Gliedern (Gruppieren) von Daten in einem Arbeitsblatt

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Wenn Sie über eine Liste mit Daten verfügen, die Sie gruppieren und zusammenfassen möchten, können Sie eine Gliederung mit bis zu acht Ebenen erstellen – eine Ebene für jede Gruppe. Durch die einzelnen inneren Ebenen, die durch eine höhere Zahl in den Gliederungssymbolen (Gliederungssymbole: Symbole, die zum Ändern der Anzeige eines gegliederten Tabellenblattes verwendet werden. Sie können detaillierte Daten ein- oder ausblenden, indem Sie die Plus- oder Minuszeichen bzw. auf die Zeichen "1", "2", "3" oder "4" klicken, die die einzelnen Gliederungsebenen bezeichnen.) dargestellt sind, werden Detaildaten (Detaildaten: Die Teilergebniszeilen oder -spalten bei automatischen Teilergebnissen und Tabellengliederungen, die durch Datenzusammenfassung zu einem Gesamtergebnis addiert werden. Detaildaten grenzen typischerweise oben oder links an die Datenzusammenfassung an.) für die übergeordnete äußere Ebene angezeigt, die durch eine niedrigere Zahl in den Gliederungssymbolen dargestellt ist. Mit einer Gliederung können Sie Hauptzeilen und -spalten schnell anzeigen sowie die Detaildaten für jede Gruppe bereitstellen. Sie können eine Gliederung mit Zeilen (siehe Darstellung im Beispiel weiter unten), eine Gliederung mit Spalten oder eine Gliederung mit Zeilen und Spalten erstellen.

Gegliederte Zeile mit Verkaufsdaten, gruppiert nach geografischen Gebieten und Monaten, mit mehreren Haupt- und Detailzeilen.

Klicken Sie zum Anzeigen der Zeilen für eine Ebene auf die entsprechenden Gliederungssymbole ( ).   Ebene 1 enthält die Gesamtverkäufe für alle Detailzeilen.   Ebene 2 enthält die Gesamtverkäufe pro Monat für die einzelnen Gebiete.   Ebene 3 enthält Detailzeilen (momentan sind nur die Detailzeilen 11 bis 13 sichtbar).   Klicken Sie auf die Gliederungssymbole und , um die Daten in Ihrer Gliederung zu erweitern bzw. zu reduzieren.

• Erstellen einer Gliederung mit Zeilen
• Erstellen einer Gliederung mit Spalten
• Ein- oder Ausblenden von Gliederungsdaten
• Anpassen einer Gliederung mit Formaten
• Kopieren von gegliederten Daten
• Ausblenden und Entfernen einer Gliederung
• Erstellen eines Zusammenfassungsberichts mit einem Diagramm

Erstellen einer Gliederung mit Zeilen

1. Stellen Sie sicher, dass jede Spalte der zu gliedernden Daten in der ersten Zeile über eine Beschriftung verfügt, ähnliche Daten in jeder Spalte enthalten sind und der Bereich keine leeren Zeilen oder Spalten aufweist.
2. Markieren Sie eine Zelle im Bereich.
3. Wählen Sie zum Sortieren der Spalte, die die zu gruppierenden Daten enthält, die entsprechende Spalte aus, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Sortieren & Filtern auf Von A bis Z sortieren oder Von Z bis A sortieren.
4. Fügen Sie Hauptzeilen ein.

Wenn Sie Daten nach Zeilen gliedern möchten, müssen Hauptzeilen vorhanden sein, die Formeln enthalten, die sich auf Zellen in jeder der Detailzeilen für diese Gruppe beziehen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Einfügen von Hauptzeilen mithilfe des Befehls Teilergebnis    

• Verwenden Sie den Befehl Teilergebnis, mit dem die TEILERGEBNIS-Funktion unmittelbar unterhalb oder oberhalb der jeweiligen Gruppe mit Detailzeilen eingefügt und die Gliederung automatisch erstellt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Einfügen von Teilergebnissen in eine Datenliste auf einem Arbeitsblatt.

Einfügen eigener Hauptzeilen    

• Fügen Sie Ihre eigenen Hauptzeilen mit Formeln unmittelbar unterhalb oder oberhalb der entsprechenden Gruppe mit Detailzeilen ein.

