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Mit Business Contact Manager für Outlook 2007 können Sie und Ihre Mitarbeiter die Geschäftsdaten freigeben, die für Sie alle wichtig sind. Die in Firmen (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.), Geschäftskontakten (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.), Verkaufschancen (Verkaufschance: Die Chance, das Produkt oder die Dienstleistung an eine Firma oder einen Geschäftskontakt zu verkaufen.) oder Geschäftsprojekten (Geschäftsprojekt: Ein Projekt, das in Business Contact Manager für Outlook erstellt wird. Ein Geschäftsprojekt besteht aus einer oder mehreren Projektaufgaben.) enthaltenen Informationen werden in der Business Contact Manager-Datenbank (Business Contact Manager-Datenbank: Die Datenbank, die Informationen zu Konten, Geschäftskontakten, Verkaufschancen, Geschäftsprojekten und anderen Elementen enthält.) als Datensätze (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) aufbewahrt. Der Ersteller dieser Datenbank ist gleichzeitig der Datenbankbesitzer (Datenbankbesitzer: Die Person, die die Datenbank erstellt hat. Sie verfügt über Vollzugriff, der das Erteilen von Zugriffsberechtigungen und das Löschen von Datensätzen einschließt. Nach dem Wiederherstellen einer Datenbank wird der Benutzer, der die Wiederherstellung durchgeführt hat, zum Besitzer der Datenbank.) und kann anderen Benutzern im gleichen Netzwerk den Zugriff gewähren oder verweigern.

 Hinweis   Alle zwischen der freigegebenen Datenbank (Freigegebene Datenbank: Eine Datenbank, die für andere Benutzer freigegeben ist. Diese Benutzer erstellen ihre eigene lokale Kopie, die regelmäßig mit der freigegebenen Datenbank synchronisiert wird.) und der lokalen Datenbank (lokale Datenbank: Eine lokale Kopie einer freigegebenen Remotedatenbank, mit der Sie auf dem Computer arbeiten und die regelmäßig mit der Remotedatenbank synchronisiert wird.) übermittelten Daten werden verschlüsselt, um ein höheres Maß an Sicherheit zu erzielen.

 Tipp   Der Datenbankbesitzer kann die Datenbank nur für Mitarbeiter freigeben, deren Computer sich im gleichen Netzwerk, in der gleichen Arbeitsgruppe oder in der gleichen Domäne befinden. Vernetzte Computer können einander "sehen", was bedeutet, dass Mitarbeiter auf Ordner, Dateien und Drucker auf den jeweils anderen Computern zugreifen können, sofern der Ordner, die Datei oder der Drucker freigegeben wurde. Die Computer sind entweder drahtlos oder mithilfe eine physischen Verbindung vernetzt. Weitere Informationen über Vernetzung und das Freigeben von Dateien finden Sie in Windows-Hilfe und Support.

• Gewähren oder Verweigern des Zugriffs auf meine Datenbank durch andere Benutzer

• Zugreifen auf eine freigegebene Datenbank

Gewähren oder Verweigern des Zugriffs auf meine Datenbank durch andere Benutzer

Wenn Sie der Datenbankbesitzer sind, können Sie ausgewählten Benutzern, die bereits Zugriff auf Ihren Computer haben oder Mitglieder Ihrer Domäne (Domäne: In Active Directory, eine Sammlung von Computer-, Benutzer- und Gruppenobjekten, die vom Administrator definiert wurden. Diese Objekte nutzen eine gemeinsame Verzeichnisdatenbank sowie gemeinsame Sicherheitsrichtlinien und Sicherheitsbeziehungen mit anderen Domänen.) sind, den Zugriff auf Ihre Datenbank gewähren. Sie können auch den Assistenten zum Freigeben von Datenbanken verwenden, wenn Sie die Benutzer ändern möchten, die Zugriff auf die Business Contact Manager-Datenbank haben.

