Haben Sie sich nicht auch schon gewünscht, dass Ihnen bei der Arbeit ein Excel-Experte über die Schulter schaut und Ihnen hilfreiche Tipps und Tricks für die Arbeit mit Ihren Daten verrät? Wenn ja, dann ist dieser Artikel genau richtig für Sie! In den folgenden Abschnitten lernen Sie neue und schnelle Möglichkeiten für die Arbeit mit Daten in Excel kennen.

Markieren von Daten

• Markieren Sie nicht aneinander grenzende Zellen oder Bereiche, indem Sie die erste Zelle markieren und dann STRG gedrückt halten, während Sie weitere Zellen oder Bereiche markieren.
• Wenn Sie nur die leeren Zellen in einem Bereich markieren möchten, markieren Sie den Bereich, klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Gehe zu, klicken Sie auf Inhalte, und wählen Sie Leerzellen aus.
• Das Markieren eines Bereichs ist ganz einfach. Klicken Sie einfach auf die Zelle in einer Ecke des Bereichs, führen Sie einen Bildlauf zur gegenüberliegenden Ecke durch, und halten Sie dann STRG gedrückt, während Sie auf die Zelle in dieser Ecke klicken.
• Sie können angeben, in welche Richtung eine Markierung verschoben werden soll, wenn Sie Daten in einer Zelle eingeben (z. B. nach rechts, wenn Sie mit Zeilen arbeiten). Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Bearbeiten das Kontrollkästchen Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben aktiviert ist, und klicken Sie dann im Feld Richtung auf eine Richtung.
• Wechseln Sie zu einem bestimmten Bereich auf dem Arbeitsblatt (z. B. zum aktuellen Bereich oder in die letzte Zelle), indem Sie im Menü Bearbeiten auf Gehe zu klicken. Klicken Sie auf Inhalte, und wählen Sie dann die gewünschte Option aus.

Bearbeiten von Daten

• Wenn Sie den Inhalt einer Zelle bearbeiten möchten, können Sie einfach auf die Zelle doppelklicken, um den Inhalt direkt zu bearbeiten. Sie müssen nicht die Bearbeitungsleiste verwenden.
• Wenn Sie das direkte Bearbeiten von Zellen deaktivieren möchten, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, klicken Sie auf die Registerkarte Bearbeiten, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Direkte Zellbearbeitung aktivieren.
• Um eine einzelne Zahl inkrementell zu erhöhen, halten Sie STRG gedrückt, und ziehen Sie das Ausfüllkästchen in der Ecke der Markierung.
• Um Monate, Wochentage und Quartale sowie andere Reihen inkrementell zu erweitern, markieren Sie das erste Element der Reihe, und ziehen Sie das Ausfüllkästchen in der Ecke der Markierung.
• Sie können eine Reihe benutzerdefiniert ausfüllen, um nebeneinander liegende Zellen in einem wiederholten Muster auszufüllen. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Benutzerdefinierte Listen.
• Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, ein Objekt oder ein Diagrammelement klicken, wird ein Kontextmenü mit hilfreichen Befehlen eingeblendet.
• Sie können angeben, wie eine markierte Zelle oder ein Bereich in andere Zellen eingefügt werden soll, indem Sie das Ausfüllkästchen in einer Ecke der Zelle oder des Bereichs mit der rechten Maustaste ziehen und dann im daraufhin angezeigten Kontextmenü auf eine Ausfülloption klicken.
• Beim automatischen Ausfüllen von Zellen kann Excel gleichzeitig das Quartal und das Jahr inkrementell erhöhen, z. B. 1Q93, Q193, 1. Quartal 93, 1. Quartal 1993.
• Löschen Sie einen Bereich mit markierten Zellen, indem Sie STRG gedrückt halten und das Ausfüllkästchen (in der unteren rechten Ecke der Markierung) nach oben links ziehen.
• Sie können den Inhalt einer Zelle (oder eine Spalte) über mehrere Spalten verteilen. Markieren Sie die Zelle oder Spalte, und klicken Sie dann im Menü Daten auf Text in Spalten.
• Sie können schnell einen Bereich mit leeren Zellen einfügen, indem Sie STRG gedrückt halten und das Ausfüllkästchen in der Ecke der Markierung ziehen.
• Sie können alle benannten Zellen oder Bereiche in einer Arbeitsmappe überarbeiten, indem Sie auf der Bearbeitungsleiste neben dem Feld Name auf den Pfeil nach unten klicken.
• Beginnen Sie die Rechtschreibprüfung, indem Sie F7 drücken.
• Um den Inhalt von Zellen zu verschieben, ziehen Sie die markierten Zellen an eine andere Stelle. Um den Inhalt zu kopieren, halten Sie beim Ziehen STRG gedrückt.
• Sie können gleichzeitig den Inhalt von mehreren Arbeitsblättern ändern. Halten Sie STRG gedrückt, klicken Sie auf die Register der zu bearbeitenden Arbeitsblätter, und ändern Sie dann die Daten.
• Erstellen Sie bei jedem Speichervorgang eine Sicherungskopie. Klicken Sie hierzu im Dialogfeld Speichern unter auf Extras, klicken Sie auf Allgemeine Optionen, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sicherungsdatei erstellen.

