Hallo liebe Office-Online-User,

einige Begriffe in den Office-Programmen verursachen manchmal noch etwas Verwirrung bei meinen Lesern. Sowas nervt natürlich auf Dauer ungefähr so, wie eine flackernde Straßenlaterne vor dem Schlafzimmerfenster. Aber damit machen wir jetzt Schluss. Diese Woche werde ich mal einige Begriffe aus Word entzaubern.

Grüße von eurem
Sven Schlaumeier

Office Applikation:
Microsoft Office Word 2007

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Es liegt mir viel daran, euch mal ein paar Begriffe, die immer wieder in Office-Programmen auftauchen, zu erklären. Vor allem, weil diese Begriffsdefinitionen auf der Office-Online-Website nur schwer zu finden sind.

Wir Schreiberlinge, Redakteure und auch unsere Vorlagen-Designer nehmen immer an, dass Office-Anwender mit allen Begriffen innerhalb der einzelnen Office-Programme vertraut sind. Tja, ihr wisst ja, was meistens passiert, wenn man solche Dinge einfach mal „annimmt“.

Kleines Praxisbeispiel gefällig? Meine Mutter kann z.B. im Internet Reisen planen, Flüge buchen, surft wie ein Profi, macht bei Versteigerungen mit usw. Trotzdem weiß sie bis heute nicht, was Formatierungssymbole in Word sind.

Ich kann mir das schon vorstellen, wie es sein muss, wenn man über einen Begriff in Word stolpert und nicht genau weiß, was er bedeutet. Da sucht ihr dann endlos in der Office-Hilfe und kommt einfach nicht weiter. Und so kommt es dann zu stark erhöhtem Puls, zu zerschlagenen Tastaturen und unschuldige Katzen werden in den Regen hinaus gejagt.

Also wollen wir uns mal daran machen, ein paar gebräuchliche Begriffe aus Word zu definieren, ein bisschen Hardware zu retten und euren Stubentiger vor Schmuddelwetter zu bewahren.

Auf die Plätze, fertig … Begriffsdefinition!

Diese Woche dreht sich, wie gesagt, alles um Word. Bei einigen Begriffen beschreibe ich einfach die Bedeutung, bei anderen Definitionen geht es darum, zwei ähnliche Begriffe zu differenzieren.

Kopfzeilen oder Überschriften

• Eine Kopfzeile ist ein Bereich am oberen Rand, der auf jeder Seite im Dokument enthalten ist. In einem Buch könnte das beispielsweise der Name des Kapitels sein. Ihr könnt da aber auch kurze Informationen zu eurem Dokument (Seitenzahl, Datum, Firmenlogo, Dateiname usw.) unterbringen. Kopfzeilen sind flexibel. So sind beispielsweise unterschiedliche Kopfzeilen für gerade und ungerade Seiten und sogar für bestimmte Abschnitte des Dokuments definierbar.
• Eine Überschrift ist der Titel eures Dokuments und Teil eures Textes – also das, was in großen Buchstaben über eurem Text stehen soll. Eine Überschrift steht zwar meistens auch am oberen Rand der ersten Seite, ist aber normalerweise nicht auf jeder Seite des Dokuments zu finden. Die Überschrift dieser Webseite ist beispielsweise „Schlaumeier entschlüsselt Word-Begriffe“.

Fußzeilen oder Fußnoten

• Eine Fußzeile ist vom Prinzip her wie eine Kopfzeile, nur dass sie am unteren Rand der Seite erscheint. Genau wie in einer Kopfzeile könnt ihr hier Seitenzahlen, Kapitelnamen, Datum oder beliebige andere Infos unterbringen. Die Funktion zum Erstellen von Kopf- oder Fußzeilen findet ihr in Office 2007 unter der Registerkarte Einfügen.
• Eine Fußnote könnt ihr auch am unteren Ende einer Seite definieren. Im Unterschied zu einer Fußzeile wird sie aber nicht automatisch auf allen Seiten des Dokuments integriert, sondern bezieht sich auf eine bestimmte Stelle auf der entsprechenden Seite. Eine Fußnote enthält normalerweise eine Quellenangabe oder die Erklärung eines Begriffs bzw. weiterführende Informationen. Fußnoten sind meistens in einer kleineren Schrift oder kursiv formatiert. Machen wir doch einfach mal ein Beispiel: Am Ende dieser Webseite hinter dem Fußnotenzeichen * gibt es noch eine Fußnote zu diesem Abschnitt.

