Zur besseren Verwaltung Ihrer Aufgabenliste können Sie Outlook-Aufgaben anpassen. Sie können Erinnerungen hinzufügen, die Statusverfolgung verwenden, Terminserien erstellen und Aufgaben kategorisieren.
Was möchten Sie tun?
Einrichten einer Aufgabe als Serie
Sie können eine Aufgabenserie auf bestimmte Daten festlegen oder Aufgaben mit einem festgelegten Zeitpunkt zwischen Terminen erstellen.
Worin besteht der Unterschied zwischen einer Aufgabenserie und einer neu erstellten Aufgabe?
Wenn Sie über eine Aufgabe mit festen, regelmäßigen Zeiten verfügen wie beispielsweise das Senden eines Statusberichts jeden Freitagnachmittag an Ihren Vorgesetzten, verwenden Sie Aufgabenserien.
Die Verwendung neu erstellter Aufgaben empfiehlt sich, wenn die nächste Erinnerung für eine Aufgabe erst festgelegt werden soll, nachdem die vorhergehende Aufgabe als erledigt markiert wurde. Wenn Sie beispielsweise eine neu erstellte monatliche Aufgabe heute als erledigt markieren, wird der nächste Termin erstellt und ist in einem Monat ab heute fällig.
- Klicken Sie in einer geöffneten Aufgabe auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Serie.
- Klicken Sie im Dialogfeld Aufgabenserie auf die Häufigkeit (Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich), mit der die Aufgabe ausgeführt werden soll, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
- Festlegen, dass die Aufgabe in bestimmten Abständen ausgeführt wird Wählen Sie im Abschnitt Serienmuster die Optionen für das gewünschte Häufigkeitsintervall aus. Wenn Sie die Option Neue Aufgabe erstellen aktivieren, wird die Aufgabe nicht in regelmäßigen Zeitabständen ausgeführt.
- Festlegen, dass die Aufgabe nach dem Datum der Erledigung erneut ausgeführt wird Wählen Sie die Option Neue Aufgabe erstellen aus, und geben Sie in dem Feld den Zeitraum ein, nach dem eine neue Aufgabe erstellt werden muss.
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Hinzufügen einer Erinnerung
Sie können den Zeitpunkt anpassen, zu dem Erinnerungen angezeigt werden sollen, und auch festlegen, ob die Erinnerung mit der Wiedergabe eines Sounds verbunden sein soll.
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- In der Ansicht "Aufgaben" Klicken Sie auf die Aufgabe, der Sie eine Erinnerung zuordnen möchten. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Zur Nachverfolgung und dann auf Erinnerung hinzufügen.
Als Alternative können Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken, anschließend auf Zur Nachverfolgung und dann auf Erinnerung hinzufügen klicken.
- In einer geöffneten Aufgabe Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung.
- Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein, an bzw. zu dem die Erinnerung angezeigt werden soll.
- Wenn Sie einen benutzerdefinierten Sound angeben möchten, der zusammen mit der Erinnerung wiedergegeben werden soll, klicken Sie auf
und anschließend auf Durchsuchen. Wählen Sie die wiederzugebende Audiodatei aus, klicken Sie auf Öffnen und dann auf OK. Damit wird der Erinnerungssound nur für diese Aufgabe geändert.
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Überwachen des Aufgabenfortschritts
Sie können den Fortschritt in Bezug auf die Fertigstellung der einzelnen Outlook-Aufgaben überwachen.
- Klicken Sie in einer geöffneten Aufgabe auf die gewünschten Optionen in den Feldern Status, Priorität und % erledigt, oder geben Sie Werte in diesen Feldern ein.
Zwischen den Feldern Status und % erledigt besteht eine Verknüpfung. Wenn Sie den Wert in einem Feld ändern, wird der Wert im anderen Feld entsprechend geändert.
| Status |
% abgeschlossen |
Nicht begonnen |
0 |
In Bearbeitung |
1-99 |
Erledigt |
100 |
Warten auf jemand anderen |
0-100 |
Zurückgestellt |
0-100 |
Tipp Sie können eine E-Mail-Nachricht mit dem in den vorstehenden Feldern angegebenen Status senden. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Statusbericht senden. Eine neue Nachricht wird geöffnet, der Sie unterstützende Details zum Fortschritt der Aufgabe hinzufügen können.
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Zuweisen von Farbkategorien
Das Zuweisen von Farbkategorien erleichtert es Ihnen, ähnliche oder verwandte Aufgaben nachzuverfolgen oder aber Aufgaben mit anderen kategorisierten Outlook-Elementen, z. B. Kontakten oder E-Mail-Nachrichten, zu verknüpfen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- In der Ansicht "Aufgaben" Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren und dann auf die gewünschte Farbe. Wenn Sie weitere Farbkategorien anzeigen möchten, klicken Sie auf Alle Kategorien.
- In einer geöffneten Aufgabe Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren und dann auf die gewünschte Farbe. Wenn Sie weitere Farbkategorien anzeigen möchten, klicken Sie auf Alle Kategorien.
Wenn Sie eine Farbkategorie zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, einen aussagekräftigen Namen einzugeben.
Tipp Wenn Sie alle einem Element zugewiesenen Farbkategorien entfernen möchten, klicken Sie in der geöffneten Aufgabe mit der rechten Maustaste auf die Farbe oder den Namen einer Farbkategorie, und klicken Sie dann auf "Name der Kategorie" löschen oder auf Alle Kategorien löschen.
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Verknüpfen von Aufgaben mit einem Kontakt
Wenn eine Person oder ein Unternehmen aus Ihren Kontakten an einer Aufgabe beteiligt ist, können Sie eine Verknüpfung mit dem betreffenden Kontakt erstellen.
Hinweis Die Kontaktlinks müssen aktiviert sein.
Wie werden Kontaktlinks aktiviert?
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
- Klicken Sie auf Optionen.
- Klicken Sie auf Kontakte.
- Aktivieren Sie unter Verknüpfen das Kontrollkästchen Mit dem aktuellen Element verknüpfte Kontakte anzeigen.
- Klicken Sie in einer geöffneten Aufgabe unten im Fenster auf Kontakte, anschließend auf einen Kontakt und dann auf OK.
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Markieren von Aufgaben als privat
- Klicken Sie in einer geöffneten Aufgabe auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Kategorien auf Privat.
Nachverfolgen von Reisekilometern, Stunden und Abrechnungsinformationen
- Klicken Sie in einer geöffneten Aufgabe auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Anzeigen auf Details. Geben Sie die gewünschten Informationen in den Textfeldern ein.
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