Die Gültigkeitsprüfung ist ein Excel-Feature, durch das sichergestellt wird, dass die Benutzer Daten korrekt in ein Arbeitsblatt eingeben. Eine Art der Gültigkeitsprüfung ermöglicht Ihnen die Definition einer Quellliste möglicher Einträge für eine Zelle (diese Liste kann sich an einer anderen Stelle im Arbeitsblatt befinden). Wenn ein Benutzer zur Eingabe von Daten auf die Zelle klickt, wird eine Dropdownliste der zulässigen Einträge angezeigt.

Durch die Gültigkeitsprüfung können Benutzer auf eine Option in einer von Ihnen bereitgestellten Liste klicken. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur zulässige Werte eingegeben werden.

Erstellen der Quellliste   Wenn Sie Gültigkeitsregeln für eine Zelle festlegen, in der Benutzer Werte aus einer Liste auswählen sollen, müssen Sie zuerst die Liste selbst (die Quellliste) in einen getrennten Zellbereich eingeben. In Excel wird davon ausgegangen, dass sich die Quellliste auf demselben Arbeitsblatt befindet wie die Zelle, deren Daten überprüft werden.

Verwalten und Aktualisieren der Quellliste   Wenn die Benutzer des zu überprüfenden Arbeitsblattes die eigentliche Quellliste nicht anzeigen oder ändern sollen, müssen Sie die Spalte ausblenden, in der sich die Quellliste befindet, und das Arbeitsblatt schützen. Wenn Sie eine Hauptquellliste in einer anderen Arbeitsmappe verwalten, kann es sich als umständlich erweisen, die Liste zu Überprüfungszwecken in andere Arbeitsmappen zu kopieren. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich die Hauptliste regelmäßig ändert und somit immer wieder neu kopiert werden müsste.

Verwenden von Namen in Gültigkeitsregeln   Es gibt ein einfaches Verfahren, um auf eine Quellliste in einem anderen Arbeitsblatt oder einer anderen Arbeitsmappe zu verweisen. Sie definieren in der zu überprüfenden Arbeitsmappe einen Namen, der auf die Liste verweist. Ein Name ist ein Begriff oder eine Bezeichnung, der bzw. die zugewiesen wird, um einen bestimmten Zellbereich darzustellen. Sie können in einer Arbeitsmappe einen Namen definieren, der auf einen Zellbereich in einer anderen Arbeitsmappe verweist. Nachdem der Name definiert wurde, können Sie ihn beim Einrichten von Gültigkeitsregeln verwenden.

Einrichten der Gültigkeitsprüfung anhand einer Liste in einem anderen Arbeitsblatt oder einer anderen Arbeitsmappe

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die die Quellliste enthält. So könnte sich z. B. die Liste, die zur Überprüfung in Inventar.xls verwendet wird, auf Blatt1 einer anderen Arbeitsmappe der Mappe Hauptliste.xls befinden:

   

2. Wenn die Gültigkeitsprüfung in einer anderen Arbeitsmappe erfolgt, müssen Sie diese Arbeitsmappe ebenfalls öffnen. Öffnen Sie beispielsweise Inventar.xls.
3. Klicken Sie auf das Arbeitsblatt, in dem Sie die Daten überprüfen möchten.
4. Zeigen Sie im Menü Einfügen auf Name, und klicken Sie dann auf Definieren.
5. Geben Sie in das Feld Namen in der Arbeitsmappe einen Namen ein, um auf die Quellliste zu verweisen. Für die Liste, die unter Schritt 1 abgebildet ist, könnten Sie z. B. den Namen Statusliste verwenden.
6. Klicken Sie auf das Feld Bezieht sich auf, und löschen Sie sämtliche Informationen in diesem Feld.
7. Klicken Sie im Menü Fenster auf den Namen der Arbeitsmappe, die die Quellliste enthält (wenn sich diese von der aktuellen Arbeitsmappe unterscheidet), und klicken Sie dann auf das Blattregister des Blattes, das die Quellliste enthält. Für die Beispielquellliste zum Bestellstatus klicken Sie im Menü Fenster auf Hauptliste.xls und dann auf Blatt1.
8. Markieren Sie die Zellen in der Liste. Das Dialogfeld Namen definieren wird vorübergehend verkleinert und das Feld Bezieht sich auf wird mit einem Verweis auf die Arbeitsmappe, das Blatt und den Bereich (oder das Blatt und den Bereich, wenn sich der Bereich in derselben Arbeitsmappe befindet) ausgefüllt:

