Zahlenformatierung im Detail

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In Excel kann die Darstellung von Zahlenwerten auf verschiedene Arten geändert werden:

  • Mit den Schaltflächen der Gruppe Zahl auf der Registerkarte Start, die sich auch auf der Minisymbolleiste befinden.
  • Über die Zuweisung von vordefinierten Zahlenformaten wie Standard, Währung, Buchhaltung, Bruch, Wissenschaft usw.
  • Durch das Erstellen von eigenen Zahlenformaten, deren Möglichkeiten weit über die vordefinierten Formate hinausgehen.

Diese Varianten werden in den folgenden Abschnitten ausführlich beschrieben.

Verwendung der Schaltflächen

Auf der Registerkarte Start befinden sich in der Gruppe Zahl einige Schaltflächen, mit denen Sie häufig benötigte Formatänderungen durch einen einzigen Mausklick vornehmen können. Dazu gehören zum Beispiel das Ein- oder Ausschalten von Tausenderpunkten und das Ändern der Nachkommastellen.

Eine kurze Beschreibung der Schaltflächen finden Sie in der folgenden Tabelle.

Schaltfläche Name Beschreibung
Buchhaltungszahlenformat Stellt die Zahl als Geldbetrag dar und verwendet dazu das in Windows eingestellte Währungssymbol. Andere Währungssymbole sind über das Ausklappmenü der Schaltfläche erreichbar. Zusätzliche Informationen zu diesem Zahlenformat finden Sie im Abschnitt Buchhaltungs- vs. Währungsformat.
Prozentformat Stellt die Zahl als Prozentzahl dar. Beispiel: 0,1 wird zu 10%
1.000er-Trennzeichen Gibt Tausenderpunkte aus, wodurch die Lesbarkeit von großen Zahlen verbessert wird. Zusätzlich erhält die Zahl auch noch zwei Nachkommastellen. So wird z. B. die Zahl 2500000 als 2.500.000,00 dargestellt.
Dezimalstelle hinzufügen Fügt der Zahl eine weitere Dezimalstelle hinzu. Aus 23,5 wird also 23,50.
Dezimalstelle löschen Entfernt eine Nachkommastelle und rundet dabei automatisch auf oder ab. Aus 23,5 wird also 24 und nicht 23!

Die in der Tabelle aufgeführten Schaltflächen sind auch auf der Minisymbolleiste erreichbar, die erscheint, wenn Sie eine einzelne Zelle oder einen markierten Zellbereich mit der rechten Maustaste anklicken.

Abbildung: Die Minisymbolleiste lässt sich über einen Rechtsklick anzeigen.

Zahlenformate verwenden

Die Anzeige von Zellen, in denen Zahlen enthalten sind, wird bei Excel über so genannte Zahlenformate gesteuert. Auch die Schaltflächen, die wir im letzten Abschnitt vorgestellt haben, weisen den Zellen letztendlich solche Zahlenformate zu. Das Zahlenformat der aktuellen Zelle wird auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zahl angezeigt. Falls gerade mehrere Zellen markiert sind, erscheint dort nur das Format der ersten Zelle innerhalb der Markierung.

Abbildung: Hier wird das Zahlenformat der aktuellen Zelle angezeigt.

Excel enthält eine große Anzahl vordefinierter Zahlenformate und sollten diese nicht ausreichen, können Sie sogar eigene Formate, die so genannten benutzerdefinierten Zahlenformate definieren.

Um einer Zelle oder einem markierten Bereich eines der vordefinierten Zahlenformate zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich, die/den Sie formatieren wollen. Hinweise zum Markieren von Tabellenbereichen finden Sie weiter vorne in diesem Kapitel.
  2. Zeigen Sie die Registerkarte Start an.
  3. Öffnen Sie das Listenfeld Zahlenformat in der Gruppe Zahl. In der ausgeklappten Liste zeigt Excel eine Auswahl der gebräuchlichsten Zahlenformate an. Anstelle einer Livevorschau wird der Inhalt der markierten Zelle direkt im Auswahlmenü in den jeweiligen Zahlenformaten dargestellt.

Abbildung: Die Auswahlliste für Zahlenformate enthält sogar eine Vorschau.

  1. Wenn Sie in der Liste kein geeignetes Zahlenformat finden, wählen Sie den Befehl Mehr. Dadurch wird das Dialogfeld Zellen formatieren angezeigt (siehe Abbildung).
  2. Wechseln Sie zur Registerkarte Zahlen und wählen Sie dort auf der linken Seite des Dialogs die gewünschte Kategorie aus. (Eine Übersicht aller Kategorien finden Sie in der nachfolgenden Tabelle.)

Je nach gewählter Kategorie erscheinen auf der rechten Seite des Dialogs die verfügbaren Formate bzw. Einstellungsmöglichkeiten. In Abbildung sehen Sie zum Beispiel, dass in der Kategorie Datum eine Vielzahl von Darstellungsarten angeboten werden.

