Von Paul Cornell

Datenanalytiker verlassen sich auf Microsoft Excel 2002, um Daten zu verbinden, anzuzeigen und zu formatieren. Durch das Kopieren und Einfügen von Daten zwischen Zellbereichen oder Kalkulationstabellen in verschiedenen Berichtformaten können Daten jedoch von ihrer eigentlichen Quelle getrennt werden. Hier erfahren Sie, wie Sie den synchronen Zustand von Daten beibehalten.

Kürzlich habe ich an einer Studie mehrerer Datenanalytiker teilgenommen. Die Analytiker mussten vorhandene Jahresabschlussberichte zusammenfassen, gruppieren und auf verschiedene Arten in Diagrammen darstellen, um die Daten den Entscheidungsträgern ihrer Organisationen vorzulegen. Dazu mussten sie Microsoft Excel-Berichte in verschiedenen Formaten erstellen: Tabellen mit Zeilen und Spalten, PivotTable®-Berichte und Diagramme. Die Analytiker führten die folgenden Aufgaben nacheinander aus:

1. Herstellen einer Verbindung mit der Datenquelle. (Eine Datenquelle ist ein Dokument oder eine Datei, das oder die die Originaldaten enthält.)
2. Erstellen eines PivotTable-Berichts in Excel auf der Grundlage einiger Daten in der Datenquelle.
3. Auswählen bestimmter Daten im PivotTable-Bericht.
4. Kopieren der Daten (durch Klicken im Menü Bearbeiten auf Kopieren).
5. Wechseln in ein anderes Arbeitsblatt.
6. Einfügen der Daten in das Arbeitsblatt (durch Klicken im Menü Bearbeiten auf Einfügen).
7. Erstellen von zusätzlichen Tabellen mit Zeilen und Spalten, von PivotTable-Berichten oder Diagrammen basierend auf den eingefügten Daten.

Bei Änderung der Daten in der Datenquelle mussten die Analytiker den Vorgang, beginnend mit Schritt 3, für jeden einzelnen Bericht komplett wiederholen.

Es gibt dafür jedoch eine einfachere Lösung. Sie können mehrere Excel-Berichte erstellen, die über einen einzelnen Menübefehl synchronisiert werden können. Wie das funktioniert, vermitteln die folgenden Verfahren, die Sie selbst auf einem Computer mit Microsoft Excel 2002 ausprobieren können:

1. Erstellen einer eigenen Datenquelle. So können Sie auf die Daten für Ihren Bericht zugreifen.
2. Erstellen eines PivotTable-Masterberichts anhand der Datenquelle, damit Sie die Daten rasch gruppieren und anzeigen können.
3. Erstellen einer Tabelle, die mit dem PivotTable-Masterbericht verknüpft ist. So können Sie Daten analysieren, ohne Änderungen im PivotTable-Bericht vorzunehmen.
4. Erstellen eines Diagramms, das mit der verknüpften Tabelle verbunden ist. Das Diagramm stellt die Daten in einem grafischen Format dar.
5. Ändern der Masterdaten und Weitergeben der Aktualisierungen innerhalb des PivotTable-Berichts, der verknüpften Tabelle sowie dem verknüpften Diagramm.
6. Erstellen eines PivotTable-Berichts, der mit dem PivotTable-Masterbericht verknüpft ist. Anhand des zweiten Berichts können Sie rasch Daten gruppieren und anzeigen, ohne Änderungen im PivotTable-Masterbericht vorzunehmen.

Nehmen wir dazu einmal an, dass Sie Datenanalytiker für eine Lebensmittelkette sind. Vom Leiter der Finanzabteilung Ihrer Organisation werden Sie gebeten, eine Aufstellung der Umsätze von fünf Hauptkunden für die Jahre 1999 bis 2001 zu erstellen. Versuchen Sie nun, diesen Bericht zu erstellen.

So erstellen Sie die Datenquelle

1. Starten Sie Excel 2002. Es wird automatisch eine neue, leere Arbeitsmappe geöffnet.
2. Kopieren Sie die folgenden Daten in das Arbeitsblatt:
   

   Kunde	Jahr	Umsatz
   A. Datum AG	1999	890000
   A. Datum AG	2000	900000
   A. Datum AG	2001	1100000
   Feinkost – Lebensmittel und Imbiss	1999	900000
   Feinkost – Lebensmittel und Imbiss	2000	890000
   Feinkost – Lebensmittel und Imbiss	2001	915000
   Adventure Works	1999	1000000
   Adventure Works	2000	980000
   Adventure Works	2001	965000
   Contoso AG	1999	1050000
   Contoso AG	2000	1100000
   Contoso AG	2001	1150000
   Giesser Kaffee & Tee	1999	1200000
   Giesser Kaffee & Tee	2000	1350000
   Giesser Kaffee & Tee	2001	1300000

