Hallo liebe Office-Online-User,

habt ihr euch schon mal gewünscht, dass ein paar kleine Heinzelmännchen im Computer euch ein bisschen was von eurer Arbeit abnehmen? Besonders an Tagen, an denen einem die Arbeit schon über beide Ohren steht, wäre das doch praktisch. Tja, gute Nachrichten: Die Makro-Funktionen in Office helfen euch in solchen Fällen. Ihr könnt ihnen sagen, was sie für euch tun sollen und sogar wann sie es tun sollen. Sie eignen sich hervorragend, um gewisse Routinejobs, die ihr normalerweise von Hand erledigen müsst, automatisch zu absolvieren.

Grüße von eurem
Sven Schlaumeier

Office Applikation:
Microsoft Office

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Bevor wir loslegen, noch eine kleine Anmerkung: Einige meiner Leser sind echte Office-Experten und kennen sich teilweise besser mit den Programmen aus als ich. Und vermutlich haben einige bereits hunderte von Makros selbst geschrieben. Dieser Artikel richtet sich allerdings eher an Einsteiger und Leute, die einen einfachen Weg suchen, um ihr Arbeitsleben zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Also liebe Office-Gurus: Bitte bewerft mich nicht mit Tomaten, wenn ich hier eher die User anspreche, die sich noch etwas vor Makros fürchten und mit Programmierung absolut nichts am Hut haben.

Ein Roboter, der auch was taugt

Kennt ihr diese automatischen kleinen Staubsauger, die ohne euer Zutun angeblich völlig eigenständig euren Teppich saugen? Ich hatte mal so ein Gerät und es hat sogar einigermaßen funktioniert. Aber alles, was man da einstellen konnte, war, ob es einen kleinen oder großen Raum saugen soll. Und so ein Saugroboter weiß halt dann leider doch nicht so gut wie ich, wie es unter meinem Bett aussieht oder wie man unter dem Computertisch mit hunderten von Kabeln saugt. Wie ihr euch denken könnt, hab ich mich inzwischen von dem Gerät getrennt und zum Glück noch jemanden gefunden, der es im Internet ersteigert hat.

Vielleicht hab ich mir zu viel von dem Staubsauger erhofft. Oder die Werbung hat mich geblendet, denn das Ding ist nur im Kreis gefahren und hat meine beiden Katzen verschreckt. Vielleicht hab ich mir eher etwas wie ein Makro erhofft.

Nie mehr Angst vor Makros

Es gibt Menschen, die haben Angst vorm Fliegen oder Höhenangst. Und es gibt auch viele, die mit Computer-Code oder Programmierung absolut nichts anfangen können. Und genau das machen wir heute auch nicht – keine kryptischen Programmlistings oder Codezeilen.

Was ist eigentlich ein Makro? Gute Frage. Ich versuch’s mal so zu beschreiben: In einem Makro werden mehrere Kommandos zu einem zusammengefasst. Mit Kommandos meine ich jetzt beispielsweise das Drücken der Taste B oder einen Text fett markieren oder eine Tabelle mit einem Rahmen versehen. Ein Makro ist sozusagen die Mutter aller Tastenkombinationen. Und jetzt kommt’s: Ihr – ja genau IHR, die ihr keinerlei Programmiererfahrung habt – könnt so ein Makro erstellen und damit eure Arbeitsabläufe vereinfachen.

Einige Beispiele: Was so ein Makro alles machen kann

Ein Makro kann also wie gesagt auf Tastendruck mehrere Aktionen automatisiert hintereinander durchführen.

Wenn ihr beispielsweise öfter Listen auf bestimmte Art in Word formatieren müsst (vielleicht mit bunten Punkten im ersten Absatz und kleinen Bildchen im zweiten und größeren Einrückungen im dritten), dann ist es nicht notwendig, das Rad jedesmal neu zu erfinden. Ihr müsst das nur ein Mal erledigen, indem ihr alle Schritte, die zum Formatieren der Liste notwendig sind, mit dem Makro-Rekorder in Word aufzeichnet. Dieser Rekorder funktioniert im Prinzip wie ein Videorekorder. Er zeichnet jeden Tastendruck, jeden Mausklick, jedes Kommando, das ihr eingebt, eben einfach alles, was nötig ist, um die Liste zu formatieren, auf und merkt sich die Abläufe. Wenn das nächste Mal dieselbe Aufgabe ansteht, spult er einfach das ab, was ihr ihm beim ersten Mal beigebracht habt. Der Makro-Rekorder ist quasi wie ein dressierter Affe oder ein Papagei, der alles nachplappert. Nur dass er dabei eben niemals einen Fehler macht.

