• Erstellen von Formularen mit 1:n-Beziehungen zum Automatisieren von vorhandenen manuellen Prozessen oder zum Erweitern einer vorhandenen Anwendung, für die nicht Access verwendet wird.

Kombinieren von InfoPath und Access

Die Vorteile von InfoPath und Access können in einer Lösung kombiniert werden, in der InfoPath als formularbasiertes Front-End für eine Access-Datenbank verwendet wird.

Gemeinsam können InfoPath und Access eine Lösung bereitstellen, bei der die Daten in einer relationalen Datenbank gespeichert werden, während die Benutzer offline Formulare ausfüllen. Außerdem können Verbindungen mit einer Vielzahl von Datenquellen hergestellt und Webdienste verwendet werden, und es werden unterschiedliche Workflow-Szenarien unterstützt, z. B. mehrmaliges Senden von Formularen per E-Mail.

Sie können ein InfoPath-Formular als primäre Datenquelle (zum Bearbeiten und Hinzufügen von Datensätzen in der Datenbank) oder als sekundäre Datenquelle (z. B. zum Ausfüllen der Optionen in einem Listenfeld) mit einer Access-Datenbank verbinden. In beiden Fällen ist das Herstellen der Verbindung sehr einfach: In InfoPath geben Sie mit einem Assistenten die Tabellen und Abfragen in der Datenbank an, mit der das Formular arbeiten soll. InfoPath erstellt dann automatisch ein Formular auf der Grundlage der Datenbank. Im Formular werden u. a. die Beziehungen zwischen den Tabellen, die Regeln für die Gültigkeitsprüfung und die Datentypen der Spalten berücksichtigt.

Die Benutzer können dann mithilfe des InfoPath-Formulars Datensätze in der Datenbank abfragen, diese Datensätze ändern und neue Datensätze hinzufügen. Da mit dem Formular zum einen Daten an die Access-Datenbank gesendet werden können, das Formular zum anderen aber auch als eigenständige XML-Datei gespeichert werden kann, haben die Benutzer die Möglichkeit, das Formular offline auszufüllen und die Daten später online abzusenden.

Weitere Informationen zur gemeinsamen Verwendung von InfoPath und Access finden Sie in den folgenden Artikeln:

Anleitung: Verbinden eines InfoPath-Formulars mit einer Access-Datenbank

Entwerfen eines an eine Datenbank gebundenen Formulars