Wenn Sie eine Arbeitsmappe mit Benutzern gemeinsam nutzen möchten, die mit anderen Versionen von Excel arbeiten, und die Dateigröße keine Rolle spielt, ist das vielseitigste Excel-Dateiformat das Format Microsoft Excel 97-2003 & 5.0/95 Arbeitsmappe. Dieses Format speichert zwei Versionen einer Arbeitsmappe (eine mit dem Dateiformat Excel 97-2003 und eine mit dem Dateiformat Excel 5.0/95) in derselben XLS-Datei. Excel 2003-Benutzer können die Arbeit an der Arbeitsmappe fortsetzen und alle speziellen Features oder Formatierungen dieser Version verwenden. Benutzer von Microsoft Excel, Version 5.0, und Microsoft Excel 95 können die Arbeitsmappe öffnen und verwenden, ohne die Datei konvertieren zu müssen.

Es wird empfohlen, dass Benutzer mit älteren Versionen die Arbeitsmappe schreibgeschützt (Schreibschutz: Eine Einstellung, die das Lesen oder Kopieren einer Datei, jedoch nicht das Bearbeiten oder Speichern zulässt.) verwenden. Wenn die Arbeitsmappe in der früheren Version von Microsoft Excel gespeichert wird, gehen die besonderen Funktionen und Formatierungen der aktuellen Version verloren.

Wenn Sie eine WK1- oder WK1-Datei in Excel öffnen, wendet Excel die Formatierung der zugehörigen FMT-, FM3- oder ALL-Datei an. Beim Speichern einer Lotus 1-2-3-Datei im Excel-Format speichert Excel die Daten sowie die Formatierung des Tabellenblatts in nur einer Arbeitsmappendatei.

Die Formate WK1 (1-2-3) (*.wk1) und WK3 (1-2-3) (*.wk3) speichern die Formatierung des Tabellenblatts nur teilweise. Um eine Excel-Arbeitsmappe im Lotus 1-2-3-Format zu speichern und dabei Rahmen, Zellschattierungen, Schriftarten und andere Formatierungen zu erhalten, wählen Sie ein Lotus 1-2-3-Dateiformat aus, das die Formatierungsinformationen in einer separaten FMT-, FM3- oder ALL-Datei speichert.

Sie können Dateien in den folgenden Textformaten öffnen und speichern. Wenn Sie eine Arbeitsmappe im Textformat speichern, geht die gesamte Formatierung verloren.

Sie können Daten aus der Microsoft Office-Zwischenablage in Excel einfügen, indem Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Einfügen oder Inhalte einfügen verwenden, wenn die Daten in der Office-Zwischenablage eines der folgende Formate haben: