Nach dem Herstellen einer Verknüpfung zwischen dem Hauptdokument und der Datendatei können Sie nun Felder hinzufügen, durch die angegeben wird, wo die individuellen Informationen in dem beim Seriendruck erstellten Dokumenten angezeigt werden. Um sicherzustellen, dass Word in der Datendatei eine Spalte findet, die mit den Adressen oder Grußzeilen übereinstimmt, müssen Sie möglicherweise übereinstimmende Felder festlegen.

Hinzufügen von Feldern

Wenn das Hauptdokument noch leer ist, geben Sie die Informationen ein, die in allen zusammengeführten Dokumenten gleich sind. Fügen Sie dann Felder hinzu, indem Sie auf die Hyperlinks im Aufgabenbereich klicken.

Bei Feldern handelt es sich um Platzhalter, die im Hauptdokument an den Stellen eingefügt werden, an denen individuelle Informationen angezeigt werden sollen. Sie können z. B. im Aufgabenbereich auf den Hyperlink Adressblock oder Grußzeile klicken, um oben in einem Brief zu einem neuen Produkt Felder einzufügen. Durch diese Felder enthalten die Briefe an die einzelnen Empfänger eine individuelle Adresse und Anrede. Felder werden im Dokument durch doppelte Richtungspfeile gekennzeichnet, z. B. «Adresse».

Wenn Sie im Aufgabenbereich auf Weitere Elemente klicken, können Sie Felder hinzufügen, die einer der Spalten in der Datendatei entsprechen. Die Datendatei könnte z. B. die Spalte Persönliche Bemerkungen enthalten. Wenn Sie unten in einem Serienbrief das Feld Persönliche_Bemerkungen einfügen, können Sie so die einzelnen Briefe noch individueller anpassen. Sie können bei Umschlägen sogar einen postalischen Barcode (nur in der englischen (USA) Version von Word möglich) oder elektronisches Porto hinzufügen (wenn ein entsprechendes Programm installiert wurde).

Festlegen der übereinstimmenden Felder

Wenn Sie ein Feld für einen Adressblock oder eine Grußzeile in einem Dokument einfügen, werden Sie aufgefordert, das gewünschte Format auszuwählen. In der Abbildung wird z. B. das Dialogfeld Grußzeile dargestellt, das beim Klicken auf Grußzeile im Aufgabenbereich geöffnet wird. In den Listen unter Format für die Grußzeile können Sie die gewünschten Optionen auswählen.

Wenn Word nicht alle Elemente für die Grußzeile oder den Adressblock einer Spalte in der Datendatei zuordnen kann, werden die Adressen und Grußzeilen nicht richtig zusammengeführt. Klicken Sie auf Felder wählen. Das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen wird geöffnet.

Auf der linken Seite werden die Elemente der Adresse bzw. Grußzeile aufgeführt. Die Spaltenüberschriften aus der Datendatei werden rechts angezeigt.

Word sucht die Spalten, die den einzelnen Elementen entsprechen. In der Abbildung hat Word die Spalte Nachname in der Datendatei automatisch dem Eintrag Name zugeordnet. Die anderen Elemente konnten jedoch nicht zugeordnet werden. In diesem Beispiel konnte Word die Elemente Vorname und Adresse 1 nicht zuordnen.

Mithilfe der Listen auf der rechten Seite können Sie die Spalte aus der Datendatei auswählen, die mit dem Element links übereinstimmt. In der Abbildung wurde die Spalte Name dem Element Vorname zugeordnet, und die Spalte Adresse entspricht nun Adresse 1. Wenn Anrede, Firma und Vorname Partner/in nicht zugeordnet werden, ist dies kein Problem, da diese Felder in dem von Ihnen erstellten Dokument keine Rolle spielen.

Wenn Sie die Felder im Dokument hinzugefügt und zugeordnet haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Nächster Schritt

Schritt 4: Anzeigen einer Vorschau und Fertigstellen des Seriendrucks