Wenn Sie eine Massensendung an eine Liste von Adressen versenden möchten, die Sie in einem Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt (Tabellenblatt: Das primäre Dokument zum Speichern und Bearbeiten von Daten in Excel. Wird auch Tabelle genannt. Ein Tabellenblatt besteht aus Zellen, die in Spalten und Zeilen angeordnet sind, und wird immer als Teil einer Arbeitsmappe gespeichert.) verwalten, können Sie die Seriendruckfunktion in Microsoft Office Word verwenden. Beim Seriendruck wird ein Blatt mit Adressetiketten erstellt, das Sie drucken können, wobei jedes Etikett auf dem Blatt eine Adresse aus der Liste aufweist.
Zum Erstellen und Drucken der Adressetiketten müssen Sie die Arbeitsblattdaten zunächst in Excel vorbereiten und dann in Word konfigurieren, anordnen, überprüfen und drucken.
Tipp Wenn Microsoft Office Access auf dem Computer installiert ist, können Sie stattdessen die Adressliste von Excel in Access exportieren und dann Access zum Erstellen und Drucken der Adressetiketten verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Austausch (Kopieren, Importieren, Exportieren) von Daten zwischen Excel und Access und Erstellen von Adressetiketten in Access.
Was möchten Sie tun?
Schritt 1: Vorbereiten der Arbeitsblattdaten in Excel für den Seriendruck
Die Adressliste in Excel muss die für den Seriendruck erforderliche Tabellenstruktur aufweisen.
- Zum Ordnen der Adressliste führen Sie die folgenden Aktionen in einem Arbeitsblatt aus:
- Verwenden Sie Spaltenüberschriften, die den Typ der Daten in der jeweiligen Spalte eindeutig angeben.
Tipp Verwenden Sie beispielsweise Spaltenüberschriften wie Vorname, Nachname, Adresse und Ort anstelle von Spalte 1, Spalte 2, Spalte 3 und Spalte 4.
- Verwenden Sie eine separate Spalte für jedes Element, das in den Seriendruck aufgenommen werden soll.
Tipp Sie können die Seriendruckfunktion auch zum Erstellen von Serienbriefen verwenden, in denen jeder Empfänger mit dem Vornamen angesprochen wird, wenn Sie die Vor- und Nachnamen in separaten Spalten speichern. Außerdem können Sie eine separate Spalte für eine Anrede wie Herr oder Frau hinzufügen.
- Schließen Sie nur Zeilen und Spalten ein, die Daten enthalten. Nehmen Sie keine leeren Zeilen oder Spalten in die Adressliste auf, da die erstellte Etikettenliste im Anschluss an die leeren Zeilen und Spalten möglicherweise nicht vollständig ist, wenn Sie die Etiketten für den Seriendruck in Word einrichten.
- Damit Sie die Adressliste beim Seriendruck suchen und auswählen können, legen Sie auf folgende Weise einen Namen (Name: Ein Wort oder eine Zeichenfolge, das oder die für eine Zelle, einen Zellbereich, eine Formel oder eine Konstante steht. Verwenden Sie leicht verständliche Namen (beispielsweise "Produkte") statt schwer verständlichen Bereichen (beispielsweise "Umsatz!C20:C30").) für die Adressliste fest:
- Markieren Sie im Arbeitsblatt die gesamte Adressliste, einschließlich der Zellen mit Spaltenüberschriften.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen auf Namen definieren.
- Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Adressliste ein, z. B. Urlaubskarten, und klicken Sie dann auf OK.
Tipp Das erste Zeichen eines Namens muss ein Buchstabe sein, und Sie können kein Leerzeichen zwischen Wörtern verwenden. Statt eines Leerzeichens verwenden Sie einen Unterstrich (_).
- Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe.
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Schritt 2: Konfigurieren der Etiketten für den Seriendruck in Word
Sie konfigurieren das Layout der Etiketten nur einmal für alle Etiketten im Seriendruck. Beim Seriendruck wird das für das Layout konfigurierte Dokument als Hauptdokument für Etiketten bezeichnet. In diesem Dokument können Sie auch Inhalte konfigurieren, die auf jedem Etikett wiederholt werden sollen, z. B. ein Firmenlogo oder die Absenderadresse bei Versandetiketten.
Wahrscheinlich verfügen Sie bereits über ein Paket mit Etikettenbögen von einem Hersteller wie Avery, AOne oder Formtec. Jeder Etikettenbogen hat eine bestimmte Größe und enthält eine gewisse Anzahl von Etiketten mit bestimmten Abmessungen.
Zum Konfigurieren des Hauptdokuments für Etiketten stimmen Sie dessen Abmessungen mit denen der Etiketten auf den zu verwendenden Arbeitsblättern ab.
- Starten Sie Word.
