Was ist eine Gültigkeitsprüfung?

Mit Hilfe der Gültigkeitsprüfung können Sie in Microsoft Excel festlegen, welche Art von Daten in eine Zelle eingegeben werden sollen. So können Sie z. B. die Eingabe eines Bewertungssystems zulassen, das ausschließlich die Buchstaben A bis F umfasst. Sie haben auch die Möglichkeit, Benutzer durch eine Gültigkeitsprüfung an der Eingabe unzulässiger Daten zu hindern bzw. die Eingabe dieser Daten zuzulassen und diese nach Ende der Eingabe zu überprüfen. Darüber hinaus können Meldungen angezeigt werden, die den gewünschten Inhalt der Zelle definieren, sowie Anweisungen, die den Benutzer beim Korrigieren möglicher Fehler unterstützen.

Bei der Eingabe von Daten, die nicht Ihren Anforderungen entsprechen, wird von Excel eine Meldung mit den von Ihnen bereitgestellten Anweisungen angezeigt.

Besonders hilfreich ist die Gültigkeitsprüfung, wenn Sie Formulare oder Arbeitsblätter entwerfen, z. B. Kostenpläne oder Spesenabrechnungen, in die andere Personen Daten eingeben.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die eigentliche Gültigkeitsprüfung, die zu überprüfenden Datentypen sowie die anzuzeigenden Meldungen einrichten. Weiterhin erfahren Sie, wie Sie eine Arbeitsmappe mit Beispielen für Gültigkeitsprüfungen downloaden, die Sie ändern und in Ihren eigenen Arbeitsblättern verwenden können.

Datentypen, die als gültig angesehen werden

Die folgenden Datentypen können in Excel für eine Zelle als gültig festgelegt werden:

Zahlen   Legen Sie fest, dass in eine Zelle eine ganze Zahl oder eine Dezimalzahl eingegeben werden muss. Sie können minimale oder maximale Werte festlegen, bestimmte Zahlen oder Bereiche ausschließen oder die Gültigkeit einer Zahl anhand einer Formel berechnen lassen.

Datums- und Zeitangaben   Legen Sie einen minimalen oder maximalen Wert fest, schließen Sie bestimmte Datums- oder Zeitangaben aus, oder lassen Sie die Gültigkeit einer Datums- bzw. Zeitangabe anhand einer Formel berechnen.

Länge   Begrenzen Sie die Anzahl der Zeichen, die in eine Zelle eingegeben werden können, oder legen Sie die Mindestanzahl der einzugebenden Zeichen fest.

Werteliste   Stellen Sie eine Liste der Eingabemöglichkeiten für eine Zelle zusammen - z. B. "klein", "mittelgroß", "groß" - und beschränken Sie die Eingabe ausschließlich auf diese Werte. Sobald der Benutzer auf die Zelle klickt, kann ein Dropdownpfeil angezeigt werden, um die Auswahl aus der Liste zu erleichtern.

Meldungen, die angezeigt werden können

Für jede überprüfte Zelle können zwei unterschiedliche Meldungen angezeigt werden: Die erste Meldung erscheint, bevor der Benutzer mit der Dateneingabe beginnt, und die zweite, nachdem der Benutzer versucht hat, Daten einzugeben, die nicht Ihren Anforderungen entsprechen. Sofern der jeweilige Benutzer den Office-Assistenten aktiviert hat, werden diese Meldungen im Assistenten angezeigt.

Eingabemeldung    Dieser Meldungstyp wird angezeigt, sobald der Benutzer auf die überprüfte Zelle klickt. Mit dieser Meldung können Sie den Benutzer darüber informieren, welche Datentypen in die Zelle eingegeben werden müssen.

Fehlermeldung   Dieser Meldungstyp erscheint nur, wenn der Benutzer unzulässige Daten eingibt und die EINGABETASTE drückt. Es stehen drei Arten von Fehlermeldungen zur Auswahl:

• Informationsmeldung   Durch diese Meldung wird die Eingabe ungültiger Daten nicht verhindert. Neben dem jeweiligen Text verfügt die Meldung über ein Informationssymbol, eine Schaltfläche OK, durch die die ungültigen Daten in die Zelle eingegeben werden, und eine Schaltfläche Abbrechen, durch die der vorherige Wert der Zelle wiederhergestellt wird.
• Warnmeldung   Durch diese Meldung wird die Eingabe ungültiger Daten nicht verhindert. Die Meldung verfügt über den jeweiligen Text, ein Warnsymbol und drei Schaltflächen: Durch Ja werden die ungültigen Daten in die Zelle eingegeben, durch Nein kehrt der Benutzer zur Fortsetzung der Bearbeitung in die Zelle zurück, und durch Abbrechen wird der vorherige Wert der Zelle wiederhergestellt.
• Stoppmeldung   Durch diese Meldung wird die Eingabe ungültiger Daten verhindert. Die Meldung verfügt über den jeweiligen Text, ein Stoppsymbol und zwei Schaltflächen: Durch Wiederholen kehrt der Benutzer zur Zelle zurück, um sie weiter zu bearbeiten, und durch Abbrechen wird der vorherige Wert der Zelle wiederhergestellt. Beachten Sie, dass diese Meldung keine Sicherheitsvorkehrung darstellen soll. Obwohl es nicht möglich ist, ungültige Daten einzugeben und die EINGABETASTE zu drücken, kann der Benutzer die Gültigkeitsprüfung umgehen, indem er Daten kopiert und in die Zelle einfügt bzw. die Zelle anderweitig füllt.

