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Es stehen verschiedene Möglichkeiten zum Austauschen von Daten zwischen Microsoft Office Access und Microsoft Office Excel zur Verfügung.

• Wenn Daten von Access nach Excel übertragen werden sollen, können Sie die Daten aus einem Access-Datenblatt kopieren und sie in ein Excel-Arbeitsblatt einfügen, eine Verbindung zwischen einer Access-Datenbank und einem Excel-Arbeitsblatt herstellen oder Daten aus Access in ein Excel-Arbeitsblatt exportieren.
• Wenn Daten von Excel nach Access übertragen werden sollen, können Sie Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt kopieren und sie in ein Access-Datenblatt einfügen, ein Excel-Arbeitsblatt in eine Access-Tabelle importieren oder in einer Access-Tabelle eine Verknüpfung zu einem Excel-Arbeitsblatt erstellen.

  Hinweise  

• Das Wort "Import" besitzt für Excel und für Access jeweils eine unterschiedliche Bedeutung. In Excel wird beim Importieren eine permanenten Verbindung zu Daten hergestellt, die aktualisiert werden können. In Access werden beim Importieren Daten einmalig in Access eingefügt, jedoch ohne permanente Datenverbindung.
• Eine Excel-Arbeitsmappe kann nicht als Access-Datenbank gespeichert werden. Weder Excel noch Access bietet Funktionen zum Erstellen einer Access-Datenbank anhand von Excel-Daten.

• Arbeiten mit Access-Daten in Excel

• Arbeiten mit Excel-Daten in Access

Arbeiten mit Access-Daten in Excel

Möglicherweise möchten Sie mit Access-Daten in einer Excel-Arbeitsmappe arbeiten, um die Vorteile der Datenanalyse- und Diagrammerstellungsfeatures, die Flexibilität hinsichtlich Datenanordnung und Layout oder die zahlreichen Funktionen zu nutzen, die in Access nicht zur Verfügung stehen.

Kopieren von Access-Daten in Excel

In Access können Sie Daten aus einer Datenblattansicht kopieren und die Daten anschließend in ein Excel-Arbeitsblatt einfügen.

1. Starten Sie Access, und öffnen Sie die Tabelle oder Abfrage bzw. das Formular mit den zu kopierenden Datensätzen.
2. Klicken sie auf der Registerkarte Start auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht.
3. Markieren Sie die zu kopierenden Datensätze.

   Wenn Sie bestimmte Spalten auswählten möchten, ziehen Sie den Mauszeiger über angrenzende Spaltenüberschriften.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren .

   

   Tastenkombination  Sie können auch STRG+C drücken.

5. Starten Sie Excel, und öffnen Sie das Arbeitsblatt, in das die Daten eingefügt werden sollen.
6. Klicken Sie auf die obere linke Ecke des Arbeitsblattbereichs, in dem der erste Feldname angezeigt werden soll.

   Damit sichergestellt ist, dass keine vorhandenen Datensätze durch die kopierten Datensätze ersetzt werden, vergewissern Sie sich, dass auf dem Arbeitsblatt unter der Zelle oder rechts neben der Zelle, auf die Sie klicken, keine Daten vorhanden sind.

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen .

   Tastenkombination  Sie können auch STRG+V drücken.

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Exportieren von Access-Daten nach Excel

Mithilfe des Export-Assistenten in Access können Sie ein Access-Datenbankobjekt (z. B. eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder ausgewählte Datensätze in einer Ansicht) in ein Excel-Arbeitsblatt exportieren. Wenn Sie einen Exportvorgang ausführen, können Sie die Details zur späteren Verwendung speichern und den Exportvorgang sogar so planen, dass er in bestimmten Zeitabständen automatisch ausgeführt wird.

Im Folgenden werden häufige Szenarien für den Export von Daten von Access nach Excel beschrieben:

• Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet für das Arbeiten mit Daten sowohl Access als auch Excel. Sie speichern die Daten in Access-Datenbanken, zum Analysieren der Daten und zum Weitergeben der Ergebnisse Ihrer Analyse verwenden Sie jedoch Excel. Ihr Team exportiert derzeit Daten nach Excel, wenn dies erforderlich ist, Sie möchten diesen Vorgang jedoch effizienter gestalten.
• Sie verwenden Access schon seit längerer Zeit, Ihr Vorgesetzter möchte Berichte jedoch bevorzugt in Excel anzeigen. Sie kopieren die Daten regelmäßig nach Excel, Sie möchten diesen Vorgang dennoch automatisieren, um Zeit zu sparen.

Weitere Informationen zum Exportieren von Daten von Access nach Excel finden Sie im Access-Hilfesystem.