3. Zeigen Sie im Menü Format auf Blatt, und klicken Sie dann auf Umbenennen.
4. Geben Sie Masterdaten ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

So erstellen Sie einen PivotTable-Masterbericht anhand der Datenquelle

1. Klicken Sie auf die Arbeitsblatt-Registerkarte mit der Bezeichnung Blatt2.
2. Klicken Sie im Menü Daten auf PivotTable- und PivotChart-Bericht. Der Bildschirm PivotTable- und PivotChart-Assistent – Schritt 1 von 3 wird angezeigt.
3. Klicken Sie auf Weiter. Der Bildschirm PivotTable- und PivotChart-Assistent – Schritt 2 von 3 wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Masterdaten, um zum ersten Arbeitsblatt zurückzukehren. Markieren Sie dann die Zellen A1 bis einschließlich C16, und klicken Sie auf Weiter. Der Bildschirm PivotTable- und PivotChart-Assistent – Schritt 3 von 3 wird angezeigt.
5. Klicken Sie auf Fertig stellen.
6. Ziehen Sie das Element Kunde aus dem Fenster PivotTable-Feldliste in den Bereich Zeilenfelder hierher ziehen des PivotTable-Berichts.
7. Ziehen Sie das Element Umsatz aus dem Fenster PivotTable-Feldliste in den Bereich Datenfelder hierher ziehen des PivotTable-Berichts. Sie verfügen jetzt über einen Bericht, der Ihnen das rasche Gruppieren und Anzeigen von Daten ohne Änderung der in das Masterdaten-Arbeitsblatt eingegebenen Daten ermöglicht.
8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Umsatzsumme in Zelle A3, und klicken Sie dann auf Feldeigenschaften. Das Dialogfeld PivotTable-Feld wird angezeigt.
9. Wählen Sie in der Liste Zusammenfassen nach die Option Summe aus. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld PivotTable-Feld zu schließen.
10. Zeigen Sie im Menü Format auf Blatt, und klicken Sie dann auf Umbenennen.
11. Geben Sie Pivot-Daten ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

So erstellen Sie eine Tabelle, die mit dem PivotTable-Masterbericht verknüpft ist

1. Klicken Sie auf die Registerkarte des Arbeitsblattes mit der Bezeichnung Blatt3.
2. Kopieren Sie die folgenden Daten in das Arbeitsblatt:

   Umsatz nach Kunde (1999-2001)
   A. Datum AG
   Feinkost – Lebensmittel und Imbiss
   Adventure Works
   Contoso AG
   Giesser Kaffee & Tee

3. Falls die Symbolleiste PivotTable nicht angezeigt wird, zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten, und klicken Sie dann auf PivotTable.
4. Führen Sie Folgendes aus, falls die Schaltfläche GetPivotData generieren auf der Symbolleiste PivotTable nicht angezeigt wird:
   1. Klicken Sie auf der Symbolleiste PivotTable auf Optionen für Symbolleisten (dies ist der kleine Pfeil am äußeren rechten Ende der Symbolleiste).
   2. Zeigen Sie auf Schaltflächen hinzufügen oder entfernen und auf PivotTable, und klicken Sie dann auf GetPivotData generieren.
5. Klicken Sie auf der Symbolleiste PivotTable auf GetPivotData generieren.
6. Klicken Sie auf Zelle B2, und geben Sie = ein. Klicken Sie dann auf die Arbeitsblatt-Registerkarte Pivot-Daten, klicken Sie auf Zelle B5, und drücken Sie die EINGABETASTE.
7. Wiederholen Sie Schritt 6, und verknüpfen Sie dabei die Zellen B3 bis B6 im Arbeitsblatt Blatt3 mit den Zellen B6 bis B9 im Arbeitsblatt Pivot-Daten.
8. Falls die Standardsymbolleiste nicht angezeigt wird, zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten, und klicken Sie dann auf Standard.
9. Klicken Sie auf Zelle B7 in "Blatt3". Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf AutoSumme, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
10. Markieren Sie die Zellen B2 bis B7. Klicken Sie dann auf der Formatierungssymbolleiste auf Formatvorlage, und wählen Sie dann aus dem Namensfeld Formatvorlage die Option Währung aus. Klicken Sie auf OK.
11. Markieren Sie die Zellen A1 bis einschließlich B7. Klicken Sie im Menü Format auf AutoFormat. Das Dialogfeld AutoFormat wird angezeigt.
12. Klicken Sie auf das Layout Standard 2, und klicken Sie dann auf OK.
13. Zeigen Sie im Menü Format auf Blatt, und klicken Sie dann auf Umbenennen.
14. Geben Sie Berichte ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

