Anwendbar unter
Microsoft Excel 2002

Freigegebene Microsoft Excel-Arbeitsmappen bieten eine einfache, flexible Möglichkeit, Listen oder andere datenbasierte Projekte gemeinsam im Team zu bearbeiten. Mit einer freigegebenen Arbeitsmappe können Sie den Workflow auf der Grundlage bekannter Excel-Features gestalten.

Projekte mit freigegebenen Arbeitsmappen lassen sich leicht an die Struktur der Arbeitsgruppe anpassen. Im Gegensatz zu einer Datenbank ist es bei einer freigegebenen Excel-Arbeitsmappe nicht erforderlich, dass alle administrativen Tasks von einem Benutzer erledigt werden. Sie haben die Wahl, ob Sie selbst Berechtigungen vergeben und das Projekt verwalten möchten oder ob Sie die Verwaltung der Arbeitsmappe gleichmäßig auf die Mitglieder der Arbeitsgruppe verteilen.

In diesem Artikel werden Projektarten erörtert, in denen freigegebene Arbeitsmappen eine effiziente Lösung darstellen. Zusätzlich erhalten Sie eine Übersicht über die Vorbereitung und Verwaltung einer freigegebenen Arbeitsmappe.

Verwendungsmöglichkeiten für freigegebene Arbeitsmappen

Freigegebene Arbeitsmappen eignen sich insbesondere zum Nachverfolgen von Statusinformationen, zum Sammeln und Zusammenfassen von Informationen sowie zum Erstellen von Listen. Sie verwenden eine freigegebene Arbeitsmappe, wenn einzelne Arbeitsblattbereiche durch unterschiedliche Benutzer aktualisiert werden sollen und jeder Benutzer über die Aktivitäten aller anderen informiert sein muss. Sie können Benutzern auch die Berechtigung erteilen, Listen zu erweitern.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für eine freigegebene Arbeitsmappe. Sie wurde für eine Gruppe von Buchprüfern entwickelt, die rückständige Forderungen bearbeiten.

Der Leiter des Rechnungswesens, der diese freigegebene Arbeitsmappe erstellt hat, hat mehrere Mitarbeiter, die jeweils für Kundenkonten in unterschiedlichen Regionen zuständig sind. Sobald einer der Mitarbeiter entscheidet, dass Zahlungen rückständig sind, kann er dem Arbeitsblatt eine Zeile hinzufügen. Wenn ein Mitarbeiter für Konten mit einem Zahlungsrückstand von 30 Tagen verantwortlich ist, kann er Spalte "C" aktualisieren, sobald Zahlungsaufforderungen versendet werden und Zahlungen eingehen. Ein weiterer Mitarbeiter, der für alle Kunden mit 90-tägigem Zahlungsrückstand Tilgungspläne ausarbeitet, könnte Spalte "E" aktualisieren. Jeder Mitarbeiter kann Statusinformationen in Form von Kommentaren eingeben, die durch rote Dreiecke in Spalte "A" gekennzeichnet sind. Für den Leiter des Rechnungswesens ist die Arbeitsmappe ständig auf dem Bildschirm sichtbar. Er überwacht den Verlauf und erhält in Abständen von wenigen Minuten automatische Aktualisierungen mit den Änderungen der einzelnen Mitarbeiter.

Freigegebene Arbeitsmappen stellen keine optimale Lösung für umfangreiche, komplexe Arbeitsblattmodelle dar, deren Struktur und Formeln häufig geändert werden bzw. die erst im Laufe der Zeit Form annehmen. Solche Arbeitsmappen lassen sich einfacher durch einen einzelnen Besitzer bzw. durch Benutzer verwalten, die die Informationen abwechselnd bearbeiten und aktualisieren.

Vorbereiten der Freigabe einer Arbeitsmappe

Wenn Sie ein Projekt auf der Grundlage einer freigegebenen Arbeitsmappe planen, sind bei der Erstellung und Einrichtung der freizugebenden Arbeitsmappe einige Punkte zu berücksichtigen.

