Richtlinien und Beispiele für das Sortieren und Filtern von Daten nach Farbe

Das Sortieren und Filtern von Daten nach Farbe ist eine hervorragende Möglichkeit, die Datenanalyse zu vereinfachen und den Benutzern des Arbeitsblatts zu ermöglichen, wichtige Elemente und Datentrends auf den ersten Blick zu erkennen.


Licht, das durch ein Farbspektrum fällt, formatiert Excel-Daten

Inhalt dieses Artikels


Übersicht über das Sortieren und Filtern von Daten nach Farbe und Symbolsatz

Das Sortieren und Filtern von Daten ist zusammen mit dem bedingten Formatieren von Daten ein integrierender Bestandteil der Datenanalyse und ermöglicht Ihnen die Beantwortung von Fragen wie beispielsweise:

  • Wer hat in diesem Monat Dienstleistungen im Wert von mehr als 50.000 € verkauft?
  • Für welche Produkte wurden höhere Umsatzsteigerungen als 10 % pro Jahr erreicht?
  • Welche Teilnehmer der Anfängerkurse haben die besten und welche die schlechtesten Leistungen erzielt?
  • Wo liegen die Ausnahmen in einer Gewinnzusammenfassung der vergangenen fünf Jahre?
  • Wie sieht die Altersverteilung aller Mitarbeiter aus?

Durch das Sortieren lassen sich Daten schnell organisieren und finden. Wenn Sie Daten filtern, werden bei einer oder mehreren Datenspalten nur die Zeilen angezeigt, die die angegebenen Kriterien erfüllen, und alle nicht erwünschten Zeilen ausgeblendet. Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie Daten visuell durchsuchen und analysieren, Probleme entdecken sowie Muster und Trends erkennen. Eine Kombination aus Sortieren, Filtern und bedingtem Formatieren von Daten ermöglicht es Ihnen und anderen Benutzern, die das Tabellenblatt verwenden, effektivere Entscheidungen auf der Grundlage dieser Daten zu treffen.

Sie können nach Format (einschließlich Zellen- und Schriftfarbe) sortieren und filtern, unabhängig davon, ob die Zellen manuell oder bedingt formatiert wurden.


Hier wird das Filtern und Sortieren auf Grundlage von Farben oder Symbolen in den Spalten "Kategorie", "M/M Δ%" und "Aufschlag" gezeigt.

Bedingte Formatierung mit Zellhintergrundfarben und Symbolsätzen


Sie können Daten auch mithilfe eines Symbolsatzes, der über ein bedingtes Format erstellt wurde, sortieren und filtern. Mithilfe eines Symbolsatzes können Sie Daten einen Kommentar hinzufügen sowie Daten in drei bis fünf Kategorien klassifizieren, die durch einen Schwellenwert voneinander getrennt sind. Jedes Symbol stellt einen Wertebereich dar. So stellt beispielsweise in der folgenden Tabelle von Symbolsätzen im Symbolsatz "3 Pfeile" der grüne, nach oben weisende Pfeil die höheren Werte, der gelbe, zur Seite weisende Pfeil die mittleren Werte und der rote, nach unten weisende Pfeil die niedrigeren Werte dar.

Tabelle von Symbolsätzen

Tabelle von Symbolsätzen

Es bietet Ihnen nun folgende Möglichkeiten: Formatieren von Zellen mithilfe einer 2-Farben-Skala, einer 3-Farben-Skala, von Datenbalken und Symbolsätzen; Formatieren von Zellen, die einen bestimmten Text, eine bestimmte Zahl, bestimmte Datums- oder Zeitwerte, obere oder untere Werte, Werte über oder unter dem Durchschnitt, eindeutige oder doppelte Werte enthalten; Erstellen vieler Regeln und einfacheres Verwalten von Regeln.