Den Makro-Rekorder findet ihr in Word 2007 in der Registerkarte „Ansicht“ ganz rechts. Gestartet wird ein neues Makro über den Befehl Makro aufzeichnen… Hier gebt ihr eurem Makro einen Namen (bitte keine Sonderzeichen sondern nur Buchstaben und Zahlen verwenden) und könnt ihm eine Tastenkombination oder eine eigene Schaltfläche zuweisen. Dann geht es schon los: In unserem Fall führt ihr jetzt alle Schritte durch, die nötig sind, um die Liste mit den drei Abschnitten zu formatieren. Wenn alles erledigt ist, geht ihr auf der Makro-Schaltfläche auf Aufzeichnung beenden und voilà – schon ist das Makro im Kasten. Wenn ihr ab sofort in irgendeinem Dokument eine Liste dieser Art formatieren wollt, ruft ihr einfach das Makro auf oder drückt die Tastenkombination, die ihr zugewiesen habt, und schwupp ist die Liste fertig, noch bevor ihr Blaubeerkuchen sagen könnt.

Kleiner Tipp: Am schnellsten erreicht ihr den Makro-Rekorder über die Tastenkombination ALT + F8. Über die Schaltfläche Erstellen kommt ihr hier auch in das Makro-Programmier-Tool, in dem man Makros in Visual Basic programmieren kann. Das kann ich allerdings nur echten Profis ans Herz legen. Aber wer Lust hat, kann sich dort sein zuvor aufgezeichnetes Makro mal in „programmierter Reinform“ ansehen.

Ihr könnt mit Makros fast alles machen – Textblöcke einfügen, von denen ihr wisst, dass ihr sie immer wieder benötigt, Tabellen in Excel automatisch erstellen und formatieren oder auch Objekte in Visio automatisch gruppieren. Jede Aufgabe, die sich regelmäßig wiederholt, kann als Makro aufgezeichnet werden. Und das Tolle dabei ist, ihr spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch unnötige Fehler, denn gerade bei Aufgaben, die man immer wieder erledigen muss, lässt manchmal die Konzentration nach und man übersieht leicht etwas. Das Makro macht dagegen keine Flüchtigkeitsfehler.

Und ihr setzt einem Makro ganz klare Grenzen, was es zu tun hat. Nicht so wie mein Staubsauger-Roboter, der einfach alles abgefahren und aufgesaugt hat (natürlich mit Ausnahme des riesigen Haarbüschels in der engen Zimmerecke). Ihr sagt einem Makro, dass es genau diese eine Aufgabe für diesen einen Absatz durchführen soll. Aber Makros sind auch sehr stur. Sie machen genau das, was ihr ihnen beigebracht habt. Ohne Ausnahmen. Deshalb empfehle ich euch: Benutzt euer neues Makro nicht unbedingt an einem nagelneuen Text, den ihr gerade bearbeitet, sondern testet es erst an einem älteren Dokument.

Böse Makros! Böse Makros!

Jetzt, da ihr einiges über das Erstellen von Makros wisst, kommen wir zu den Schattenseiten: Makro-Viren! Oh Schreck. Ein Makro-Virus ist ein Computer-Virus, der Office-Programme wie Word oder Outlook infizieren kann. Er funktioniert genau wie ein normales Makro und führt eine Sequenz mit Aktionen durch. Aber wie ihr sicher schon erraten habt, sind diese Aktionen nicht gerade in eurem Sinne.

Ein häufig auftretender Makro-Virus ist ein so genannter E-Mail-Virus. Wenn ihr euch so einen Virus in Outlook beispielsweise über einen unbekannten Anhang eingefangen habt, kann er üble Dinge mit eurem Computer anfangen. Bekanntestes Beispiel aus dem Jahr 1999 ist der „Melissa“-Virus der damals sogar so manchen größeren Konzern völlig lahm legte. Er wurde als Anhang per Mail verschickt und sobald jemand den Anhang öffnete, schickte sich der Virus selbst an die ersten 50 Leute im Adressbuch des Infizierten. Melissa hat zwar nichts zerstört, aber er legte hunderte von E-Mail-Servern lahm und beschäftigte ganze IT-Abteilungen tagelang.

Und die Moral von der Geschichte: Makros können Gutes, aber auch Böses anrichten. Und wie oft habe ich euch schon gepredigt, NIEMALS einen E-Mail-Anhang aus einer fremden Quelle zu öffnen? Wie auch immer: Wenn ihr selbst Makros erstellt, seid ihr ja auf der sicheren Seite. Und als Schlaumeier-Leser darf man sich ja schon aus Prinzip nicht auf die Seite des Bösen schlagen. Ihr wisst ja, wie es den Halunken in Western und Märchen immer ergeht, oder?

Hilfreiche Links

So, jetzt gibt es von mir noch ein paar nützliche Links, die sowohl für Makro-Einsteiger als auch für fortgeschrittene User interessant sind.

• Einführung in Makros: Ein Leitfaden (sehr empfehlenswert, 5 Sterne vom Schlaumeier)
• Entmystifizierung von Makros: Begriffsklärung und Verwendungsweise
• Erste Schritte mit Excel-Makros
• Bearbeiten eines Makros in Excel 2007
• Schreiben oder Aufzeichnen eines Makros mit Word 2007
• Digitales Signieren eines Makroprojekts
• Aktivieren oder Deaktivieren von Makros in Office-Dokumenten

Auf Office Online findet ihr noch wesentlich mehr interessante Artikel zum Thema Makros. Geht einfach in den Bereich Hilfe und Anleitungen und sucht mal nach dem Stichwort „Makro“.

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