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In Geschäftsumgebungen müssen fast alle Menschen Formulare ausfüllen, z. B. Spesenabrechnungen, Stechkarten, Mitarbeiterumfragen oder Versicherungsformulare, während andere für das Entwerfen, Verteilen und Verwalten dieser Formulare verantwortlich sind. Sie können InfoPath, ein neues Programm im Microsoft Office-System, verwenden, um elektronische Formulare zu entwerfen und auszufüllen, z. B. die unten dargestellte Spesenabrechnung.

Was ist InfoPath?

In InfoPath gibt es zwei grundlegende Arbeitsschritte:

• Entwerfen von Formularen   Im Entwurfsmodus (Entwurfsmodus: Die InfoPath-Entwurfsumgebung, in der eine Formularvorlage erstellt oder geändert werden kann.) können Sie interaktive, benutzerfreundliche Formulare entwerfen und veröffentlichen. Zusätzlich zum Einfügen von Standard-Steuerelementen (Steuerelement: Ein Objekt der grafischen Benutzeroberfläche (z. B. ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, eine Bildlaufleiste oder eine Befehlsschaltfläche) zur Steuerung des Programms durch den Benutzer. Mithilfe von Steuerelementen können Daten bzw. eine Auswahl angezeigt werden, bestimmte Aktionen ausgeführt sowie die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche vereinfacht werden.) in Formularen können Sie in InfoPath flexible Steuerelemente einfügen, mit denen Sie Formularabschnitte hinzufügen, entfernen oder ausblenden können. Sie können unterschiedlichste Formulare entwerfen, von einfachen Formularen zur Datenerfassung bis hin zu komplexen Formularen, die Teil eines umfangreicheren Geschäftsprozesses sind. Sie müssen keine Kenntnisse in der Programmierung oder im Schreiben von Skripts besitzen, um ein effizientes Formular zu entwerfen. Wenn Sie jedoch Skripts schreiben können, können Sie in den Formularen Microsoft JScript (JScript: Eine interpretierte objektbasierte Skriptsprache, mit Anlehnungen an C, C++ und Java. Hierbei handelt es sich um die Implementierung von Microsoft der Sprachspezifikation ECMA 262.) oder Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) (Visual Basic Scripting Edition (VBScript): Eine Untermenge des Microsoft Visual Basic-Programmiersystems. Mindestens Microsoft Internet Explorer 3 sowie andere Webbrowser können in HTML-Seiten eingebettete VBScript-Programme lesen.) verwenden, indem Sie im Entwurfsmodus auf den Microsoft Script-Editor (MSE) (Microsoft Script Editor [MSE]: Eine Programmierumgebung, die zum Erstellen, Bearbeiten und Debuggen von Microsoft JScript- oder Microsoft VBScript-Code in einem InfoPath-Formular verwendet wird.) zugreifen.
• Ausfüllen von Formularen   Benutzer, die InfoPath auf Ihrem Computer installiert haben, können Formulare mit vertrauten, dokumentartigen Features ausfüllen, z. B. der Rechtschreibprüfung und Rich Text-Formatierungen. Je nach Entwurf des Formulars haben Benutzer möglicherweise auch die Option, Daten aus mehreren Formularen in einem einzelnen Formular zusammenzuführen oder Daten in andere Programme zu exportieren. Die Formulare können auch auf dem Computer gespeichert, offline bearbeitet und dann, nach Wiederherstellung der Verbindung, an das Firmennetzwerk gesendet werden. Dies ist für Personen besonders nützlich, die nur über zeitweisen oder eingeschränkten Zugriff auf Netzwerkressourcen verfügen, z. B. Mitarbeiter, die häufig Dienstreisen unternehmen.

InfoPath beruht auf dem bewährten Standard XML (Extensible Markup Language) (Extensible Markup Language (XML): Eine komprimierte Form der Standard Generalized Markup Language (SGML), mit deren Hilfe Entwickler benutzerdefinierte Tags erstellen können, die eine flexible Organisation und Präsentation von Informationen ermöglichen.). Wenn Sie ein Formular entwerfen, erstellt InfoPath eine Formularvorlagendatei (Formularvorlage: Eine Datei oder eine Reihe von Dateien in InfoPath, welche die Datenstruktur, die Darstellung und das Verhalten eines Formulars definieren.) (.xsn), d. h. eine CAB-Datei mit der Erweiterung .xsn. Die XSN-Datei enthält XML-Standarddateien, z. B. XSD-Dateien (XML Schema) (XML-Schema: Eine formale, in XML geschriebene Spezifikation, die die Struktur eines XML-Dokuments sowie die Elementnamen und umfangreichen Datentypen definiert, deren Elemente in Kombination auftreten können und deren Attribute für jedes Element verfügbar sind.) und XSLT-Dateien (XSL Transformation) (XSL-Transformation (XSLT): Eine Sprache, mit deren Hilfe XSL-Dokumente in andere Dokumentarten, z. B. HTML- oder XML-Dokumente, transformiert werden. Die Datei wurde für die Verwendung als Teil von XSL entwickelt.). Beim Ausfüllen eines Formulars in InfoPath werden die Daten in dem Formular im XML-Format gespeichert oder gesendet. Auf diese Weise können die Daten von der Organisation an anderer Stelle problemlos wiederverwendet werden, etwa in einem vorhandenen XML-basierenden Prozess, z. B. einem Spesenabrechnungsprozess.

Sie müssen jedoch keine XML-Kenntnisse besitzen, um ein InfoPath-Formular entwerfen oder ausfüllen zu können. Wichtig ist, dass erfasste Daten aufgrund des XML-Formats leicht zu einem anderen Zweck verwendet oder gemeinsam genutzt werden können.

