Neuerungen in Access 2007

Schneller Einstieg in das Nachverfolgen und Freigeben von Informationen

Microsoft Office Access 2007 stellt eine Sammlung leistungsfähiger Tools bereit, die Ihnen dabei helfen, einen schnellen Einstieg in das Nachverfolgen und Freigeben von Informationen und das Erstellen von Berichten zu erhalten. Sie können schnell attraktive und funktionelle Anwendungen zum Nachverfolgen von Daten erstellen, indem Sie eine der vordefinierten Vorlagen anpassen, eine vorhandene Datenbank konvertieren oder eine neue Datenbank erstellen, und das alles ohne tief greifende Datenbankkenntnisse. Mit Office Access 2007 ist das Anpassen von Datenbankanwendungen und Berichten an sich ändernde Unternehmensanforderungen ein Kinderspiel. Die erweiterte Unterstützung für Windows SharePoint Services 3.0 in Office Access 2007 hilft Ihnen bei der Freigabe, Verwaltung, Prüfung und Sicherung Ihrer Daten.

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Inhalt dieses Artikels


Möglichkeiten zum schnelleren Einstieg

Office Access 2007 stellt Vorlagen bereit, mit denen Sie auf einfache Weise Datenbanken, Tabellen und Felder erstellen können. Darüber hinaus gibt es neue Ansichten und Entwurfstools, die Sie beim Erstellen neuer Datenbankobjekte und bei der Arbeit mit Daten unterstützen.

Datenbankvorlagen für das Erstellen vollständiger Anwendungen

Zum Lieferumfang von Office Access 2007 gehört eine Sammlung professionell gestalteter Datenbankvorlagen für das Nachverfolgen von Kontakten, Aufgaben, Ereignissen, Schülerdaten und Aktivposten, um nur einige Datentypen zu nennen. Diese können wie vorliegend verwendet oder für Ihre Zwecke optimiert werden, damit Informationen genau in der gewünschten Weise verfolgt werden. Über die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access, die bei jedem Start von Office Access 2007 angezeigt wird, können Sie im Handumdrehen mit der Erstellung Ihrer Datenbank beginnen, indem Sie eine der Vorlagen öffnen.

Postenvorlagedateibereich mit vorgeschlagenem Dateinamen

Jede Vorlage stellt eine vollständige Nachverfolgungsanwendung dar, die vordefinierte Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen, Makros und Beziehungen enthält. Die Vorlagen sind wie vorliegend sofort einsetzbar, damit Sie schnell mit Ihrer Arbeit beginnen können. Wenn der Vorlagenentwurf Ihren Anforderungen entspricht, können Sie loslegen! Andernfalls können Sie die Vorlage als Ausgangsbasis zum Erstellen einer Datenbank verwenden, die Ihre speziellen Anforderungen erfüllt.

Formular 'Postendetails'

Neben den Vorlagen im Lieferumfang von Office Access 2007 finden Sie auch auf der Microsoft Office Online-Website zahlreiche weitere Vorlagen, die Sie herunterladen können.

Feld- und Tabellenvorlagen

Sie verschwenden viel Zeit für den Entwurf Ihrer Felder? Dann verwenden Sie doch stattdessen die neuen Feldvorlagen. Hierbei handelt es sich um vordefinierte Felder, von denen jedes einen Namen, einen Datentyp, eine Länge und voreingestellte Eigenschaften aufweist. Sie können die benötigten Felder direkt aus dem Bereich Feldvorlagen auf ein Datenblatt ziehen. Feldvorlagen basieren auf XSD-Dateien (XML Schema Definition), damit Sie eigene Standarddefinitionen für die gemeinsame Nutzung in der Abteilung oder der Arbeitsgruppe erstellen können.

Bereich 'Feldvorlagen'

Darüber hinaus finden Sie in Office Access 2007 auch Tabellenvorlagen für Tabellen, die häufig in Datenbanken genutzt werden. So können Sie beispielsweise die Tabellenvorlage "Kontakte" zum Hinzufügen einer Kontakttabelle zu Ihrer Datenbank verwenden. Die Tabelle enthält bereits häufig verwendete Felder wie "Nachname", "Vorname" und "Adresse". Die Feldeigenschaften sind bereits so festgelegt, dass Sie die Tabelle sofort nutzen können. Außerdem stehen weitere Tabellenvorlagen zur Verfügung, wie Aufgaben, Probleme, Ereignisse und Posten, die spezielle Felder exakt für den Datentyp enthalten, den Sie speichern und verfolgen möchten.

Verbesserte Datenblattansicht

Das Erstellen von Tabellen ist nun einfacher. Klicken Sie einfach auf der Registerkarte Erstellen auf Tabelle, und beginnen Sie mit der Eingabe von Daten. In Office Access 2007 wird automatisch der beste Datentyp für jedes Feld festgelegt, damit Sie beim Arbeiten nicht behindert werden. Der Spalte Neues Feld hinzufügen können Sie entnehmen, wo Sie ein neues Feld hinzufügen können, und wenn Sie den Datentyp oder das Anzeigeformat eines neuen vorhandenen Felds ändern müssen, verwenden Sie einfach die Befehle auf der Multifunktionsleiste, die Bestandteil der neuen Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche ist. Sie können auch Daten aus Microsoft Office Excel-Tabellen in ein neues Datenblatt einfügen. Office Access 2007 erstellt dann automatisch alle Felder, und auch die Datentypen werden automatisch erkannt.

