Analysieren und Verwalten von Daten

Kopieren eines Bereichs unter Ausschluss ausgeblendeter Zellen in Excel 2000

Wenn Sie mit Hilfe von Gliederungen oder Teilergebnissen eine übersichtliche Zusammenfassung großer Datenmengen erstellen möchten, können Sie in die Zusammenfassung lediglich die angezeigten Zellen ohne die Detaildaten einfügen. Zeigen Sie hierzu zunächst nur die Zeilen und Spalten für die Zusammenfassung an, und wählen Sie dann die gesamten Daten aus. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Gehe zu, klicken Sie auf Inhalte und anschließend auf Nur sichtbare Zellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren, dann auf eine Zelle in einem leeren Tabellenblatt und anschließend auf die Schaltfläche Einfügen. Der eingefügte Bereich enthält nur die Daten für die Zusammenfassung. Weitere Informationen zu Teilergebnissen und Gliederungen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Suchbegriffe Einfügen von Teilergebnissen oder Erstellen von Gliederungen eingeben.

Anpassen von Excel

Ändern der Standardfarben

Excel verwendet die Windows®-Farben für einige seiner Elemente. Die Farbe dieser Excel-Elemente lässt sich durch Ändern der Windows-Farben anpassen.

1. Klicken Sie im Menü Start auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.
2. Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf das Symbol Anzeige und dann auf die Registerkarte Darstellung. Klicken Sie dann im Elementfeld auf das zu ändernde Element.
3. Nun lassen sich die gewünschte Farbe und Schriftfarbe für die Elemente einstellen:
   • 3D-Objekte   Dient der Einstellung der Hintergrundfarbe der Excel-Zeilennummern und Spaltenbuchstaben sowie der nicht aktiven Blattregister. Durch die Schriftfarbe wird die Farbe der Zeilennummern und Spaltenbuchstaben sowie des Textes auf den inaktiven Blattregistern festgelegt.
   • Ausgewählte Elemente   Dient der Einstellung der von Excel verwendeten Farbe zur Hervorhebung ausgewählter Zellen. Diese Hervorhebung ist eine dezente Schattierung der festgelegten Farbe.
   • QuickInfo   Dient der Einstellung der Hintergrundfarbe der Arbeitsblattkommentare. Die Schriftfarbe legt die Standardfarbe für Arbeitsblattkommentare fest. Es lässt sich auch die Hintergrund- und Schriftfarbe für einzelne Kommentare festlegen. Weitere Informationen zum Ändern der Kommentarfarben erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Begriff Kommentare formatieren eingeben, auf Suchen klicken und dann auf das Thema Darstellung von Kommentaren ändern klicken.
   • Fenster   Dient der Einstellung der Hintergrundfarbe des Blattes. Mit der Schriftfarbe wird die Standardfarbe für Dateneinträge in die Zellen festgelegt sowie die Farbe von Text auf aktiven Registerblättern. Hintergrund- und Schriftfarbe können auch für einzelne Zellen oder ein gesamtes Blatt angepasst werden. Weitere Informationen zum Ändern der Farben von Zellen und Arbeitsblättern erhalten Sie, indem Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Suchtext Arbeitsblätter formatieren eingeben und dann auf Suchen klicken.
   • Ändern der Gitternetzlinienfarbe   Diese Farbe lässt sich in Excel einstellen. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, klicken sie dann auf die Registerkarte Ansicht, und wählen Sie unter Fensteroptionen aus der Liste Farbe die gewünschte Farbe aus.

Markierung mit starkem Kontrast in Excel 2000 einrichten

Haben Sie manchmal Schwierigkeiten, die ausgewählten Zellen zu lesen? Falls Sie markierte Bereiche mit erhöhtem Kontrast anzeigen möchten, um diese besser zu erkennen, können Sie dafür Schattierungen wie in Excel 97 einstellen. Fügen Sie mit Hilfe des Registrierungs-Editors den Unterschlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Excel\Options\Options6 als DWORD-Wert hinzu, und legen Sie für den Unterschlüssel den Dezimalwert 16 fest.

Zeichentools

Mehrfaches Einfügen von Zeichnungsobjekten in Office 2000

Wollten Sie schon einmal dasselbe Zeichnungsobjekt mehrmals hintereinander in ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation einfügen? Das ist denkbar einfach. Sie müssen nicht jedes Mal, wenn Sie das Objekt einfügen möchten, auf die Schaltfläche Zeichnungsobjekt klicken, sondern können die "Einrastfunktion" dieser Schaltfläche nutzen.

