von Stephanie Krieger, Expertin für das Erstellen von Dokumenten

Anwendbar unter:
Microsoft Office 2003-Editionen

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Haben Sie auch schon einmal zu viel Zeit mit einer sich wiederholenden Aufgabe in einem Microsoft Office-Programm verbracht und hatten dabei das Gefühl, dass es dafür eine bessere Möglichkeit geben müsste? Möglicherweise hatten Sie mehrere Tabellen in einem langen Word-Dokument neu zu formatieren oder Daten in einem Excel-Arbeitsblatt umzustrukturieren. Vielleicht wollten Sie auch die gleichen Änderungen an mehreren ähnlichen Visio-Zeichenblättern oder PowerPoint-Folien vornehmen. Wenn Ihnen diese oder ähnliche Problemstellungen bekannt vorkommen, dann sollten Sie sich über Makros informieren.

Vermutlich sind Ihnen beim Öffnen von Office-Dokumenten bereits Makrowarnungen angezeigt worden, sodass Sie Makros möglicherweise mit angsteinflößenden Begriffen wie „Virus“ oder „Programmierung“ verbinden. Nun, dazu sollten Sie wissen, dass die meisten Makros ganz harmlos sind und darüber hinaus enorm viel Zeit einsparen. Außerdem sind Makros einfacher zu erstellen und zu verwenden, als Sie vielleicht glauben mögen.

Inhalt dieser Webseite:

• Begriffsdefinition
• Erstellen von Makros
• Informationen zur Makrosicherheit
• Einführung in Makros in...
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint, Visio und Project
  • Access
  • FrontPage und Publisher

Begriffsdefinition

Bei einem Makro handelt es sich um eine Abfolge von Befehlen, die Sie mit einem einzigen Mausklick ausführen können. Mit Makros können Sie nahezu alle Vorgänge in dem verwendeten Programm automatisieren. Darüber hinaus ermöglichen Makros auch Dinge, die Sie nie für möglich gehalten hätten.

Handelt es sich bei Makros um eine Art von Programmierung?

Ja, Makros haben etwas mit Programmieren zu tun, aber Sie müssen kein Entwickler sein oder auch nur Programmierkenntnisse aufweisen, um Makros zu verwenden. Die meisten Makros, die in den Office-Programmen erstellt werden können, werden in der Programmiersprache Microsoft Visual Basic für Applikationen (VBA) geschrieben. Daher konzentriert sich dieser Artikel auf VBA-Makros.

Verwendungsweise von Makros

Mit Makros können Sie Zeit sparen und die Funktionen regelmäßig verwendeter Programme erweitern. Mithilfe von Makros können Sie sich wiederholende Vorgänge beim Erstellen von Dokumenten automatisieren, unliebsame Aufgaben vereinfachen oder die Erstellung von Dokumenten automatisieren, die von Ihnen und Ihren Kollegen regelmäßig verwendet werden. Wenn Sie bereits über einige Erfahrung im Umgang mit VBA verfügen, können Sie Makros auch zum Erstellen benutzerdefinierter Add-Ins (z. B. Vorlagen und Dialogfelder) oder sogar zum Speichern von wiederholt benötigten Informationen verwenden.

Kommen wir noch einmal auf das bereits zu Beginn des Artikels erwähnte Beispiel mit dem Formatieren mehrerer Tabellen in einem Word-Dokument zurück. Angenommen, das Dokument enthält 50 Tabellen, die neu formatiert werden müssen. Selbst wenn Sie ein Poweruser sind und nur fünf Minuten zum Formatieren einer Tabelle benötigen, bedeutet das über vier Stunden Arbeit für diese Aufgabe. Wenn Sie aber ein Makro zum Formatieren der Tabellen aufzeichnen und das Makro anschließend so bearbeiten, dass es die Änderungen im gesamten Dokument wiederholt, können Sie die Aufgabe in wenigen Minuten erledigen, anstatt Stunden dafür aufzuwenden.

Erstellen von Makros

In vielen Office-Programmen erstellen Sie Makros einfach, indem Sie eine Reihe von Aktionen aufzeichnen oder indem Sie ein Makro schreiben.

Aufzeichnen eines Makros

Das Aufzeichnen eines Makros ist kaum schwieriger als das Bedienen eines Aufnahmegeräts. Wenn Sie die Makroaufzeichnung verwenden, wird auf der Grundlage der von Ihnen ausgeführten Aktionen automatisch ein Makro geschrieben. In Office können Makros in Word, Excel, PowerPoint, Visio und Project aufgezeichnet werden.

Betrachten wir als Beispiel zum Aufzeichnen eines Makros erneut die zu Beginn des Artikels erwähnte erste Aufgabe – das Neuformatieren mehrerer Tabellen in einem langen Word-Dokument. Viele Formatierungsaufgaben können mithilfe von Tabellenformatvorlagen ausgeführt werden, aber möglicherweise ist eine Formatierung erforderlich, die nicht Teil einer Formatvorlage ist, wie die Tabellenbreite oder die Höhe der Tabellenzeilen.