Tipp

Vorteile von InfoPath

InfoPath-Formulare können unkompliziert und einfach sein und von wenigen Personen in einer kleinen Arbeitsgruppe verwendet werden. Ein zehnköpfiges Vertriebsteam kann beispielsweise InfoPath verwenden, um Informationen in Verkaufsformularen auszufüllen und gemeinsam zu nutzen. Solche Formulare können an einem gemeinsamen Speicherort im Firmennetzwerk veröffentlicht und dort abgerufen werden, z. B. in einer Formularbibliothek (Formularbibliothek: Ein Ordner, in dem eine Sammlung von Formularen, die auf derselben Vorlage basieren, gespeichert und freigegeben sind. Jedem Formular in einer Formularbibliothek sind benutzerdefinierte Informationen zugeordnet, die im Inhaltsverzeichnis der Bibliothek angezeigt werden.), die sich auf einer Microsoft Windows® SharePoint™ Services-Site befindet. Das Verkaufsformular kann auch so entworfen werden, dass die Daten direkt an eine vorhandene Datenbank mit Kundeninformationen gesendet werden.

InfoPath-Formulare können auch komplexere Formen aufweisen und in die vorhandenen Geschäftsprozesse einer großen Organisation eingebunden sein. Wenn ein Unternehmen z. B. Microsoft BizTalk® Server für die Verwaltung der Spesenabrechnung verwendet, können die Entwickler in der IT-Abteilung des Unternehmens ein InfoPath-Spesenforderungsformular entwerfen, in dem die Daten an BizTalk gesendet werden, das diese an die verantwortliche Abteilung zur Genehmigung oder Bearbeitung weiterleitet.

In der folgenden Liste werden einige der wichtigsten Vorteile von InfoPath skizziert:

• Wiederverwendbare Daten  Dank XML müssen die in InfoPath-Formularen gespeicherten Daten nicht auf ewig in dem Formular eingeschlossen sein, stattdessen können sie problemlos von dem Formular getrennt und neu formatiert oder auf unterschiedliche Weise wiederverwendet werden. Auf diese Weise können Formularentwickler Formulardaten in vorhandene Geschäftsprozesse integrieren. Außerdem wird der Umfang zeitaufwendiger Aufgaben, z. B. der Neueingabe der Daten oder des Kopierens der Daten von einem Dokument in ein anderes, verringert.
• Genaue Daten   Wenn ein Benutzer ein InfoPath-Formular ausfüllt, können die eingegebenen Daten auf Fehler in der Gültigkeitsprüfung (Gültigkeitsprüfung: Der Vorgang, bei dem die Richtigkeit von Daten geprüft wird. Eine Gruppe von Regeln, die auf ein Steuerelement angewendet werden können, um den Datentyp und den Datenbereich anzugeben, der von Benutzern eingegeben werden kann.) überprüft werden. Wenn das Formular mit einer Datenbank oder einem Webdienst verbunden ist, können Benutzer die Daten erst senden, wenn diese Fehler behoben wurden. So wird sichergestellt, dass die erfassten Daten genau und fehlerfrei sind sowie die von Ihnen festgelegten Standards erfüllen.

  

• Geringer Verwaltungsaufwand   Anders als Formulare auf Papier, die bei Änderungen neu gedruckt werden müssen, können InfoPath-Formulare im Entwurfsmodus problemlos geändert und dann schnell neu veröffentlicht werden. Außerdem erkennt InfoPath automatisch, wenn ein Formular aktualisiert wurde, sodass die Benutzer stets über die aktuelle Version verfügen.
• Unterstützung für Offlinearbeit  Anders als webbasierte Formulare müssen InfoPath-Formulare nicht ausgefüllt werden, während der betreffende Benutzer mit einem Netzwerk verbunden ist. Die Benutzer können Formulare offline ausfüllen und später senden, wenn sie wieder online sind.
• Mehrere Ansichten  InfoPath-Formulare können mit mehreren Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) erstellt werden. Um z. B. ein längeres Formular zu Projektstatus benutzerfreundlicher zu gestalten, können Sie zusätzlich zur Detailansicht eine zusammenfassende Ansicht als Übersicht erstellen. Die Benutzer können mit den Befehlen im Menü Ansicht zwischen den Ansichten wechseln.

  

• Flexible Steuerelemente  Zusätzlich zu den Standardsteuerelementen, z. B. Textfeldern und Listenfeldern, enthält InfoPath auch eine Anzahl neuer Steuerelemente, z. B. wiederholte Tabellen (Wiederholte Tabelle: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente in einem Tabellenformat enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Zeilen einfügen.) und optionale Abschnitte (Optionaler Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält und in der Regel nicht standardmäßig angezeigt wird. Benutzer können optionale Abschnitte beim Ausfüllen des Formulars einfügen oder entfernen.). Mit diesen Typen von Steuerelementen können Sie flexible Formulare erstellen, die an die Bedürfnisse der Benutzer angepasst sind. In einem Spesenabrechnungsformular können Sie z. B. eine wiederholte Tabelle verwenden, um es Benutzern zu ermöglichen, nur so viele Ausgabeposten wie nötig einzugeben.

  

• Unterstützung für Tablet PCs  In InfoPath können Sie Formulare für Tablet PC-Benutzer entwerfen. Insbesondere können Sie im Formular spezielle Steuerelemente, so genannte Steuerelemente für eine Freihandzeichnung, einfügen. Tablet PC-Benutzer können in diesen Steuerelementen dann handgeschriebene Wörter oder Zeichnungen hinzufügen.

Zusammenarbeit von InfoPath mit anderen Programmen

Da InfoPath den Brachenstandard XML unterstützt, kann das Programm effizient mit anderen Programmen und Technologien zusammenarbeiten, einschließlich der in der folgenden Tabelle aufgeführten.