September 2002

Von Amber Mitchell

In dieser Kolumne erfahren Sie, wie ein Ereigniskalender eingerichtet wird, den das Kollegium einer Schule über die Website der Schule aktualisieren und anzeigen kann.

Einführung

Wie erfährt das Kollegium Ihrer Schule von Besprechungen und Veranstaltungen? Gibt es eine zentrale Stelle für einen aktualisierten und fehlerfreien Veranstaltungskalender? Mit Microsoft FrontPage 2002, einem Tool zur Erstellung und Verwaltung von Websites, können Sie einen stets verfügbaren und ständig aktualisierten dynamischen Kalender auf der Website der Schule erstellen.

Im Folgenden werden einige der Vorteile aufgeführt, die das Erstellen eines Onlinekalenders mit FrontPage bietet:

• Im Onlinekalender findet das Kollegium an zentraler Stelle genaue Informationen.
• Im Vergleich zu gedruckten Kalendern kann ein Onlinekalender auf einfache Weise auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Von gedruckten Kalender muss häufig eine neue Fassung verteilt werden, die oft dennoch veraltet ist.
• Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie wirklich ein komplexes Kalendersystem benötigen, erleichtert FrontPage Ihnen die Entscheidung, indem ein einfacher Veranstaltungskalender bereitgestellt wird, mit dem Sie beginnen können.

Vorbemerkung

Auch wenn die Versuchung groß ist, gleich mit FrontPage loszulegen, ist es klüger, vorher ein paar Überlegungen anzustellen.

Ermitteln Sie zuerst, welche Veranstaltungsinformationen verfolgt werden sollen. Diese Informationen werden in einer Microsoft Access-Datenbank gespeichert, sodass Sie sie sich in Datenfeldern vorstellen sollten. Eine vorläufige Liste könnte beispielsweise folgende Felder enthalten:

• Bezeichnung der Veranstaltung
• Beginnt am (tt/mm/jjjj in drei getrennten Feldern)
• Beginnt um
• Endet am (drei Felder, wie oben)
• Endet um
• Beschreibung
• Ort
• Verantwortliches Kollegiumsmitglied
• E-Mail-Adresse des Kollegiumsmitglieds
• Status (z. B.: aktiv, nicht aktiv, hat bereits stattgefunden)

Legen Sie dann fest, wer für das Aktualisieren von Veranstaltungen verantwortlich ist. Dabei kann es sich um nur eine Person handeln; Sie können aber auch festlegen, dass stets die Fachbereichsleitung für den jeweiligen Fachbereich zuständig ist. Die Benutzer erhalten dann einen Benutzernamen und ein Kennwort für die Anmeldung, bevor sie die Datenbank aktualisieren können.

Der Assistent hilft Ihnen

Nach Abschluss der Planung können Sie anfangen, mit FrontPage zu arbeiten. Erstellen Sie zunächst mit dem Datenbankschnittstellen-Assistenten die Datenbank, das Eingabeformular, den Datenbank-Editor und die Ergebnisseite.

So erstellen Sie einen Veranstaltungskalender mit dem Datenbankschnittstellen-Assistenten

1. Zeigen Sie in der Seitenansicht im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Seite oder Web.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich unter Mit Vorlage beginnen auf Webvorlagen.
3. Klicken Sie auf die Vorlage Datenbankschnittstellen-Assistent und dann auf OK.
4. Klicken Sie im Dialogfenster Datenbankschnittstellen-Assistent auf Weiter, um eine neue Access-Datenbank zu erstellen, und geben Sie dann einen Namen für die Datenbank und die gewünschten Datenfelder ein.
5. Wenn der Assistent die Datenbank erstellt hat, klicken Sie auf Weiter.
6. Wenn Sie aufgefordert werden, auszuwählen, welche Art von Seiten der Assistent als Schnittstelle zur Datenbank einrichten soll, wählen Sie alle drei Optionen aus, und klicken Sie auf Weiter.
7. Geben Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort für den Datenbank-Editor ein (Sie können diese Angaben später ändern).
8. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um den Vorgang abzuschließen.

Sie verfügen nun über ein Formular zum Hinzufügen von Ereignissen, eine Bearbeitungsseite zum Ändern der Ereignisse, eine Datenbank, um sie zu speichern, und eine Seite, um sie anzuzeigen. Der Hauptteil der Arbeit ist also bereits erledigt!

Bei der vom Assistenten erstellten Ergebnisseite handelt es sich um eine umfassende Liste. Dies ist ein guter Ausgangspunkt, Sie sollten sie jedoch weiter bearbeiten.

