Angenommen, Sie haben eine umfangreiche Datenliste erstellt, z. B. mit Umsatzzahlen für jedes von Ihrem Unternehmen gefertigte Produkt. Nun möchten Sie beginnen, einige signifikante Informationen aus den Daten zu extrahieren. Möglicherweise möchten Sie die folgenden Fragen beantworten:

• Wie hoch ist der Gesamtumsatz der einzelnen Produkte pro Region?
• Welche Produkte werden über einen bestimmten Zeitraum am besten abgesetzt?
• Wer ist der umsatzstärkste Verkäufer?

Diese und andere Fragen lassen sich mit Hilfe eines PivotTable©-Berichts beantworten. Ein PivotTable-Bericht ist eine interaktive Tabelle, durch die Daten automatisch extrahiert, angeordnet und zusammengefasst werden. Anschließend können Sie die Daten mit Hilfe des Berichts analysieren, also z. B. Vergleiche anstellen, Muster und Beziehungen identifizieren und Trends aufdecken.

Sie können z. B. folgende Quelldaten verwenden ...

... um einen PivotTable-Bericht zu erstellen, aus dem hervorgeht, wie stark die einzelnen Produkte in den jeweiligen Regionen verkauft werden.

Im weiteren Verlauf dieses Artikels lernen Sie die Verwendungsmöglichkeiten eines PivotTable-Berichts kennen.

Zusammenfassen und Analysieren von Daten

Um einen "Gesamtüberblick" über Ihre Daten zu erhalten, können Sie sie mit Hilfe eines PivotTable-Berichts zusammenfassen und analysieren. Sie können bestimmen, wie Microsoft Excel 2002 Daten – z. B. in Form von Summen, Mittelwerten oder Aufzählungen – zusammenfasst, ohne dass Sie auch nur eine Formel eingeben müssen.

Hinzufügen oder Entfernen von Daten

Soll der PivotTable-Bericht noch mehr Informationen enthalten? Vielleicht möchten Sie Umsatzzahlen hinzufügen, die nach Verkäufern aufgeschlüsselt sind. Sie können problemlos Datenkategorien hinzufügen oder entfernen.

Fügen Sie z. B. das Feld Verkaufsberater hinzu:

Schnelles Neuanordnen des Layouts

Ist das Layout des PivotTable-Berichts noch nicht zufriedenstellend? Vielleicht ziehen Sie es vor, die Informationen zu Verkaufsberatern in Zeilen anstatt in Spalten anzuzeigen. Dank der interaktiven Funktionsweise des PivotTable-Berichts können Sie die Tabelle buchstäblich "drehen": Sie können die Zeilen und Spalten problemlos verschieben (oder "schwenken"), um verschiedene Datenzusammenfassungen anzuzeigen.

Beispielsweise können Sie das Feld Verkaufsberater verschieben, so dass es vertikal in Zeilen und nicht horizontal in Spalten angezeigt wird.

Anzeigen einer Teilmenge der Daten

Sollen die Daten so gefiltert werden, dass sie jeweils in übersichtlichen Blöcken angezeigt werden? Um dies zu erreichen, können Sie den PivotTable-Bericht mit Hilfe eines Seitenfeldes in einzelne "Seiten" untergliedern. Jede Seite enthält eine Teilmenge der Daten, die im PivotTable-Bericht zusammengefasst sind.

Beispielsweise können Sie ein Seitenfeld für die Kategorie Jahr hinzufügen. So lassen sich Verkaufszahlen entweder für ein bestimmtes Jahr (z. B. 2003) oder für alle Jahre zusammen anzeigen.

Sprechen weitere Gründe für die Verwendung von Seitenfeldern?   Wenn der PivotTable-Bericht zahlreiche Felder umfasst, können Sie ihn mit Hilfe von Seitenfeldern platzsparend und gut lesbar gestalten. Beim Abrufen von Daten aus einigen umfassenden externen Datenbanktypen können Sie Seitenfelder hinzufügen und so einrichten, dass die Menge der jeweils abgerufenen Daten beschränkt wird. Auf diese Weise vermeiden Sie lange Wartezeiten und Arbeitsspeicherprobleme.