Formatieren von Daten

• Um Text in einer Zelle einzuziehen, können Sie die Schaltflächen Einzug vergrößern und Einzug verkleinern auf der Symbolleiste Format verwenden.
• Eine einfache Möglichkeit zum Einfügen einer benutzerdefinierten Formatvorlage aus einer anderen Arbeitsmappe besteht darin, mit dieser Formatvorlage formatierte Zellen zu kopieren und in der neuen Arbeitsmappe einzufügen.
• Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spalten- oder Zeilenüberschrift klicken, wird ein Kontextmenü mit den Befehlen Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe, Ausblenden und Einblenden angezeigt.
• Wenn Sie auf der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Format übertragen doppelklicken, bleibt die Schaltfläche ausgewählt, sodass Sie das gleiche Format auf mehrere Bereiche anwenden können.
• Um eine Zeile oben im Fenster zu fixieren, markieren Sie die Zeile darunter, und klicken Sie dann im Menü Fenster auf Fenster fixieren.
• Um ein integriertes Tabellenformat auf einen Zellbereich anzuwenden, klicken Sie im Menü Format auf AutoFormat.
• Sie können die Standardschriftart festlegen, die zukünftig in Arbeitsmappen verwendet werden soll. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und ändern Sie auf der Registerkarte Allgemein die Optionen für die Standardschriftart und -größe.
• Um das Standardtextformat für die ganze Arbeitsmappe zu ändern, klicken Sie im Menü Format auf Formatvorlage, und ändern Sie das Format der Formatvorlage Standard.
• Um vorformatierten HTML-Text in eine Tabelle zu konvertieren, markieren Sie ihn, und klicken Sie dann im Menü Daten auf Text in Spalten.
• Gruppieren Sie Zeilen und Spalten, um sie schnell ein- und auszublenden. Markieren Sie die Zeilen und Spalten, zeigen Sie im Menü Daten auf Gruppierung und Gliederung, klicken Sie auf Gruppierung, und klicken Sie dann auf Zeilen oder Spalten.
• Wenn Sie Zahlen in Tausenden oder Millionen anzeigen möchten, erstellen Sie ein neues Zahlenformat. Klicken Sie im Menü Format auf Zellen, und klicken Sie dann auf die Kategorie Benutzerdefiniert. Geben Sie 0, oder #, für Tausende und 0,, oder #,, für Millionen im Feld Typ ein.
• Um einen Wert im Euroformat einzugeben, geben Sie das Euro-Symbol (€) nach dem Wert ein.
• Um einen Wert im Prozentformat einzugeben, geben Sie ein Prozentzeichen (%) nach dem Wert ein.
• Sie können negative Zahlen in Rot anzeigen. Klicken Sie hierzu im Menü Format auf Zellen. Klicken Sie auf der Registerkarte Zahlen auf die Kategorie Zahl oder Währung, und wählen Sie unter Negative Zahlen ein rotes Format aus.

PivotTable- und PivotChart-Berichte

• Sie können den Namen eines PivotTable^®-Feldes ändern, indem Sie die Feldschaltfläche auswählen und dann einen anderen Namen eingeben.
• Verschieben Sie die Legende für einen PivotChart^®-Bericht, indem Sie im Menü Diagramm auf Diagrammoptionen klicken. Wählen Sie auf der Registerkarte Legende die gewünschte Position aus.
• Passen Sie einen PivotTable-Bericht an, indem Sie auf der Symbolleiste PivotTable auf Bericht formatieren klicken.
• Sie können Felder direkt auf dem Arbeitsblatt pivotieren, ohne den PivotTable-Assistenten zu starten, indem Sie die Feldschaltflächen ziehen.
• Um den für einen PivotTable-Bericht erforderlichen Platz zu reduzieren, ziehen Sie einige Zeilen- oder Spaltenfelder in den Bereich Seitenfelder hierher ziehen.
• Sie können detaillierte Daten für eine Zelle im Datenbereich anzeigen oder ausblenden, indem Sie in der Tabelle auf diese Zelle doppelklicken.
• Wenn Sie die Position eines Elements in dem entsprechenden PivotTable-Feld ändern möchten, ziehen Sie den Rand des Elements.
• Alle Änderungen am Quellarbeitsblatt können schnell in den PivotTable-Bericht übernommen werden. Klicken Sie einfach auf der Symbolleiste PivotTable auf Daten aktualisieren.

Funktionen und Formeln

• Wenn Sie beim Auswählen einer Funktion und beim Eingeben der Argumente Hilfe benötigen, klicken Sie auf der Bearbeitungsleiste auf fx (Funktion einfügen).
• Anstatt auf die Schaltfläche AutoSumme zu klicken, können Sie auch ALT+GLEICHHEITSZEICHEN (=) drücken.
• Um die Formel in der aktiven Zelle in alle Zellen im ausgewählten Bereich zu kopieren, drücken Sie F2 und dann STRG+EINGABETASTE.
• Sie können Teilsummen in einem Bereich einfügen, indem Sie in eine beliebige Zelle im Bereich klicken und dann im Menü Daten auf Teilergebnisse klicken.
• Um alle Werte in einem Bereich um 10 Prozent zu verringern, geben Sie in einer leeren Zelle 0,9 ein. Kopieren Sie die Zelle, und markieren Sie dann den Bereich. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Inhalte einfügen, und klicken Sie dann auf Multiplizieren.