1. Um die Symbolleiste Zeichnung einzublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Symbolleiste und wählen Zeichnen aus.
2. Wenn Sie ein Zeichnungsobjekt mehrmals einfügen möchten, doppelklicken Sie auf der Symbolleiste Zeichnen auf die Schaltfläche für das Zeichnungsobjekt (z. B. Rechteck). Die Schaltfläche bleibt aktiviert bzw. "eingerastet".
3. Fügen Sie das Zeichnungsobjekt beliebig oft ein, indem Sie auf die gewünschten Stellen klicken.
4. Wenn Sie das Einfügen der Objekte beenden möchten, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche für das Zeichnungsobjekt oder drücken ESC.

Sie können auch alle Zeichnungsobjekte, die auf der Symbolleiste Zeichnen über die Schaltfläche AutoFormen verfügbar sind, mit der Einrastfunktion versehen. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche AutoFormen, und zeigen Sie auf eine Kategorie (z. B. Flussdiagramm). Dadurch wird ein Untermenü mit Formen geöffnet. Ziehen Sie das Untermenü an seinem Ziehpunkt (der Leiste oben im Menü) an eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm, um eine bewegliche Symbolleiste zu erstellen. Doppelklicken Sie anschließend auf die Schaltfläche für das Zeichnungsobjekt (z. B. Flussdiagramm: Prozess). Die Schaltfläche bleibt "eingerastet".

Weitere Informationen zum Zeichnen finden Sie unter: Verwenden eines Workflowdiagramms in einer PowerPoint 2000-Präsentation.

Eingeben und Formatieren von Daten

Text- und Grafikformatierung in Office 2000 mehrfach anwenden

Wollten Sie schon einmal mehrere einzelne Wörter in einem Dokument mit einer besonderen Schriftart hervorheben? Oder wollten Sie schon einmal einige durchgezogene Linien in mit den Zeichentools erstellten Grafiken durch punktierte Linien ersetzen? Selbst wenn Sie schon früher dieselbe Formatierung auf Elemente an verschiedenen Stellen in einer Datei angewendet haben, war Ihnen vielleicht nie klar, wie einfach das sein kann. Sie müssen nicht jedes Mal, wenn Sie ein neues Format anwenden möchten, auf der Symbolleiste Standard auf die Schaltfläche Format übertragen klicken, sondern können die "Einrastfunktion" dieser Schaltfläche nutzen.

1. Markieren Sie das Element, dessen Format Sie kopieren möchten.
2. Um das ausgewählte Format auf mehrere Elemente zu übertragen, doppelklicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen. Die Schaltfläche bleibt aktiviert bzw. "eingerastet".
3. Markieren Sie den Text oder die Grafik, auf den bzw. die Sie das neue Format anwenden möchten.
4. Wenn Sie das Übertragen des Formats beenden möchten, klicken Sie erneut auf Format übertragen oder drücken ESC.

Anmerkung   Das mehrfache Übertragen von Formaten auf Text und Grafiken funktioniert nicht zwischen verschiedenen Programmen. Beispielsweise können Sie nicht ein Format aus Word nach PowerPoint® übertragen.

Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder im Hilfefenster des Programms auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Fragen Format übertragen oder Formate kopieren eingeben und dann auf Suchen klicken. Weitere Details erhalten Sie, indem Sie auf Mehrfaches Einfügen von Zeichnungsobjekten in Office 2000 klicken.

Eingeben von mehreren Zeilen in eine Zelle in Excel 2000

Excel bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, mehrere Zeilen in einer einzelnen Zelle anzuzeigen.

Eingeben eines Zeilenumbruchs   Drücken Sie ALT+EINGABETASTE, um während des Eingebens oder Bearbeitens von Daten einen Zeilenumbruch einzufügen.

Automatisches Umbrechen von Text   Klicken Sie auf die Zelle, klicken Sie im Menü Format auf Zellen, dann auf die Registerkarte Ausrichtung, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeilenumbruch. Die Daten in der Zelle werden dann automatisch entsprechend der Spaltenbreite umbrochen. Sie können die Spaltenbreite erhöhen oder reduzieren, um die Breite der Daten anzupassen. Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Suchtext Ändern der Spaltenbreite eingeben und dann auf Suchen klicken.

Eingeben von URLs als Text in Excel 2000

Wenn Sie in eine Zelle eine Internetadresse eingeben, wie z. B. www.beispiel.microsoft.com, wandelt Excel diese Adresse automatisch in einen Hyperlink um. Wenn die Adresse als normaler Text gespeichert werden soll, geben Sie vor der Adresse einen Apostroph (') ein. Wenn Sie beispielsweise 'www.beispiel.microsoft.com eingeben, wird in der Zelle der Text der Adresse ohne den Apostroph und nicht als Hyperlink angezeigt. Wenn Excel eine Adresse bereits in einen Hyperlink umgewandelt hat, können Sie diesen deaktivieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Zelle, zeigen Sie im Kontextmenü auf Hyperlink, und klicken Sie dann auf Hyperlink entfernen.

