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Um die individuellen Informationen im Hauptdokument zusammenzuführen, müssen Sie mit der Datendatei eine Verbindung herstellen, in der sich diese Informationen befinden (bzw. eine Datendatei erstellen und dann die Verbindung herstellen). Wenn Sie nicht alle Daten in der Datei für den Seriendruck verwenden möchten, können Sie die gewünschten Datensätze auswählen.

Herstellen einer Verknüpfung mit der Datendatei

In diesem Schritt des Seriendrucks stellen Sie eine Verknüpfung mit der Datendatei her, in der die individuellen Informationen gespeichert sind, die in den Dokumenten zusammengeführt werden sollen.

Wenn Ihre Microsoft Office Outlook®-Kontaktliste vollständige und aktuelle Informationen enthält, ist sie eine ideale Datendatei für das Senden von Briefen oder E-Mail-Nachrichten an Kunden. Klicken Sie im Aufgabenbereich einfach auf Von Outlook-Kontakten wählen, und wählen Sie dann Ihren Kontakteordner aus.

Wenn Ihre Kundeninformationen in einem Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt oder einer Microsoft Office Access-Datenbank vorliegen, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, und klicken Sie auf Durchsuchen, um zu der Datei zu navigieren.

Wenn Sie noch nicht über eine Datendatei verfügen, klicken Sie auf Neue Liste eingeben, und erstellen Sie mithilfe des daraufhin angezeigten Formulars eine Liste. Diese Liste wird als Adressliste im MDB-Format gespeichert und kann immer wieder verwendet werden.

Anmerkung  Stellen Sie beim Erstellen von E-Mail-Nachrichten oder Faxen mit der Seriendruckfunktion sicher, dass die Datendatei eine Spalte für die E-Mail-Adresse bzw. Faxnummer enthält. Sie benötigen später eine solche Spalte.

Auswählen der gewünschten Datensätze in der Datendatei

Dass Sie eine Verbindung mit einer bestimmten Datendatei herstellen, bedeutet nicht, dass Sie aus allen Datensätzen (Zeilen) dieser Datendatei Informationen in das Hauptdokument übernehmen müssen.

Wenn Sie eine Verbindung mit der gewünschten Datendatei hergestellt oder eine neue Datendatei erstellt haben, wird das Dialogfeld Seriendruckempfänger geöffnet. Durch Sortieren oder Filtern der Liste können Sie nur einen Teil der Datensätze für den Seriendruck auswählen.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die Datensätze in einer Spalte aufsteigend oder absteigend zu sortieren.
• Klicken Sie zum Filtern der Liste auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift, die den Wert enthält, den Sie als Filterkriterium verwenden möchten. Klicken Sie dann auf den gewünschten Wert. Bei einer langen Liste können Sie auch auf (Weitere Optionen) klicken, um ein Dialogfeld zu öffnen, in dem Sie den Wert festlegen können. Klicken Sie auf (Leere), um nur Datensätze ohne Informationen anzuzeigen oder (Nicht leere), um nur Datensätze anzuzeigen, die Informationen enthalten.

  Tipp

  Nach dem Filtern der Liste können Sie wieder alle Datensätze anzeigen, indem Sie auf den Pfeil und dann auf (Alle) klicken.

• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem Datensatz, um ihn auszuschließen.
• Mit den Schaltlflächen können Sie alle Datensätze ausschließen oder bestimmte Datensätze suchen.

  Tipp

  Wenn Sie die Datendatei beim Seriendruck erstellt haben, wird in diesem Dialogfeld die Schaltfläche Bearbeiten angezeigt. Sie können an den Datensätzen Änderungen vornehmen und so die Datei aktualisieren.

Wenn Sie die gewünschten Datensätze ausgewählt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Nächster Schritt

Schritt 3: Hinzufügen von Feldern zum Hauptdokument