   

9. Klicken Sie im Dialogfeld Namen definieren auf OK. Sie kehren zu der Arbeitsmappe und dem Arbeitsblatt zurück, in dem Sie die Überprüfung vornehmen möchten; der Name in dieser Arbeitsmappe wird von Excel definiert. Im Beispiel wird der Name Statusliste als Teil von Inventar.xls definiert, der auf die Quellliste in Hauptliste.xls verweist.
10. Sie können nun die Gültigkeitsregeln festlegen. Klicken Sie auf eine Zelle, in der die Dateneingabe überprüft werden soll. Sie könnten z. B. auf die Zelle D3 des Arbeitsblattes Import klicken:

    

11. Klicken Sie im Menü Daten auf Gültigkeit und dann auf die Registerkarte Einstellungen.
12. Klicken Sie im Feld Zulassen auf Liste.
13. Geben Sie in das Feld Quelle ein Gleichheitszeichen (=) gefolgt von dem Namen ein, den Sie in den Schritten 4 bis 9 definiert haben (z. B. =Statusliste). Wenn Sie auf OK klicken, wird neben der Zelle ein Dropdownpfeil angezeigt. Sie können auf den Pfeil klicken, um ein Element in der Liste auszuwählen.

Nachdem Sie die Gültigkeitsprüfung für eine Zelle eingerichtet haben, können Sie die Gültigkeitsregel mithilfe der Schaltfläche Kopieren oder des Ausfüllkästchens in andere Zellen kopieren.

Weitere Informationen zum Verwenden von Namen für Bereiche erhalten Sie, indem Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Suchtext Definieren von Namen eingeben und dann auf Suchen klicken. Weitere Informationen zum Überprüfen von Daten erhalten Sie, indem Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Suchtext Gültigkeitsprüfung eingeben und dann auf Suchen klicken.

Vereinfachen der Verwendung von zwei Arbeitsmappen

Bereitstellen der Arbeitsmappe mit der Quellliste für alle Benutzer   Um die Gültigkeitsprüfungsregel verwenden zu können, müssen die Arbeitsmappe, deren Inhalt überprüft werden soll, und die Arbeitsmappe, die die Quellliste enthält, gleichzeitig geöffnet sein. Wenn mehrere Benutzer die Arbeitsmappe mit der Quellliste gleichzeitig öffnen müssen, können sie die Arbeitsmappe im Schreibschutzmodus öffnen. Sie können diesen Vorgang vereinfachen, indem Sie beim Speichern der Arbeitsmappe mit der Quellliste die Einstellung Schreibschutz empfehlen verwenden. Weitere Informationen zum Speichern schreibgeschützter Arbeitsblätter erhalten Sie, indem Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Suchtext schreibgeschütztes Arbeitsblatt eingeben und dann auf Suchen klicken.

Ausblenden der Arbeitsmappe mit der Quellliste   Falls Sie nicht möchten, dass Benutzer die Arbeitsmappe, die die Quellliste enthält, anzeigen oder ändern, können Sie diese Arbeitsmappe ausblenden. Weitere Informationen zum Ausblenden einer Arbeitsmappe erhalten Sie, indem Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Suchtext Ausblenden einer Arbeitsmappe eingeben und dann auf Suchen klicken.

Automatisches Öffnen der Arbeitsmappe mit der Quellliste  Nachdem Sie die Arbeitsmappe mit der Quellliste ausgeblendet haben, können Sie ein Makro erstellen, durch das die Arbeitsmappe automatisch geöffnet wird, sobald die Arbeitsmappe mit den Gültigkeitsprüfungsregeln geöffnet wird. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Makros erhalten Sie, indem Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Suchtext Aufzeichnen von Makros eingeben und dann auf Suchen klicken.