Anzeigen spezieller Details

Soll das Augenmerk auf spezifische Details in einem PivotTable-Bericht gerichtet werden? Sie können Elemente in einem Zeilen- oder Spaltenfeld ein- oder ausblenden, z. B. bestimmte Produkte oder Verkaufsberater. Darüber hinaus können Details zu Elementen in Zeilen- oder Spaltenfeldern ein- oder ausgeblendet werden.

Im Feld Typ können Sie beispielsweise alle Produktelemente, mit Ausnahme von Getränken, ausblenden:

Schritt 1: Vorbereiten der Quelldaten

Sie können es sicher kaum abwarten, Ihren ersten PivotTable-Bericht zu erstellen. Vorher sollten Sie jedoch sicherstellen, dass die Daten sinnvoll strukturiert und einsatzfähig sind.

In diesem Abschnitt erfahren Sie, mit welchen Datentypen PivotTable-Berichte erstellt werden können und welche Vorbereitungen getroffen werden müssen. Nachdem Sie die Daten vorbereitet haben, können Sie den PivotTable-Bericht mit Hilfe des PivotTable- und PivotChart-Assistenten erstellen. Die eigentlichen Quelldaten werden im Assistenten ausgewählt. (Sie können zwischen Daten wählen, die bereits in Excel enthalten sind oder die sich in einer Datenbank befinden. Letztere wird als "externe Datenquelle" bezeichnet.) Bei Auswahl einer externen Quelle bietet Ihnen der Assistent die Möglichkeit, über das unabhängige Programm Microsoft Query eine Verbindung mit der Quelle herzustellen und nur die gewünschten Daten auszuwählen.

Zulässige Datentypen

• Excel-Liste oder Datenbank
• Externe Daten   Sie können z. B. eine Datenbankdatei, eine Textdatei oder eine Quelle im Internet verwenden.
• Mehrere Konsolidierungsbereiche   Sie können Daten aus mehreren verschiedenen Excel-Listen kombinieren und zusammenfassen.
• Weiterer PivotTable-Bericht   Beabsichtigen Sie, mehrere PivotTable-Berichte auf der Grundlage derselben Daten zu erstellen? In diesem Fall können Sie Arbeitsspeicher- und Festplattenkapazitäten sparen, indem Sie unter Verwendung eines vorhandenen PivotTable-Berichts einen neuen PivotTable-Bericht erstellen. Durch diesen Vorgang wird der ursprüngliche mit dem neuen PivotTable-Bericht verknüpft. (Wenn Sie also die Daten im ursprünglichen PivotTable-Bericht aktualisieren, werden auch die Daten im neuen Bericht aktualisiert und umgekehrt.)

Maßnahmen für die Vorbereitung von Daten

Lesen Sie den folgenden Abschnitt über die verwendeten Datentypen, um Daten für einen PivotTable-Bericht vorzubereiten.

Vorbereiten der Daten aus einer Excel-Liste oder Datenbank

Beim Vorbereiten von Excel-Daten sind einige Punkte zu beachten:

• Stellen Sie sicher, dass die Listen sinnvoll strukturiert sind.   Hier kommt es auf Klarheit an! Stellen Sie beispielsweise sicher, dass die erste Zeile in der Liste Spaltenbeschriftungen aufweist. Dies ist erforderlich, da Excel diese Daten im Bericht als Feldnamen verwendet. Achten Sie auch darauf, dass die einzelnen Spalten ähnliche Elemente enthalten, z. B. Text in einer und numerische Werte in einer anderen Spalte.
• Entfernen Sie automatische Teilergebnisse.   Sie können die Teilergebnisse und Gesamtergebnisse problemlos durch den PivotTable-Bericht berechnen lassen.
• Benennen Sie den Bereich, falls Sie beabsichtigen, später weitere Daten hinzuzufügen.      Wenn Sie den PivotTable-Bericht erstellen, sollten Sie anschließend bei der Eingabe des Quelldatenbereichs den Namen angeben. Auf diese Weise können Sie den PivotTable-Bericht mit den neuen Daten aktualisieren, sobald Sie dem Bereich weitere Daten hinzufügen.
• Verwenden Sie für gefilterte Daten den Befehl "Spezialfilter".   Zeigen Sie im Menü Daten auf Filter, und klicken Sie auf Spezialfilter und dann auf An eine andere Stelle kopieren. Dadurch werden die gefilterten Daten an einer anderen Stelle im Arbeitsblatt extrahiert. Anschließend können sie im PivotTable-Bericht verwendet werden. Filtern Sie Daten nicht an der betreffenden Stelle, und verwenden Sie nicht den Befehl AutoFilter. Dadurch wird zwar ein Teil der Daten ausgeblendet, der PivotTable-Bericht enthält jedoch alle Daten aus der Liste.