Einrichten von Features, die nach der Freigabe nicht geändert werden können

Einige Excel-Befehle und -Features sind nach der Freigabe einer Arbeitsmappe entweder nur teilweise oder gar nicht verfügbar. Wenn Sie z. B. einen PivotTable-Bericht in die Arbeitsmappe aufnehmen, müssen Sie Layoutänderungen und weitere Anpassungen am Bericht vornehmen, bevor die Arbeitsmappe freigegeben wird. Nach der Freigabe kann der Bericht zwar vom Benutzer angezeigt, jedoch nicht geändert werden. Ähnlich verhält es sich mit bedingten Formatierungen oder Regeln für die Gültigkeitsprüfung, die Sie vor der Freigabe der Arbeitsmappe einrichten: Sie funktionieren zwar weiterhin, die Einstellungen können jedoch nicht geändert werden. Eine Liste der Features, die vor der Freigabe der Arbeitsmappe eingerichtet werden müssen, erhalten Sie im Antwort-Assistenten von Excel 2002 unter "Features, die in freigegebenen Arbeitsmappen nicht verfügbar sind".

Festlegen der Anzahl der im Änderungsprotokoll zu speichernden Daten

Excel ist in der Lage, Informationen zu jeder Änderung an der freigegebenen Arbeitsmappe nachzuverfolgen, darunter der Name des Bearbeiters und die Art der Änderung. Nachdem Informationen gelöscht wurden, wird im Änderungsprotokoll eine Kopie der gelöschten Daten aufgezeichnet, so dass Sie sie ggf. wieder abrufen können. Durch das Änderungsprotokoll in Excel werden standardmäßig 30 Tage protokolliert. Informationen, die älter als 30 Tage sind, werden gelöscht, sobald ein Benutzer die freigegebene Arbeitsmappe schließt.

Sie können zwar ein wesentlich längeres Intervall als 30 Tage angeben, die Arbeitsmappe wird dadurch jedoch im Laufe der Zeit sehr umfangreich. Dies kann dazu führen, dass das Öffnen und Schließen der Arbeitsmappe viel Zeit beansprucht. Alternativ können Sie die Änderungsinformationen regelmäßig archivieren. Falls keine Änderungen nachverfolgt werden müssen oder Sie einige Zeit nach der Freigabe der Arbeitsmappe feststellen, dass diese Funktion nicht genutzt wird, können Sie sie deaktivieren. Weitere Informationen über Alternativen zur Änderungsprotokollierung erhalten Sie im Antwort-Assistenten von Excel unter "Änderungsprotokollierung".

Festlegen der Einschränkung von Benutzerzugriffen

Sie können die Schutzfunktionen in Excel verwenden, um festzulegen, welche Benutzer auf welche Bereiche der freigegebenen Arbeitsmappe zugreifen können und welche Features verfügbar sind. Der Schutz muss jedoch vor der Freigabe der Arbeitsmappe eingerichtet werden. Wenn Sie eine freigegebene Arbeitsmappe nicht schützen, können die Änderungen jedes Benutzers von einem beliebigen anderen Benutzer außer Kraft gesetzt werden. Darüber hinaus kann die Freigabe von einem beliebigen Benutzer beendet und die Arbeitsmappe exklusiv bearbeitet werden, wodurch die Verbindungen der anderen Benutzer getrennt werden und das gespeicherte Änderungsprotokoll gelöscht wird. In Projekten, in denen mehrere Benutzer mit Verwaltungstasks betraut sind, möchten Sie u. U. auf Schutzfunktionen verzichten.

Der Schutz einer freigegebenen Arbeitsmappe wird auf verschiedenen Ebenen implementiert. Zuerst implementieren Sie einen Schutz für das Arbeitsblatt, dann für die Arbeitsmappe, und zuletzt schützen Sie die Freigabe sowie die Änderungsprotokollierung. Sobald die Arbeitsmappe geschützt ist, kann der Arbeitsblattschutz nicht mehr geändert werden, und nachdem der Schutz für Freigabe und Änderungsprotokollierung eingerichtet ist, kann weder der Arbeitsmappen- noch der Arbeitsblattschutz geändert werden.

