Beim Öffnen von Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 oder Microsoft Office Access 2007 oder beim Verfassen einer neuen Nachricht in Microsoft Office Outlook 2007 werden Sie feststellen, dass sich das Programmfenster geändert hat. Die alte Menü- und Symbolleistengestaltung wurde ersetzt. Wie verwenden Sie dieses neue, umfangreiche Design? Lesen Sie weiter, um das herauszufinden - und stellen Sie fest, wie Office vereinfacht und verbessert wurde. 

Einfachheit, wie Sie sie sich gewünscht haben

Vielleicht sind Sie ein wenig irritiert, wenn Sie Ihr bevorzugtes Office-Programm erstmals einsetzen. Das Office, das Sie seit Jahren verwenden, sieht jetzt anders aus. Da sind Sie natürlich ein wenig unsicher. Aber bleiben Sie am Ball, dann gewinnen Sie Sicherheit und werden bald verstehen, worum es dabei geht. Mit etwas Zeit und Einsatz werden Sie bemerken, dass dieses neue Design für und nicht gegen Sie arbeitet. Die sogenannte Office Fluent-Benutzeroberfläche wurde entwickelt, um die Wünsche von Microsoft Office-Benutzern ­– vielleicht auch Ihre – zu erfüllen: Benutzerfreundlichere Programme mit Befehlen, die Sie einfacher finden können.

Erleichterte Suche nach Befehlen

Ein Beispiel dafür, wie Sie Befehle in der Version 2007 einfacher finden können, ist die komplexe Anzeige gruppierter Schaltflächen am oberen Rand des Fensters. Die Suche nach Befehlen kann so entfallen. Alles, was Sie benötigen, liegt offen und jederzeit verfügbar vor Ihnen. An die Stelle versteckter Symbolleisten mit Befehlen, versteckt in Menüs oder gesonderten Bereichen, ist nun ein Steuerzentrum getreten, in dem alles Wesentliche zusammengeführt und angezeigt wird. Außerdem verschwinden die Schaltflächen auch nicht mehr einfach so. Sie werden immer genau hier angezeigt.

Anzeige genau der Befehle, die Sie verwenden

Vielleicht denken Sie jetzt: „Alle Befehle an einer Stelle, und alle sichtbar? Da ist doch das ganze Fenster voll.“ Ganz richtig. Deshalb hatten wir uns beim Neuentwurf von Office auch noch ein weiteres Ziel gesetzt: Weniger Befehle. Eine kleine Gruppe der wichtigsten, von Ihnen am häufigsten verwendeten Befehle wird leicht verfügbar angeboten.

Ergonomieingenieure von Microsoft haben herausgefunden, dass Personen, die Office verwenden, eine Kernmenge von Befehlen bevorzugen, die sie immer wieder verwenden. Diese Befehle treten jetzt am stärksten hervor.

So ist z. B. der Befehl Einfügen einer der am häufigsten verwendeten von Office. Warum also nicht ihm und den damit verbundenen Befehlen Ausschneiden und Kopieren die Priorität in dem Fenster geben? Dann brauchen diese Befehle sich nicht mehr den Platz mit einer Reihe nur entfernt verwandter Befehle in einem Menü oder auf einer Symbolleiste zu teilen. Die am häufigsten verwendeten Befehle stehen Ihnen also unmittelbar zur Verfügung. Keine Sorge: Die anderen Funktionen sind nicht verschwunden, sie wurden nur entsprechend ihrer Nutzungshäufigkeit angeordnet.

Befehlsanordnung zur Unterstützung der Kernaufgaben

Somit wurden die Befehle sichtbarer gemacht und entsprechend ihrer Verwendungshäufigkeit zahlenmäßig reduziert. Aber wie sind sie angeordnet?

Alle Befehle sind im Hinblick auf Wichtige Aufgaben organisiert, die Sie in einem gegebenen Office-Programm ausführen. Das funktioniert wie folgt: DieMultifunktionsleiste , also das breite Band am oberen Rand des Fensters, in dem alle Befehle angezeigt werden, ist nach den wichtigen Aufgaben der verschiedenen Programme gegliedert, und jede wichtige Aufgabe wird durch eine Registerkarte abgebildet. Die wichtigste Aufgabe in Word ist das Schreiben, und deshalb ist Schreiben die erste Registerkarte dieses Programms. Die wichtigsten Befehle zum Verfassen eines Dokuments, also die für Schrift- und Textformatierungen, sind auf dieser Registerkarte zusammengefasst.

