Informationen zum Importieren von oder Verknüpfen mit Daten

In einigen Fällen kommt es vor, dass die Daten, die Sie in Ihrer Microsoft Office Access 2007-Datenbank verwenden möchten, bereits in einem anderen Format oder in einer separaten Office Access 2007-Datenbank vorhanden sind. Es sind z. B. möglicherweise Informationen in einer Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappe oder in einer Windows SharePoint Services 3.0-Liste gespeichert. Um diese Daten in Office Access 2007 zu verwenden, können Sie sie entweder importieren oder eine Verknüpfung zu ihnen herstellen. Beim Kopieren von Daten wird eine Kopie der Daten in einer Tabelle Ihrer Datenbank platziert. Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten herstellen, verbleiben die Daten im ursprünglichen Format, und Sie können direkt über Office Access 2007 auf sie zugreifen, als handele es sich um eine interne Tabelle, mit Ausnahme der in Abschnitt Verknüpfen mit Daten in einem anderen Format vermerkten Ausnahmen.

Was möchten Sie tun?


Importieren von Daten

Beim Importieren von Daten wird eine Kopie dieser Daten in eine neue oder vorhandene Tabelle platziert, ohne die Quelldatei zu ändern. Sie können Daten aus einem Office Excel 2007-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer Windows SharePoint Services 3.0-Liste oder aus einer Vielzahl anderer Quellen importieren. Zum Importieren von Daten wählen Sie normalerweise die Befehle aus der Gruppe Externe Daten auf der Registerkarte Externe Daten aus.

Falls Sie eine Vorlage verwenden, die Sie von Access aus geöffnet oder von der Microsoft Office Online-Website heruntergeladen haben, wird in der Vorlage möglicherweise eine Schaltfläche angezeigt, die Sie zum Importieren von Daten verwenden können. Einige Vorlage enthalten z. B. ein Formular Kontaktliste mit der Schaltfläche Aus Outlook hinzufügen, die Sie dazu verwenden können, Kontakte direkt aus Office Outlook 2007 zu importieren.

Importieren von Daten in eine vorhandene Tabelle

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche und anschließend auf Neu.
  1. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf den Befehl für den Dateityp, den Sie importieren. Wenn Sie z. B. Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn die gewünschte Programmart nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weiter.

Das Dialogfeld Externe Daten wird geöffnet.

 Hinweis   Wenn Sie unter Importieren nicht den richtigen Formattyp finden, müssen Sie ggf. das Programm starten, mit dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm zum Speichern der Daten in einem häufig verwendeten Dateiformat (wie eine durch Trennzeichen getrennte Textdatei (Textdatei mit Trennzeichen: Eine Datei, die Daten enthält, bei denen einzelne Feldwerte durch ein Zeichen [z. B. ein Komma oder einen Tabulator] getrennt sind.)) verwenden, bevor Sie diese Daten in Access importieren können.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten entweder auf Durchsuchen, um die Quelldatendatei zu suchen, oder geben Sie in das Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.
  2. Klicken Sie unter Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten auf die gewünschte Option. Sie können eine neue Tabelle erstellen, die die importierten Daten verwendet, die Daten einer bereits vorhandenen Tabelle hinzufügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die weiterhin eine Verknüpfung mit der Datenquelle enthält.

Bei den meisten Dateiformaten wird ein Assistent gestartet. Wenn Sie jedoch aus einer Access-Datenbank importieren, wird das Dialogfeld Objekt importieren geöffnet. Treffen Sie im Dialogfeld Ihre Auswahl, und wechseln Sie dann zu Schritt 8. Wechseln Sie andernfalls zu Schritt 6.

  1. Befolgen Sie die Anweisungen auf den nächsten Seiten des Assistenten. Der genaue Vorgang hängt von den ausgewählten Importoptionen ab.
  2. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.
  3. Auf der letzten Seite des Assistenten werden Sie möglicherweise dazu aufgefordert, die Details dieser Importschritte zu speichern. Wenn Sie damit rechnen, dass Sie dieselben Importschritte auch zukünftig ausführen werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Importschritte speichern, geben Sie die Details ein, und klicken Sie dann auf Import speichern. Sie können den Vorgang dann zu einem späteren Zeitpunkt problemlos wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Gespeicherte Importe klicken. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Weitere Informationen zum Importieren von Daten in Access finden Sie in den Artikeln Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe, Importieren von oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste, Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer anderen Access-Datenbank, oder klicken Sie auf die Verknüpfungen zu den Artikeln im Abschnitt Siehe auch.