Zum Aufzeichnen des Makros aus dem Beispiel platzieren Sie zunächst die Einfügemarke in der ersten zu formatierenden Tabelle und gehen dann wie folgt vor:

• Klicken Sie im Menü Extras auf Makro, und klicken Sie dann auf Aufzeichnen.
• Im Dialogfeld Makro aufzeichnen (siehe Abbildung) können Sie dem Makro einen Namen zuweisen, es für den schnellen Zugriff einer Symbolleiste zuordnen oder eine Tastenkombination dafür festlegen, einen Speicherort für das Makro angeben und eine Beschreibung des Makros zu Referenzzwecken hinzufügen. Sie können diese Schritte jedoch für den Augenblick auch auslassen und einfach auf OK klicken, um mit der Aufzeichnung zu beginnen.

  

  1. Makros bekommen automatisch numerische Namen zugewiesenen. Sie können diesen Namen ändern. Makronamen dürfen aus Buchstaben und Zahlen bestehen, jedoch keine Leerzeichen enthalten.
  2. Neue Makros werden in der Standardeinstellung in der globalen Vorlage Normal.dot gespeichert. Sie können das Makro jedoch auch im aktuellen Dokument bzw. der aktuellen Vorlage oder in einer anderen benutzerdefinierten Vorlage speichern.
  3. Der Zugriff auf Makros kann auch per Zuordnung über die Symbolleiste oder eine Tastenkombination erfolgen. Wenn Sie diesen Teil überspringen möchten, können Sie diese Zuordnungen jederzeit nach dem Erstellen des Makros festlegen.
  4. Die Beschreibung zum Makro enthält das Datum sowie den Namen des Benutzers, von dem das Makro aufgezeichnet wird. Sie können diese Beschreibung Ihren Anforderungen entsprechend anpassen.
  Nach dem Sie auf OK geklickt haben, wird eine kleine Symbolleiste mit den zwei Schaltflächen Aufzeichnung beenden  und Aufzeichnung anhalten  angezeigt.
• Führen Sie die zum Formatieren der Tabelle erforderlichen Schritte aus. Wenden Sie z. B. eine Formatvorlage auf die Tabelle an, legen Sie die Tabellenbreite auf 50 % der verfügbaren Seitenbreite fest, markieren Sie die Tabelle, und entfernen Sie dann die Einstellungen für die Zeilenhöhe aus allen Tabellenzeilen. Nachdem Sie sämtliche Formatierungen ausgeführt haben, die auf alle zu formatierenden Tabellen gleichermaßen angewendet werden sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufzeichnung beenden.
• Nun können Sie in jede Tabelle im Dokument klicken und dieses Makro ausführen, um alle für die erste Tabelle ausgeführten Aktionen automatisch wiederholen zu lassen.

  Anmerkung   Wenn Sie für das Makro keine Zuordnung zu einer Symbolleiste oder Tastenkombination festgelegt haben, können Sie auf das Makro über das Dialogfeld Makros zugreifen. Klicken Sie hierzu im Menü Extras auf Makro und anschließend auf Makros. Wählen Sie in der Liste der Makronamen das gewünschte Makro aus, und klicken Sie dann auf Ausführen.

Schreiben eines Makros

In den Office-Programmen, in denen Makros aufgezeichnet werden können, sowie in Access, Outlook, FrontPage und Publisher können Sie eigene VBA-Makros schreiben. Zum Schreiben von Makros müssen Sie sich ein wenig mit VBA auskennen. Sie werden jedoch möglicherweise überrascht sein, wie einfach Sie sich dieses Wissen auf der Grundlage bisher vorhandener Kenntnisse allein durch Verwenden des Programms aneignen können. Die Hauptfunktion von VBA besteht im Automatisieren häufig verwendeter Features. Zu den VBA-Elementen in Word zählen beispielsweise Dokumente, Tabellen, Absätze und Abschnitte.

Durch das Schreiben eines Makros oder Bearbeiten eines aufgezeichneten Makros können Sie das Makro leistungsfähiger machen. Im oben beschriebenen Beispiel zum Aufzeichnen eines Makros könnten Sie das aufgezeichnete Makro bearbeiten, indem Sie eine sog. Schleife hinzufügen. Hierbei handelt es sich um einfachen VBA-Code, durch den das Makro die Formatierung auf alle Tabellen im Dokument in einem Vorgang anwenden kann. Andernfalls müssten Sie das Makro für jede Tabelle einzeln ausführen.

Das Schreiben oder Bearbeiten von VBA-Makros ist mit einem großen Vorteil verbunden: Wenn Sie einmal ein gewisses Grundverständnis im Schreiben von VBA-Code in einem Office-Programm erlangt haben, können Sie auf der Grundlage dieser Kenntnisse auch Makros in anderen Office-Programmen schreiben oder bearbeiten. Die VBA-Terminologie unterscheidet sich zwar bei bestimmten Features, aber die zum Erstellen eines Makros oder Hinzufügen von Features wie Schleifen erforderliche Programmiersprache ist in allen Programmen mit VBA-Funktion gleich.