Formatierungssymbole

Zu den Formatierungssymbolen gibt es eine kleine Geschichte, denn neulich hat mich meine Mutter verzweifelt angerufen und sich über seltsame Zeichen beschwert, die plötzlich in einem Brief, den sie in Word erstellt hat, auftauchen. Sie beteuerte, dass sie diese seltsamen Zeichen niemals eingegeben hätte und ob das nicht „so ein neumodischer Computervirus“ sei. Nach ein paar Minuten war mir dann klar, dass sie wohl die Schaltfläche für das Einblenden von Formatierungssymbolen angeklickt hat (oder sie hat aus Versehen Strg + * auf der Tastatur gedrückt). Naja, lange Rede kurzer Sinn: Wir konnten das Problem dann telefonisch lösen und die Formatierungssymbole wieder ausschalten. Und meine Mutter konnte weiterarbeiten. Wahrscheinlich hat sie mal wieder eine E-Mail ohne Betreffzeile geschrieben. Anm.: Mami, ich hab es dir doch schon hundertmal gesagt: Schreib keine E-Mails mehr ohne Betreffzeile!

Die Formatierungssymbole könnt ihr in Word unter der Registerkarte Start durch Klicken auf einblenden.

• Ein gutes Beispiel für ein Formatierungssymbol ist die Absatzmarke. Sie sieht so aus:
  
  und markiert das Ende eines Textabsatzes.
• Sind die Formatierungssymbole eingeschaltet, erscheinen alle Leerzeichen im Dokument als kleine viereckige Punkte.
• Das Formatierungssymbol für einen manuellen Zeilenumbruch (Umschalttaste + Eingabetaste) sieht so aus:
  

Es gibt noch jede Menge anderer Formatierungssymbole: für Listen oder Überschriften usw. All diese Zeichen sind im Druck nicht sichtbar, sondern dienen als Orientierung für eine korrekte Formatierung. Besonders praktisch ist diese Funktion, um z.B. doppelte Leerzeichen in einem Text aufzuspüren.

Ansichten

In Word gibt es verschiedene Möglichkeiten, das Dokument, an dem ihr gerade arbeitet, auf dem Bildschirm darzustellen. Die zur Verfügung stehenden Ansichten unterscheiden sich geringfügig, abhängig von der Word-Version, die ihr benutzt. In Word 2007 findet ihr die Darstellungsmöglichkeiten unter der Registerkarte Ansicht.

• Entwurf: Diese Ansicht zeigt Textformatierungen und nutzt ein vereinfachtes Layout, sodass ihr eure Texte schnell tippen oder editieren könnt.
• Seitenlayout: In dieser Ansicht seht ihr, wie das Dokument aussehen wird, wenn ihr es ausdruckt.
• Vollbild-Lesemodus: Diese Ansicht haben wir eingebaut, um das Lesen von längeren Texten am Bildschirm komfortabler zu gestalten. Hier wird auf Funktionsleisten, Lineale usw. verzichtet, sodass ihr euch voll auf den Inhalt des Textes konzentrieren könnt. Das ist sozusagen die gemütliche Leseecke unter den Ansichten.

  
  Hier seht ihr mal das Manuskript zu dieser Kolumne im Vollbild-Lesemodus. Übersichtlich, oder?

• Dokumentstruktur: Diese Option blendet an der linken Seite des Dokuments eine Struktur eures Textes ein, die es euch ermöglicht auch innerhalb von langen Texten den Überblick zu behalten und blitzschnell zwischen Kapiteln oder Absätzen hin- und herzuspringen.
• Gliederung: Diese Ansicht zeigt euch am besten die Struktur eures Textes. In Word 2007 stehen euch hier auch diverse Gliederungstools zur Verfügung, die besonders das Arbeiten an langen Texten erleichtern. Auch das Verschieben und Kopieren ganzer Absätze oder Kapitel geht in dieser Ansicht sehr einfach über Drag & Drop.
• Weblayout: Wenn ihr aus eurem Text eine Webseite erstellen wollt, dann sollte das die Ansicht eurer Wahl sein. Hier könnt ihr beispielsweise Layoutfehler, die erst auf einer HTML-Seite sichtbar würden, schon vorab korrigieren.

Seiten- und Abschnittsumbruch

• Tja, was soll ich euch zu der Funktion Seitenumbruch erzählen? Außer, dass da eine Seite in eurem Dokument endet und eine andere anfängt. Word macht automatisch einen Seitenumbruch, wenn ihr eine normale DIN-A4-Seite vollgeschrieben habt. Aber über die Funktion Seitenumbruch unter der Registerkarte Einfügen könnt ihr an jeder Stelle des Textes manuell auf einer neuen Seite weiterarbeiten. Sowas kann beispielsweise ganz nützlich sein, wenn ihr mal an der Universität eine Semesterarbeit schreibt und diese unauffällig um ein paar Seiten verlängern wollt. Psst, diesen Tipp habt ihr nicht von mir, klar?
• Abschnittsmarken sind etwas anders. Damit könnt ihr euer Dokument in verschiedene Abschnitte unterteilen und dann die einzelnen Abschnitte unterschiedlich formatieren. So könnt ihr beispielsweise den ersten Teil eines Dokuments einspaltig mit Überschriften und normalen Absätzen gestalten und den unteren Bereich des Textes als zweispaltige Tabelle formatieren. Ihr könnt die Kapitel im Dokument voneinander trennen, sodass die Seitennummerierung der einzelnen Kapitel wieder bei 1 beginnt. Für jeden Abschnitt eures Dokuments könnt ihr eine andere Kopf- oder Fußzeile erstellen.