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Effektives Verwenden von Farbe bei der Datenanalyse

Farben sind allgemein beliebt. Durch die effektive Anwendung von Farbe in einem Dokument lässt sich dessen Erscheinungsbild und Lesbarkeit enorm verbessern. Ein sinnvoller Einsatz von Farben und Symbolen in Excel-Berichten verhilft zu einer besseren Entscheidungsfindung, weil die Aufmerksamkeit der Benutzer auf wichtige Informationen gelenkt wird und sie die Ergebnisse visuell verstehen. Einer solchen Darstellungsart stehen die Benutzer von Anfang an mit positiven Gefühlen gegenüber. Andererseits können Benutzer durch eine schlechte Farbauswahl abgelenkt werden und bei übermäßigem Farbeinsatz sogar ermüden. Die folgenden Abschnitte enthalten Richtlinien, die Ihnen dabei helfen sollen, die richtigen Farben zu verwenden und falsche Farben zu vermeiden.


Weitere Informationen zu Dokumentdesigns      Mit Excel können einheitliche Designs mühelos erstellt und diesen benutzerdefinierte Formatvorlagen und Effekte hinzugefügt werden. Viele erforderliche Überlegungen im Hinblick auf eine effektive Kombination von Farben wurden Ihnen bereits durch die Einbeziehung vordefinierter Dokumentdesigns abgenommen, in denen ansprechende Farbschemas zum Einsatz kommen. Durch das Anwenden eines Dokumentdesigns können Sie ein komplettes Dokument im Handumdrehen formatieren und ihm ein professionelles, modernes Aussehen verleihen. Ein Dokumentdesign besteht aus einer Reihe von Formatierungsoptionen, die einen Satz von Designfarben, einen Satz von Designschriftarten (darunter Schriftarten für Überschriften und Textkörper) sowie einen Satz von Designeffekten (darunter Linien und Fülleffekte) enthalten.

Verwenden von Standardfarben und Beschränken der Anzahl der Farben

Beim Sortieren und Filtern von Daten nach Farbe wählen Sie möglicherweise die von Ihnen bevorzugten Farben aus, und die angezeigten Ergebnisse sagen Ihnen zu. Es muss jedoch eine wichtige Frage gestellt werden: "Bevorzugen Ihre Benutzer die gleichen Farben, und sind sie in der Lage, diese Farben anzuzeigen?" Von Ihrem Computer können 16.777.216 Farben im 24-Bit-Farbmodus dargestellt werden. Die meisten Benutzer können jedoch nur einen winzigen Bruchteil dieser Farben voneinander unterscheiden. Außerdem kann die Farbqualität bei Computern variieren. Raumbeleuchtung, Papierqualität, Bildschirm- und Druckerauflösung sowie die Browsereinstellungen können voneinander abweichen. Bis zu 10 % der Bevölkerung hat Schwierigkeiten, bestimmte Farben voneinander zu unterschieden und zu erkennen. Dies sind wichtige Variablen, die Sie vermutlich nicht steuern können.

Steuern können Sie jedoch Variablen wie die Farbauswahl, die Anzahl der Farben sowie den Hintergrund von Tabellenblättern oder Zellen. Wenn Sie eine ansprechende Auswahl anhand grundlegender Recherchen treffen, können Sie über diese Farben die richtige Botschaft und Interpretation Ihrer Daten vermitteln. Darüber hinaus können Sie die Farben durch Symbole und Legenden ergänzen und so sicherstellen, dass die Benutzer die beabsichtigte Bedeutung verstehen.

Berücksichtigen von Farbkontrast und Hintergrund

Im Allgemeinen sollten Sie Farben mit einer hohen Farbsättigung verwenden, z. B. Hellgelb, Mittelgrün oder Dunkelrot. Sorgen Sie für einen starken Kontrast zwischen Hinter- und Vordergrund. Verwenden Sie beispielsweise einen weißen oder grauen Tabellenblatthintergrund mit Zellenfarben oder aber eine weiße oder graue Zellenfarbe mit einer Schriftfarbe. Wenn Sie eine Hintergrundfarbe oder ein Hintergrundbild verwenden müssen, wählen Sie eine möglichst helle Farbe bzw. ein möglichst helles Bild, damit die Zellen- oder Schriftfarbe nicht verwaschen aussieht. Falls Sie sich nur auf die Schriftfarbe verlassen, kann es empfehlenswert sein, den Schriftgrad zu vergrößern oder Fettdruck zu verwenden. Je größer die Schrift ist, desto einfacher kann der Benutzer die Farbe anzeigen oder unterscheiden. Passen Sie bei Bedarf den Verbund der Zeilen oder Spalten an, oder entfernen Sie diesen, weil die Verbundfarbe mit der Zellen- oder Schriftfarbe möglicherweise nicht kompatibel ist. Alle diese Überlegungen bieten eine sehr gute Möglichkeit, damit die Benutzer Farben richtig verstehen und interpretieren können.