Datenblatt mit der Spalte Neues Feld hinzufügen

Legende 1 Die Spalte Neues Feld hinzufügen

Einmal angenommen, Sie müssen der Tabelle ein vorhandenes Feld aus einer anderen Tabelle hinzufügen. Dann ziehen Sie einfach das Feld aus dem Bereich Feldliste auf das Datenblatt. Access erstellt dann automatisch alle erforderlichen Beziehungen oder zeigt während des Vorgangs entsprechende Aufforderungen an.

Neue Layoutansicht für den schnelleren Entwurf von Formularen und Berichten

In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen vornehmen, während Sie Daten in einem Formular oder einem Bericht anzeigen.

Formular in der Layoutansicht mit Livedaten

So können Sie beispielsweise ein Feld zum Entwurfsraster hinzufügen, indem Sie dieses Feld einfach aus dem Bereich Feldliste ziehen, oder Sie können die Eigenschaften auf dem Eigenschaftenblatt ändern. Die Layoutansicht unterstützt die neuen gestapelten und tabellarischen Layouts. Hierbei handelt es sich um Steuerelementgruppen, die Sie als Block verschieben bzw. deren Größe ändern können, damit Felder, Spalten, Zeilen oder gesamte Layouts auf einfache Weise neu angeordnet werden können. In der Layoutansicht können Sie ein Feld auch einfach entfernen oder das Feld formatieren. Für detailliertere Arbeiten steht weiterhin die Entwurfsansicht zur Verfügung, wobei aber auch die Entwurfsansicht um die Unterstützung von gestapelten und tabellarischen Layouts erweitert wurde.

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Ergebnisorientierte Benutzeroberfläche

Mit der neuen ergebnisorientierten Benutzeroberfläche, Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche, wird die Arbeit in Office Access 2007 zu einem Kinderspiel. Befehle und Funktionen, die vorher häufig in komplexen Menüs und Symbolleisten verschachtelt waren, sind auf den aufgabenorientierten Registerkarten nun einfacher zu finden, da diese logische Gruppierungen mit Befehlen und Funktionen enthalten. Viele Dialogfelder wurden durch Kataloge ersetzt, in denen die verfügbaren Optionen angezeigt werden. Daneben helfen Ihnen aussagekräftige QuickInfos oder Vorschaubeispiele bei der Auswahl der richtigen Option. Ungeachtet, welche Aktivität Sie gerade auf der neuen Benutzeroberfläche ausführen, ob Sie einen Bericht erstellen oder Daten eingeben, Access zeigt die Tools an, die für die Erledigung der jeweiligen Aufgabenstellung am besten geeignet sind.

Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche    Die neue Office Fluent-Benutzeroberfläche umfasst einen Standardbereich mit Namen "Multifunktionsleiste", der Befehlsgruppen enthält, die nach Feature und Funktionalität geordnet sind. Die Multifunktionsleiste ersetzt die verschachtelten Menüs und Symbolleisten, die in vorherigen Versionen von Access zu finden waren.

Access-Multifunktionsleiste

Verwenden Sie die Office Fluent-Multifunktionsleiste, um Gruppen mit zusammengehörigen Befehlen schneller zu finden. Wenn Sie beispielsweise ein Formular oder einen Bericht erstellen müssen, verwenden Sie einen der Befehle auf der Registerkarte Erstellen. Dank des neuen Oberflächendesigns lassen sich die benötigten Befehle nun einfacher finden, und möglicherweise entdecken Sie sogar Features, auf die Sie andernfalls gar nicht aufmerksam geworden wären. Befehle befinden sich nun näher an der Oberfläche, was bedeutet, dass Sie nicht lange in den Menüs danach suchen und sich deren Position merken müssen.

Zu den wichtigsten Features der Office Fluent-Benutzeroberfläche gehören die Folgenden:

  • Registerkarten für Befehle – Registerkarten mit Befehlen, die häufig in Kombination verwendet werden, sodass Sie in der jeweiligen Situation immer die geeigneten Befehle finden.
  • Registerkarten für Kontextbefehle – Befehlsregisterkarten, die kontextabhängig angezeigt werden, also abhängig vom bearbeiteten Objekt oder von der ausgeführten Aufgabe. Eine Registerkarte mit Kontextbefehlen enthält die Befehle, die höchstwahrscheinlich auf die jeweilige Situation zutreffen. 
  • Kataloge – Neue Steuerelemente, in denen die Vorschau für ein Format oder eine Option angezeigt werden, damit Sie das Ergebnis vor der Auswahl überprüfen können. Kataloge werden in der gesamten Benutzeroberfläche von 2007 Microsoft® Office System verwendet.
  • Symbolleiste für den Schnellzugriff – Eine einzelne Standardsymbolleiste, die in der Multifunktionsleiste angezeigt wird und mit einem einzigen Mausklick den sofortigen Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Befehle wie z. B. Speichern und Rückgängig ermöglicht.

