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Wenn Sie eine elektronische Kopie einer Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe freigeben möchten, sollten Sie das Dokument auf ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen prüfen, die im Dokument selbst oder in den Dokumenteigenschaften (Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.)) gespeichert sein könnten. Da diese ausgeblendeten Informationen Details über Ihr Unternehmen oder über die Arbeitsmappe preisgeben können, die Sie nicht öffentlich bekannt machen möchten, sollten Sie diese Informationen entfernen, bevor Sie das Dokument für andere Personen freigeben.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit dem Feature Dokumentinspektor in Microsoft Office Excel 2007 ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Ihren Excel-Arbeitsmappen suchen und entfernen können.

• Welche Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen können in Arbeitsmappen gespeichert werden?

• Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?

• Wie finde und entferne ich ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in meinen Arbeitsmappen?

Welche Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen können in Arbeitsmappen gespeichert werden?

Es können mehrere Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in einer Excel-Arbeitsmappe gespeichert werden. Diese Informationen sind u. U. nicht sofort sichtbar, wenn Sie das Dokument in Office Excel 2007 anzeigen. Andere Personen können die Informationen aber eventuell anzeigen oder abrufen.

Ausgeblendete Informationen können z. B. die Daten sein, die einer Arbeitsmappe von Office Excel 2007 hinzugefügt werden, damit Sie daran mit anderen Personen zusammenarbeiten können. Es kann sich auch um Informationen handeln, die Sie ausdrücklich als ausgeblendet kennzeichnen.

Excel-Arbeitsmappen können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:

• Kommentare und Freihandanmerkungen  Wenn Sie beim Erstellen der Arbeitsmappe mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält die Arbeitsmappe u. U. Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrer Arbeitsmappe gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen sehen, die an Ihrer Arbeitsmappe vorgenommen wurden.
• Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen  Zu den Dokumenteigenschaften, auch als Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.) bezeichnet, gehören u. a. Details zu Ihrer Arbeitsmappe, wie Autor, Betreff und Titel. Außerdem gehören zu den Dokumenteigenschaften auch Informationen, die von Office-Programmen automatisch verwaltet werden, wie der Name der Person, die eine Arbeitsmappe zuletzt gespeichert hat, sowie das Datum, an dem eine Arbeitsmappe erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument eventuell auch weitere personenbezogene Informationen (PII) (Personenbezogene Informationen (Personally Identifiable Information, PII): Alle Informationen, die genutzt werden können, um eine Person zu identifizieren, wie z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Personalausweisnummer, IP-Adresse oder eine andere eindeutige Kennung, die mit PII in einem anderen Programm verknüpft ist.), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler, Druckerpfade und Dateipfadinformationen zum Veröffentlichen von Webseiten.
• Kopf- und Fußzeilen  Excel-Arbeitsmappen können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten.
• Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Arbeitsblätter  In einer Excel-Arbeitsmappe können Zeilen, Spalten und ganze Arbeitsblätter ausgeblendet sein. Wenn Sie eine Kopie einer Arbeitsmappe verteilen, die ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter enthält, können andere Personen diese Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter einblenden und die darin enthaltenen Daten anzeigen.
• Dokumentservereigenschaften  Wenn Ihre Arbeitsmappe an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver, z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Microsoft Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, gespeichert wurde, kann die Arbeitsmappe weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.
• Benutzerdefinierte XML-Daten  Arbeitsmappen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit dem Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden.
• Nicht sichtbarer Inhalt  Eine Arbeitsmappe kann Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind.

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Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?

In Office Excel 2007 umfasst der Dokumentinspektor mehrere verschiedene Inspektoren, mit denen Sie für Excel-Arbeitsmappen spezifische ausgeblendete Daten und persönliche Informationen suchen und entfernen können. Eine Liste der verschiedenen Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen, die vom Dokumentinspektor in Excel-Arbeitsmappen gefunden und entfernt werden können, finden Sie in der nachfolgenden Tabelle.

 Hinweis   Wenn der Dokumentinspektor von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Inspektormodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihre Arbeitsmappe auf weitere Informationstypen prüfen.

Office Excel 2007

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Wie finde und entferne ich ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in meinen Arbeitsmappen?

Mit dem Dokumentinspektor können Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Excel-Arbeitsmappen suchen und entfernen, die in Office Excel 2007 und früheren Versionen erstellt wurden. Sie sollten den Dokumentinspektor auf jeden Fall verwenden, bevor Sie eine elektronische Kopie Ihrer Excel-Arbeitsmappe freigeben, z. B. in einer E-Mail-Anlage.

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.
2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie im Feld Dateiname einen Namen ein, um eine Kopie der ursprünglichen Arbeitsmappe zu speichern.

    Wichtig   Sie sollten den Dokumentinspektor auf eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments anwenden, da es nicht immer möglich ist, die vom Dokumentinspektor entfernten Daten wiederherzustellen.

3. Klicken Sie in der Kopie der ursprünglichen Arbeitsmappe auf die Microsoft Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf Fertig stellen, und klicken Sie dann auf Dokument prüfen.
4. Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentinspektor die betreffenden Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, der geprüft werden soll. Weitere Informationen über die einzelnen Inspektoren finden Sie unter Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?.
5. Klicken Sie auf Prüfen.
6. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentinspektor.
7. Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, den Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen.

    Wichtig   

   • Wenn Sie ausgeblendeten Inhalt aus Ihrem Dokument entfernen, können Sie diesen eventuell nicht durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen.
   • Wenn Sie ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter entfernen, die Daten enthalten, ändern Sie möglicherweise die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in ihrer Arbeitsmappe. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen in den ausgeblendeten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblättern enthalten sind, schließen Sie den Dokumentinspektor, blenden die ausgeblendeten Zeilen oder Spalten ein und prüfen dann ihren Inhalt.

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