Vermeiden Sie eine Verwendung von Farbkombinationen, die die Farbsichtbarkeit verringern oder den Betrachter verwirren könnten. Vermutlich möchten Sie nicht aus Versehen ins Auge springende Effekte oder optische Täuschungen erzeugen. Erwägen Sie deshalb, problematische Farben wie Rot oder Grün mithilfe eines Zellenrahmens voneinander zu trennen, wenn es sich unmöglich verhindern lässt, dass diese Farben nebeneinander angeordnet werden. Verwenden Sie Komplementär- und Kontrastfarben zur Verbesserung des Kontrasts, und vermeiden Sie eine Verwendung ähnlicher Farben. Es ist vorteilhaft, das Standardfarbenrad zu kennen und zu wissen, wie ähnliche Farben, Kontrastfarben und Komplementärfarben bestimmt werden.


Das Standardfarbenrad

 Ähnliche Farben liegen auf dem Farbenrad nebeneinander (beispielsweise sind Violett und Orange ähnliche Farben zu Rot).
 Eine Kontrastfarbe ist drei Farben von einer Farbe entfernt (beispielsweise sind Blau und Grün Kontrastfarben zu Rot).
 Komplementärfarben liegen auf dem Farbenrad einander gegenüber (beispielsweise ist Blaugrün die Komplementärfarbe von Rot).

Wenn Sie genügend Zeit haben, testen Sie die ausgewählten Farben, führen Sie sie einigen Kollegen vor, probieren Sie die Farben unter wechselnden Beleuchtungsbedingungen aus, und experimentieren Sie mit unterschiedlichen Einstellungen für Computerbildschirm und Drucker.

 Tipp   Überprüfen Sie bei einem farbig gedruckten Dokument die Lesbarkeit der Zellenfarbe und Zellenschrift. Falls die Zellenfarbe zu dunkel ist, ziehen Sie die Verwendung einer weißen Schrift in Betracht, um die Lesbarkeit zu verbessern.

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Auswählen der besten Farben für Ihre Anforderungen

Brauchen Sie eine schnelle Übersicht? Verwenden Sie Rot, Gelb, Grün oder Blau auf einem weißen oder grauen Hintergrund.

Weisen Sie den Farben, die Sie aufgrund der Zielgruppe und des beabsichtigten Zwecks auswählen, eine Bedeutung zu. Fügen Sie bei Bedarf eine Legende hinzu, um die Bedeutung der einzelnen Farben explizit zu erklären. Die meisten Benutzer können sieben bis zehn Farben in demselben Tabellenblatt problemlos unterscheiden. Es ist möglich, bis zu 50 Farben zu unterscheiden, doch dies würde eine spezielle Schulung erfordern und geht deshalb über den Rahmen dieses Artikels hinaus.

Die Top 10-Farben

Verwenden Sie beim Sortieren und Filtern von Daten nach Farbe die folgende Tabelle als Entscheidungshilfe für die Auswahl der geeigneten Farben. Diese Farben bieten den stärksten Kontrast und lassen sich von den meisten Benutzern normalerweise am einfachsten unterscheiden.

Tabelle mit Farboptionen

Mithilfe der Schaltflächen Füllfarbe oder Schriftfarbe in der Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start können Sie diese Farben mühelos auf Zellen und Schriften anwenden.