Umwandeln von Datenzeilen in Spalten und von Datenspalten in Zeilen in Excel 2000

Mussten Sie schon einmal Text aus einer Spalte in eine Zeile verschieben, um den Text als Spaltenbeschriftung in einer Tabelle verwenden zu können? Oder wollten Sie eine Datenzeile in eine Tabelle verschieben, in der die Daten in Spalten angeordnet waren? Ein manuelles Verschieben der einzelnen Elemente wäre viel zu mühsam. Mit dem Befehl Inhalte einfügen können Sie eine Datenspalte in eine Zeile umwandeln und umgekehrt.

Transponieren einer Datenspalte...

Milchprodukte

Fleischwaren

Getränke

Getreideprodukte

...in eine Datenzeile.

Milchprodukte

Fleischwaren

Getränke

Getreideprodukte

Verfahren Sie wie folgt, um eine Datenzeile in eine Spalte umzuwandeln und umgekehrt:

1. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie umwandeln möchten.
2. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Kopieren.
3. Bestimmen Sie den Einfügebereich, indem Sie die Zelle in der rechten oberen Ecke des Bereichs auswählen. Der Einfügebereich darf sich nicht mit dem Kopierbereich überschneiden.
4. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Inhalte einfügen.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Transponieren.

Die Daten aus der obersten Zeile des kopierten Bereichs werden in der linken Spalte des Einfügebereichs und entsprechend Daten aus der linken Spalte des kopierten Bereichs in der obersten Zeile des Einfügebereichs angezeigt.

Weitere Informationen zu den Optionen im Dialogfeld Inhalte einfügen erhalten Sie, wenn Sie auf das Fragezeichen (?) in der rechten oberen Ecke des Dialogfelds und dann auf die entsprechende Option klicken.

Formeln und Berechnungen

Berechnen der Zeitspanne zwischen zwei Datumsangaben in Excel 97/2000

Um die Anzahl der Tage zwischen zwei Datumsangaben zu berechnen, können Sie die beiden Datumsangaben einfach voneinander abziehen. Wenn beispielsweise Zelle A1 das Datum 08.06.2000 und Zelle A2 das Datum 20.06.2000 enthält, würde die Formel =A2-A1 die Anzahl der Tage (12) zwischen diesen Datumsangaben berechnen.

Verwenden Sie für die Zelle, in die Sie diese Formel eingeben, das Zahlenformat (klicken Sie dazu im Menü Format auf Zellen, dann auf die Registerkarte Zahl und anschließend unter Kategorie auf Zahl). Wenn Sie die Zelle nicht im Zahlenformat definieren, geht Excel davon aus, dass das Ergebnis dasselbe Format hat wie die Zellen, die für die Berechnung verwendet wurden, und zeigt das Ergebnis als Datum und nicht als Zahl an.

Erstellen einer Formel zur Berechnung der laufenden Gesamtsumme in Excel 97/2000

Sie können in Microsoft Excel die laufende (kumulative) Gesamtsumme einer Spalte oder einer Zeile berechnen, indem Sie in einer Formel mit der Summenfunktion absolute und relative Bezüge verwenden.

	A	B
1	100	100
2	200	300
3	300	600
4	400	1000
5	500	1500

Wenn Sie beispielsweise die laufende Summe der Zellen A1 bis A5 in Spalte B erfassen möchten (z. B. in B1 den Wert von A1, in B2 den Wert von A1+A2, in B3 den Wert von A1+A2+A3 usw.), erstellen Sie folgende Tabelle:

1. Geben Sie die Formel
   =SUM($A$1:A1)
   in die Zelle B1 ein (wie dargestellt).
   
   

   	A	B
   1	100	=SUM($A$1:A1)
   2	200
   3	300
   4	400
   5	500

2. Markieren Sie die Zellen B1 bis B10.
3. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Unten ausfüllen.
   
   Der absolute Bezug $A$1 bleibt in jeder Zelle konstant, während der relative Bezug A1 in jeder nachfolgenden Zelle aktualisiert wird, um den Bezug zur angrenzenden Zelle in Spalte A herzustellen:

   	A	B
   1	100	=SUM($A$1:A1)
   2	200	=SUM($A$1:A2)
   3	300	=SUM($A$1:A3)
   4	400	=SUM($A$1:A4)
   5	500	=SUM($A$1:A5)

Weitere Informationen zur Verwendung absoluter und relativer Bezüge erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Suchbegriff Zell- und Bereichsbezüge eingeben und dann auf Suchen klicken. Weitere Informationen zur Summenfunktion erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Suchbegriff Tabellenfunktion SUMME eingeben und dann auf Suchen klicken.