 Hinweis   Die Computer der Benutzer können Mitglieder der gleichen Arbeitsgruppe oder des gleichen Netzwerks sein. Zum Freigeben der Datenbank ist keine Domäne erforderlich.

Benutzer, die Zugriff auf die Datenbank haben, können Datensätze (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) aktualisieren, neue Datensätze erstellen und Datensätze in den Ordner Gelöschte Objekte (Ordner "Gelöschte Elemente": Ein Ordner, in dem die vom Benutzer gelöschten Elemente gespeichert werden. Nur der Datenbankbesitzer kann diese Elemente dauerhaft löschen.) verschieben. Sie können jedoch keine Datensätze dauerhaft löschen.

Als Datenbankbesitzer können Sie Folgendes:

• Bestimmen, ob die Datenbank für andere freigegeben werden soll
• Zugriff auf Ihre Datenbank gewähren oder verweigern
• Die Benutzer ändern, die Zugriff auf die Datenbank haben
• Die Datenbank löschen
• Die Datenbank sichern
• Eine Datenbank wiederherstellen, die vorher gesichert wurde
• Einen Datensatz durch Leeren des Ordners Gelöschte Objekte endgültig löschen

   Hinweis   Jeder Benutzer kann einen Datensatz aus dem Ordner Gelöschte Objekte wiederherstellen

• Nach Fehlern suchen und die Datenbank reparieren

Wenn Sie Administrator (Administrator: Die Person, die für die Verwaltung eines Windows-Computers verantwortlich ist. Der Administrator ist für die Installation der Software, die Zuweisung von Kennwörtern und die Verwaltung von Dateien verantwortlich.) für den Computer oder die Domäne sind, können Sie:

• Dem Computer oder der Domäne neue Benutzer hinzufügen
• Auf jede freigegebene Datenbank auf diesem Computer oder in dieser Domäne, u. a. von anderen erstellte Datenbanken, zugreifen

 Tipp   Zum Verschieben einer Datenbank sichern Sie zuerst die Business Contact Manager-Daten und stellen sie dann auf dem Zielcomputer wieder her.

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So gewähren oder verweigern Sie den Zugriff auf Ihre Business Contact Manager-Datenbank

1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Datenbanktools, und klicken Sie dann auf Datenbank freigeben.
2. Führen Sie den Assistenten Datenbank freigeben aus.

  Hinweise  

• Wenn Sie jedoch nur einigen Benutzern den Zugriff gewähren oder verweigern möchten, wählen Sie Ich möchte meine Daten freigeben, und gehen Sie dann auf der Seite Benutzer auswählen wie folgt vor:
  • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen der Benutzer, für die Sie die Business Contact Manager-Datenbank freigeben möchten.
  • Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen von Benutzern, die nicht auf die Datenbank zugreifen können sollen.
  • Wenn Sie einer Person den Zugriff gewähren möchten, die von einem anderem Computer aus die Verbindung zur freigegebenen Datenbank herstellt, klicken Sie im Assistenten zum Freigeben von Datenbanken auf Ich möchte meine Daten freigeben, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für Benutzer, die auf anderen Computern in meinem Netzwerk arbeiten. Zum Hinzufügen eines neuen, noch nicht in der Liste befindlichen Benutzers klicken Sie auf der Seite Benutzer auswählen auf Neuen Benutzer hinzufügen. Sie müssen für jeden Benutzer ein temporäres Kennwort angeben. Das Feld "Kennwort" darf nicht leer sein.
  • Für die Herstellung der Verbindung zu der freigegebenen Business Contact Manager-Datenbank muss auf jedem Computer Business Contact Manager für Outlook 2007 ausgeführt werden.

So ändern (oder entfernen) Sie Benutzer, die Zugriff auf Ihre Business Contact Manager-Datenbank haben

1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Datenbanktools, und klicken Sie dann auf Datenbank freigeben.
2. Klicken Sie auf Weiter.
3. Führen Sie auf der Seite Benutzer auswählen folgende Schritte durch:
   • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen der Benutzer, für die Sie die Business Contact Manager-Datenbank freigeben möchten.