So erstellen Sie ein Diagramm, das mit der verknüpften Tabelle verbunden ist

1. Wenn das Arbeitsblatt Berichte nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Arbeitsblatt-Registerkarte mit der Bezeichnung Berichte.
2. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Diagramm. Der Bildschirm Diagramm-Assistent – Schritt 1 von 4 – Diagrammtyp wird angezeigt.
3. Klicken Sie in der Liste Diagrammtyp auf Kreis. Klicken Sie auf die Grafik Explodierter 3D-Kreis, und klicken Sie dann auf Weiter. Der Bildschirm Diagramm-Assistent – Schritt 2 von 4 – Diagrammquelldaten wird angezeigt.
4. Markieren Sie im Arbeitsblatt mit der Bezeichnung Berichte die Zellen A2 bis einschließlich B6, und klicken Sie dann auf Weiter. Der Bildschirm Diagramm-Assistent – Schritt 3 von 4 – Diagrammoptionen wird angezeigt.
5. Geben Sie auf der Registerkarte Titel im Feld Diagrammtitel den Titel Umsätze in Prozent nach Kunde (1999-2001) ein.
6. Wählen Sie auf der Registerkarte Datenbeschriftungen das Feld Prozent aus, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
7. Verschieben und vergrößern bzw. verkleinern Sie das verknüpfte Diagramm nach Bedarf.

So ändern Sie die Masterdaten und geben die Aktualisierungen innerhalb des PivotTable-Berichts, der verknüpften Tabelle sowie dem verknüpften Diagramm weiter

1. Klicken Sie auf die Arbeitsblatt-Registerkarte Berichte. Beachten Sie die Gesamtumsätze für A. Datum AG (EUR 2.000.000,00) sowie den Prozentsatz der Umsätze für das Unternehmen (19%).
2. Klicken Sie auf die Arbeitsblatt-Registerkarte Masterdaten. Klicken Sie auf Zelle C2, und geben Sie dann 700000 ein.
3. Klicken Sie auf Zelle C3, und geben Sie dann 600000 ein.
4. Klicken Sie auf die Arbeitsblatt-Registerkarte Pivot-Daten. Beachten Sie die Gesamtumsätze für A. Datum AG (EUR 2.000.000,00).
5. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im PivotTable-Bericht (jede Zelle zwischen A3 und einschließlich B10).
6. Klicken Sie im Menü Daten auf Daten aktualisieren.
7. Sie werden feststellen, dass sich die Gesamtumsätze für A. Datum AG geändert haben (2400000).
8. Klicken Sie auf die Arbeitsblatt-Registerkarte Berichte. Beachten Sie, dass sich die Gesamtumsätze für A. Datum AG (2400000) sowie der Prozentsatz der Umsätze für das Unternehmen (22%) geändert haben.

So erstellen Sie einen PivotTable-Bericht, der mit dem PivotTable-Masterbericht verknüpft ist

1. Klicken Sie auf die Arbeitsblatt-Registerkarte Pivot-Daten.
2. Klicken Sie auf Zelle D1.
3. Klicken Sie im Menü Daten auf PivotTable- und PivotChart-Bericht. Der Bildschirm PivotTable- und PivotChart-Assistent – Schritt 1 von 3 wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf die Option Anderen PivotTable-Bericht oder PivotChart-Bericht, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
5. Ziehen Sie das Element Jahr aus dem Fenster PivotTable-Feldliste in den Bereich Zeilenfelder hierher ziehen des neuen PivotTable-Berichts.
6. Ziehen Sie das Element Umsatz aus dem Fenster PivotTable-Feldliste in den Bereich Datenfelder hierher ziehen des neuen PivotTable-Berichts.
7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Umsatzsumme in Zelle D3, und klicken Sie auf Feldeigenschaften. Das Dialogfeld PivotTable-Feld wird angezeigt.
8. Wählen Sie in der Liste Zusammenfassen mit die Option Summe aus. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld PivotTable-Feld zu schließen.
9. Beachten Sie, dass das Feld Gesamtergebnis in beiden PivotTable-Berichten identisch ist. Änderungen, die Sie an den Masterdaten vornehmen, werden mit dem Aktualisieren der Daten in einem der Berichte in beiden Berichten angezeigt. Zur Aktualisierung der Daten klicken Sie auf einen der PivotTable-Berichte und klicken dann im Menü Daten auf Daten aktualisieren.

Was haben Sie nun erreicht? Sie verfügen über zwei PivotTable-Berichte, einer mit den Umsatzzahlen pro Kunde und einer mit den Umsatzzahlen pro Jahr. Und Sie wissen nun, wie Sie rasch verschiedene Tabellen anhand von Daten erstellen können, ohne sie ausschneiden und einfügen zu müssen, so dass die Verbindung zur Datenquelle verloren geht. Und darüber hinaus ist auch der Leiter der Finanzabteilung glücklich!

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Informationen über den Autor

Paul Cornell arbeitet für das Office-Help-Team. Neben den Kolumnen für die Office-Poweruser-Corner schreibt er auch für die Office Talk-Kolumne von MSDN (Microsoft Developer Network). Er ist Autor des Buches Accessing and Analyzing Data with Microsoft Excel.

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