5. Geben Sie an, ob sich die Hauptzeile unterhalb oder oberhalb der Detailzeilen befindet.

So geben Sie den Ort für die Hauptzeile an

1. Gliedern Sie die Daten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Automatisches Gliedern der Daten

Manuelles Gliedern der Daten

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Erstellen einer Gliederung mit Spalten

1. Stellen Sie sicher, dass jede Zeile der zu gliedernden Daten in der ersten Spalte über eine Beschriftung verfügt, ähnliche Daten in jeder Zeile enthalten sind und der Bereich keine leeren Zeilen oder Spalten aufweist.
2. Markieren Sie eine Zelle im Bereich.
3. Sortieren Sie die Zeilen, aus denen die Gruppen bestehen.
4. Fügen Sie Ihre eigenen Hauptspalten mit Formeln unmittelbar rechts oder links neben der jeweiligen Gruppe mit Detailspalten ein.

 Hinweis   Wenn Sie Daten nach Spalten gliedern möchten, müssen Hauptspalten vorhanden sein, die Formeln enthalten, mit denen auf Zellen in jeder der Detailspalten für diese Gruppe verwiesen wird.

5. Geben Sie an, ob sich die Hauptspalte rechts oder links neben den Detailspalten befindet.

So geben Sie den Ort für die Hauptspalte an

6. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um die Daten zu gliedern:

Automatisches Gliedern der Daten

Manuelles Gliedern der Daten

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Ein- oder Ausblenden von Gliederungsdaten

2. Wenn die Gliederungssymbole , und nicht angezeigt werden, klicken Sie auf die Datei. Klicken Sie auf Optionen und dann auf die Kategorie Erweitert. Wählen Sie anschließend im Bereich Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen das Arbeitsblatt aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Gliederung angewendet wurde.
3. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

Einblenden und Ausblenden der Detaildaten für eine Gruppe    

• Zum Anzeigen der Detaildaten einer Gruppe klicken Sie auf das für diese Gruppe.
• Zum Ausblenden der Detaildaten einer Gruppe klicken Sie auf das für diese Gruppe.

Erweitern oder Reduzieren der Gliederung auf eine bestimmte Ebene    

• Klicken Sie in den Gliederungssymbolen auf die Zahl der gewünschten Ebene. Die Detaildaten der darunterliegenden Ebenen werden dann ausgeblendet.

Wenn eine Gliederung z. B. vier Ebenen umfasst, können Sie die vierte Ebene ausblenden, indem Sie auf klicken.

Ein- oder Ausblenden aller Gliederungsdetaildaten    

• Klicken Sie zum Anzeigen aller Gliederungsdetails auf die niedrigste Ebene (die höchste Zahl) der Gliederungssymbole . Sind z. B. drei Ebenen vorhanden, klicken Sie auf .
• Klicken Sie zum Ausblenden aller Detaildaten auf .

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Anpassen einer Gliederung mit Formaten

Bei gegliederten Zeilen werden in Microsoft Office Excel Formate (Formatvorlage: Eine Kombination von Formatierungen, z. B. Schriftart, Schriftgrad und Einzüge, die benannt und als Gruppe gespeichert werden. Beim Zuweisen einer Formatvorlage werden sämtliche Formatierungsanweisungen dieser Formatvorlage gleichzeitig zugewiesen.) wie Zeilenebene_1 und Zeilenebene_2 verwendet. Bei gegliederten Spalten werden in Excel Formate wie Spaltenebene_1 und Spaltenebene_2 verwendet. Diese Formate verwenden fett, kursiv und andere Textformate, um die Hauptzeilen bzw. Hauptspalten in den Daten voneinander abzuheben. Durch Ändern der Art, mit der jedes dieser Formate definiert ist, können Sie verschiedene Text- und Zellformate anwenden, um das Erscheinungsbild einer Gliederung anzupassen. Sie können eine Gliederung während oder nach dem Erstellen der Gliederung mit einem Format versehen.

Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

Automatisches Anwenden einer Formatvorlage auf eine Zeile oder Spalte    

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf den Dialogfeldstarter Gliederung.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Formatierung.

Anwenden einer Formatvorlage auf eine vorhandene Hauptzeile oder -spalte    

1. Markieren Sie die Zellen, auf die Sie Formatvorlagen für die Gliederung anwenden möchten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf den Dialogfeldstarter Gliederung.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Formatierung.
4. Klicken Sie auf Formatvorlage übernehmen.

 Hinweis   Sie können auch Autoformate (AutoFormat: Eine integrierte Zusammenstellung von Zellenformaten (beispielsweise Schriftgrad, Muster und Ausrichtung), die Sie auf einen Bereich von Daten anwenden können. Von Excel werden die Zusammenfassungs- und Detailebenen im markierten Bereich ermittelt und die Formate entsprechend angewendet.) zum Formatieren gegliederter Daten verwenden.