Formatvorlagen

Eine Formatvorlage ist ein Satz von Formatierungen, Design-Elementen und Farbschemata, mit denen ihr eurem Dokument blitzschnell ein neues Outfit verpassen könnt. Wenn ihr also eurem Text eine neue Formatvorlage zuweist, ändert ihr das Design, diverse Elemente wie Farben, Größe der Überschriften, Schriftarten, Tabellenlayouts usw. Total praktisch, oder?

Und jetzt kommt’s: In Word sind schon jede Menge Formatvorlagen integriert und wenn euch die nicht gefallen, dann findet ihr hier bei Office Online noch viele Vorlagen, die ihr kostenlos herunterladen könnt.

Textmarken

Nein, hier geht es nicht um ein kleines Stück Papier oder Leder, das ihr an einer bestimmten Seite in einem Buch platziert, damit ihr wisst, wo ihr weiterlesen müsst. Naja, eigentlich ist eine Textmarke in Word doch ganz ähnlich, denn sie markiert eine Stelle in eurem Dokument, damit ihr sie später leichter wiederfindet. Das hab ich beispielsweise bei meiner Diplomarbeit oft eingesetzt, um wichtige Kapitel schnell und ohne großes Nachdenken auf den Bildschirm zu bringen. Ganz praktisch kann das auch bei Übersetzungen sein: Wenn z.B. ein bestimmter Ausdruck häufig in einem Text vorkommt, könnt ihr bei der ersten Übersetzung eine Textmarke setzen und dann immer wieder dahin zurückspringen.

Dateiendungen

Als Dateiendung bezeichnet man die 3-4 Buchstaben, die hinter dem eigentlichen Dateinamen eures Dokuments angehängt werden, wenn ihr es abspeichert. Diese Dateierweiterung ist sehr wichtig, da das Betriebssystem daran erkennt, mit welchem Programm es die Datei öffnen soll. Word 2007 benutzt die Dateiendung .docx, die uns sagt, dass dieses Dokument mit Word 2007 erstellt wurde. Ältere Versionen von Word benutzen die Erweiterung .doc. Selbstverständlich kann auch Word 2007 dieses ältere Dateiformat lesen und schreiben.

Bei den Formatvorlagen läuft es ähnlich: .dotx repräsentiert eine Word-2007-Formatvorlage, während ältere Versionen von Word die Endung .dot benutzen. Dann gibt es noch die Dateiendung .dotm, die für eine Formatvorlage mit Makros steht. Natürlich existieren noch jede Menge andere Dateiendungen, wie z.B. .jpg, .gif oder .png für Bilder und Grafiken oder .mp3 oder .wav für Sounddateien.

Add-Ins

Add-Ins sind zusätzliche Module, die den Funktionsumfang einer Software (in diesem Fall Word) erweitern. Ich stelle mir Add-Ins immer wie modische Accessoires vor. Man braucht sie nicht unbedingt zum Überleben, aber es ist doch ganz nett, sie zu haben, und irgendwann will man sie dann nicht mehr missen. Für Office gibt es da beispielsweise Funktionsleisten für Internationale Sonderzeichen, Bluetooth-Add-Ins oder ihr könnt euch die neuesten Aktienkurse in Word oder Excel einblenden und direkt in eure Dokumente einfügen.

Das war’s dann für heute (bis auf die angesprochene Fußnote unten natürlich). Hoffentlich konnte ich euch ein paar Begriffsdefinitionen aus Microsoft Word näher bringen.

* Schlaumeier-Tipp: Fußnoten sind eine praktische Sache, um mal einen Begriff in eurem Text näher zu erläutern, ohne dabei den Lesefluss zu stören. Aber übertreibt es nicht! Zu viele Fußnoten nerven den Leser auf Dauer, da er jedesmal absetzen, zum Ende der Seite springen und dann wieder die Textstelle suchen muss, bei der es weitergeht. Gerade bei wissenschaftlichen Arbeiten hab ich damals an der Uni schon üble Beispiele gesehen, bei denen auf einer Seite mehr Fußnoten als Text zu finden waren.

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