Anmerkung   Die Befehle Einfügen, Ausschneiden und Kopieren befinden sich ebenfalls auf dieser Registerkarte. Diese Befehle werden oft verwendet und passen logisch zu der wichtigsten Aufgabe von Word: Schreiben. Wenn Sie auf weitere Registerkarten klicken, verändert sich die Multifunktionsleiste und ermöglicht besseres Erkennen der Befehle für andere wichtige Aufgaben in Word. So enthält z. B. die Registerkarte Einfügen Befehle, mit denen Sie verschiedenste Elemente von Grafiken und Formen bis zu Hyperlinks, Kopfzeilen und WordArt einfügen können. Die nächste Registerkarte heißt Seitenlayout, und sie enthält alle Befehle zum Organisieren und Formatieren von Seiten.

Eine ähnliche Anordnung finden Sie auch bei den anderen Programmen von 2007 Microsoft Office System. Die erste Registerkarte enthält die Befehle für die jeweils wichtigste Arbeitsaufgabe. So heißt die primäre Registerkarte von Excel Blatt und die von PowerPoint Folien. Bei Access ist es Daten, und in Outlook heißt sie Neu, denn es geht um das Verfassen von neuen Nachrichten.

Gruppen: Befehle innerhalb einer größeren Aufgabe

Betrachten wir den Inhalt der Registerkarten nun ein bisschen genauer: Wir sehen viele Befehle, funktional angeordnet in Gruppen. Diese Gruppen könnten Sie mit den Symbolleisten der Vergangenheit vergleichen. Ihre Stärke liegt aber darin, dass sie alle Befehle zusammenfassen, die Sie für eine bestimmte Aufgabe möglicherweise benötigen, sowie in ihrer Fähigkeit zur visuellen Unterstützung.

Die Registerkarte Schreiben enthält z. B. eine Gruppe mit der Bezeichnung Schnellformatvorlagen. Hierin wird eine Reihe von Formatvorlagen mit visuellen Beispielen angezeigt, und eine Vorschau stellt den markierten Text in dem Format dar, auf das Sie gerade zeigen.

Weitere Befehle nur im Bedarfsfall

Was ist mit den Befehlen, die nicht in den primären Gruppen auf den Registerkarten vorhanden sind? Es ist nicht jeder Befehl jederzeit verfügbar, sondern einige Befehle werden nur als Reaktion auf eine von Ihnen vorgenommene Aktion angezeigt. Wenn Sie z. B. in PowerPoint ein Bild einfügen, erhalten Sie alle Befehle für die Ausrichtung und Anordnung von Shapes. Sie sind nicht mehr in Untermenüs versteckt.

Speichern oder Rückgängig machen

Office verzichtet aber nicht völlig auf Symbolleisten. Zur Unterstützung bei den am häufigsten ausgeführten Aufgaben, z. B. Speichern und Rückgängig machen, ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff vorhanden. In ihrer Standardversion verfügt sie nur über einige wenige Befehle, aber Sie können sie einfach anpassen und jeden gewünschten Befehl hinzufügen. Klicken Sie einfach nur mit der rechten Maustaste auf den Befehl, den Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen aus. Sie sehen, dass links neben der ersten Registerkarte ein Symbol für den Befehl angezeigt wird.

Umschalten zwischen den Ansichten

Als Office-Experte sind Sie es gewöhnt, die Ansichten im Programmfenster zu wechseln: In Word von der Normalansicht zum Seitenlayout oder in PowerPoint von der Normalansicht zur Bildschirmpräsentation. Für jedes Office-Programm gibt es heute in der rechten unteren Ecke des Fensters eine Ansichtsauswahl. Diese ist verbunden mit dem Menü Ansicht, mit dem Sie die Fenster innerhalb des Programmfensters anordnen können.

Vertraute Dinge

Es gibt immer noch das Menü Datei mit verschiedenen gewohnten Befehlen und einigen neuen Optionen für Dateiverwaltung, Bereinigung und Verteilung. Indem Sie auf das Pluszeichen neben einigen der Gruppen klicken, können Sie vertraute Dialogfelder öffnen, in denen dann detailliertere oder kompliziertere Optionen für die Befehle in der Gruppe angezeigt werden. Manche der Aufgabenbereiche wurden zwar beschnitten, sind aber immer noch vertraut, so z. B: der Aufgabenbereich Formatvorlagen in Word. Um Ihnen bei der jeweiligen Aufgabe zu helfen, wird dieser Aufgabenbereich automatisch geöffnet, sobald Sie auf einen Befehl klicken.

Und was gibt es zur Bildschirmdarstellung zu sagen?

Die Multifunktionsleiste ist skalierbar und passt sich sogar den Bildschirmen von Tablet PCs an. Mit zunehmend geringerer Bildschirmauflösung werden die Registerkarten und Gruppen in immer kleineren Versionen angezeigt. Die Multifunktionsleiste zeigt die Stärke und Tiefe ihrer Gestaltung besonders gut auf großen Bildschirmen mit hoher Auflösung.