Abbildung: Die vordefinierten Zahlen­formate von Excel.

  1. Ändern Sie bei Bedarf die Voreinstellungen des gewählten Zahlenformats und übernehmen Sie die Einstellungen mit OK.
Kategorie Beschreibung
Standard Gibt den Inhalt der Zelle so aus, wie er eingegeben wurde.
Zahl In dieser Kategorie können Sie festlegen, wie viele Dezimalstellen benutzt werden, ob Tausendertrennzeichen angezeigt werden und wie mögliche negative Werte aussehen sollen.
Währung Formatiert die Zahl als Währung, wobei Sie das Währungssymbol auswählen und die Anzahl der Dezimalstellen festlegen können.
Buchhaltung Ähnlich wie Währung. Weitere Hinweise finden Sie im Abschnitt Buchhaltungs- vs. Währungsformat im Anschluss an diese Tabelle.
Datum Stellt diverse Anzeigeformate für Datumsangaben zur Verfügung.
Uhrzeit Stellt verschiedene Anzeigeformate für Zeitangaben zur Verfügung.
Prozent Multipliziert die Zahl mit 100 und gibt dahinter das Zeichen % aus.
Bruch Stellt Dezimalzahlen als Bruch dar. Belegen Sie zum Beispiel die Zahl 1,5 mit dem Format Als Achtel (4/8), steht in der Zelle anschließend 1 4/8. Bei Als Zehntel (3/10) erhalten Sie die Ausgabe 1 5/10.
Wissenschaft Die Zahlen werden in der Exponentialschreibweise ausgegeben, wodurch große Zahlen verkürzt dargestellt werden. Zum Beispiel wird aus dem Wert 3.000.000,00 der Wert 3,00E+06.
Sonderformat In dieser Kategorie stehen Ihnen u. a. Postleitzahlenformate, Sozialversicherungsnummern und ISBN-Nummern zur Verfügung.

Buchhaltungs- vs. Währungsformat

Auch wenn es auf den ersten Blick so aussieht, als ob die beiden Zahlenformate Buchhaltung und Währung identisch sind, gibt es doch einige Unterschiede zwischen den beiden Darstellungsarten:

  • Das Minuszeichen wird im Buchhaltungsformat am linken Rand der Zelle angezeigt, beim Währungsformat steht es hingegen direkt vor der Zahl.
  • Die Null wird beim Buchhaltungsformat als waagerechter Strich dargestellt.
  • Beim Buchhaltungsformat wird nach dem Währungssymbol noch ein Leerzeichen angezeigt, d. h. der Inhalt der Zelle ist am rechten Rand etwas eingerückt.

In der folgenden Abbildung sind diese Besonderheiten gut zu erkennen:

Abbildung: Die Unterschiede zwischen Buchhaltungs- und Währungsformat.

Eigene Zahlenformate erstellen

Wenn keines der vordefinierten Zahlenformate Ihren Anforderungen entspricht, können Sie auch ein eigenes Zahlenformat definieren. Als Beispiel soll hier das Format der Kontonummern bei niederländischen Banken (es gilt nicht für Konten bei der niederländischen Postbank) dienen, die aus neun Ziffern bestehen, wobei die ersten sechs jeweils 2er-Gruppen bilden und die Ziffern 7 bis 9 eine 3er-Gruppe. Die einzelnen Gruppen werden durch Punkte verbunden. Ein Beispiel dafür ist die Kontonummer 33.44.96.231.

Um ein maßgeschneidertes Format für niederländische Bankkontonummern zu erstellen, nehmen Sie folgende Schritte vor:

  1. Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich, die/den Sie mit dem neuen Zahlenformat formatieren wollen.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zahl auf die Schaltfläche Startprogramm für Dialogfelder (das kleine quadratische Kästchen), um das Dialogfeld Zellen formatieren anzuzeigen. Eindeutig schneller geht das mit der Tastenkombination (Strg)+(1).
  3. Wählen Sie in der Liste Kategorie den Eintrag Benutzerdefiniert.
  4. Nehmen Sie im Feld Typ folgende Eingabe vor (ohne den abschließenden Punkt): 00"."00"."00"."000. Eine ausführliche Erläuterung dieser Schreibweise folgt weiter unten im Abschnitt Platzhalter in benutzerdefinierten Zahlenformaten.

Abbildung: Erstellen eines benutzerdefinierten Zahlenformats für niederländische Kontonummern.

Im Vorschaubereich des Dialogfeldes (der mit Beispiel beschriftete Rahmen) sehen Sie, dass die Zelle, in die wir zuvor die Zahl 334496231 eingegeben haben, in der gewünschten Art und Weise dargestellt wird.

