Mithilfe der Versionsverwaltung können Sie während des Ausführens von Änderungen Elemente in einer Liste und Dateien in einer Bibliothek speichern, nachverfolgen und wiederherstellen.

• Übersicht

• Zeitpunkt der Erstellung von Versionen

• Arbeiten mit Haupt- und Nebenversionen

• Versionsnummerierung

• So funktioniert die Versionsverwaltung mit der Inhaltsgenehmigung

• So funktioniert die Versionsverwaltung mit dem Auschecken von Dateien

Übersicht

Wenn Versionen von Listen oder Bibliotheken nachverfolgt werden, werden Überarbeitungen an den Elementen oder Dateien und den zugehörigen Eigenschaften gespeichert. Dadurch können Sie beim Überarbeiten den Inhalt besser verwalten und sogar frühere Versionen wiederherstellen, falls Ihnen z. B. in der aktuellen Version ein Fehler unterläuft. Die Versionsverwaltung ist besonders nützlich, wenn mehrere Benutzer gemeinsam an Projekten arbeiten oder wenn Informationen mehrere Stufen der Entwicklung und Überprüfung durchlaufen.

Die Versionsverwaltung ist für Listenelemente in allen Standardlistentypen, einschließlich Kalendern, Problemverfolgungslisten und benutzerdefinierten Listen, sowie für alle Dateitypen, die in Bibliotheken gespeichert werden können, einschließlich Webpartseiten, verfügbar.

Mithilfe der Versionsverwaltung können Sie folgende Aktionen ausführen:

• Aufzeichnen eines Versionsverlaufs  Wenn die Versionsverwaltung aktiviert ist, können Sie sehen, wann ein Element oder eine Datei geändert wurde und von wem die Änderung vorgenommen wurde. Zudem erkennen Sie, wenn Eigenschaften (Informationen zu der Datei) geändert wurden. Wenn z. B. das Fälligkeitsdatum für ein Listenelement geändert wird, wird dies im Versionsverlauf angezeigt. Bei Dateien können Sie auch Kommentare anzeigen, die zu Änderungen eingefügt wurden.
• Wiederherstellen einer früheren Version als aktuelle Version  Ist Ihnen in einer aktuellen Version ein Fehler unterlaufen? Vielleicht müssen Sie ja auch einen Teil eines Dokuments wiederherstellen, den Sie gelöscht haben. Dann können Sie die aktuelle Version problemlos durch eine frühere Version ersetzen. Die aktuelle Version wird dann Teil des Versionsverlaufs.
• Anzeigen einer früheren Version  Sie können eine frühere Version anzeigen, um z. B. auf eine frühere Richtlinie zu verweisen, ohne dabei die aktuelle Version zu überschreiben. Im Fall von ASPX-Dateien können Sie nur Details zu Änderungen anzeigen, die an den Dateien, nicht an den tatsächlichen Seiten vorgenommen wurden, die aus den Dateien erstellt worden sind.

Für Bibliotheken können sowohl Hauptversionen, z. B. die, denen ein neuer Abschnitt hinzugefügt wurde, als auch Nebenversionen, z. B. die, in denen ein Rechtschreibfehler korrigiert wurde, nachverfolgt werden. Für Listen können nur Hauptversionen nachverfolgt werden. Zudem kann für Listen und Bibliotheken die Anzahl der durch Benutzer gespeicherten Versionen beschränkt werden.

Um die Versionsverwaltung aktivieren zu können, müssen Sie über die Berechtigung zum Entwerfen einer Liste oder Bibliothek verfügen.

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Zeitpunkt der Erstellung von Versionen

Wenn die Versionsverwaltung aktiviert ist, werden in den folgenden Situationen Versionen erstellt:

• Wenn ein Listenelement oder eine Datei zum ersten Mal erstellt oder eine Datei hochgeladen wird.

   Hinweis   Wenn das Auschecken von Dateien erforderlich ist, muss die Datei zuerst eingecheckt werden, damit die erste Version erstellt werden kann.

