Sie haben Ihren Lebenslauf samt Portraitfoto zusammengestellt und sind bereit zum Vorsprechen. Sie haben die Namen und Adressen der bekannten Casting-Regisseure in Ihre Kontaktliste eingetragen. Als Nächstes müssen Sie ein kurzes, ansprechendes Anschreiben formulieren, das Sie zusammen mit Ihrem Foto und Ihrem Lebenslauf per E-Mail versenden können. Dies können Sie in Microsoft Outlook 2002 und in Microsoft Word 2002 rasch erledigen. Sie können sogar in Outlook dokumentieren, an welche Casting-Regisseure Sie den Brief gesendet haben (damit Sie nicht versehentlich den gleichen Brief zweimal schicken). Abschließend können Sie eine Erinnerung einrichten, die Sie einige Wochen später darauf aufmerksam macht, eine schriftliche Nachfrage an die Casting-Regisseure zu richten.
Erstellen der Liste der Casting-Regisseure
Kategorisieren der Casting-Regisseure
- Klicken Sie in Outlook auf den Ordner Kontakte.
- Doppelklicken Sie auf den ersten Casting-Regisseur in der Liste, und klicken Sie auf Kategorien.
- Klicken Sie auf Hauptkategorienliste.
- Geben Sie im Feld Neue Kategorie den Eintrag Casting-Regisseure ein, klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Casting-Regisseure, und klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie auf Speichern und Schließen.
- Doppelklicken Sie auf den nächsten Casting-Regisseur in der Liste, und klicken Sie auf Kategorien.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Casting-Regisseure, und klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie auf Speichern und Schließen.
- Wiederholen Sie die Schritte 7 bis 9 für jeden Casting-Regisseur in Ihrer Liste.
Erstellen eines Serienbriefs aus den Outlook-Kontakten
Nachdem Sie alle Casting-Regisseure gekennzeichnet haben, filtern Sie diese Kontakte heraus und führen die Kontaktdaten in einem Serienbrief zusammen.
Filtern der Kontaktliste nach Casting-Regisseuren
- Klicken Sie in Outlook auf den Ordner Kontakte.
- Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie auf Aktuelle Ansicht anpassen.
- Klicken Sie auf Filtern und dann auf die Registerkarte Weitere Optionen.
- Klicken Sie auf Kategorien, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Casting-Regisseure, und klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie auf OK, um den Filter anzuwenden, und klicken Sie erneut auf OK, um zur gefilterten Kontaktliste zurückzukehren.
Erstellen eines Serienbriefs aus der gefilterten Liste
- Klicken Sie im Menü Extras auf Seriendruck.
Die Standardoptionen in diesem Dialogfeld sollten alle Anforderungen erfüllen. Falls nicht, passen Sie die Optionen an die hier abgebildeten an.
Klicken Sie auf OK. Outlook erstellt ein Seriendokument in Word.
- Klicken Sie in Word auf die Meldung Seriendruckdokument bearbeiten, die in der Sprechblase des Office-Assistenten angezeigt wird.
- Zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie auf Seriendruck-Assistent.
Anmerkung Da Sie die Kontaktliste bereits an das Seriendruckdokument angehängt haben, beginnt der Assistent bei Schritt 3 von 6. Die Anweisungen des Assistenten helfen Ihnen beim Erstellen des Briefs und Verknüpfen der richtigen Kontaktdaten.
- Klicken Sie am unteren Rand des Aufgabenbereichs Seriendruck auf Weiter: Brief schreiben.
- Folgen Sie den weiteren Anweisungen des Assistenten.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern, und speichern Sie das Seriendruckdokument unter dem Namen Casting.doc.
Falls Sie Anregungen zum Verfassen eines wirkungsvollen Anschreibens benötigen, sehen Sie sich die Office-Vorlagen in der Microsoft Office Online-Website an.
Anmerkung Nachdem Sie den Serienbrief erstellt haben, können Sie den Kontaktfilter in Outlook wieder deaktivieren.
Deaktivieren des Filters
- Wechseln Sie zu Outlook.
- Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie auf Aktuelle Ansicht anpassen.
- Klicken Sie auf Filter und dann auf Alle löschen.
Verfolgen der versendeten Briefe
Verknüpfen eines Briefes mit Kontakten
- Klicken Sie auf der Outlook-Leiste auf Eigene Verknüpfungen und dann auf Journal.
- Klicken Sie im Menü Aktionen auf Neuer Journaleintrag.
- Geben Sie in der Zeile Betreff den Text Brief an Casting-Regisseure ein.
- Klicken Sie im Feld Eintragstyp auf Dokument.
- Klicken Sie im Menü Einfügen auf Datei.
- Wählen Sie das Dokument aus, das als Hauptdokument für den Serienbrief gespeichert wurde (Casting.doc), und klicken Sie auf Einfügen.
- Klicken Sie auf Kontakte, und wählen Sie die Kontakte aus, an die Sie den Brief gesendet haben (die Casting-Regisseure).
Anmerkung Wenn Sie mehrere Kontakte auswählen möchten, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Namen klicken.
- Klicken Sie auf OK und dann auf Speichern und Schließen.
Nun haben Sie genau dokumentiert, wann Sie den Brief an welche Casting-Regisseure gesendet haben. Außerdem können Sie rasch eine Kopie des Briefes öffnen.
Wie wird's gemacht?
- Öffnen Sie im Ordner Kontakte einen der Kontakte für Casting-Regisseure.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Aktivitäten und dann im Feld Anzeigen auf Journal.
- Doppelklicken Sie auf das Element, dessen Betreff "Brief an Casting-Regisseure" lautet.
- Das Element Journal enthält eine Verknüpfung zum Dokument Casting.doc.
Nachverfolgungsaktion nach zwei Wochen
Sie können in Outlook eine Erinnerung einrichten, damit Sie daran denken, nach ein oder zwei Wochen bei den angeschriebenen Regisseuren mit einer Postkarte nachzuhaken.
Einrichten der Erinnerung
- Klicken Sie auf der Symbolleiste Outlook-Verknüpfungen auf Aufgaben.
- Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf Neu.
- Geben Sie im Feld Betreff den Text Postkarte an Casting-Regisseure zum Nachhaken ein.
- Klicken Sie in der Liste Fällig am auf ein Datum in zwei Wochen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung.
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