Seite "Erste Schritte mit Microsoft Office Access"    Diese Seite ermöglicht den schnellen Zugriff auf eine Bibliothek mit professionell gestalteten Datenbankvorlagen. Darüber hinaus können Sie über diese Seite auf kürzlich geöffnete Datenbanken und (sofern Sie über eine Internetverbindung verfügen) auf Verknüpfungen zu populären Office Online-Artikeln zugreifen.

Erste Schritte bei Microsoft Office Access (Seite)

Navigationsbereich    Dieser Bereich enthält eine Liste aller Objekte in der aktuell geöffneten Datenbank. Über den Navigationsbereich können Sie zudem auch einfach auf alle diese Objekte zugreifen. Sie verwenden den Navigationsbereich, um Ihre Objekte nach Objekttyp, nach Erstellungs- oder Änderungsdatum, nach zugehöriger Tabelle (basierend auf Objektabhängigkeiten) oder in benutzerdefinierten Gruppen zu ordnen, die Sie anlegen. Sie benötigen mehr Platz zum Bearbeiten Ihres Formularentwurfs? Kein Problem, der Navigationsbereich kann einfach ausgeblendet werden, sodass er nur wenig Platz benötigt, aber dennoch immer verfügbar ist. Der Navigationsbereich ersetzt das Datenbankfenster, das in Access-Versionen vor Access 2007 verwendet wurde.

Objekte im Navigationsbereich

Objekte im Registerkartenformat    Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros werden im Access-Fenster als Objekte im Registerkartenformat angezeigt.

Objekte im Registerkartenformat in Access 2007

Per Klick auf die Objektregisterkarten können Sie einfach zwischen den verschiedenen Objekten wechseln.

Statusleiste    Die Leiste am unteren Rand des Fensters, in der Statusinformationen angezeigt werden. Sie enthält Schaltflächen, mit denen Sie zwischen Ansichten wechseln können.

Minisymbolleiste    Ein mit einer Symbolleiste vergleichbares Element, das über markiertem Text angezeigt wird, damit Sie auf einfache Weise Formatierungen wie z. B. Fett- oder Kursivformatierung anwenden oder die Schriftart ändern können.

Hilfefenster    Im Gegensatz zu vorherigen Versionen von Access ermöglicht Office Access 2007 den einfachen Zugriff auf die Access-Hilfe und den Inhalt der Entwicklerreferenz vom gleichen Hilfefenster aus. So können Sie den Suchbereich z. B. einfach auf den Inhalt der Entwicklerreferenz beschränken. Ungeachtet der im Hilfefenster vorgenommenen Einstellungen steht der gesamte Inhalt der Access-Hilfe und der Access-Entwicklerreferenz immer in Office Online zum Abruf bereit.

Hilfefenster

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Mehr leistungsfähige Objekterstellungstools

Mit Office Access 2007 steht eine intuitive Umgebung für das Erstellen von Formularen und Berichten bereit, die es ermöglicht, im Handumdrehen Formulare und Berichte zu erstellen, in denen sortierte, gefilterte und gruppierte Informationen angezeigt werden.

Registerkarte "Erstellen"

Mithilfe der Registerkarte Erstellen können Sie schnell neue Formulare, Berichte, Tabellen, Windows SharePoint Services-Listen, Abfragen, Makros und Module erstellen. Wenn Sie im Navigationsbereich bereits eine Tabelle oder eine Abfrage ausgewählt haben, können Sie mit einem Mausklick ein neues Formular oder einen neuen Bericht basierend auf diesem Objekt erstellen, indem Sie einen der Befehle Formular oder Bericht verwenden. Die neuen Formulare und Berichte, die mit diesem Einzelklickverfahren erstellt werden, sind visuell ansprechender und können sofort genutzt werden, da ihre Gestaltung verbessert wurde. Automatisch erstellte Formulare und Berichte erhalten mit Kopfzeilen, die ein Logo und eine Überschrift umfassen, ein professionelles Aussehen. Darüber hinaus umfasst ein automatisch erstellter Bericht auch Angaben zum Datum und zur Uhrzeit sowie informative Fußzeilen und Gesamtsummen.

Teilweise Ansicht der Registerkarte 'Erstellen' in der Multifunktionsleiste

Sie werden feststellen, dass Sie bei Objekten, die Sie mithilfe der neuen Schnellerstellungsfunktionen erstellen, mit weniger Aufwand schneller zum Ziel gelangen.

