Microsoft Excel stellt zwei Module für die Smarttag-Erkennung bereit, mit denen für die Benutzer eine komfortable Schnittstelle zum Erledigen von Aufgaben oder zum Herstellen von Verknüpfungen zum Web vom Arbeitsblatt aus bereitsteht, jedoch können Organisationen auch eigene Smarttags entwickeln, die auf ihre geschäftlichen oder organisatorischen Anforderungen zugeschnitten sind.

Was sind Smarttags?

Ein Smarttag ist eine Schaltfläche auf der Benutzeroberfläche von Excel oder Microsoft Word 2002, die es Benutzern ermöglicht, einfache Aufgaben zu erledigen oder von einer Anwendung aus die Verbindung zum Web herzustellen. In Excel kann der Benutzer ein finanzmathematisches Symbol oder eine kürzlich verwendete E-Mail-Adresse bereitstellen und dann aus Aktionen wählen, die mit dem Symbol oder der Adresse zusammenhängen. Wenn Sie beispielsweise die Smarttags für MSN MoneyCentral-Finanzsymbole aktivieren und in eine Tabellenzelle MSFT eingeben, erhalten Sie über eine Smarttag-Aktionsliste unter anderem die Möglichkeit zum Einfügen von aktualisierbaren Aktienpreisen in Ihr Arbeitsblatt, können mehr über das Unternehmen erfahren, indem Sie die Verbindung zu einer Informationswebsite oder zu den neuesten Nachrichten über das Unternehmen an MoneyCentral herstellen.

Darüber hinaus unterstützt Office XP das Anzeigen von Smarttag-Aktionen in Microsoft Internet Explorer, so dass die Smarttags in mit Word oder Excel erstellten Dokumenten erhalten bleiben, wenn diese als Webseite angezeigt werden.

Welche Möglichkeiten bieten Smarttags?

Den Entwicklungsszenarien mit Smarttags sind praktisch keine Grenzen gesetzt, aber insbesondere in einer Geschäftsumgebung bietet der Einsatz von Smarttags reichhaltige Möglichkeiten.

Geschäftsszenario

Barbara ist die Leiterin der IT-Abteilung eines Fortune 500-Unternehmens. Eine der Zielsetzungen des Unternehmens besteht darin, den Knowledge-Management-Mitarbeitern den Zugriff auf Informationen zu vereinfachen, die mit den Inhalten des jeweiligen Dokuments zusammenhängen. Wenn ein Kunde beispielsweise per E-Mail eine Anfrage sendet, muss das Vertriebspersonal häufig in den aktuellen Preislisten nachschlagen oder den vorhandenen Lagerbestand prüfen, bevor dem Kunden ein Angebot unterbreitet werden kann. Diese Vertriebsaufgabe besteht normalerweise aus mehreren Schritten: Kopieren des Produktnamens aus der Mail, Öffnen der Lagerbestands- oder Preisdatenbank, Einfügen des Produktnamens, Ausführen einer Abfrage und schließlich Kopieren der Informationen aus der Datenbank. Barbara hat nun ein Modul zur Smarttag-Erkennung beim Durchsuchen von Datenbanken sowie eine Aktion geschrieben, mit der der Preis und der vorhandene Lagerbestand in der entsprechenden Datenbank nachgeschlagen wird. Diese Informationen stehen dann den Vertriebsmitarbeiters zur Verfügung, die in einer Liste auf der Benutzeroberfläche auf eine Aktion klicken und hierbei entweder “Aktueller Preis” oder “Lagerbestandsprüfung” auswählen können.

Entwickeln von Smarttags

Wenn Sie mit den COM-Schnittstellen (Component Object Model) oder dem Entwickeln von COM-Add-Ins bereits vertraut sind, ist das Schreiben eines funktionellen Smarttag-Add-Ins ein Kinderspiel. Zum Schreiben von Smarttag-Add-Ins werden zwei Schnittstellen benötigt: ISmartTagRecognizer (ISTR) und ISmartTagAction (ISTA). ISTA und ISTR sind vom Schnittstellen mit Rückrufcharakter. Die Add-Ins registrieren sich selbst in der Registrierung von Microsoft Windows. Anwendungen rufen die DLLs auf, um mehr über die Art der Typen und Aktionen oder die Art der Erkennung zu erfahren, die von der DLL unterstützt wird. ISTRs sind Add-Ins, die im Hintergrund ausgeführt werden und Text mit Kommentaren versehen, der von Hosts an sie übergeben wird. ISTAs implementieren die Aktionen, mit denen die Aufgaben der Benutzer ausgeführt werden.

Eine Smarttag-DLL kann so entworfen werden, dass Text in einem Dokument (oder einer E-Mail) erkannt wird. Wenn Text erkannt wird, markiert die DLL den Text mit einem lokalen XML-Teil. Beispiel: <st1:number>P123</st1:number>. Der lokale Part entspricht einem Namespace, den Sie selbst auswählen können. Sie können urn:schemas-item-com als den Namespace auswählen, den Excel oder Word in der HTML-Datei speichert, und auf diesen mit dem Kürzel st1 verweisen.

Eine Smarttag-DLL enthält Code, mit dem "Aktionen" basierend auf erkanntem Text implementiert werden. Wenn es sich bei dem Text also um eine Produktnummer handelt, kann der Smarttag eine beliebige Anzahl verbundener Aktionen für dieses Produkt unterstützen (beispielsweise das Produkt im Intranet oder in einer Datenbank nachschlagen). Damit die Aktionen jedoch erkannt werden, muss der Benutzer den Smarttag-Aktionsbefehl verwenden.

Smarttag-Typen sind die vereinheitlichenden Elemente von Smarttag-Aktionen und Erkennungsmodulen. ISTRs fügen Smarttag-Typen an Daten an, ISTAs registrieren Verben, die in Verbindung mit Smarttag-Typen funktionieren. Ein Smarttag-Typ weist das Format NamespaceURI#TagName auf. Beispielsweise wird der von Office erkannte Typ Person folgendermaßen dargestellt:

urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags#PersonName

Der Namespace sorgt dafür, dass Konflikte aufgelöst werden, die aus unterschiedlichen Darstellungsweisen des gleichen Datentyps entstehen. Der Tagname ist ein Bezeichner für den zu erkennenden Datentyp.

Sicherheit

Da Smarttags als COM-DLLs und nicht als Skript vorliegen, muss der Benutzer die Smarttag-Aktions-DLL downloaden und auf dem Clientcomputer installieren, damit die Smarttags implementiert werden. Smarttag-DLLs unterliegen wie benutzerdefinierte Vorlagen, Add-Ins und COM-Add-In-DLLs den Sicherheitseinstellungen von Microsoft Office.

Für weitere Informationen über die Entwicklung von Smarttags installieren Sie das Smart Tag SDK, welches Codebeispiele und Einführungen enthält und in dem alle Varianten der Entwicklung von Smarttag-Add-Ins dokumentiert sind. Das Kit steht Ihnen auf der MSDN-Website zur Verfügung.