Die Standardfarben

Verwenden von Farben, die die Bedeutung verständlich vermitteln

Im Zusammenhang mit Finanzdaten werden Zahlen entweder rot (negativ) oder schwarz (positiv) dargestellt. Eine rote Farbe vermittelt eine bestimmte Bedeutung, weil es sich hier um eine allgemein anerkannte Konvention handelt. Wenn Sie negative Zahlen hervorheben möchten, ist Rot die bevorzugte Farbauswahl. Je nach verfügbarem Datentyp können Sie spezifische Farben verwenden, weil diese einer Zielgruppe eine bestimmte Bedeutung vermitteln oder weil es vielleicht einen anerkannten Standard für diese Bedeutung gibt. Beispiele:

  • Falls es sich bei den Daten um Temperaturmesswerte handelt, können Sie mithilfe der "warmen" Farben (Rot, Gelb und Orange) höhere Temperaturen und mithilfe der "kalten" Farben (Grün, Blau und Violett) niedrigere Temperaturen darstellen.
  • Bei topografischen Daten können Sie Blau für Wasser, Grün für die Vegetation, Braun für Wüsten und Berge sowie Weiß für Eis und Schnee verwenden.
  • Wenn sich die Daten mit Verkehr und Sicherheit befassen, können Sie Rot für Stopp- oder Anhaltebedingungen, Orange für Gefahr für Geräte, Gelb für Achtung, Grün für Sicherheit und Blau für allgemeine Informationen verwenden.
  • Für Daten von elektrischen Widerständen können Sie den Standardfarbcode (Schwarz, Braun, Rot, Orange, Gelb, Grün, Blau, Violett, Grau und Weiß) verwenden.

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Durchgehen einiger Beispiele

Angenommen, Sie bereiten gerade eine Reihe von Berichten zu Produktbeschreibungen, Preisen und Lagerbeständen vor. Die folgenden Abschnitte veranschaulichen Fragen, die normalerweise zu diesen Daten gestellt werden, und sie zeigen, wie sich die einzelnen Fragen mithilfe von Farbgruppen und Symbolsätzen beantworten lassen.

Welche verschiedenen Arten von Produktverpackungen gibt es?

Problem

Sie möchten die verschiedenen Arten von Verpackungen für die Produkte ermitteln, doch es gibt keine Spalte "Verpackung". In diesem Fall können Sie jede Zelle über die Spalte "Liefereinheit" manuell einfärben und anschließend nach Farbe sortieren. Darüber hinaus können Sie eine Legende hinzufügen, um die Bedeutung der einzelnen Farben zu erläutern.

Ergebnisse

Beispieldaten

Hier sind die Ausgangsdaten:

Beispieldaten vor Anwenden der bedingten Formatierung

Lösung

  1. Wenn Sie jede Zelle entsprechend dem Farbschema in der vorstehenden Tabelle manuell einfärben möchten, klicken Sie auf die jeweilige Zelle. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Füllfarbe, um eine Zellenfarbe anzuwenden.

 Tipp   Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf die Schaltfläche Format übertragen, um die ausgewählte Farbe schnell auf eine weitere Zelle anzuwenden.

  1. Klicken Sie in der Spalte Liefereinheit auf eine Zelle, anschließend auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf Sortieren und Filtern und dann auf Benutzerdefiniertes Sortieren.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Sortieren unter Spalte den Eintrag Liefereinheit aus, dann unter Sortieren nach den Eintrag Zellenfarbe, und klicken Sie zweimal auf Ebene kopieren.
  3. Wählen Sie unter Reihenfolge in der ersten Zeile die rote Farbe, in der zweiten Zeile die blaue Farbe und in der dritten Zeile die gelbe Farbe aus.

Falls eine Zelle keine dieser Farben enthält, wie z. B. die weiß eingefärbten Zellen, werden diese Zeilen nicht anders angeordnet.

 Hinweis   Die in der Spalte verfügbaren Farben werden aufgelistet. Es gibt keine Standardsortierfolge für Farben, und Sie können mithilfe einer benutzerdefinierten Liste keine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge erstellen.

  1. Fügen Sie eine Legende mithilfe von Zellen rechts neben den Datenspalten hinzu.

Dieses Beispiel zeigt die auf die Spalte "Liefereinheit" angewendeten Farben und die Legende.