Vorbereiten von Daten aus einer externen Quelle

Beim Vorbereiten von externen Daten sind einige Punkte zu beachten:

• Installieren Sie die erforderlichen Tools und Treiber.   Nachdem Sie startbereit sind, sollten Sie sich noch vergewissern, dass Microsoft Query und die erforderlichen ODBC (Open Database Connectivity)-Treiber oder Datenquellentreiber installiert sind. Sobald Sie dann einen PivotTable-Bericht mit dem PivotTable- und PivotChart-Assistenten erstellen, rufen Sie die externen Daten mit Microsoft Query ab.
• In folgenden Fällen rufen Sie die Daten vor dem Starten des Assistenten ab.   Prüfen Sie, ob Ihr Datenempfangsverfahren in der folgenden Liste aufgeführt ist. Falls ja, ist es nicht möglich, Daten im PivotTable- und PivotChart-Assistent mit Hilfe von Microsoft Query abzufragen. Fügen Sie die Daten stattdessen mit Hilfe der folgenden Anweisungen in eine Excel-Arbeitsmappe ein. Anschließend können Sie den Assistenten verwenden, um den Arbeitsblattbereich mit den externen Daten genauso auszuwählen wie jede andere Excel-Liste.

  Office Data Connections (ODC)   Zum Abrufen externer Daten für Berichte werden Office Data Connection- oder ODC-Dateien empfohlen. Egal ob Sie Daten einfach aus einer einzelnen Datenbanktabelle oder aus einer OLAP-Datenbank abrufen möchten, diese Methode ist immer geeignet. Daher müssen Daten, die aus verschiedenen Tabellen in der externen Datenbank stammen, vor dem Erstellen des Berichts nicht kombiniert werden. Außerdem ist es auch nicht nötig, die Daten zu filtern, um bestimmte Datensätze auszuwählen.

  Abfragedateien und Berichtsvorlagen   Um die Daten über eine Abfragedatei (mit der Erweiterung DQY, OQY oder RQY) abzufragen, öffnen Sie die Abfragedatei in Excel. Zur Verwendung einer Berichtsvorlage (XLT), die noch keinen PivotTable-Bericht umfasst, öffnen Sie die Vorlage.

  Parameterabfragen   Um Daten mittels einer Parameterabfrage abzurufen, müssen Sie zunächst die Parameterabfrage in Microsoft Query erstellen, damit die Daten an Excel zurückgegeben werden. Beachten Sie, dass Sie keine Parameterabfrage erstellen können, um Quelldaten aus OLAP-Datenbanken abzurufen. Weitere Informationen zum Erstellen von Parameterabfragen finden Sie in der Hilfe zu Microsoft Query.

  Webabfragen   Um Daten mittels einer Webabfrage über das Internet abzurufen, müssen Sie zunächst eine Webabfrage erstellen und die Daten dann in Excel einlesen. Sie erstellen eine Webabfrage, indem Sie im Menü Daten auf Externe Daten importieren zeigen und dann auf Neue Webabfrage klicken.

Vorbereiten von Daten in mehreren Bereichen für die Konsolidierung

Beim Vorbereiten von Daten aus mehreren Excel-Listen sind einige Punkte zu beachten:

• Stellen Sie sicher, dass die Listen sinnvoll strukturiert sind.   Achten Sie beispielsweise darauf, dass die Listen in Bezug auf die zusammenzufassenden Elemente übereinstimmende Zeilen- und Spaltennamen haben.
• Entfernen Sie automatische Teilergebnisse.   Sie können die Teilergebnisse und Gesamtergebnisse problemlos durch den PivotTable-Bericht berechnen lassen.
• Benennen Sie die Bereiche, falls Sie beabsichtigen, später weitere Daten hinzuzufügen.   Wenn Sie den PivotTable-Bericht erstellen, sollten Sie anschließend bei der Eingabe der Quelldatenbereiche die Namen angeben. Auf diese Weise können Sie den PivotTable-Bericht mit den neuen Daten aktualisieren, sobald Sie einem Bereich weitere Daten hinzufügen.

