Sie können Zahlenformate verwenden, um die Darstellung von Zahlen, wie beispielsweise von Datums- und Uhrzeitangaben, zu ändern, ohne die Zahl selbst zu ändern. Das Zahlenformat wirkt sich nicht auf den tatsächlichen Zellwert aus, den Microsoft Excel zum Durchführen von Berechnungen verwendet. Der tatsächliche Wert wird in der Bearbeitungsleiste (Bearbeitungsleiste: Eine Leiste am oberen Rand des Excel-Fensters, die zum Eingeben oder Bearbeiten von Werten oder Formeln in Zellen oder Diagrammen verwendet wird. Zeigt die Konstante oder die Formel an, die in der aktiven Zelle gespeichert ist.) angezeigt.

Standardzahlenformat

Das Standardzahlenformat ist das voreingestellte Zahlenformat. In den meisten Fällen werden Zahlen, die mit dem Standardformat formatiert sind, so angezeigt, wie sie eingegeben wurden. Wenn die Zelle jedoch nicht breit genug ist, um die ganze Zahl anzuzeigen, werden beim Standardformat Zahlen mit Dezimalstellen gerundet und für große Zahlen wird die wissenschaftliche Notation verwendet.

Integrierte Zahlenformate

Excel enthält viele integrierte Zahlenformate, unter denen Sie wählen können. Wenn Sie diese anzeigen möchten, klicken Sie im Menü Format auf Zellen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Zahlen. Die Kategorie Sonderformat enthält Formate für Postleitzahlen und Rufnummern. Optionen für jede Kategorie werden rechts neben der Liste Kategorie angezeigt. Die Formate werden links in Kategorien angezeigt, wie z. B. Buchhaltung, Datum, Uhrzeit, Bruch, Wissenschaft und Text.

Zuweisen eines AutoFormats zu einem Bereich oder einer Liste      Wenn Sie eine ganze Liste (Liste: Eine Reihe von Zeilen, die zusammengehörende Daten oder eine Reihe von Zeilen enthalten, für die Sie mithilfe des Befehls "Liste erstellen" die Funktion als Datenblatt festlegen.) oder einen anderen Bereich formatieren möchten, der deutlich abgesetzte Elemente aufweist, z. B. Spalten und Zeilentitel, Summen und Detaildaten, können Sie ein AutoFormat anwenden. Dieses Verfahren verwendet deutlich abgesetzte Formate für die verschiedenen Elemente in einem Bereich bzw. einer Liste.

Erstellen und Zuweisen einer Formatvorlage      Um mehrere Formatierungen in einem Durchgang zuzuweisen und um sicherzustellen, dass die Zellen eine einheitliche Formatierung haben, können Sie den Zellen eine Formatvorlage (Formatvorlage: Eine Kombination von Formatierungen, wie z.B. Schriftart, Schriftgrad und Einzüge, die benannt und als Gruppe gespeichert werden. Beim Zuweisen einer Formatvorlage werden sämtliche Formatierungsanweisungen dieser Formatvorlage gleichzeitig zugewiesen.) zuweisen. Microsoft Excel verfügt über Zahlenformate, mit deren Hilfe Sie Zahlen als Währung, als Prozentsatz oder mit 1.000er-Trennzeichen formatieren können. Sie können eigene Formatvorlagen erstellen, um Schriftart und Schriftgrad, Zahlenformat, Zellenrahmen und Schattierungen auf Zellen anzuwenden und Zellen vor Änderungen zu schützen. Wenn sich Ihre Daten in einer Gliederung befinden, können Sie Formate entsprechend der Gliederungsebene zuweisen.

Kopieren von Formaten von einer Zelle bzw. einem Bereich in eine andere Zelle bzw. einen anderen Bereich      Wenn Sie bereits einige Zellen in einem Arbeitsblatt in der gewünschten Weise formatiert haben, können Sie mit der Schaltfläche Format übertragen die Formatierung in andere Zellen kopieren.

Automatisches Übertragen von Formaten      Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Formatierung automatisch erweitert, wenn Sie am Ende eines bereits formatierten Bereichs Zeilen einfügen. Sie können die automatische Formatierung ein- und ausschalten.

Sie können die Ergebnisse von Formeln oder andere Zellwerte überwachen, indem Sie bedingte Formatierungen (Bedingtes Format: Ein Format, beispielsweise das Schattieren von Zellen oder die Schriftfarbe, das automatisch von Excel auf Zellen anwendet wird, wenn eine angegebene Bedingung wahr ist.) zuweisen. Sie können beispielsweise der Zelle die Farbe Grün zuweisen, wenn der Umsatz die Prognose übersteigt; und die Farbe Rot, wenn er unter den Erwartungen bleibt.

Wenn sich Bedingungen ändern      Wenn sich der Wert der Zelle ändert und die angegebene Bedingung nicht mehr zutrifft, dann entfernt Microsoft Excel die Zellformatierung. Die Bedingung bleibt jedoch weiterhin für die Zelle gültig, so dass die Formatierung wieder angewendet wird, sobald die Bedingung wieder zutrifft.

Freigeben von Arbeitsmappen      In einer freigegebenen Arbeitsmappe sind bedingte Formatierungen, die vor der Freigabe einer Arbeitsmappe zugewiesen wurden, auch nach der Freigabe noch gültig. So lange die Arbeitsmappe jedoch freigegeben ist, können Sie die bedingten Formatierungen nicht mehr ändern und auch keine neuen Formatierungen zuweisen.