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Herstellen von Verbindungen zu Access-Daten in Excel

Wenn Sie Access-Daten, die aktualisiert werden können, in Excel aufnehmen möchten, können Sie eine Verbindung, die gewöhnlich in einer ODC-Datei (Office Data Connection) gespeichert wird, zur Access-Datenbank herstellen und sämtliche Daten aus einer Tabelle oder einer Abfrage abrufen. Der Hauptvorteil des Herstellens einer Verbindung zu Access-Daten im Vergleich zum Importieren besteht darin, dass Sie diese Daten regelmäßig in Excel analysieren können, ohne sie wiederholt aus Access kopieren oder exportieren zu müssen. Nachdem Sie eine Verbindung zu den Daten hergestellt haben, können Sie Ihre Excel-Arbeitsmappen auch automatisch anhand der ursprünglichen Access-Datenbank aktualisieren, sobald die Datenbank mit neuen Informationen aktualisiert wird. Beispielsweise können Sie eine monatlich bereitgestellte Excel-Zusammenfassung eines Haushaltsberichts aktualisieren, damit sie die Daten des aktuellen Monats enthält.

1. Klicken Sie auf die Zelle, in die die Daten aus der Access-Datenbank eingefügt werden sollen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Externe Daten aus Access abrufen.

   

3. Navigieren Sie in der Liste Suchen in zu der zu importierenden Access-Datenbank, und doppelklicken Sie auf diese Datenbank.

Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle auswählen auf die zu importierende Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie dann auf OK.

4. Führen Sie im Dialogfeld Daten importieren folgende Schritte aus:
   • Führen Sie unter Wählen Sie das Format aus, in dem Sie diese Daten in der Arbeitsmappe anzeigen möchten eine der folgenden Aktionen aus:
     • Wenn die Daten als Tabelle (Tabelle: Eine Sammlung von Daten zu einem bestimmten Thema, die in Datensätzen (Zeilen) und Feldern (Spalten) gespeichert ist.) angezeigt werden sollen, wählen Sie Tabelle aus.
     • Wenn die Daten als PivotTable-Bericht (PivotTable-Bericht: Ein interaktiver Kreuztabellenbericht in Excel, der Daten (beispielsweise Datensätze aus einer Datenbank) zusammenfasst und analysiert. Die Daten können aus unterschiedlichen Quellen stammen, einschließlich Quellen außerhalb von Excel.) angezeigt werden sollen, wählen Sie PivotTable-Bericht aus.
     • Wenn die Daten als PivotChart (PivotChart-Bericht: Ein Diagramm, mit dessen Hilfe eine interaktive Analyse von Daten, beispielsweise einem PivotTable-Bericht, ausgeführt werden kann. Sie können die Datenansicht ändern, unterschiedliche Detailebenen anzeigen oder das Diagrammlayout neu anordnen, indem Sie Felder ziehen und die Elemente in den einzelnen Feldern ein- oder ausblenden.)- und PivotTable-Bericht angezeigt werden sollen, wählen Sie PivotChart- und PivotTable-Bericht aus.
   • Sie können auch auf Eigenschaften klicken, um die Aktualisierungs-, Formatierungs- und Layoutoptionen für die importierten Daten festzulegen, und dann auf OK klicken.
   • Führen Sie unter Wo sollen die Daten eingefügt werden? eine der folgenden Aktionen aus:
     • Wenn Sie die Daten an der ausgewählten Position zurückgeben möchten, klicken Sie auf Vorhandenes Arbeitsblatt.
     • Wenn Sie die Daten an die obere linke Ecke des neuen Arbeitsblatts zurückgeben möchten, klicken Sie auf Neues Arbeitsblatt.
5. Klicken Sie auf OK.

   Der externe Datenbereich wird in Excel an der angegebenen Position eingefügt.

Weitere Informationen zum Herstellen einer Verbindung zu Daten finden Sie unter Verbindung mit externen Daten (Import).

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Arbeiten mit Excel-Daten in Access

Sie können in einer Access-Datenbank mit Excel-Daten arbeiten, um die Vorteile der Datenverwaltung, Sicherheit sowie der Features für mehrere Benutzer in Access zu nutzen. Obwohl in Access viele hilfreiche Features zur Verfügung stehen, sind zwei Features insbesondere für Excel-Daten von Nutzen:

• Berichte  Wenn Sie mit dem Gestalten von Access-Berichten vertraut sind und Ihre Excel-Daten in derartigen Berichten zusammenfassen und organisieren möchten, können Sie einen Access-Bericht erstellen. Sie können beispielsweise flexiblere Berichte wie Gruppen- und Zusammenfassungsberichte oder gedruckte Etiketten und grafische Berichte erstellen.
• Formulare  Wenn Sie ein Formular verwenden möchten, um Daten in Excel zu suchen bzw. anzuzeigen, können Sie ein Access-Formular erstellen. Beispielsweise können Sie ein Access-Formular erstellen, um Felder in einer anderen Reihenfolge als in der Reihenfolge der Spalten auf Ihrem Arbeitsblatt anzuzeigen oder eine längliche Datenzeile einfacher auf einem Bildschirm anzuzeigen.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Access-Formularen und -Berichten finden Sie im Access-Hilfesystem.

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Kopieren von Excel-Daten in Access

In Excel können Sie Daten in eine Arbeitsblattansicht kopieren und die Daten anschließend in ein Access-Datenblatt einfügen.