  1. Klicken Sie auf OK, um das Format zuzuweisen.

Benutzerdefinierte Zahlenformate verwenden

Wenn Sie das neue Zahlenformat einer anderen Tabellenzelle zuweisen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die betreffenden Zellen.
  2. Drücken Sie (Strg)+(1), um das Dialogfeld Zellen formatieren aufzurufen. Alternativ klicken Sie in der Gruppe Zahl auf die Schaltfläche Startprogramm für Dialogfelder.
  3. Wählen Sie in der linken Liste die Kategorie Benutzerdefiniert.
  4. Jetzt können Sie in der Liste Typ das gewünschte Zahlenformat wählen.

Abbildung: Excel merkt sich alle benutzerdefinierten Zahlenformate.


TIPP:  Wenn Sie das betreffende Zahlenformat an anderer Stelle Ihres Tabellenblattes bereits verwendet haben, gibt es noch ein schnelleres Verfahren:

  1. Klicken Sie die Zelle an, die das gewünschte Format besitzt.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Format übertragen. (Sie befindet sich dort vorne in der Gruppe Zwischenablage.) Der Mauszeiger verändert sich dann zu einem Pinsel.
  3. Übertragen Sie die Formatierung auf eine andere Zelle, indem Sie diese einfach mit dem Mauspinsel anklicken.

Platzhalter in benutzerdefinierten Zahlenformaten

Beim Festlegen eines benutzerdefinierten Zahlenformats geben Sie Platzhalter an, um das Aussehen der formatierten Zelle zu bestimmen. Im Beispiel mit der niederländischen Kontonummer aus dem letzten Abschnitt haben wir den Platzhalter 0 verwendet, mit dem festgelegt wird, dass an dieser Position auf jeden Fall eine Zahl ausgegeben werden soll.

Die Punkte zwischen den Zahlengruppen wurden in Anführungszeichen eingeschlossen, da Excel die Punkte ansonsten als Tausendertrennzeichen interpretiert hätte. Weitere wichtige Platzhalter, die auch Formatcodes genannt werden, finden Sie in der folgenden Tabelle:

Formatcode Beschreibung
0 (Null) Zeigt nichtsignifikante Nullen an, wenn eine Zahl weniger Stellen aufweist als Nullen im Format vorhanden sind.
# Zeigt nur signifikante Ziffern an, nichtsignifikante Nullen werden ignoriert.
" " Um Text zusammen mit Zahlen in einer Zelle anzuzeigen, setzen Sie den Text in Anführungszeichen (" ") oder setzen Sie vor ein einzelnes Zeichen einen umgekehrten Schrägstrich (\).
_ (Unterstrich) Erzeugt ein Leerzeichen in der Breite eines Zeichens.
. Um einen Punkt als 1.000er-Trennzeichen anzuzeigen oder Zahlen als Vielfache von Tausend anzugeben, fügen Sie einen Punkt ein.
* Soll das auf eine Zahl folgende Zeichen zum Ausfüllen der Spalte wiederholt werden, nehmen Sie ein Sternchen (*) in das Zahlenformat auf.
[Schwarz], [Blau], [Zyan], [Grün], [Magenta], [Rot], [Weiß], [Gelb] Mit diesen Codes wird die Farbe für einen Abschnitt des Formats festgelegt. Die Farbnamen müssen in eckigen Klammern eingegeben werden. Der Farbcode muss das erste Element im Abschnitt darstellen.
T Tage als 1–31
TT Tage als 01–31 (immer zweistellig)
TTT Tage als So–Sa
TTTT Tage als Sonntag–Samstag
M Monate als 1–12
MM Monate als 01–12 (immer zweistellig)
MMM Monate als Jan–Dez
MMMM Monate als Januar–Dezember
MMMMM Monate mit dem ersten Buchstaben des Monats
JJ Jahre als 00–99
JJJJ Jahre als 1900–9999
h Stunden als 0–23
hh Stunden als 00–23 (immer zweistellig)
m Minuten als 0–59
mm Minuten als 00–59 (immer zweistellig)
s Sekunden als 0–59
ss Sekunden als 00–59 (immer zweistellig)

Zahlenformate mit Bedingungen

Die Formatierung einer Zelle kann auch von ihrem Inhalt abhängig gemacht werden. Sie können z. B. ein Zahlenformat definieren, das zwischen Singular und Plural unterscheidet. Nehmen wir an, Sie haben in eine Zelle Stunden eingegeben. Wenn die Zelle den Wert 1 erhält, soll 1 Stunde angezeigt werden, ist die Zahl größer als 1, dann der Plural Stunden. Sie erreichen dies, indem Sie folgendes Format erstellen:

[=1] "1 Stunde"; 0 "Stunden"

Die Bedingung, die erfüllt sein muss, damit das Format vor dem Semikolon verwendet wird, ist in eckigen Klammern eingefasst. Wenn die Bedingung nicht zutrifft, wird das Format hinter dem Semikolon benutzt.

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Zutreffend für:
Excel 2007