Neue Ansichten: Berichtsansicht und Layoutansicht

Zwei neue Ansichten sorgen dafür, dass Sie nun interaktiv mit Formularen und Berichten arbeiten können. In der Berichtsansicht können Sie eine exakte Darstellung Ihres Berichts durchsuchen, ohne diesen drucken oder in der Seitenansicht anzeigen zu müssen. Wenn Sie sich auf bestimmte Datensätze beschränken möchten, verwenden Sie die Filterfunktion oder die Funktion "Suchen", um nach einem übereinstimmenden Text zu suchen. Sie können mit dem Befehl Kopieren auch Text in die Zwischenablage kopieren, oder Sie können auf aktive Hyperlinks im Bericht klicken, um das Ziel eines Hyperlinks im Browser anzuzeigen.

In der Berichtsansicht haben Sie nun die Möglichkeit, den Bericht zu durchsuchen, allerdings können Sie mit der neuen Layoutansicht während des Blätterns Entwurfsänderungen vornehmen. Dies bedeutet, dass Sie in der Layoutansicht häufig vorkommende Entwurfsänderungen vornehmen können, während Sie Daten in einem Formular oder einem Bericht anzeigen. Beispielsweise können Sie ein Feld hinzufügen, indem Sie einen Feldnamen aus dem neuen Bereich Feldliste ziehen, oder aber Eigenschaften mithilfe des Eigenschaftenblatts ändern. Die Layoutansicht unterstützt die neuen gestapelten und tabellarischen Layouts – Steuerelementgruppen, die Sie als Ganzes bearbeiten können, damit Felder, Spalten, Zeilen oder ganze Layouts problemlos neu angeordnet werden können. In der Layoutansicht können Sie außerdem ein Feld entfernen oder Formatierungen hinzufügen. Die Entwurfsansicht ist weiterhin für detailliertere Arbeitsschritte verfügbar und unterstützt nun ebenfalls Layouts.

Bericht in der Layoutansicht

Rationelles Gruppieren und Sortieren von Daten in Berichten

In Office Access 2007 wurde das Gruppieren und Sortieren in Berichten und das Hinzufügen von Summen optimiert und vereinfacht. Sie werden feststellen, dass das Navigieren in der neuen Benutzeroberfläche wesentlich einfacher und nachvollziehbarer ist, und bei Verwendung der neuen Layoutansicht sind die Auswirkungen von Änderungen sofort erkennbar.

Bereich 'Gruppieren, Sortieren und Summe'

Einmal angenommen, Sie möchten in einem Bericht die Summe aller Umsätze pro Region anzeigen. Verwenden Sie hierfür die Layoutansicht sowie den neuen Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe, um eine Gruppierungsebene hinzuzufügen und eine Summe zu erstellen. Die Änderungen werden unmittelbar in Ihrem Bericht angezeigt! Die neue Zeile "Summe" sorgt dafür, dass das Hinzufügen einer Summe, eines Mittelwerts, einer Anzahl, eines Maximal- oder eines Minimalwerts zu den Kopf- oder Fußzeilen des Berichts zum Kinderspiel wird. Für einfache Summen müssen Sie nun nicht mehr manuell ein berechnetes Feld erstellen. Sie können einfach mit der Maus auf die gewünschte Position zeigen und dann klicken.

Erstellen von Summen in einem Bericht

Neue Steuerelementlayouts helfen bei der Erstellung attraktiver Formulare und Berichte

Formulare und Berichte enthalten oft tabellarische Informationen, wie z. B. eine Spalte mit Kundennamen oder eine Zeile mit allen Feldern für einen Kunden. In Office Access 2007 können Sie diese Steuerelemente zu einem Layout zusammenfassen, das auf einfache Weise als Ganzes bearbeitet werden kann, einschließlich der Beschriftung.

Befehle in der Gruppe 'Layout bestimmen' auf der Registerkarte 'Anordnen'

Da Sie Steuerelemente aus unterschiedlichen Bereichen auswählen können, wie die Beschriftung einer Abschnittskopf- oder -fußzeile, verfügen Sie über beträchtliche Flexibilität. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Ein Layout verschieben oder dessen Größe ändern. Verschieben Sie z. B. eine Spalte nach links oder rechts.
  • Ein Layout formatieren. Formatieren Sie z. B. eine Kundennamenspalte fett, um sie hervorzuheben.
  • Einem Layout eine Spalte (ein Feld) hinzufügen.
  • Eine Spalte (ein Feld) aus einem Layout löschen.

Eine Spalte in der Layoutansicht verschieben

Layouts werden zusammen mit dem Entwurf gespeichert und sind weiterhin verfügbar.

Neue geteilte Formulare zum Beschleunigen der Datensuche

Verwenden Sie das neue geteilte Formular zum Erstellen eines Formulars, das eine Datenblattansicht und eine Formularansicht kombiniert. Mit einer Eigenschaft können Sie Access anweisen, das Datenblatt oben, unten, links oder rechts zu platzieren.