Suchen nach Tabellenfunktionen in Excel 2000

Haben Sie vergessen, mit welcher Tabellenfunktion Sie letztes Jahr in Excel Ihre Hypothekenzahlungen berechnet haben? Der Funktions-Assistent und der Office-Assistent helfen Ihnen bei der Suche nach der gewünschten Funktion.

1. Wählen Sie in der Tabelle die Zelle aus, in die Sie die Funktion einfügen möchten.
2. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Funktion.
3. Falls Sie der Office-Assistent nicht automatisch fragt, ob Sie Hilfe wünschen, klicken Sie in der linken unteren Ecke des Dialogfeldes Funktions-Assistent auf die Schaltfläche des Office-Assistenten.
4. Klicken Sie im Assistenten auf Hilfe zu diesem Feature oder auf Ja, ich möchte Hilfe.
5. Geben Sie eine kurze Beschreibung dessen ein, was Sie tun möchten, z. B. Kredit tilgen, und klicken Sie auf Suchen.

Um Ihnen die Suche zu erleichtern, wird im Dialogfeld Funktion einfügen unter Funktionskategorie in der Kategorie Empfohlen eine Liste von Funktionen angezeigt.

Haben Sie die Argumente für eine Funktion während der Eingabe in Excel 2000 vergessen?

Drücken Sie STRG+A auf der Tastatur, um die Formelpalette mit einer Beschreibung der Funktion, der einzelnen Argumente für die Funktion und sogar dem Ergebnis der Berechnung anzuzeigen.

Ausblenden von Fehlern, wenn Formeln in Excel 2000 fehlerhafte Werte berechnen

Wahrscheinlich möchten Sie nicht, dass die Ergebnisse einer Formel in der Tabelle angezeigt werden, wenn die Berechnung fehlerhafte Werte ergibt. In Excel können Sie Fehlerwerte mit Hilfe von bedingten Formatierungen oder Formeln ausblenden.

Im folgenden Beispiel ist der Fehlerwert #DIV/0! das Ergebnis einer Formel in der Zelle D1, bei der der Wert in Zelle C1 durch den Wert in Zelle B1 dividiert werden soll, wobei die Zelle B1 keinen Wert enthält:

Selbstverständlich könnten Sie die Formel aus der Zelle löschen. Sie möchten die Formel jedoch behalten, um eine Berechnung durchzuführen, falls ein gültiger Wert in B1 eingegeben wird. In Excel 2000 können Sie dies mit bedingter Formatierung erreichen. Führen Sie einfach die folgenden Schritte aus:

1. Markieren Sie die Zelle bzw. den Zellbereich mit den Formeln, die u. U. fehlerhafte Ergebnisse berechnen und nicht angezeigt werden sollen.
2. Klicken Sie im Menü Format auf Bedingte Formatierung.
3. Klicken Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung unter Bedingung 1 auf Formel ist.
4. Geben Sie in das Feld rechts neben dem Listenfeld Bedingung 1 die folgende Formel ein:
   
   =ISTFEHLER(Zellreferenz)
   
   wobei Zellreferenz der relative Bezug der aktiven Zelle im ausgewählten Bereich ist. Im obigen Beispiel ist die aktive Zelle des ausgewählten Bereichs die Zelle D1. Wenn Sie dem gesamten markierten Zellbereich ein bedingtes Format zuweisen möchten, muss die Formel jede Zelle des Bereichs enthalten. Wenn Sie jedoch nur einen relativen Bezug für die aktive Zelle des ausgewählten Bereichs eingeben, passt Excel die Bezüge der anderen Zellen relativ zur aktiven Zelle an.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format. Klicken Sie im Dialogfeld Zellen formatieren in der Liste Farbe auf das weiße Farbfeld.
6. Klicken Sie zuerst im Dialogfeld Zellen formatieren und dann im Dialogfeld Bedingte Formatierung auf OK.

In den Vorgängerversionen von Excel 97 ist es nicht möglich, ein benutzerdefiniertes Zahlenformat zu erstellen, mit dem fehlerhafte Ergebnisse einer Zellformel ausgeblendet werden können. Der Benutzer kann jedoch mit Hilfe der Funktion ISTFEHLER in einer bedingten Formel diese so verändern, dass fehlerhafte Ergebnisse automatisch ausgeblendet werden. Sie sollten also anstelle von

=C1/B1

wie in obigem Beispiel folgende Formel verwenden:

=IF(ISTFEHLER(C1/B1),"",C1/B1)

Mit dieser Formel wird eine leere Zeichenfolge in die Zelle eingefügt, wenn ein Fehlerwert berechnet wird.