Wenn Sie keine Meldungen definieren, kennzeichnet Excel die vom Benutzer eingegebenen Daten als ungültig, so dass Sie sie später überprüfen können, der Benutzer wird jedoch nicht auf eine ungültige Eingabe hingewiesen.

Beispiele für die Gültigkeitsprüfung

Die beste Möglichkeit, sich die Gültigkeitsprüfung zu vergegenwärtigen, besteht in der praktischen Übung. Wenn Sie die Beispielarbeitsmappe zu diesem Artikel downloaden, erhalten Sie Beispiele für die unterschiedlichen Gültigkeitsprüfungen sowie sämtliche Meldungstypen. Die Arbeitsmappe enthält Anweisungen dazu, wie Sie die für die einzelnen überprüften Zellen verwendeten Einstellungen anzeigen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Einstellungen für die Gültigkeitsprüfung in Ihre eigenen Arbeitsmappen kopieren und dort an Ihre Anforderungen anpassen können.

Einrichten der Gültigkeitsprüfung

Nachdem Sie entschieden haben, auf welche Weise die Gültigkeit von Daten in einem Arbeitsblatt überprüft werden soll, richten Sie die Gültigkeitsprüfung mit dem Befehl Gültigkeit im Menü Daten ein. Anweisungen finden Sie in der Beispielarbeitsmappe, die Sie über diesen Artikel downloaden können, sowie in der Hilfe zu Excel 2002. Im Folgenden ist das Verfahren im Überblick dargestellt:

1. Richten Sie das Arbeitsblatt ein.   Geben Sie zunächst Daten und Formeln in das Arbeitsblatt ein. Wenn Sie die gültigen Optionen anhand einer Liste festlegen, stellen Sie die Liste zusammen und geben ihr einen Namen.
2. Definieren Sie die Einstellungen für eine Zelle.   Beginnen Sie mit der ersten zu überprüfenden Zelle. Verwenden Sie das Dialogfeld Gültigkeitsprüfung, um den Typ der gewünschten Gültigkeitsprüfung und ggf. eine Eingabemeldung sowie eine Fehlermeldung festzulegen.
3. Richten Sie die Gültigkeitsprüfung für weitere Zellen ein.     Sie können oft Zeit sparen, indem Sie die Gültigkeitseinstellungen der ersten Zelle in weitere Zellen kopieren und anschließend ändern.
4. Testen Sie die Gültigkeitsregeln.     Versuchen Sie, sowohl gültige als auch ungültige Daten in die Zellen einzugeben, um sicherzustellen, dass sich die Einstellungen wie gewünscht auswirken und dass die Meldungen zum richtigen Zeitpunkt angezeigt werden. Verwenden Sie den Befehl Gültigkeit, um die Einstellungen zu ändern. Wenn Sie Änderungen an der Gültigkeitsprüfung in einer Zelle vornehmen, können die Änderungen automatisch für alle anderen Zellen mit denselben Einstellungen übernommen werden.
5. Richten Sie die Liste gültiger Optionen ein.   Wenn Sie eine Liste gültiger Optionen verwenden und verhindern möchten, dass die Liste von Benutzern angezeigt und geändert werden kann, können Sie sie in ein anderes Arbeitsblatt einfügen, die Gültigkeitsprüfung einrichten, das Arbeitsblatt mit der Liste ausblenden und die Arbeitsmappe anschließend mit einem Kennwort schützen. Benutzer, die das Kennwort zum Schutz der Arbeitsmappe nicht kennen, sind folglich nicht in der Lage, das Arbeitsblatt mit der Liste einzublenden.
6. Aktivieren Sie ggf. eine Schutzfunktion.   Falls Sie das Arbeitsblatt oder die Arbeitsmappe schützen möchten, sollten Sie damit warten, bis die Gültigkeitsprüfung eingerichtet ist. Vergessen Sie nicht, die Sperrung überprüfter Zellen aufzuheben, bevor Sie den Schutz für das Arbeitsblatt einrichten. Andernfalls ist keine Eingabe in die Zellen möglich.
7. Geben Sie die Arbeitsmappe ggf. frei.   Falls Sie die Arbeitsmappe freigeben möchten, sollten Sie damit warten, bis die Gültigkeitsprüfung und der Schutz eingerichtet sind. Nach der Freigabe einer Arbeitsmappe können die Gültigkeitseinstellungen erst wieder geändert werden, nachdem die Freigabe beendet wurde. Solange die Arbeitsmappe freigegeben ist, werden die angegebenen Zellen in Excel jedoch weiterhin überprüft.
8. Überprüfen Sie die Ergebnisse auf ungültige Daten.   Nachdem Benutzer Daten in das Arbeitsblatt eingegeben haben, können Sie es, wie weiter unten in diesem Artikel beschrieben, auf ungültige Daten überprüfen.