Geteiltes Formular

Eingebettete Makros in Formularen und Berichten

Mit den neuen, vertrauenswürdigen, eingebetteten Makros erübrigt sich das Schreiben von Code. Ein eingebettetes Makro wird in einer Eigenschaft gespeichert und ist Teil des Objekts, zu dem es gehört. Sie können den Entwurf eines eingebetteten Makros ändern, ohne sich über andere Steuerelemente Gedanken machen zu müssen, die möglicherweise auf dem gleichen Makro basieren  - jedes eingebettete Makro ist unabhängig. Eingebettete Makros sind vertrauenswürdig, da die Ausführung bestimmter potenziell unsicherer Vorgänge hierbei automatisch verhindert wird.

Zuweisen eines eingebetteten Makros zu einem BeimDoppelklicken-Ereignis

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Neue Datentypen und Steuerelemente

Office Access 2007 stellt neue und erweiterte Datentypen und Steuerelemente bereit, damit Sie mehr Datentypen speichern und die Daten einfacher eingeben können.

Mehrwertige Felder für komplexe Daten

Sie können ein Feld erstellen, das mehrere Werte enthält, welche auch als komplexe Daten bezeichnet werden. Angenommen, Sie müssen einem Ihrer Mitarbeiter oder Vertragsnehmer eine Aufgabe zuweisen, möchten diese Aufgabe jedoch auf mehrere Personen verteilen. In den meisten Datenbankmanagementsystemen müssen und auch in vorherigen Versionen von Access mussten Sie eine m:m-Beziehung erstellen, damit dies funktioniert. In Office Access 2007 wird Ihnen der komplizierte Teil abgenommen; Sie müssen lediglich ein Feld auswählen und hierfür festlegen, dass mehrere Werte akzeptiert werden sollen. Mehrwertige Felder sind besonders hilfreich, wenn Sie in Office Access 2007 mit einer SharePoint-Liste arbeiten, die einen der mehrwertigen Feldtypen enthält, die in Windows SharePoint Services verwendet werden. Office Access 2007 ist mit diesen Datentypen kompatibel.

Mehrwertiges Feld

Anlagenfelder für Dateien

Mit dem neuen Datentyp "Anlage" können Sie alle Dokumenttypen und Binärdateien problemlos in Ihrer Datenbank speichern, ohne dass diese unnötig anwächst. Office Access 2007 komprimiert Anlagen wenn möglich automatisch, um den Speicherbedarf zu minimieren. Sie müssen ein Microsoft Office Word 2007-Dokument an einen Datensatz anfügen oder eine Reihe von digitalen Fotos in der Datenbank speichern? Mit Anlagenfeldern gestalten sich diese Aufgaben nun wesentlich einfacher. Hiermit können Sie einem einzelnen Datensatz sogar mehrere Anlagen hinzufügen.

Dialogfeld 'Anlagen'

In Memofeldern kann nun Rich Text gespeichert werden, und der Revisionsverlauf wird unterstützt

Mit der neuen Unterstützung für "Rich Text" in Office Access 2007 sind Sie nicht länger auf die Verwendung von Text vom Typ "Nur Text" in Datensätzen beschränkt. Sie können Text nun formatieren (z. B. fett, kursiv, mit verschiedenen Schriftarten und Farben und weiteren Formatierungsoptionen) und diesen formatierten Text in der Datenbank speichern. Mit "Rich Text" formatierter Text wird in einem Memofeld in einem auf HTML basierenden Format gespeichert, der mit dem Datentyp "Rich Text" in Windows SharePoint Services kompatibel ist. Sie können die neue Eigenschaft Textformat entweder auf RichText oder NurText festlegen, und die Daten in Textfeld-Steuerelementen und in der Datenblattansicht werden nun entsprechend formatiert.

Memofelder sind zum Speichern großer Informationsmengen hilfreich. Mit Office Access 2007 können Sie die Eigenschaft Nur anfügen so festlegen, dass ein Revisionsverlauf aller Änderungen an einem Memofeld erstellt wird. Diesen Revisionsverlauf können Sie jederzeit anzeigen. Dieses Feature unterstützt auch die Verfolgungsfunktion von Windows SharePoint Services, so dass Sie mit Access den Inhaltsverlauf Ihrer SharePoint-Listen anzeigen können.

Kalender für das Auswählen von Daten

Felder und Steuerelemente, in denen der Datentyp "Datum/Uhrzeit" verwendet wird, erhalten automatisch eine neue Funktion: Unterstützung eines integrierten interaktiven Kalenders für die Auswahl eines Datums. Die Kalenderschaltfläche wird automatisch rechts des Datums angezeigt. Sie möchten wissen, welches Datum am kommenden Freitag ist? Klicken Sie auf die Schaltfläche, und es wird automatisch der Kalender angezeigt, in dem Sie das Datum suchen und auswählen können. Optional können Sie den Kalender für ein Feld oder ein Steuerelement auch mithilfe einer Eigenschaft deaktivieren.

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Verbesserte Entwurfs- und Analysetools

Mit denen neuen Tools in Office Access 2007 können Sie Datenbankobjekte nun schneller erstellen und die Daten anschließend einfacher analysieren.