Der Arbeitsblattschutz bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Zugriffsberechtigungen anhand von Benutzernamen zu gewähren. Sie können vorsehen, dass ein Benutzer ausschließlich die von Ihnen festgelegten Bereiche bearbeitet oder dass Benutzer bestimmte Befehle ausführen können und andere nicht. Der Arbeitsmappenschutz betrifft sämtliche Benutzer und legt fest, ob Arbeitsblätter eingefügt, gelöscht, ausgeblendet und eingeblendet werden können. Durch den Freigabeschutz wird verhindert, dass die Freigabe der Arbeitsmappe beendet und das Änderungsprotokoll gelöscht wird.

Ausführliche Informationen dazu, welche Elemente durch die einzelnen Schutzfunktionen abgedeckt werden und wie der Schutz eingerichtet wird, finden Sie im Antwort-Assistenten von Excel 2002 unter "Schutz".

Bereitstellen von Anweisungen für die Benutzer

Informationen zur Verwendung der freigegebenen Arbeitsmappe können direkt in das Arbeitsblatt integriert werden, so dass sie leicht zu finden sind. Mit Hilfe von Kommentaren, Textfeldern oder Features wie der Gültigkeitsprüfung können Sie angeben, welche Art von Daten eingegeben und wo sie eingefügt werden sollen.

Im Folgenden ein Beispiel für eine Anweisung in Form eines Kommentars.

Auswählen eines frei zugänglichen Speicherorts mit genügend Speicherkapazität

Wenn Sie die Arbeitsmappe freigeben, sollten Sie sie auf einem Netzwerkserver oder an einem anderen Speicherort ablegen, an dem sie von den gewünschten Benutzern geöffnet werden kann. Speichern Sie die freigegebene Arbeitsmappe nicht auf einem Webserver, da sie auf dem Server nicht von den Benutzern bearbeitet werden kann (freigegebene Arbeitsmappen werden im Excel-Format und nicht im HTML-Format gespeichert). Wenn Sie Änderungen nachverfolgen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass genügend Speicherkapazität für das ständig erweiterte Änderungsprotokoll der Datei vorhanden ist.

Einplanen von Sicherungskopien

Obwohl Datenverluste durch die Änderungsprotokollierung vermieden werden können, ist sie kein Ersatz für das Sichern der Arbeitsmappe. Achten Sie darauf, von der freigegebenen Arbeitsmappe, wie von jeder regulär verwendeten Arbeitsmappe, Sicherungskopien zu erstellen.

Verwalten einer freigegebenen Arbeitsmappe

Bei der Verwaltung einer freigegebenen Arbeitsmappe muss zunächst die Arbeitsgruppe in die gemeinsame Bearbeitung der Arbeitsmappe eingewiesen werden; des Weiteren müssen Probleme überwacht und verwaltet werden, die durch Konflikte zwischen Änderungen oder getrennte Verbindungen entstehen.

Informationen für Benutzer, die die Arbeitsmappe gemeinsam nutzen

Teilen Sie den Benutzern mit, dass sie die Arbeitsmappe speichern müssen, damit sie und andere Benutzer die jeweils vorgenommenen Änderungen einsehen können. Der Benutzer kann die freigegebene Arbeitsmappe in verschiedener Hinsicht anpassen: Er kann Daten in benutzerdefinierten Intervallen automatisch speichern und aktualisieren, er kann die eigenen Filter- und Druckeinstellungen oder die bei Freigabe der Arbeitsmappe festgelegten verwenden, und er kann Hervorhebungen ein- oder ausblenden, durch die seine und die Änderungen anderer Benutzer gekennzeichnet sind. Benutzer sollten den Antwort-Assistenten von Excel 2002 zum Thema Bearbeiten freigegebener Arbeitsmappen befragen und das Thema "Bearbeiten einer freigegebenen Arbeitsmappe" lesen.