Standardmäßig wird ein leeres Dokument geöffnet. Lassen Sie das Dokument geöffnet. Wenn Sie es schließen, sind die Befehle im nächsten Schritt nicht verfügbar.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten.
- Klicken Sie auf Etiketten.
- Im Dialogfeld Etiketten einrichten können Sie eine Reihe von Optionen festlegen.
Der Druckertyp, der für die Etiketten verwendet wird.
Der Hersteller der Etikettenbögen.
Die Etikettennummer, die auf der Verpackung der Etikettenbögen angegeben ist.
Die Etikettennummer für meine Etikettenbögen entspricht keiner der Optionen im Dialogfeld Etiketten einrichten.
Sie können die Etiketten trotzdem drucken, müssen jedoch einige Anpassungen vornehmen.
- Messen Sie die Etiketten auf dem verwendeten Bogen, und notieren Sie die Maße und wie viele Etiketten auf eine Seite passen.
Hinweis Messen Sie die Etiketten sehr sorgfältig. Die tatsächliche Etikettengröße ist möglicherweise geringer als vom Hersteller angegeben. So kann beispielsweise ein Etikett im Format 2,5 x 5 cm tatsächlich 2,34 cm hoch und 4,84 cm breit sein.
- Wählen Sie in der Liste Etikettennummer einen Etikettentyp aus, dessen Größe Ihren Etiketten entspricht.
Wird im Feld Etikettennummer kein verwendbarer Ersatzetikettentyp angezeigt, können Sie möglicherweise dennoch ein anderes der aufgelisteten Etiketten verwenden. Wenn kein Etikettentyp angezeigt wird, der Ihren Anforderungen entspricht, können Sie eine neue Etikettengröße erstellen.
- Klicken Sie auf Details, und vergleichen Sie dann die Etikettenabmessungen und die Anzahl der Etiketten pro Seite (bei Etiketten, die auf Laser- oder Tintenstrahldruckern, auch als Seitendrucker bezeichnet, gedruckt werden) oder die Anzahl der Spalten auf dem Etikettenformular (bei Etiketten, die auf Nadel-Matrix-Druckern, auch als Endlosdrucker bezeichnet, gedruckt werden).
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wenn die Abmessungen und das Etikettenlayout Ihren Etiketten entsprechen, verwenden Sie das ausgewählte Etikett.
- Wenn die Abmessungen und das Layout Ihren Etiketten nicht entsprechen, klicken Sie auf Abbrechen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Etiketten einrichten auf den Druckertyp (entweder Endlosdrucker oder Seitendrucker), und klicken Sie dann auf Neues Etikett.
- Geben Sie im Feld Etikettenname einen Namen ein, wählen Sie Höhe, Breite, Ränder und andere Optionen für das Etikett aus, und klicken Sie dann auf OK.
Das neue Etikett wird im Feld Etikettennummer als Etikettenname - Benutzerdefiniert angezeigt. Das Etikett wird außerdem zur Kategorie Andere/Standard hinzugefügt. Achten Sie bei der nächsten Verwendung der benutzerdefinierten Etiketten darauf, in der Liste Etikettenhersteller die Option Andere/Standard auszuwählen.
- Nachdem Sie die gewünschten Optionen für die Etiketten ausgewählt haben, klicken Sie auf OK.
Word erstellt ein Dokument, in dem die Etiketten in einer Tabelle angeordnet sind. Wenn die Etiketten im Layout nicht durch Linien voneinander getrennt sind, klicken Sie unter Tabellentools auf die Registerkarte Layout, und klicken Sie dann in der Gruppe Tabelle auf Gitternetzlinien anzeigen.
Unterbrechen und Fortsetzen eines Seriendrucks
Wenn Sie die Arbeit an einem Seriendruck unterbrechen müssen, können Sie das Hauptdokument für Etiketten wie jedes andere Dokument speichern und den Seriendruck später fortsetzen. Word behält die Datenquellen- und Feldinformationen im gespeicherten Dokument bei. Wenn Sie beim Anhalten des Seriendrucks den Aufgabenbereich Seriendruck verwendet haben, führt Word Sie beim Fortsetzen des Seriendrucks zu derselben Stelle im Aufgabenbereich zurück.
- Wenn Sie zum Fortsetzen des Seriendrucks bereit sind, öffnen Sie das gespeicherte Hauptdokument für Etiketten.
Word zeigt ein Meldungsfeld an, in dem Sie bestätigen müssen, dass Sie das Dokument öffnen und einen SQL-Befehl ausführen möchten (mit dem SQL-Befehl wird Word mit der Excel-Quelldatei verbunden).
- Klicken Sie auf Ja, um eine Verbindung mit der Excel-Quelldatei herzustellen und die Adressliste abzurufen.