Erweiterter Bereich Feldliste

Der neue Bereich Feldliste geht weiter über die Feldauswahl hinaus, die in früheren Versionen von Access zu finden ist, denn dieser Bereich umfasst nun auch Felder aus anderen Tabellen. Sie können Felder aus der Tabelle in die Datensatzquelle ziehen, aus verknüpften Tabellen oder aus unverknüpften Tabellen in der Datenbank. Office Access 2007 ist in der Lage, die erforderliche Infrastruktur zu erstellen, d. h. wenn eine Beziehung zwischen Tabellen benötigt wird, wird diese automatisch erstellt, oder Sie werden im Verlauf des Prozesses aufgefordert, diese zu erstellen.

Bereich 'Feldliste'

Verbesserte Tools zum Sortieren und Filtern

Einmal angenommen, Sie müssen schnell einen übereinstimmenden Wert finden oder eine Datenspalte sortieren. Das neue Office Access 2007-Feature "AutoFilter" verbessert die bereits vorhandenen leistungsfähigen Filterfunktionen in einer Weise, dass Sie sich schnell auf die von Ihnen benötigten Daten konzentrieren können. Sie können einfach unter den eindeutigen Werten in einer Spalte wählen, was sich in Fällen als hilfreich erweist, in denen Sie sich nicht mehr an den benötigten Namen erinnern können, oder Sie können die Werte mithilfe von Kontextmenüoptionen mit einer einfachen Sprache wie "Nach Datum sortieren (aufsteigend)" oder "Nach Größe sortieren (aufsteigend)" sortieren.

AutoFilter

Die am häufigsten verwendeten Filteroptionen werden unmittelbar als Menübefehle angezeigt. Alternativ können Sie auch Schnellfilter verwenden, um die Informationen anhand der Daten zu begrenzen, die Sie eingeben. Die Schnellfilteroptionen ändern sich automatisch basierend auf dem Datentyp, sodass eine sinnvolle Auswahl für Daten vom Typ "Text", "Datum" und "Zahl" angezeigt wird.

Menü 'Datumsfilter'

Diese neuen Filter- und Sortierfunktionen wurden entwickelt, um Ihnen eine konsistente Nutzungserfahrung zu vermitteln, ungeachtet, ob Sie in Office Access 2007 oder in Microsoft Office Excel 2007 arbeiten.

Summen und wechselnde Hintergrundfarben in Datenblättern

Neu in der Datenblattansicht ist die Summenzeile, in der Sie eine Summe, eine Anzahl, einen Mittelwert, einen Maximalwert, einen Minimalwert, eine Standardabweichung oder eine Varianz anzeigen können. Nachdem Sie die Summenzeile hinzugefügt haben, zeigen Sie auf den Pfeil in der Zelle der Spalte und wählen die gewünschte Berechnung aus.

Summenzeilen in einem Datenblatt

Datenblätter, Berichte und Endlosformulare unterstützen eine wechselnde Hintergrundfarbe für Zeilen, die Sie unabhängig von der standardmäßigen Hintergrundfarbe festlegen können. Das Schattieren jeder zweiten Zeile ist einfach und Sie können eine beliebige Farbe auswählen.

Datenblatt mit wechselnden Zeilenfarben

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Erweiterte Sicherheit

Die verbesserten Office Access 2007-Sicherheitsfeatures und die enge Integration in Windows SharePoint Services helfen Ihnen bei einer effektiven Verwaltung und tragen dazu bei, Ihre Datennachverfolgungsanwendungen sicherer denn je zu machen. Wenn Sie die Daten Ihrer Nachverfolgungsanwendung in Listen in Windows SharePoint Services speichern, können Sie den Revisionsverlauf prüfen, gelöschte Informationen wiederherstellen und Datenzugriffsberechtigungen vergeben.

Um die Sicherheit von Office Access 2007 zu erhöhen und die Konsistenz mit anderen 2007 Office Release-Produkten zu wahren, enthält Office Access 2007 neue und verbesserte Sicherheitsfeatures. Einheitliche Vertrauensentscheidungen sind in das Microsoft Office-Vertrauensstellungscenter integriert. Mit vertrauenswürdigen Speicherorten kann auf einfache Weise allen Datenbanken in sicheren Ordnern vertraut werden. Sie können eine Office Access 2007-Anwendung mit deaktiviertem Code oder deaktivierten Makros laden, um eine sicherere Umgebung im geschützten Modus bereitzustellen (d. h. unsichere Befehle können nicht ausgeführt werden). Vertrauenswürdige Makros werden im geschützten Modus ausgeführt.

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Neue Wege zur Datenfreigabe und zur Zusammenarbeit

Mit den neuen Zusammenarbeitsfunktionen von Office Access 2007 können Sie nun noch effektiver Daten von anderen Personen erfassen und in einer besser abgesicherten Umgebung im Web freigeben.

Integration in Windows SharePoint Services

Office Access 2007 ist auf vielfältige Weise in Windows SharePoint Services integriert, sodass Sie die Vorteile der zahlreichen Zusammenarbeitsfunktionen von Windows SharePoint Services nutzen können.