Anpassen der Ergebnisse

Möglicherweise möchten Sie Veranstaltungen nach Monaten auflisten oder nur die Ereignisse für den aktuellen Monat anzeigen. Wahrscheinlich möchten Sie außerdem nur Veranstaltungen mit dem Status „aktiv“ anzeigen. Mit FrontPage können Sie die Ergebnisse vollständig anpassen, indem Sie mit SQL (Structured Query Language) Datenbankabfragen erstellen.

Mithilfe des Datenbankergebnis-Assistenten können Sie u. a. benutzerdefinierte Abfragen erstellen, die anzuzeigenden Felder auswählen, die Formatierung ändern und vieles mehr.

So erstellen Sie angepasste Veranstaltungslisten mit dem Datenbankergebnis-Assistenten

1. Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Bereichs für die Datenbankergebnisse im Menü Einfügen auf Datenbank und dann auf Ergebnisse. Wenn Sie einen vorhandenen Bereich in der Datenbank verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Eigenschaften: Datenbankergebnisse, um den Datenbankergebnis-Assistenten zu starten.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbankergebnis-Assistent – Schritt 1 von 5 auf die Datenbank und dann auf Weiter.

   
   

3. Wählen Sie im Fenster Datenbankergebnis-Assistent – Schritt 1 von 5 die Option Benutzerdefinierte Abfrage aus, und klicken Sie auf Bearbeiten, um eine SQL-Anweisung für den Bereich der Seite zu erstellen, in dem Sie arbeiten. FrontPage unterstützt Sie im nächsten Schritt beim Erstellen der Abfrage, Sie können also zunächst dort fortfahren und dann zu diesem Schritt zurückkehren. Klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie unter Datenbankergebnis-Assistent – Schritt 3 von 5 aus, welche Felder angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf Weitere Optionen, wenn Sie Hilfe zum Erstellen von Abfragen benötigen. Wenn Sie das Anpassen der Ergebnisse abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter.
5. Im Dialogfeld Datenbankergebnis-Assistent – Schritt 4 von 5 können Sie Optionen zur Formatierung auswählen und in Datenbankergebnis-Assistent – Schritt 5 von 5 Datensätze in Gruppen mit einer bestimmten Anzahl von Elementen aufteilen. Wenn Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Fertig stellen.

Darstellung des Kalenders

Unter Kalendern stellen sich die meisten Menschen eine visuelle Präsentation von Daten vor und nicht nur eine Liste von Ereignissen.

Sie könnten nun manuell HTML-Tabellen für jeden Monat erstellen – so hätten Sie die beste Kontrolle über das Layout. Wenn Sie jedoch einfach einen Standardkalender ändern möchten, können Sie einen Microsoft Outlook® 2002-Kalender in HTML exportieren und die Ergebnisse so anzeigen.

So exportieren Sie einen Outlook-Kalender in HTML

1. Wechseln Sie zum Ordner Kalender in Outlook. (Sie müssen einen leeren Kalender verwenden.)
2. Klicken Sie im Menü Datei auf Als Webseite speichern.

Anmerkung  Wenn in einer Meldung angezeigt wird, dass Sie den Microsoft Internet Explorer Webpublishing-Assistenten installieren müssen, können Sie diesen als zusätzliche Funktion von der Microsoft Office-CD installieren.

Wenn Sie die gewünschten Seiten gespeichert haben, öffnen Sie sie zum Bearbeiten einfach in FrontPage. Wie beim oben beschriebenen Verfahren können Sie der HTML-Datei mithilfe des Datenbankergebnis-Assistenten Datenbankabfragen hinzufügen.

Planen für die Zukunft

Im Laufe der Verwendung des Kalenders können Sie nach Bedarf neue Funktionen integrieren. Wenn viele Veranstaltungen anstehen, können Sie ein Dropdownfeld hinzufügen, um die Veranstaltungen nach Fachbereichen anzuzeigen. Sie können den Kalender auch erweitern, um weitere Angaben zu geplanten Terminen einzuschließen, z. B. Besprechungsräume oder Ressourcen.

Sie können auf dieser Grundlage fast jede Funktion hinzufügen, um den Kalender so für Ihr Kollegium noch nützlicher zu gestalten. Sie werden nie wieder Papierstapel durchsuchen müssen, nur um einen veralteten Kalender zu finden!

Überlegungen zur Sicherheit

Bei jeder Veröffentlichung von Informationen im Internet sollten Sie sich über die Sicherheit Gedanken machen. Im Folgenden sind einige Überlegungen und Ressourcen aufgeführt:

• Für den Datenbank-Editor ist eine Anmeldung erforderlich. Geben Sie die Anmeldeinformationen nur an die von Ihnen festgelegten Benutzer weiter.
• Sie können das Anzeigen des Kalenders durch ein Kennwort schützen, falls er vertrauliche Informationen enthält.