• Wenn eine Datei hochgeladen wird, die denselben Namen wie eine bereits vorhandene Datei aufweist, und das Kontrollkästchen Vorhandenen Dateien als neue Version hinzufügen aktiviert ist.
• Wenn die Eigenschaften eines Listenelements oder einer Datei geändert werden.
• Wenn eine Datei geöffnet, bearbeitet und gespeichert wird. Eine Version wird beim ersten Klicken auf Speichern erstellt. Diese Version wird mit den neuesten Änderungen aktualisiert, die Sie an der Datei vor dem Schließen vornehmen.

   Hinweis   Es wird nicht jedes Mal eine Version erstellt, wenn Sie oder ein anderer Benutzer auf Speichern klicken bzw. klickt, da sonst zu viele Versionen erstellt würden.

• Wenn eine Datei ausgecheckt, geändert und wieder eingecheckt wird.

   Hinweis   Wird die ausgecheckte Version von Ihnen oder einem anderen Benutzer verworfen, wird keine Version erstellt.

Sie haben die Möglichkeit, eine einzelne Version einer Datei zu löschen,  z. B. wenn Sie wissen, dass Ihnen in dieser Version ein Fehler unterlaufen ist. Dadurch wird diese Version aus dem Versionsverlauf entfernt. Wenn Sie jedoch die aktuelle Datei löschen, werden mit ihr alle zugehörigen Versionen gelöscht. Standardmäßig wird eine gelöschte Version in den Papierkorb gesendet, von wo aus sie wiederhergestellt werden kann, sofern sie noch nicht dauerhaft gelöscht wurde. Löschvorgänge werden von Organisation zu Organisation unterschiedlich gehandhabt.

 Wichtig   Falls Ihre Organisation die Anzahl der gespeicherten Versionen begrenzt, werden jeweils die ältesten Versionen gelöscht, sobald der Höchstwert erreicht ist. Sie werden nicht in den Papierkorb verschoben.

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Arbeiten mit Haupt- und Nebenversionen

Je nach Anforderungen Ihrer Organisation ist Ihre Bibliothek mit einer einfachen Versionsverwaltung eingerichtet, in der nur die Hauptversionen nachverfolgt werden. Möglicherweise werden aber auch Haupt- und Nebenversionen nachverfolgt. Wenn die Benutzer in Ihrer Gruppe nicht oft an mehreren Überarbeitungen arbeiten, reicht ggf. die einfache Versionsverwaltung aus. Arbeiten hingegen viele Benutzer zusammen an Dateien, wobei viele Versionen erstellt werden, empfiehlt es sich für Ihre Organisation, sowohl Haupt- als auch Nebenversionen nachzuverfolgen.

Durch die Bereitstellung von zwei Versionstypen kann für Ihr Team das Verwalten von Inhalt vereinfacht werden. Benutzer, die mit dem Inhalt arbeiten, können so besser den aktuellen Status einer Datei nachvollziehen. Beispielsweise ist eine Hauptversion normalerweise die Version, die von einer größeren Gruppe angezeigt und überarbeitet werden kann, wohingegen eine Nebenversion ein Entwurf ist, an dem noch gearbeitet wird.

Durch das Nachverfolgen beider Versionsarten wird außerdem der Versionsverlauf aussagekräftiger. Eine Hauptversion stellt eher einen Meilenstein in der Entwicklung der Datei dar, z. B. wenn eine Datei zur Überarbeitung eingereicht oder an andere Benutzer verteilt wird. Eine Nebenversion wird in der Regel als Routineschritt verwendet, z. B. eine Version, die Sie speichern oder einchecken, während Sie noch am Inhalt arbeiten, oder eine Version, in der Sie geringfügige Fehler korrigieren. Wenn Sie den Versionsverlauf einer Datei anzeigen möchten, helfen Ihnen die Hauptversionen ggf. dabei, die einzelnen Entwicklungsphasen der Datei zu bestimmen. Zudem vereinfachen Hauptversionen Ihnen das Durchsuchen des Verlaufs.