Verfolgung von Datenüberarbeitungen    Mithilfe von Windows SharePoint Services können Sie den Revisionsverlauf auf Datensatzebene anzeigen. Einmal angenommen, Sie möchten wissen, wer eine Zeile geändert hat oder wann sie geändert wurde. Wenn Sie den Revisionsverlauf anzeigen, können Sie dies feststellen.

Berechtigungseinstellung    Sie können Zugriffsberechtigungen für SharePoint-Listen mithilfe von Windows SharePoint Services festlegen. Sie können selektiv bestimmten Benutzern den Zugriff gestatten oder verweigern. Sie können begrenzte Leseberechtigungen oder vollständige Bearbeitungsrechte zuweisen.

Abrufen aus dem Papierkorb    Mit dem neuen Papierkorb in Windows SharePoint Services können Sie auf einfache Weise gelöschte Datensätze anzeigen und Informationen wiederherstellen, die versehentlich gelöscht wurden.

Öffnen von Access-Formularen und -Berichten in Windows SharePoint Services    Benutzer von Windows SharePoint Services können Listen in detailreichen Access-Ansichten direkt von einer SharePoint-Site aus öffnen. Office Access 2007-Formulare, -Berichte und -Datenblätter können neben anderen Ansichten auf einer SharePoint-Site aufgeführt werden. Wenn Sie eine Access-Ansicht auswählen, startet und öffnet Office Access 2007 das angeforderte Formular, den Bericht oder das Datenblatt. Auf diese Weise können Sie einfach einen detaillierten Office Access 2007 -Bericht auf einer SharePoint-Site ausführen, ohne erst Office Access 2007 starten zu müssen. Darüber hinaus können Sie auch eine Liste in Access öffnen, und wenn keine Datenbank vorhanden ist, wird diese automatisch erstellt und basierend auf Ihrer Liste mit einer Sammlung von Formularen und Berichten gefüllt.

Möglichkeit zum Verschieben der Datenbank auf eine SharePoint-Website    Ihre eigenständige Datenbank können Sie auf einfache Weise in eine freigegebene Windows SharePoint Services-Lösung ändern, in der Daten aus verknüpften SharePoint-Listen gespeichert werden. Der Assistent zum Verschieben von Daten und zum Verknüpfen mit der SharePoint-Website ist hervorragend ausgestattet. Hiermit werden Primärschlüssel und Beziehungen automatisch auf sinnvolle Weise migriert.

Zu den unmittelbaren Vorteilen einer freigegebenen Windows SharePoint Services-Lösung zählen der gemeinsame browserbasierte Zugriff, die zentrale Sicherung, die auf der SharePoint-Website basierte Datenbankbereitstellung sowie alle Vorteile durch die Verwendung eines leistungsfähigen, Access-basierten Clients in einer serverbasierten Lösung. IT-Abteilungen erhalten ein Maß an Vorhersagbarkeit und Kontrolle, indem der Datenbankzugriff über eine SharePoint-Website erfolgt. Die Benutzer können E-Mail-Benachrichtigungen abonnieren, wenn Datensätze in einer SharePoint-Liste hinzugefügt, gelöscht oder geändert werden.

Integration in den Windows SharePoint Services-Workflow    Office Access 2007 unterstützt den Workflow mithilfe der Windows-Workflowdienste von Windows SharePoint Services. Sie können Lösungen erstellen, die mit Workflowrouting und -genehmigung arbeiten und die Aufgaben automatisch anderen Benutzern zuweisen, die Berichte zum Projektstatus erstellen und sicherstellen, dass Aufgaben beispielsweise pünktlich erledigt werden.

Bessere Leistung für mit SharePoint-Listen verknüpfte Tabellen    Optimierungen, die Sie an der internen Verarbeitung von Tabellen vornehmen, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind, ermöglichen ein schnelleres und problemloseres Handling.

Alle Windows SharePoint Services-Datentypen sind nun Access-Datentypen zugeordnet    Mit der neuen Unterstützung für mehrwertige Felder und Anlagen bietet Office Access 2007 nun Unterstützung für alle Datentypen, die in Windows SharePoint Services verwendet werden, wodurch der Entwurf und die Erstellung von gemeinsam genutzten Windows SharePoint Services-Anwendungen wesentlich vereinfacht wird.

Möglichkeit zum Offlineschalten von SharePoint-Listen mit Access    Wenn Sie einen Teil der Arbeit mit nach Hause nehmen müssen, können Sie Ihre SharePoint-Listen mit einem einzigen Mausklick offline schalten. Bearbeiten Sie die Daten in Access, und synchronisieren Sie dann die Änderungen, oder stellen Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Verbindung mit der SharePoint-Website her.