 Hinweis   Wenn Sie Daten aus mehreren Feldern in ein Arbeitsblatt oder Datenblatt einfügen, müssen Sie sicherstellen, dass die Spalten mit der Reihenfolge der zu kopierenden Daten übereinstimmen. Wenn Sie Daten aus mehreren Feldern in ein Formular einfügen, werden die Daten in Access in Felder mit demselben Namen wie die Quellfelder eingefügt, unabhängig von der Reihenfolge auf dem Formular. Wenn die zu kopierenden Daten Felder enthalten, die im Zielformular nicht enthalten sind, werden Sie in Access gefragt, ob Sie nur Felder mit übereinstimmenden Namen einfügen möchten. Wenn keine entsprechenden Feldnamen vorhanden sind, werden die Felder in Access entsprechend der Aktivierreihenfolge des Zielformulars eingefügt, und dies entspricht möglicherweise nicht der von Ihnen gewünschten Reihenfolge. Wenn die Feldnamen der Quelle sich von den Feldnamen des Ziels unterscheiden, können Sie die Daten in ein Datenblatt statt in ein Formular einfügen.

1. Starten Sie Excel, und öffnen Sie das Arbeitsblatt mit den zu kopierenden Daten.
2. Markieren Sie die zu kopierenden Zeilen.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren .

   

   Tastenkombination  Sie können auch STRG+C drücken.

4. Starten Sie Access, und öffnen Sie die Tabelle, die Abfrage oder das Formular, in die bzw. das Sie die Zeilen einfügen möchten.
5. Klicken sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Ansichten auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht.

   

6. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Wenn Sie Datensätze ersetzen möchten, markieren Sie diese Datensätze, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen .

     

     Tastenkombination  Sie können auch STRG+V drücken.

   • Wenn Sie die Daten als neue Datensätze anfügen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage im Menü Bearbeiten auf Am Ende anfügen.

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Importieren von Excel-Daten in Access

Wenn Sie Daten aus Excel in einer Access-Datenbank speichern möchten und die Daten anschließend in Access verwenden und verwalten möchten, können Sie die Daten importieren. Wenn Sie Daten importieren, werden die Daten in Access in einer neuen oder vorhandenen Tabelle gespeichert. Dabei werden die Daten in Excel nicht geändert. Während eines Importvorgangs können Sie jeweils nur ein Arbeitsblatt importieren. Wenn Daten aus mehreren Arbeitsblättern importiert werden sollen, wiederholen Sie den Importvorgang für jedes Arbeitsblatt.

Im Folgenden werden häufige Szenarien für das Importieren von Excel-Daten in Access beschrieben:

• Sie verwenden Excel schon seit längerem, in Zukunft möchten Sie jedoch Access verwenden, um mit diesen Daten zu arbeiten. Sie möchten die Daten auf Ihren Excel-Arbeitsblättern in eine oder mehrere neue Access-Datenbanken verschieben.
• Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, Sie erhalten jedoch gelegentlich Daten im Excel-Format, die mit Ihren Access-Datenbanken zusammengeführt werden müssen. Sie möchten diese Excel-Arbeitsblätter bei Erhalt in Ihre Datenbank importieren.
• Sie verwenden Access zum Verwalten Ihrer Daten, die Wochenberichte, die Sie vom übrigen Team erhalten, sind jedoch Excel-Arbeitsmappen. Sie möchten den Importvorgang rationalisieren, um sicherzustellen, dass die Daten jede Woche zu einer bestimmten Uhrzeit in Ihre Datenbank importiert werden.

Weitere Informationen zum Importieren von Daten aus Excel in Access finden Sie im Access-Hilfesystem.

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Erstellen von Verknüpfungen zu Excel-Daten in Access

Sie können eine Verknüpfung zwischen einem Excel-Bereich und einer Access-Datenbank als Tabelle erstellen. Verwenden Sie dieses Verfahren, wenn Sie den Bereich weiterhin in Excel fortführen möchten, aber dieser zudem in Access zur Verfügung stehen soll. Sie erstellen diese Art der Verknüpfung in der Access-Datenbank und nicht in Excel.

Wenn Sie eine Verknüpfung zu einem Excel-Arbeitsblatt oder zu einem benannten Bereich erstellen möchten, wird in Access eine neue Tabelle erstellt, die mit den Quellzellen verknüpft ist. Sämtliche Änderungen an den Quellzellen in Excel werden in der verknüpften Tabelle widergespiegelt. Die Inhalte der entsprechenden Tabelle können jedoch nicht in Access bearbeitet werden. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie die Änderungen in der Quelldatei vornehmen.

Im Folgenden werden häufige Szenarien für das Herstellen von Verknüpfungen zu einem Excel-Arbeitsblatt in Access beschrieben:

• Sie möchten Ihre Daten weiterhin auf Excel-Arbeitsblättern verwalten, jedoch die Möglichkeit besitzen, die leistungsstarken Abfrage- und Berichtsfeatures von Access zu verwenden.
• Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, von Ihnen verwendete Daten aus externen Datenquellen befinden sich jedoch auf Excel-Arbeitsblättern. Sie möchten keine Kopien externer Daten beibehalten und dennoch in Access damit arbeiten können.

Weitere Informationen zum Herstellen von Verknüpfungen zwischen Daten aus Access und Excel finden Sie im Access-Hilfesystem.

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