Anmerkung Das Erstellen von Inhalt mit eingeschränkten Berechtigungen mithilfe von Information Rights Management ist nur in Microsoft Office Professional Edition 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003und Microsoft Office PowerPoint 2003möglich.
- Starten Sie Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 oder Microsoft Office PowerPoint 2003, und erstellen Sie ein neues Dokument, eine neue Arbeitsmappe oder eine neue Präsentation.
- Zeigen Sie im Menü Datei auf Berechtigung, und klicken Sie dann auf Nicht weiterleiten.
- Aktivieren Sie im Dialogfeld Berechtigung das Kontrollkästchen Berechtigung für <Dateityp> einschränken.
- Geben Sie in die Felder Lesen und Ändern die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, denen Sie Berechtigungen erteilen möchten.
Tipp
Wenn Sie allen Benutzern Berechtigungen erteilen möchten, klicken Sie rechts neben dem Feld Lesen auf Allen Benutzern Lesezugriff erteilen, oder klicken Sie rechts neben dem Feld Ändern auf Allen Benutzern Änderungszugriff erteilen. - Klicken Sie auf OK, speichern Sie das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation, und leiten Sie die Datei an die Personen mit Berechtigung weiter.
Tipps
- Sie können den Zugriff auf ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation einschränken, indem Sie auf der Standardsymbolleiste (Symbolleiste: Eine Leiste mit Schaltflächen und Optionen, mit denen Sie Befehle ausführen können. Drücken Sie zum Anzeigen einer Symbolleiste ALT und dann UMSCHALT+F10.) auf Berechtigung
klicken. - Wenn Sie ein anderes Benutzerkonto verwenden möchten, um Inhalte mit Zugriffseinschränkung zu erstellen, zeigen Sie im Menü Datei auf Berechtigung, und klicken Sie dann auf Berechtigung einschränken als.
- Führen Sie folgende Aktionen aus, um eine benutzerdefinierte Berechtigungsrichtlinie (Berechtigungsrichtlinie: Ein Ansatz zum Einschränken der Berechtigung für ein bestimmtes Dokument, eine bestimmte Arbeitsmappe, eine bestimmte Präsentation oder eine bestimmte Nachricht. Die Richtlinie definiert, welche Office-Features verfügbar sind, auf welche Informationen zugegriffen werden kann und welche Bearbeitungsstufe zulässig ist.) zu verwenden, die ein Administrator für Personen im Unternehmen erstellt hat:
- Zeigen Sie im Menü Datei auf Berechtigung, und klicken Sie im Untermenü auf eine benutzerdefinierte Berechtigungsrichtlinie.
Weitere Optionen
Folgende Optionen stehen allen Benutzern zur Verfügung:
Festlegen eines Ablaufdatums für Inhalte
- Klicken Sie im Dialogfeld Berechtigung auf Weitere Optionen.
- Aktivieren Sie unter Zusätzliche Berechtigungen für Benutzer das Kontrollkästchen Dieser <Dateityp> läuft ab am, und wählen Sie dann aus dem Kalender ein Ablaufdatum aus.
Einschließen von Verweisinformationen
- Klicken Sie im Dialogfeld Berechtigung auf Weitere Optionen.
- Aktivieren Sie unter Zusätzliche Einstellungen das Kontrollkästchen Benutzer kann hier weitere Berechtigungen anfordern:, und geben Sie dann eine gültige E-Mail-Adresse oder Webadresse ein, beispielsweise mailto:jemand@example.com. Ihre E-Mail-Adresse wird standardmäßig im Textfeld angezeigt.
Anmerkung Wenn Sie vorher das Kontrollkästchen Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen aktiviert haben (klicken Sie auf der Registerkarte Extras auf Optionen und dann auf Sicherheit), und das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation nach dem Einschränken der Zugriffsberechtigung gespeichert haben, wird standardmäßig keine Verweisadresse angezeigt.
Zulassen, dass Benutzer Inhalte ohne Microsoft Office 2003 anzeigen
- Klicken Sie im Dialogfeld Berechtigung auf Weitere Optionen.
- Aktivieren Sie unter Zusätzliche Einstellungen das Kontrollkästchen Benutzern mit früheren Versionen von Office das Lesen mit Browsern erlauben, die Information Rights Management unterstützen.
Verlangen, dass Benutzer eine Verbindung mit dem Internet herstellen, um Inhalte mit Zugriffseinschränkung zu öffnen
- Klicken Sie im Dialogfeld Berechtigung auf Weitere Optionen.
- Aktivieren Sie unter Zusätzliche Einstellungen das Kontrollkästchen Eine Verbindung ist erforderlich, um die Berechtigung eines Benutzers zu prüfen.
Ändern der Zugriffsebene eines Benutzers
- Klicken Sie im Dialogfeld Berechtigung auf Weitere Optionen.
- Klicken Sie in der Liste der Benutzer mit Berechtigung auf den Benutzer, dessen Zugriffsebene Sie ändern möchten.
- Zeigen Sie unter Zugriffsebene auf die Zugriffsebene dieses Benutzers, klicken Sie auf den Pfeil, und wählen Sie dann eine neue Zugriffsebene aus.
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