Tipp   Am einfachsten lernen Sie den Umgang mit VBA, indem Sie ein Makro aufzeichnen und dieses dann im Visual Basic-Editor anzeigen. Klicken Sie hierzu im Menü Extras auf Makro und anschließend auf Makros. Wählen Sie in der Liste der Makronamen das aufgezeichnete Makro aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

Informationen zur Makrosicherheit

Auch wenn die meisten Makros harmlos und äußerst hilfreich sind, darf nicht verschwiegen werden, dass Makros ein gravierendes Sicherheitsproblem darstellen. Makros, die mit bösartigen Absichten erstellt werden, können schädlichen Code enthalten, durch den Dokumente oder das System beschädigt werden können.

Lassen Sie zum Schutz des Systems und der Dateien daher keine Makros aus unbekannten Quellen zu. Wenn Sie über die Option zum Aktivieren oder Deaktivieren von Makros verfügen und dennoch gleichzeitig Zugriff auf alle gewünschten Makros haben möchten, legen Sie die Makrosicherheit in Ihren Office-Programmen auf Mittel fest. Auf diese Weise können Sie beim Öffnen von Dateien, die Makros enthalten, die Makros jederzeit aktivieren oder deaktivieren, gleichzeitig jedoch jedes beliebige Makro ausführen.

Zum Festlegen der Makrosicherheit klicken Sie in allen Office-Programmen mit VBA-Makrofunktion im Menü Extras auf Makro und anschließend auf Sicherheit. Wählen Sie die gewünschte Sicherheitsstufe aus, und klicken Sie dann auf OK. Es wird davon abgeraten, die Sicherheit auf Niedrig festzulegen.

Einführung in Makros in...

Word

In Word können Sie Makros sowohl aufzeichnen als auch schreiben.

• Erste Schritte mit Makros in Word

Wenn Sie ein Word-Poweruser sind und das Aufzeichnen von Makros bereits beherrschen, eignet sich Word hervorragend, um das Bearbeiten und Schreiben eigener Makros zu erlernen. Das Programmieren mit VBA in Word beruht zum Großteil auf Terminologie, die Sie bereits kennen und täglich verwenden.

Excel

Makros werden in Excel häufig verwendet, da mit ihnen oft verwendete Funktionen erheblich erweitert werden können. Excel-Makros können vom Automatisieren häufiger Aufgaben bis hin zum Erstellen benutzerdefinierter Funktionen für eine Vielzahl von Vorgängen verwendet werden.

• Erste Schritte mit Makros in Excel

In den folgenden zwei Knowledge Base-Artikeln finden Sie hervorragende Beispiele für Excel-Makros, die Sie auch gleich verwenden können:

• How to Use a VBA Macro to Sum Only Visible Cells (nur auf Englisch verfügbar)
• Macro to Extract Data from a Chart (nur auf Englisch verfügbar)

Wenn Sie bereits über Erfahrung im Aufzeichnen und Verwenden von Makros in Excel verfügen und gern mit dem Schreiben und Bearbeiten von Excel-Makros beginnen möchten, empfiehlt sich der folgende Schulungskurs zu Schleifen.

• Get in the loop with Excel macros (nur auf Englisch verfügbar)

PowerPoint, Visio und Project

In PowerPoint, Visio und Project können Sie ebenso wie in Word und Excel Makros aufzeichnen und schreiben.

• Erste Schritte mit Makros in PowerPoint
• Erste Schritte mit Makros in Visio
• Erste Schritte mit Makros in Project

Access

Makros sind für Access von großer Bedeutung, da sie die Funktionen der Datenbanken erheblich erweitern können. Sie können Makros in Access zwar nicht aufzeichnen, aber Sie können in Access VBA-Code schreiben oder Makros mithilfe des Makro-Generator-Tools erstellen. In Access gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, um den für Ihre Anforderungen benötigten Grad an Automatisierung bereitzustellen. VBA ist dabei nur eine der Möglichkeiten.

• Grundlegende Programmierkonzepte in Access
• Erstellen und Anpassen von Makros in Access

FrontPage und Publisher

Ebenso wie in Word, Excel, PowerPoint und Visio können Sie auch in FrontPage und Publisher Makros schreiben, um Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben zu sparen. Darüber hinaus können Sie in FrontPage Add-Ins erstellen und verwenden, mit denen die Programmfunktionen erweitert werden können.

• Erste Schritte mit Makros in FrontPage
• Informationen zu Add-Ins in FrontPage

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Informationen zur Autorin

Stephanie Krieger ist Expertin für das Erstellen von Dokumenten. Sie hat sich auf das Entwickeln von Lösungen für das Microsoft Office System spezialisiert und ist Autorin des Buchs Microsoft Office Document Designer. Stephanie schreibt für verschiedene Websites von Microsoft, u. a. für Microsoft At Work (nur auf Englisch verfügbar) und Office Online. Darüber hinaus verfasst sie regelmäßig Office System-Webcasts. Weitere Office-Tipps finden Sie in Stephanies Blog (nur auf Englisch verfügbar).

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