      Hinweis   Zum Hinzfügen eines Benutzers, dessen Name auf der Seite nicht aufgeführt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Benutzer hinzufügen und folgen dann den Anweisungen auf dem Bildschirm. Sie müssen für jeden Benutzer ein temporäres Kennwort angeben. Das Feld "Kennwort" darf nicht leer sein.

   • Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen von Benutzern, die keinen Zugriff auf die Business Contact Manager-Datenbank haben sollen.
4. Klicken Sie auf Weiter, und beenden Sie den Assistenten.

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So heben Sie die Datenbankfreigabe auf

1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Datenbanktools, und klicken Sie dann auf Datenbank freigeben.
2. Klicken Sie auf der Seite Datenbank freigeben aufIch möchte meine Daten nicht freigeben.

    Hinweis   Wenn Office Accounting in Business Contact Manager für Outlook integriert ist, muss die Integration entfernt werden, bevor Sie die Freigabe der Datenbank aufheben können. Weitere Informationen zum Entfernen der Integration finden Sie in der Hilfe zu Office Accounting.

Zugreifen auf eine freigegebene Datenbank

Sie können die Verbindung zu einer Business Contact Manager-Datenbank herstellen, wenn Ihnen vom Datenbankbesitzer der Zugriff gewährt wurde. Die freigegebene Datenbank kann sich auf dem gleichen Computer (lokal) oder auf einem anderem Computer (remote) befinden.

 Hinweis   Für die Herstellung der Verbindung zu der freigegebenen Business Contact Manager-Datenbank muss auf jedem Computer Business Contact Manager für Outlook 2007 ausgeführt werden.

Falls Ihnen der Zugriff gewährt wurde, können Sie Kommunikationshistorienelemente (Kommunikationshistorienelement: Ein Element, z. B. ein Termin, eine Geschäftsnotiz, eine E-Mail-Nachricht oder eine Aufgabe, die/der mit einer Firma, einem Geschäftskontakt, einer Verkaufschance oder einem Geschäftsprojekt verknüpft ist.) anzeigen, Datensätze aktualisieren, neue Datensätze erstellen, auf Buchhaltungsdaten zugreifen und Datensätze in und aus dem Ordner Gelöschte Objekte verschieben.

 Hinweis   Ein Datensatz kann von mehr als einer Person gleichzeitig bearbeitet werden, da es keine Datensatzsperren gibt. Wird ein Datensatz von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet, werden mit den zuletzt gespeicherten Änderungen alle vorherigen Änderungen überschrieben.

Außer dass Ihnen der Zugriff auf eine freigegeben Datenbank auf dem gleichen Computer gewährt werden muss, muss Business Contact Manager für Outlook auch für Ihr Outlook-Profil konfiguriert werden. Wenn sich die freigegebene Datenbank auf einem anderen Computer befindet, muss Business Contact Manager für Outlook auch auf diesem Computer installiert werden und dann für Ihr Outlook-Profil konfiguriert werden. Dies bedeutet in beiden Fällen, dass Sie beim Start von Outlook den Start-Assistenten von Business Contact Manager ausführen müssen. In den folgenden Verfahren finden Sie Informationen zum Ausführen des Start-Assistenten. Alternativ können Sie auch eine freigegebene Datenbank verwenden.

Weitere Informationen zu Profilen finden Sie unter Übersicht über Outlook-E-Mail-Profile.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um auf eine freigegebene Datenbank zuzugreifen:

Falls Sie Business Contact Manager für Outlook zum ersten Mal verwenden

Falls Sie Business Contact Manager für Outlook bereits installiert haben

 Hinweis   Für weitere Informationen zu einer bestimmten Seite klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe.

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