PivotTable-Berichte      Wenn Sie versuchen, Zellen in einem PivotTable-Bericht bedingte Formate zuzuweisen, dann sind die Ergebnisse unvorhersehbar.

Sie können die Werte der markierten Zellen mit einer Konstanten (Konstante: Ein Wert, der nicht berechnet wird und sich aus diesem Grund auch nicht ändert. Die Zahl 210 und der Text "Quartalseinnahmen" stellen z.B. Konstanten dar. Ein Ausdruck oder ein aus einem Ausdruck resultierender Wert ist keine Konstante.) oder mit dem Ergebnis einer Formel vergleichen. Wenn Sie Daten in Zellen außerhalb des markierten Bereichs auswerten oder mehrere Kriterienreihen prüfen möchten, können Sie zum Festlegen der Formatierungskriterien eine logische Formel verwenden.

• Verwenden des Wertes einer Zelle als Bedingung      Wenn Sie die Option Zellwert ist auswählen und die Werte der markierten Zellen mit dem Ergebnis einer Formel vergleichen, muss die Formel mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen.
• Verwenden einer Formel als Bedingung      Wenn Sie die Option Formel ist auswählen, muss die definierte Formel den Wahrheitswert WAHR (1) oder FALSCH (0) ergeben. Sie müssen vor die Formel ein Gleichheitszeichen (=) setzen. Die Formel kann Daten im aktiven Arbeitsblatt auswerten. Um Daten in einem anderen Blatt oder in einer anderen Arbeitsmappe auszuwerten, können Sie im aktiven Arbeitsblatt einen Namen (Name: Ein Wort oder eine Zeichenfolge, das oder die für eine Zelle, einen Zellbereich, eine Formel oder eine Konstante steht. Verwenden Sie leicht verständliche Namen (beispielsweise "Produkte") statt schwer verständlichen Bereichen (beispielsweise "Umsatz!C20:C30").) für Daten in einem anderen Blatt oder in einer anderen Arbeitsmappe definieren oder einen Bezug auf Daten in einer Zelle des aktiven Arbeitsblatts eingeben. Erstellen Sie dann einen Bezug auf diese Zelle oder auf diesen Namen in der Formel. Um z. B. Daten in der Zelle A5 in Tabelle1 der Arbeitsmappe Geschäftsjahr.xls auszuwerten, geben Sie den folgenden Bezug mit dem Gleichheitszeichen (=) in eine Zelle des aktiven Blatts ein: =[Geschäftsjahr.xls]TABELLE1!$A$5

  Die Formel kann außerdem Kriterien auswerten, die nicht auf Tabellendaten beruhen. Die Beispielformel =WENN(Wochentag("5.12.99")=1) gibt den Wert WAHR zurück, wenn der 5.12.99 ein Sonntag ist. Solange die Formel nicht ausdrücklich auf die markierten Zellen verweist, die Sie formatieren, haben die Zellwerte keinen Einfluss darauf, ob die Bedingung wahr oder falsch ist. Bezieht sich eine Formel auf die markierten Zellen, müssen Sie die Zellbezüge in die Formel eingeben.

• Verwenden von Zellbezügen als Bedingung      Sie können Zellbezüge (Zellbezug: Die Koordinaten, die eine Zelle im Tabellenblatt einnimmt. Der Verweis der Zelle, die an der Schnittstelle der Spalte B mit der Zeile 3 angezeigt wird, lautet beispielsweise B3.) in eine Formel eingeben, indem Sie die Zellen direkt im Arbeitsblatt markieren. Bei diesem Verfahren werden absolute Bezüge (Absoluter Zellbezug: In einer Formel die genaue Adresse einer Zelle, unabhängig von der Position der Zelle, die die Formel enthält. Ein absoluter Zellbezug hat die Form $A$1.) eingefügt. Soll Microsoft Excel die Bezüge für jede Zelle im markierten Bereich anpassen, verwenden Sie relative Bezüge (Relativer Bezug: In einer Formel die genaue Adresse einer Zelle basierend auf der relativen Position der Zelle, die die Formel enthält und auf die sich die Zelle bezieht. Beim Kopieren der Formel wird der Bezug automatisch angepasst. Relative Bezüge werden in der Form A1 angegeben.).
• Verwenden von Datumsangaben      Datums- und Zeitangaben werden als Seriennummern behandelt. Wenn Sie den Zellwert z. B. mit dem Datum 7. Januar 2001 vergleichen, wird das Datum mit der Seriennummer 36898 wiedergegeben.

Beispiel 1: Verwenden von Datumsangaben in einer Zelle

Beispiel 2: Verwenden einer Formel und externer Zellbezüge

Beispiel 3: Verwenden einer Formel und eines Zellbezugs

Überprüfen Sie ein bedingtes Format, bevor Sie es verwenden      Um sicherzustellen, dass die Formelbezüge korrekt sind, wenden Sie die bedingte Formatierung zuerst auf eine Zelle in dem Bereich an. Markieren Sie dann den gesamten Bereich, klicken Sie im Menü Format auf Bedingte Formatierung, und klicken Sie anschließend auf OK. Die bedingte Formatierung, die Sie der ersten Zelle zugewiesen haben, wird auf den gesamten Bereich angewendet, wobei die Formel für jede Zelle angepasst wird.