Eingeben von Daten in überprüfte Zellen

Im Folgenden wird die Dateneingabe aus der Sicht des Benutzers erörtert. Mit Hilfe von Eingabe- und Fehlermeldungen vermitteln Sie dem Benutzer die nötigen Informationen darüber, wie das Arbeitsblatt eingerichtet wurde, um die Eingabe der richtigen Daten zu gewährleisten. Um eine Vorstellung zu erhalten, downloaden Sie die Beispielarbeitsmappe zu diesem Artikel und sehen sich die Beispiele auf dem Arbeitsblatt Messages an.

Anzeigen Ihrer Eingabemeldung   Wenn ein Benutzer auf eine überprüfte Zelle klickt oder den Cursor mit Hilfe der Pfeiltasten in eine Zelle bewegt, erscheint Ihre Fehlermeldung entweder in der Sprechblase eines Assistenten oder in einem separaten Meldungsfeld. Wenn die Zelle über eine Dropdownliste verfügt, wird rechts von der Zelle ein Dropdownpfeil angezeigt.

Eingeben von Daten   Während der Benutzer Daten eingibt oder auf den Dropdownpfeil klickt, um einen Wert aus der Liste auszuwählen, wird die Eingabemeldung weiterhin auf dem Bildschirm angezeigt (sie kann teilweise durch die Dropdownliste verdeckt werden).

Eingeben gültiger Daten   Wenn der Benutzer gültige Daten eingibt und die EINGABETASTE drückt, werden die Daten in die Zelle übernommen und keine besonderen Aktionen ausgeführt.

Eingeben ungültiger Daten   Wenn der Benutzer Daten eingibt, die nicht Ihren Kriterien entsprechen und eine Fehlermeldung für ungültige Daten definiert wurde, wird die Meldung entweder in der Sprechblase eines Assistenten oder in einem separaten Meldungsfenster angezeigt. Der Benutzer kann daraufhin einen der folgenden Schritte ausführen.

• Bei einer Informationsmeldung kann der Benutzer auf OK klicken, um die ungültigen Daten einzugeben, oder er klickt auf Abbrechen, um erneut mit der Eingabe zu beginnen.
• Bei einer Warnmeldung kann der Benutzer auf Ja klicken, um die ungültigen Daten einzugeben, oder er klickt auf Nein, um die Zelle weiter zu bearbeiten, bzw. auf Abbrechen, um erneut mit der Eingabe zu beginnen.
• Bei einer Stoppmeldung kann der Benutzer keine ungültigen Daten eingeben. In diesem Fall klickt er entweder auf Wiederholen, um die Zelle zu bearbeiten, oder auf Abbrechen, um erneut mit der Eingabe zu beginnen.

Wenn Sie keine Meldungen definieren, verläuft die Dateneingabe in überprüfte Zellen genauso wie die Eingabe in normale Excel-Zellen. Zellen mit ungültigen Eingaben werden jedoch in Excel gekennzeichnet, so dass Sie sie leicht auffinden können.

Überprüfen eines Arbeitsblattes auf ungültige Einträge

Wenn Sie ein Arbeitsblatt von einem Benutzer erhalten, das u. U. ungültige Daten enthält, können die Daten, die nicht Ihren Kriterien entsprechen, in Excel in einem roten Kreis angezeigt werden, wodurch die Fehlersuche erleichtert wird. Verwenden Sie zu diesem Zweck die Schaltflächen Ungültige Daten markieren und Gültigkeitskreise löschen auf der Symbolleiste Detektiv.

Der Wert in dieser Zelle ist eingekreist, da er keiner Gültigkeitsregel entspricht.

Wenn Sie die Daten in der Zelle korrigieren, wird der Kreis ausgeblendet. Um eine Vorstellung von diesem Feature zu erhalten, downloaden Sie die Beispielarbeitsmappe zu diesem Artikel und sehen sich das Arbeitsblatt Invalid Data an.