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Kopieren von gegliederten Daten

1. Wenn die Gliederungssymbole , und nicht angezeigt werden, klicken Sie auf die Datei. Klicken Sie auf Optionen und dann auf die Kategorie Erweitert. Wählen Sie anschließend im Bereich Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen das Arbeitsblatt aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Gliederung angewendet wurde.
2. Blenden Sie mithilfe der Gliederungssymbole , und die Detaildaten aus, die nicht kopiert werden sollen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Ein- oder Ausblenden von Gliederungsdaten.

3. Markieren Sie den gewünschten Bereich der Hauptzeilen.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf Suchen und Auswählen, und klicken Sie dann auf Suchen.

5. Klicken Sie auf Inhalte auswählen.
6. Klicken Sie auf Nur sichtbare Zellen.
7. Klicken Sie auf OK, und kopieren Sie dann die Daten.

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Ausblenden und Entfernen einer Gliederung

 Hinweis   Beim Ausblenden und Entfernen einer Gliederung werden keine Daten gelöscht.

Ausblenden einer Gliederung

1. Wenn die Gliederungssymbole , und nicht angezeigt werden, klicken Sie auf die Datei. Klicken Sie auf Optionen und dann auf die Kategorie Erweitert. Wählen Sie anschließend im Bereich Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen das Arbeitsblatt aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Gliederung angewendet wurde.
2. Zeigen Sie alle Daten an, indem Sie auf die höchste Zahl unter den Gliederungssymbolen klicken.
3. Klicken Sie auf die Datei. Klicken Sie auf Optionen und dann auf die Kategorie Erweitert. Wählen Sie anschließend im Bereich Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen das Arbeitsblatt aus, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Gliederung angewendet wurde.

Entfernen einer Gliederung

1. Klicken Sie auf das Arbeitsblatt.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf den Pfeil neben Gruppierung aufheben, und klicken Sie dann auf Gliederung entfernen.

3. Wenn weiterhin Zeilen oder Spalten ausgeblendet werden, markieren Sie die sichtbaren Zeilen- oder Spaltenüberschriften auf beiden Seiten der ausgeblendeten Zeilen und Spalten, zeigen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen für den Befehl Format auf Ausblenden und Einblenden und klicken Sie dann auf Zeilen einblenden oder auf Spalten einblenden.

 Wichtig   Wenn Sie eine Gliederung entfernen, während die Detaildaten ausgeblendet sind, bleiben die Detailzeilen bzw. -spalten möglicherweise ausgeblendet. Wenn Sie die Daten anzeigen möchten, markieren Sie die sichtbaren Zeilennummern bzw. Spaltenbuchstaben neben den ausgeblendeten Spalten. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen auf Format, zeigen Sie auf Ausblenden und Einblenden, und dann auf Zeilen einblenden oder auf Spalten einblenden.

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Erstellen eines Zusammenfassungsberichts mit einem Diagramm

Angenommen, Sie möchten einen Zusammenfassungsbericht Ihrer Daten erstellen, in dem nur die Gesamtsummen sowie ein Diagramm dieser Gesamtsummen angezeigt werden. Im Allgemeinen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Erstellen Sie einen Zusammenfassungsbericht.
1. Gliedern Sie ihre Daten.

Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Erstellen einer Gliederung mit Zeilen und Erstellen einer Gliederung mit Spalten.

2. Blenden Sie die Detaildaten aus, indem Sie auf die Gliederungssymbole , und klicken, um nur die Gesamtsummen anzuzeigen. Dies wird im folgenden Beispiel einer Zeilengliederung veranschaulicht:

2. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Ein- oder Ausblenden von Gliederungsdaten.
3. Stellen Sie den Zusammenfassungsbericht in einem Diagramm dar.

1. Markieren Sie die in einem Diagramm darzustellenden, zusammenfassenden Daten.

Wenn beispielsweise nur die Summen für Buchanan und Davolio dargestellt werden sollen, und nicht die Gesamtsummen, markieren Sie die Zellen A1 bis C11 (wie im obigen Beispiel veranschaulicht).

2. Erstellen Sie das Diagramm.

Wenn Sie das Diagramm beispielsweise mithilfe des Diagramm-Assistenten erstellen, sieht es wie im folgenden Beispiel aus.

 Hinweis   Wenn Sie in der gegliederten Datenliste Details ein- oder ausblenden, wird das entsprechende Diagramm ebenfalls aktualisiert, sodass die betreffenden Daten ein- bzw. ausgeblendet werden.

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