Falls Ihr Unternehmen über mehrere Excel-Versionen verfügt, vergewissern Sie sich, dass alle Benutzer, die die freigegebene Arbeitsmappe nutzen werden, mindestens über die Version Excel 97 für Microsoft Windows oder die Version Excel 98 für den Macintosh verfügen.

Behandeln von Konflikten und unerwünschten Änderungen

Wenn zwei Benutzer gleichzeitig Änderungen speichern möchten, die dieselbe Zelle betreffen, wird auf dem Bildschirm eines Benutzers das Dialogfeld "Konflikte lösen" angezeigt, und er muss entscheiden, welche Änderung in der Arbeitsmappe gespeichert werden soll. Sie können die Benutzer bereits im Voraus informieren, wie diese Konflikte vermieden bzw. gelöst werden sollen.

Alle Benutzer der freigegebenen Arbeitsmappe sind beim Lösen von Konflikten gleichberechtigt. Wenn Änderungen nachverfolgt werden, können Sie das Ergebnis eines Konflikts im Arbeitsblatt "Änderungsprotokoll" überprüfen. Informationen über die Optionen zur Behandlung von Konflikten finden Sie im Antwort-Assistenten von Excel 2002. Geben Sie zunächst "Lösen von Konflikten" ein, und klicken Sie dann auf das Thema "Informationen zum Lösen von Konflikten bei Änderungen in freigegebenen Arbeitsmappen".

Sie können die Änderungsprotokollierung auch verwenden, um versehentlich vorgenommene oder unerwünschte Änderungen zu identifizieren und zu vermeiden. Ein Beispiel: Der Mitarbeiter Robert hat einige Einträge aus einer Arbeitsmappe für rückständige Forderungen am Dienstag, dem Tag, an dem die Zahlung eingegangen ist, gelöscht, anstatt die Einträge als "eingegangen" zu kennzeichnen und abzuwarten, bis die Schecks bei der Bank gutgeschrieben werden. Als Roberts Vorgesetzter können Sie die Einträge mit Hilfe des Änderungsprotokolls wiederherstellen. Rufen Sie das Arbeitsblatt "Änderungsprotokoll" auf, filtern Sie es, um alle von diesem Mitarbeiter zum Eingangsdatum vorgenommenen Änderungen anzuzeigen, und suchen Sie die gelöschten Daten:

Sobald Sie gelöschte Daten finden, können Sie sie aus der Spalte "Alter Wert" wieder zurück in das Arbeitsblatt kopieren. Weitere Informationen zum Anzeigen und Verwenden des Arbeitsblattes "Änderungsprotokoll" finden Sie im Antwort-Assistenten von Excel 2002 unter "Änderungsprotokoll".

Verwalten von getrennten Benutzern

Die Verbindung eines Benutzers mit einer freigegebenen Arbeitsmappe kann jederzeit von einem beliebigen Benutzer getrennt werden. Die Benutzerverbindung kann auch aufgrund von Problemen mit dem Server- bzw. Netzwerkzugriff getrennt werden. Ein getrennter Benutzer ist nicht in der Lage, aktuelle Änderungen in der freigegebenen Arbeitsmappe zu speichern. Wenn die Änderungsprotokollierung jedoch aktiviert ist, kann der Benutzer die Arbeitsmappe unter einem neuen Namen speichern und die Änderungen anschließend wieder mit der ursprünglichen freigegebenen Arbeitsmappe zusammenführen. Benutzer, die eine Offlinekopie einer freigegebenen Arbeitsmappe erstellen, um diese zu bearbeiten, können dasselbe Verfahren verwenden, um ihre Änderungen später wieder mit der Arbeitsmappe zusammenzuführen.