Vorbereiten von Daten aus einem anderen PivotTable-Bericht

Beim Vorbereiten von Daten aus einem anderen PivotTable-Bericht sind einige Punkte zu beachten:

• Stellen Sie sicher, dass sich beide PivotTable-Berichte in derselben Arbeitsmappe befinden.   Befindet sich der ursprüngliche PivotTable-Bericht in einer anderen Arbeitsmappe, kopieren Sie den ursprünglichen Bericht in die Arbeitsmappe, in der der neue Bericht angelegt werden soll.
• Prüfen Sie die Seitenfeldeinstellungen.   Im ursprünglichen PivotTable-Bericht haben Sie die Seitenfeldeinstellungen möglicherweise so geändert, dass externe Daten separat für die einzelnen Seiten abgerufen werden. In diesem Fall müssen Sie die Seitenfelder zurücksetzen, so dass externe Daten für alle Elemente gleichzeitig abgerufen werden. Um die Einstellungen zu überprüfen, doppelklicken Sie auf die einzelnen Seitenfelder und klicken dann auf Weitere. (Wenn Sie unsicher sind, welche Felder den Seitenfeldern entsprechen, sehen Sie in der Abbildung im Abschnitt "Aufbau eines PivotTable-Berichts" in Teil 2 dieses Artikels nach.)

Schritt 2: Erstellen eines PivotTable-Berichts

Um einen PivotTable-Bericht zu erstellen, müssen Sie mit dem PivotTable- und PivotChart-Assistenten zunächst die gewünschten Daten festlegen und das Berichtsframework erstellen. Die Daten lassen sich dann über die Symbolleiste PivotTable innerhalb dieses Frameworks anordnen.

Beispielsweise können Sie die aufzunehmenden Datenkategorien (blau unterlegt) und die entsprechenden zusammenzufassenden Datenwerte (gelb unterlegt) auswählen:

Legen Sie dann in Excel fest, wie die Datenkategorien in den Zeilen und Spalten des PivotTable-Berichts angeordnet werden sollen. Nachdem Excel den fertigen Bericht erstellt hat, werden die Datenwerte automatisch zusammengefasst und eine Gesamtsumme gebildet.

Beginnen Sie mit dem PivotTable- und PivotChart-Assistenten.

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie den PivotTable-Bericht erstellen möchten. Wenn der Bericht auf einer Excel-Liste oder Datenbank basieren soll, klicken Sie in der Liste bzw. in der Datenbank auf eine Zelle.
2. Klicken Sie im Menü Daten auf PivotTable- und PivotChart-Bericht.
3. Folgen Sie den Anweisungen unter Schritt 1 des PivotTable- und PivotChart-Assistenten, und klicken Sie unter Wie möchten Sie Ihre Daten darstellen? auf PivotTable.
4. Folgen Sie den Anweisungen unter Schritt 2 des Assistenten. Wenn Sie externe Daten für den PivotTable-Bericht abrufen und weitere Informationen über die Verwendung von Microsoft Query oder des Abfrage-Assistenten benötigen, informieren Sie sich in der Hilfe von Microsoft Excel oder Microsoft Query.
5. Klicken Sie unter Schritt 3 des Assistenten auf Fertig stellen.

Layouten des PivotTable-Berichts

1. Ziehen Sie die Feldschaltflächen aus dem Fenster PivotTable-Feldliste auf die beschrifteten Bereiche im PivotTable-Diagramm.

   Um eine Demonstration zum Ziehen der Feldschaltflächen anzusehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Start:

2. Wenn Sie die Felder neu anordnen möchten, ziehen Sie sie von einem Bereich zum anderen. Um ein Feld zu entfernen, ziehen Sie es aus dem PivotTable-Bericht heraus.

   In einigen Fällen werden Sie es vielleicht vorziehen, das Layout des PivotTable-Berichts nicht direkt in einem Arbeitsblatt zu entwerfen. Wenn die Quelldaten beispielsweise aus einer umfassenden externen Datenbank stammen, kann sich das Layouten des Arbeitsblattes als zu zeitaufwändig herausstellen. In diesem Fall klicken Sie unter Schritt 3 des PivotTable- und PivotChart-Assistenten auf Layout, um das Layout für den PivotTable-Bericht zu erstellen.

Weitere Informationen zu PivotTable-Berichten, beispielsweise wie diese angepasst und gedruckt werden, finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.