Tastenkombinationen

Hilfreiche Tastenkombinationen in Excel 2000

Sind Sie auch der Meinung, dass Befehle mit der Tastatur schneller ausgeführt werden können als mit der Maus? Mit Hilfe von Tastenkombinationen können Sie Menüs umgehen und Befehle direkt ausführen. In Excel stehen Ihnen zahlreiche Tastenkombinationen für verschiedene Aufgaben zur Verfügung, vom Zugriff auf Befehle und Symbolleistenschaltflächen bis hin zum Gliedern und Bearbeiten von Informationen. Manchmal werden Tastenkombinationen in den Menüs neben dem jeweiligen Befehl angezeigt. Beispielsweise wird im Menü Bearbeiten neben dem Befehl Kopieren die Tastenkombination STRG+C aufgeführt.

Eine umfassende Liste aller Tastenkombinationen erhalten Sie vom Office-Assistenten. In Excel 2000 und allen anderen Office 2000-Anwendungen drücken Sie F1, um den Assistenten anzuzeigen. Geben Sie dann in das Textfeld den Suchbegriff Tastenkombinationen ein. Im Folgenden finden Sie einige der hilfreichsten Tastenkombinationen in Excel:

Vorgang	Tastenkombination
Markieren der aktuellen Spalte	STRG+LEERTASTE
Markieren der aktuellen Zeile	UMSCHALT+LEERTASTE
Bewegen an den Anfang des Tabellenblattes	STRG+POS1
Bewegen zur letzten Zelle des Tabellenblattes; dies ist die Zelle am Schnittpunkt zwischen der am weitesten rechts liegenden Spalte und der untersten Zeile, die verwendet werden, bzw. die Zelle gegenüber der Ausgangszelle, normalerweise A1.	STRG+ENDE
Einfügen einer Funktion in eine Formel	UMSCHALT+F3
Anzeigen der Formelpalette nach der Eingabe eines gültigen Funktionsnamens in eine Formel	STRG+A
Alles markieren (wenn nicht gerade eine Formel eingegeben oder bearbeitet wird)	STRG+A
Umschalten zwischen der Anzeige von Zellwerten und Zellformeln	STRG+# (Nummernzeichen)
Berechnen aller Tabellenblätter in allen geöffneten Arbeitsmappen	F9
Berechnen des aktiven Tabellenblattes	UMSCHALT+F9
Erstellen eines Diagramms basierend auf dem aktuellen Bereich	F11 oder ALT+F1
Eingeben des Datums	STRG+. (Punkt)
Eingeben der Uhrzeit	STRG+UMSCHALT+: (Doppelpunkt)
Ausfüllen des markierten Zellbereichs mit dem aktuellen Eintrag	STRG+EINGABETASTE
Anzeigen des Dialogfeldes Gehe zu	F5
Anzeigen des Dialogfeldes Zellen formatieren	STRG+1
Kopieren	STRG+C
Einfügen	STRG+V
Rückgängigmachen der letzten Aktion	STRG+Z
Speichern	STRG+S
Drucken	STRG+P
Öffnen	STRG+O

PivotTable-Berichte

Das Erstellen von PivotTable-Berichten ist in Excel 2000 wesentlich vereinfacht worden

Klicken Sie in den Quelldaten auf eine Zelle, dann im Menü Daten auf PivotTable- und PivotChart-Bericht und anschließend auf Fertig stellen. Jetzt können Sie die gewünschten Felder von der Symbolleiste PivotTable in die hervorgehobenen Bereiche auf dem Tabellenblatt ziehen und sehen, wie schnell Ihr PivotTable®-Bericht Gestalt annimmt.

Drucken

Drucken von Excel 97/2000-Tabellen auf voller Seitenbreite

Möchten Sie beim Ausdrucken einer Tabelle, dass sie die volle Breite des Papiers einnimmt und so viele Seiten bedruckt, wie zur Darstellung aller Daten erforderlich sind? Klicken Sie hierzu im Menü Datei auf Seite einrichten, aktivieren Sie auf der Registerkarte Papierformat unter Skalierung die Option Anpassen, und wählen Sie 1 Seite breit aus. Löschen Sie in dem zweiten Feld unter Anpassen die Zahl, die angibt, wie hoch der Ausdruck sein soll.