Informationen zum Zusammenführen von Änderungen mit einer freigegebenen Arbeitsmappe finden Sie im Antwort-Assistenten von Excel 2002 unter "Zusammenführen von Arbeitsmappen".

Überwachen des Fortschritts

Sie können überprüfen, welcher Benutzer eine freigegebene Arbeitsmappe derzeit bearbeitet, und automatische Aktualisierungen verwenden, um Änderungen während der Eingabe nachzuverfolgen. Wenn Sie das Dialogfeld "Arbeitsmappe freigeben" (Menü "Extras", Befehl "Arbeitsmappe freigeben") für eine freigegebene Arbeitsmappe anzeigen, die gerade verwendet wird, werden auf der Registerkarte "Status" alle Benutzer aufgelistet, die die Arbeitsmappe derzeit geöffnet haben. Im Abschnitt "Änderungen aktualisieren" der Registerkarte "Weitere" können Sie beliebige Intervalle für regelmäßige Aktualisierungen festlegen. Noch nicht gespeicherte Änderungen werden in Excel nicht berücksichtigt.

Verwenden der Arbeitsmappe im Offlinemodus für Verwaltungstasks

Zeitweise muss die Freigabe einer Arbeitsmappe beendet werden, um sie neu zu strukturieren, Einstellungen zu ändern, Befehle zu verwenden, die nur verfügbar sind, wenn die Arbeitsmappe nicht freigegeben ist, oder um neuen Benutzern Berechtigungen zu gewähren, indem Sie Schutzeinstellungen ändern. Wenn Sie die Freigabe einer Arbeitsmappe beenden, wird die Verbindung aller Benutzer, die momentan an der Arbeitsmappe arbeiten, getrennt und das Änderungsprotokoll dauerhaft verworfen. Da das Änderungsprotokoll gelöscht wird, haben getrennte Benutzer selbst bei einer erneuten Freigabe keine Möglichkeit, ihre Änderungen mit der Arbeitsmappe zusammenzuführen.

Aus diesem Grund sollten Sie die Verwaltung eingehend planen, um die Benutzeraktivitäten möglichst wenig einzuschränken. Sie sollten z. B. sicherstellen, dass alle Benutzer ihre Änderungen mit der Arbeitsmappe zusammengeführt und diese geschlossen haben. Außerdem empfiehlt es sich, falls Änderungen nachverfolgt werden, das Änderungsprotokoll zu kopieren oder zu drucken, bevor Sie die Freigabe der Arbeitsmappe beenden. Weitere Informationen finden Sie im Antwort-Assistenten von Excel 2002 unter "Beenden der Freigabe".

Was geschieht, wenn die Projektanforderungen die Kapazität der freigegebenen Arbeitsmappe überschreiten?

Wenn Sie Änderungen kontinuierlich nachverfolgen, kann die freigegebene Arbeitsmappe mit der Zeit so umfangreich werden, dass der Ladevorgang zu viel Zeit beansprucht. In folgenden Fällen wird empfohlen, die Arbeitsmappe in eine Microsoft Access-Datenbank zu konvertieren: Das Arbeitsblatt wird zu umfangreich, um effizient damit zu arbeiten, Informationen zu finden oder Verwaltungstasks auszuführen; die Verwaltung von Benutzerzugriffen wird aufgrund der Anzahl von Benutzern, die die Arbeitsmappe verwenden, zu zeitaufwendig; Sie oder andere Benutzer müssen ständig Konflikte lösen. Access ist die optimale Lösung für Arbeitsblattlisten, die aufgrund ihres Umfangs und ihrer Komplexität nicht mehr zufrieden stellend verwaltet werden können. Neben mehreren Optionen, die Ihnen helfen, Datengenauigkeit und -integrität zu gewährleisten, bietet Access echte Mehrbenutzerunterstützung sowie Sicherheitsfeatures. Access ist für die Organisation großer Datenmengen ausgelegt, die Sie effizient speichern und abrufen können.