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Importieren von Adressbuchdaten aus Outlook

Einige Vorlagen enthalten das Formular Kontaktliste mit der Schaltfläche Aus Outlook hinzufügen. Sie können die Schaltfläche Aus Outlook hinzufügen verwenden, um Kontakte direkt aus dem Adressbuch in Outlook zu importieren.

  1. Klicken Sie auf dem Formular auf die Schaltfläche Aus Outlook hinzufügen.
  2. Wird das Dialogfeld Profil auswählen angezeigt, wählen Sie einen Profilnamen aus, und klicken Sie dann auf OK.

 Hinweis   Folgende Meldung wird möglicherweise angezeigt: Ein Programm versucht auf E-Mail-Adressen zuzugreifen, die Sie in Outlook gespeichert haben. Möchten Sie das zulassen? Falls dies unerwartet eintritt, könnte es sich um einen Virus handeln, und Sie sollten "Nein" auswählen. Wenn diese Meldung angezeigt wird, und Sie mehrere Kontakte auswählen möchten, sollten Sie das Kontrollkästchen Zugriff gewähren für und dann einen kurzen Zeitraum (z. B. 5 Min.) auswählen. Auf diese Weise gewähren Sie Zugriff auf die in Outlook gespeicherten E-Mail-Adressen nur für den angegebenen Zeitraum. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben.

  1. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Hinzuzufügende Namen auswählen auf die hinzuzufügenden Namen, und klicken Sie dann auf OK.

Die Namen werden dem Formular hinzugefügt.

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Verknüpfen von Daten in einem anderen Format oder einer anderen Datenbank

Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten in einem anderen Format herstellen, werden die Daten weiterhin im ursprünglichen Format gespeichert, und sie werden als verknüpfte Tabelle in Ihrer Datenbank angezeigt. Bei den meisten Dateiformaten bedeutet das, dass Sie die Daten entweder mithilfe von Office Access 2007 oder mit dem ursprünglichen Programm, das die Daten erstellt hat, anzeigen und ändern können, da beide Programme dieselben physischen Daten verwenden. Sie können jedoch keine verknüpften Daten ändern, die in Excel mithilfe von Office Access 2007  gespeichert wurden. Sie können lediglich die Daten anzeigen. Sie müssen Excel verwenden, um die Daten zu ändern.

Erstellen einer verknüpften Tabelle

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche und anschließend auf Neu.
  1. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf den Befehl für den Dateityp, den Sie importieren möchten. Klicken Sie auf Excel, wenn Sie z. B. eine Verknüpfung zu Daten in einem Excel-Arbeitsblatt herstellen möchten. Wenn die gewünschte Programmart nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weiter.

Das Dialogfeld Externe Daten wird geöffnet.

 Hinweis   Wenn Sie unter Importieren nicht den richtigen Formattyp finden, müssen Sie das Programm starten, mit dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm zum Speichern der Daten in einem häufig verwendeten Dateiformat (wie eine durch Trennzeichen getrennte Textdatei (Textdatei mit Trennzeichen: Eine Datei, die Daten enthält, bei denen einzelne Feldwerte durch ein Zeichen [z. B. ein Komma oder einen Tabulator] getrennt sind.)) verwenden, bevor Sie zu diesen Daten in Access eine Verknüpfung herstellen können.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten entweder auf Durchsuchen, um die Quelldatendatei zu suchen, oder geben Sie in das Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.

Bei den meisten Dateiformaten wird ein Assistent gestartet. Wenn Sie jedoch eine Verknüpfung zu Daten in einer Access-Datenbank herstellen, wird das Dialogfeld Tabellen verknüpfen geöffnet . Treffen Sie im Dialogfeld Ihre Auswahl, und wechseln Sie dann zu Schritt 8. Wechseln Sie andernfalls zu Schritt 5.

  1. Klicken Sie unter Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten auf Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen. Beachten Sie, dass in Access eine Verknüpfung nur zu bestimmten Dateiformaten hergestellt werden kann, sodass diese Option für Ihr Dateiformat u. U. nicht verfügbar ist.
  2. Befolgen Sie die Anweisungen auf den nächsten Seiten des Assistenten. Der genaue Vorgang hängt von der ausgewählten Verknüpfungsoption ab.
  3. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

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Zutreffend für:
Access 2007