Bei der Nachverfolgung von Haupt- und Nebenversionen wird eine Version standardmäßig als Nebenversion gespeichert, sofern Sie sie nicht als Hauptversion festlegen. Wenn Sie eine Datei speichern und anschließend schließen, wird die Version als Nebenversion nachverfolgt. Sie müssen die Datei zuerst veröffentlichen, damit sie eine Hauptversion wird. Zum Veröffentlichen einer Datei stehen Ihnen in einer Bibliothek die Dropdownbefehle zur Verfügung. In manchen mit Microsoft Window SharePoint Services kompatiblen Programmen können Sie auch die im Programm verfügbaren Befehle verwenden. Standardmäßig kann jede Hauptversion bis zu 511 Entwürfe (Nebenversionen) haben. Der Administrator oder Besitzer der Website kann die Anzahl von Versionen jedoch einschränken.

Wenn Sie über die Berechtigung zum Löschen von Versionen verfügen, können Sie eine Nebenversion mit einer anderen Nebenversion überschreiben. So können Sie z. B. eine Version überschreiben, wenn Sie wissen, dass die vorherige Version einen Fehler enthält, und Sie diese Version nicht behalten möchten. Wenn Sie eine Hauptversion veröffentlichen und dann bemerken, dass Ihnen ein Fehler unterlaufen ist, können Sie diese Version wieder in eine Nebenversion umwandeln, indem Sie die Veröffentlichung aufheben.

Wenn Sie Dateien vor dem Bearbeiten auschecken, können Sie beim Einchecken den Typ festlegen. Wenn Sie festlegen, dass es sich um eine Hauptversion handelt, die Sie einchecken, ist es nicht erforderlich, die Datei zu veröffentlichen.

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Versionsnummerierung

Beim Erstellen von Versionen werden diesen Nummern zugewiesen. In einer Liste oder Bibliothek mit aktivierter einfacher Versionsverwaltung ist Version 1 die erste erstellte oder hochgeladene Version. Die Versionsnummer wird mit jeder weiteren Version schrittweise um eine ganze Zahl erhöht, z. B. Version 2, Version 3 usw.

Beim Nachverfolgen von Haupt- und Nebenversionen sind die Hauptversionen durch ganze Zahlen und die Nebenversionen durch Dezimalzahlen gekennzeichnet. So ist z. B. 0.1 die erste Nebenversion einer Datei, 1.3 die dritte Nebenversion einer einmal veröffentlichten Datei, und 2.0 ist die zweite Hauptversion einer veröffentlichten Datei.

 Die aktuell veröffentlichte Hauptversion ist hervorgehoben, und die Versionsnummer ist eine ganze Zahl.

 Eine Version wird erstellt, wenn Eigenschaften oder Metadaten geändert werden.

 Die erste Version einer Datei ist immer eine Nebenversion mit der Nummer 0.1.

In einer Liste oder Bibliothek können Sie eine Spalte Version anzeigen, die die Versionsnummer von Dateien oder Listenelementen enthält. Dies kann hilfreich sein, wenn Ihr Team Informationen regelmäßig überarbeitet. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Links zu weiteren Informationen zum Arbeiten mit Ansichten.

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So funktioniert die Versionsverwaltung mit der Inhaltsgenehmigung

Die Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen ist in die Inhaltsgenehmigung für Listen und Bibliotheken integriert.

Wenn die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, behält ein Listenelement oder eine Datei den Status Entwurf oder Ausstehend, bis es bzw. sie von jemandem genehmigt oder abgelehnt wurde, der über die Berechtigung zum Genehmigen verfügt. Falls das Element oder die Datei genehmigt wird, wird der Status Genehmigt in der Liste oder Bibliothek zugewiesen, und das Element oder die Datei wird allen Benutzern angezeigt, die über die Berechtigung zum Anzeigen der Liste oder Bibliothek verfügen. Falls das Element oder die Datei abgelehnt wird, behält sie den Status Ausstehend und ist nur für Personen mit der Berechtigung zum Anzeigen von Entwürfen sichtbar.