Datensammlung mithilfe von InfoPath-Formularen und Outlook

Mit dem neuen Datensammlungsfeature kann Office Access 2007 automatisch ein Microsoft Office InfoPath 2007-Formular oder ein HTML-Formular erstellen und dieses in den Textkörper einer E-Mail-Nachricht einbetten. Dieses Formular können Sie dann an Empfänger senden, die Sie aus Ihren Outlook-Kontakten auswählen, oder an Empfänger, deren Namen in einem Feld in der Access-Datenbank gespeichert sind.

Verwenden einer E-Mail-Nachricht zum Sammeln von Daten

Sie können wählen, ob neue Daten gesammelt oder vorhandene Daten aktualisiert werden sollen. Die Empfänger füllen nun das Formular aus und senden es zurück. Office Outlook 2007 erkennt die eingehenden Formulare und speichert die Daten automatisch in der Office Access 2007-Datenbank,  wodurch sich die erneute Eingabe erübrigt.

Exportieren in das PDF- und XPS-Format

Nun können Sie Daten in die Dateiformate PDF (Portable Document Format) oder XPS (XML Paper Specification) zum Drucken, Senden und für die E-Mail-Verteilung exportieren. Durch das Exportieren eines Formulars, Berichts oder Datenblatts in eine PDF- oder XPS-Datei können Sie Informationen in einem einfach zu verteilenden Formular aufzeichnen, das alle Formatierungsmerkmale enthält. Es ist jedoch nicht erforderlich, dass andere Benutzer Access auf ihren Computern installiert haben, um die exportierten Informationen zu drucken oder zu überprüfen.

  • PDF (Portable Document Format)    PDF ist ein elektronisches Dateiformat mit einem festen Layout, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe vereinfacht. Mit dem PDF-Format wird sichergestellt, dass die Datei in der Online- oder Druckansicht genau das beabsichtigte Format beibehält und dass die Daten in der Datei nicht problemlos kopiert oder geändert werden können. Das PDF-Format ist auch nützlich für Dokumente, die mithilfe kommerzieller Druckmethoden reproduziert werden.
  • XPS (XML Paper Specification)    XPS ist ein elektronisches Dateiformat, mit dem die Dokumentformatierung beibehalten und die Dateifreigabe vereinfacht wird. Mit dem XPS-Format wird sichergestellt, dass die Datei in der Online- oder Druckansicht genau das beabsichtigte Format beibehält und dass die Daten in der Datei nicht problemlos kopiert oder geändert werden können.

Sie können Daten aus Office Access 2007 erst in das PDF- oder XPS-Dateiformat exportieren, wenn Sie das entsprechende Add-In installiert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren der Unterstützung für andere Dateiformate wie PDF und XPS.

Arbeiten mit externen Daten leicht gemacht

Neue Features in Office Access 2007 vereinfachen das Importieren und Exportieren von Daten. Sie können einen Import- oder Exportvorgang speichern und dann den gespeicherten Vorgang wiederverwenden, wenn Sie dieselbe Aufgabe ausführen müssen. Mit dem Import-Assistenten für Kalkulationstabellen können Sie den von Access ausgewählten Datentyp außer Kraft setzen und die neuen Dateiformate von Office Excel 2007 zum Importieren, Exportieren und Verknüpfen verwenden.

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Bessere Methoden zur Problembehandlung

Microsoft Office-Diagnose umfasst eine Reihe von Diagnosetests, mit denen Sie erkennen können, warum Ihr Computer abstürzt. Mithilfe der Diagnosetests können einige Probleme direkt gelöst und Wege gefunden werden, mit denen Sie andere Probleme lösen können. Microsoft Office-Diagnose ersetzt die folgenden Microsoft Office 2003-Features: Erkennen und Reparieren sowie Microsoft Office-Anwendungswiederherstellung.

Weitere Informationen finden Sie unter Diagnostizieren und Beheben von Problemen mit Abstürzen von Office-Programmen mithilfe der Office-Diagnose.

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Verbesserte Korrekturhilfen

Access bietet nun bei der Rechtschreibprüfung folgende neue Features:

  • Die Rechtschreibprüfung wurde über die 2007 Microsoft® Office System-Programme hinweg konsistenter gestaltet. Zu den Beispielen dieser Änderung gehören:
  • Die Rechtschreibprüfung von 2007 Office Release umfasst nun das Wörterbuch mit der reformierten französischen Rechtschreibung. Unter Microsoft Office 2003 war dies ein Add-In, das separat installiert werden musste. Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen der Funktionsweise der Rechtschreib- und Grammatikprüfung.
  • Es wird automatisch ein Ausschlusswörterbuch für eine Sprache erstellt, wenn diese Sprache zum ersten Mal verwendet wird. Mit Ausschlusswörterbüchern können Sie die Rechtschreibprüfung zur Kennzeichnung von Wörtern zwingen, deren Verwendung verhindert werden soll. Ausschlusswörterbücher sind praktisch, wenn Wörter vermieden werden sollen, die obszön sind oder nicht den Stilvorgaben entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Ausschlusswörterbüchern zum Festlegen einer bevorzugten Schreibweise eines Worts.

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Zutreffend für:
Access 2007