Weitere neue und vertraute Seiten

Aber in Version 2007 gibt es noch mehr zu entdecken, was Ihnen gefallen wird. Einzelheiten darüber erfahren Sie, wenn Sie die Programme verwenden:

• Erstellen einer neuen Datei

  Wenn Sie ein Dokument oder Arbeitsblatt, eine Präsentation oder eine Datenbank neu erstellen, wird zum Einstieg ein farbig gestaltetes Fenster mit einer Vielzahl von Angeboten geöffnet. Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog oder den Hyperlinks zu Artikeln in Office Online aus, damit Sie Ihre Arbeit als Autor sofort beginnen können. Sie können natürlich auch mit einer neuen oder vorhandenen Datei beginnen, genau wie Sie es gewöhnt sind.

• Fertigstellen der Datei

  Das Menü Datei ist heute facettenreicher. Es befindet sich in der linken oberen Ecke neben der Multifunktionsleiste und bildet einen Bestandteil davon. Es enthält die wichtigsten Befehle, die Sie erwarten können: Speichern, Speichern unter und Drucken. Hier nehmen Sie auch die Einstellungen für das Programm vor, beispielsweise für das Drucken, die Rechtschreibprüfung und die Standarddateiansicht.

  Außerdem finden Sie hier Unterstützung beim Überprüfen einer Datei, dass sie nicht mehr Überarbeitungsmarkierungen oder andere private Informationen enthält, und beim Verteilen der Datei an einen freigegebenen Arbeitsbereich.

• Tastenkombinationen

  Es wurden alle alten Tastenkombinationen beibehalten, die mit STRG beginnen, sowie die Funktionstasten.

  Neue Tastenkombinationen, die mit ALT beginnen, sind auf dem Bildschirm deutlich angezeigt. Halten Sie einfach die ALT-TASTE gedrückt, und Office zeigt Ihnen den Buchstaben für jede Registerkarte, Gruppe und jeden Befehl an.

  Anmerkung:   Sie können, wenn Sie dies wünschen, eine Programmeinstellung auswählen, um die Tastenkombinationen, die mit ALT beginnen und in Office 2003 verwendet werden, zu aktivieren.

• Dateiformate

  In der Version 2007 verwenden Word, Excel und PowerPoint die Microsoft Office Open XML-Formate. Dies bedeutet, dass die Standarddateiformate nun auf XML (Extensible Markup Language) basieren. Als Vorteile dieser Veränderung sind die höhere Sicherheit von Dateien, die geringere Gefahr von Datenschäden, die geringere Dateigröße und die Möglichkeit zu nennen, Daten über verschiedene Speicher- und Abfragesysteme hinweg gemeinsam zu nutzen. Sie können Ihre Dateien aus 2007 Microsoft Office System zwar auch in älteren Dateiformaten speichern, verlieren dann aber diese Vorteile.

  Bei Dokumenten, Arbeitsblättern und Präsentationen erhält die Dateinamenerweiterung am Ende zusätzlich ein „x" als Hinweis auf das XML-Format. Wenn Sie eine Datei als Vorlage speichern, gilt Analoges. Die alte Dateinamenerweiterung wird um ein „x“ am Ende ergänzt: z. B. .XLSX in Excel. Wenn Ihre Datei Code oder Makros enthält, müssen Sie sie in dem neuen Dateiformat für Makroausführung speichern. Bei einem Word-Dokument ergibt das .DOCM und für eine Word-Vorlage .DOTM. Komprimierte Dateien gibt es in zwei Versionen: Solche ohne Code im Archiv (.DOCX, .XLSX und .PPTX) und solche mit aktivierten Makros (.DOCM, .XLSM, .PPTM und einige andere).

• Versionskompatibilität

  Beim Öffnen einer Datei, die in einer früheren Version von Office erstellt wurde, werden Sie gefragt, ob Sie sie in das neue Format konvertieren möchten. Wenn Sie diese Frage bejahen, wird das Dokument im neuen XML-Format gespeichert. Wenn Sie die Datei nicht konvertieren möchten, behält sie das alte Dateiformat. Sie können sie in 2007 Microsoft Office System öffnen und bearbeiten, aber einige der Funktionen der Version 2007 sind nicht verfügbar.

  Wenn Sie eine ältere Office-Version verwenden und eine Datei öffnen möchten, die in Version 2007 erstellt wurde, müssen Sie ein Konvertierungsprogramm herunterladen, damit Sie die Datei aus 2007 Microsoft Office System lesen und bearbeiten können. Sie können das Konvertierungsprogramm hier herunterladen.