Wenn Sie Haupt- und Nebenversionen in einer Bibliothek aktivieren, für die die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, können Sie auch einen Workflow hinzufügen, falls Sie oder ein Mitarbeiter in Ihrer Organisation einen Workflow erstellt haben. Ein Workflow steuert, wie Ihre Dateien die Geschäftsprozesse durchlaufen, wie z. B. die Überprüfung oder Genehmigung. Mit einem Workflow können Sie den Genehmigungsprozess verwalten, wenn Hauptversionen eingecheckt sind.

Standardmäßig müssen Sie in einer Bibliothek, in der Haupt- und Nebenversionen verwaltet werden, zuerst eine Hauptversion einer Datei veröffentlichen, bevor sie genehmigt werden kann. Nebenversionen werden als Entwürfe eingestuft, an deren Entwicklung noch gearbeitet wird, d. h., Nebenversionen werden nicht als ausstehende Elemente angezeigt, die auf die Genehmigung warten.

Beispielweise kann ein Reisebüro eine Dokumentbibliothek zum Verwalten von Dateien verwenden. Während der Entwicklung eines neuen Angebots werden die Nebenversionen der Datei verfolgt. Tritt in einer Version ein Fehler auf, kann eine frühere Version wiederhergestellt werden. Ist das Angebot fertig gestellt, wird eine Hauptversion erstellt, und diese wird dann zur Genehmigung durch die Rechtsabteilung und den Manager veröffentlicht. Nachdem die Datei genehmigt wurde, können die anderen Mitarbeiter der Firma die Datei anzeigen.

Standardmäßig ist ein Element oder eine Datei im wartenden Zustand nur für den Ersteller und Benutzer mit der Berechtigung zum Genehmigen von Elementen sichtbar, aber Sie können auch festlegen, dass andere Benutzergruppen das Element oder die Datei anzeigen können.

Wenn die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, können die Benutzer, die über die Berechtigung zum Lesen von Inhalt, nicht aber über die Berechtigung zum Anzeigen von Entwurfselementen verfügen, die zuletzt genehmigte oder die Hauptversion des Listenelements oder der Datei anzeigen. Wenn in einer Bibliothek Haupt- und Nebenversionen nachverfolgt werden und noch keine Hauptversion veröffentlicht wurde, wird die Datei nicht für Benutzer angezeigt, die nicht über die Berechtigung zum Anzeigen von Entwurfselementen verfügen.

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So funktioniert die Versionsverwaltung mit dem Auschecken von Dateien

Durch das Auschecken von Dateien kann Ihr Team die Versionsverwaltung optimal nutzen. Wenn Sie eine Datei auschecken, wird eine Version nur dann erstellt, wenn Sie die Datei wieder einchecken, sodass Sie angeben können, wann eine Version erstellt wird. Ist das Auschecken von Dateien nicht erforderlich, wird eine Version erstellt, wenn Sie eine Datei zum ersten Mal speichern. Diese Version wird dann aktualisiert, wenn Sie die Datei schließen. Falls Sie die Datei wieder öffnen und speichern, wird eine weitere Version erstellt. Je nach Situation sollten nicht mehrere Versionen erstellt werden, z. B. wenn Sie eine Datei schließen müssen, um an einer Besprechung teilzunehmen, bevor Sie alle Änderungen vorgenommen haben.

Wenn das Auschecken erforderlich ist, können Sie keine Dateien hinzufügen, Dateien ändern oder die Dateieigenschaften ändern, ohne die Datei vorher auszuchecken. Beim Einchecken der Datei werden Sie aufgefordert, Kommentare zu den vorgenommen Änderungen einzugeben, um die Aussagekraft des Versionsverlaufs zu erhöhen.

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