Zellen mit Hintergrundfarben formatiert und dann nach Farbe sortiert

Bei welchen Produkten gibt es einen Aufschlag von über 67 % oder unter 34 %?

Problem

Die höchsten und niedrigsten Aufschlagswerte sollen am Anfang des Berichts angezeigt werden.

Ergebnisse

Dieses Beispiel zeigt die höchsten und niedrigsten Aufschlagswerte mithilfe eines Symbolsatzes mit drei Pfeilen.

Höchste, niedrigste und mittlere Werte nach Symbolen sortiert

Lösung

  1. Markieren Sie die Zellen E2:E26. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, dann auf Symbolsätze, und wählen Sie den Symbolsatz 3 Pfeile (farbig) aus.
  2. Klicken Sie in der Spalte Aufschlag mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, zeigen Sie auf Sortieren, und klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Sortieren.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld Sortieren unter Spalte den Eintrag Aufschlag aus, dann unter Sortieren nach den Eintrag Zellensymbol, und klicken Sie auf Ebene kopieren.
  4. Wählen Sie unter Reihenfolge in der ersten Zeile den grünen, nach oben weisenden Pfeil und in der zweiten Zeile den roten, nach oben weisenden Pfeil aus.

Welche Produkte müssen sofort nachbestellt werden?

Problem

Sie möchten schnell einen Bericht zu Produkten erstellen, die sofort nachbestellt werden müssen, und den Bericht anschließend per E-Mail an Ihre Mitarbeiter senden.

Ergebnisse

Dieses Beispiel zeigt die nachzubestellenden Produkte auf Grundlage des Filterns einer Zellenfarbe.

Bedingte Formatierung auf Grundlage einer Formel, die 'Ja' oder 'Nein' zurückgibt


Lösung

  1. Markieren Sie die Zellen I2:I26. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, zeigen Sie auf Regeln zum Hervorheben von Zellen, und klicken Sie auf Gleich.
  2. Geben Sie im ersten Feld Ja ein, und wählen Sie im zweiten Feld den Eintrag hellroter Füllung 2 aus.
  3. Klicken Sie in der Spalte mit der rechten Maustaste auf eine beliebige formatierte Zelle, zeigen Sie auf Filter, und wählen Sie Nach der Farbe der ausgewählten Zelle filtern aus.

 Tipp   Zeigen Sie auf die Schaltfläche Filter in der Spaltenüberschrift, um zu sehen, wie die Spalte gefiltert wird.

Welche Produkte weisen die höchsten und niedrigsten Preise und Kosten auf?

Problem

Die höchsten und niedrigsten Preise und Kosten sollen am Anfang des Berichts gruppiert werden.

Ergebnisse

Dieses Beispiel zeigt die höchsten und niedrigsten Kosten und Preise. Diese sind nach dem höchsten Wert, gefolgt vom niedrigsten Wert, sortiert und zur leichteren Erkennung gruppiert.

Bedingte Formatierung mit Sortierung und Gruppierung nach Farbe

Lösung

  1. Führen Sie bei den Zellen C2:C26 und D2:D26 die folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, zeigen Sie auf Obere/untere Regeln, und klicken Sie auf Obere 10 Elemente.
    • Geben Sie im ersten Feld 1 ein, und wählen Sie im zweiten Feld den Eintrag gelber Füllung aus.
    • Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, zeigen Sie auf Obere/untere Regeln, und klicken Sie auf Untere 10 Elemente.
    • Geben Sie im ersten Feld 1 ein, und wählen Sie im zweiten Feld den Eintrag grüner Füllung aus.
  2. Führen Sie entweder für die Spalte "Kosten" oder die Spalte "Preis" die folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den niedrigsten Wert, zeigen Sie auf Sortieren, und wählen Sie Ausgewählte Zellenfarbe nach oben sortieren aus.
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den höchsten Wert, zeigen Sie auf Sortieren, und wählen Sie Ausgewählte Zellenfarbe nach oben sortieren aus.

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Zutreffend für:
Excel 2013