Der Text des Hauptdokuments für Etiketten wird zusammen mit allen eingefügten Feldern angezeigt.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Sendungen, und fahren Sie mit der Arbeit fort.
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Schritt 3: Verknüpfen der Arbeitsblattdaten mit Etiketten für den Seriendruck
Damit die Adressinformationen in den Etiketten zusammengeführt werden können, müssen Sie die Etiketten mit dem Arbeitsblatt verbinden, das die Adressliste enthält.
- Wenn Sie zum ersten Mal eine Verbindung mit einem Arbeitsblatt herstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office
und anschließend auf Word-Optionen.
- Klicken Sie auf Erweitert.
- Wechseln Sie zum Abschnitt Allgemein, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.
- Klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie bei geöffnetem Hauptdokument für den Seriendruck auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Vorhandene Liste verwenden.
- Suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach dem Excel-Arbeitsblatt, und doppelklicken Sie darauf.
- Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls), und klicken Sie dann auf OK.
Hinweis Wenn MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) nicht in der Liste angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle anzeigen.
- Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Office Excel unter Benannter oder Zellbereich den Zellbereich oder das Arbeitsblatt aus, in dem die benötigten Informationen enthalten sind, und klicken Sie dann auf OK.
Hinweis Die Etiketten sind jetzt mit den Arbeitsblattdaten verbunden, das Etikettenblatt ist jedoch noch leer. Bei Bedarf können Sie die Liste der Empfänger festlegen, wie es in Schritt 4 angegeben ist, oder Sie können die Etiketten mit Platzhaltern für Adressdaten füllen, wie es in Schritt 5 beschrieben ist.
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Schritt 4: Festlegen der Liste der Empfänger, die auf den Etiketten enthalten sein sollen
Word erzeugt ein Etikett für jede Adresse in der Adressliste. Wenn Sie nur Etiketten für bestimmte Adressen in der Adressliste erstellen möchten, können Sie die einzuschließenden Adressen (Datensätze) auswählen.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Liste der Empfänger einzuschränken oder eine Untermenge der Datensätze in der Datendatei zu verwenden:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten.
- Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger eine der folgenden Aktionen aus:
- Wählen Sie einzelne Datensätze aus Diese Methode ist besonders nützlich, wenn die Liste kurz ist. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Empfängern, die eingeschlossen werden sollen, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Empfängern, die ausgeschlossen werden sollen.
Tipp Wenn Sie wissen, dass nur wenige Datensätze in den Seriendruck eingeschlossen werden sollen, können Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile deaktivieren und dann nur die gewünschten Datensätze auswählen. Wenn Sie hingegen den Großteil der Liste einschließen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile, und deaktivieren Sie dann die Kontrollkästchen für die Datensätze, die nicht eingeschlossen werden sollen.
- Datensätze sortieren Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, nach der sortiert werden soll. Word sortiert die Liste in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge (von A nach Z). Klicken Sie noch einmal auf die Spaltenüberschrift, um die Liste in absteigender alphabetischer Reihenfolge (von Z nach A) zu sortieren.
Zum Festlegen erweiterter Sortieroptionen klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren und wählen Sortiereinstellungen auf der Registerkarte Datensätze sortieren im Dialogfeld Filtern und sortieren aus. Sie können z. B. angeben, dass Empfängeradressen innerhalb der einzelnen Postleitzahlen nach Nachnamen alphabetisch geordnet sein müssen und Postleitzahlen in numerischer Reihenfolge aufgeführt werden.
- Datensätze filtern Diese Methode ist besonders hilfreich, wenn die Liste Datensätze enthält, die nicht angezeigt oder in den Seriendruck eingeschlossen werden sollen. Nachdem Sie die Liste gefiltert haben, können Sie die Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, um bestimmte Datensätze ein- bzw. auszuschließen.
Zum Filtern von Datensätzen gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Datensätze filtern im Dialogfeld Filtern und sortieren die Kriterien zum Filtern der Datensätze aus.
Wenn Sie beispielsweise nur Etiketten für Adressen in Australien erzeugen möchten, klicken Sie in der Liste Feld auf Land oder Region, in der Liste Vergleich auf Gleich und in der Liste Vergleichen mit auf Australien.
- Zur weiteren Optimierung der Filterfunktion klicken Sie auf Und oder Oder und wählen dann weitere Kriterien aus.
Wenn Sie beispielsweise nur Etiketten für Unternehmen in München erzeugen möchten, geben Sie Datensätze an, deren Feld Ort den Eintrag München enthält und deren Feld Firmenname nicht leer ist. Wenn Sie bei diesem Filter Oder anstelle von Und verwenden, umfasst der Seriendruck alle Adressen in München sowie alle Adressen, die einen Firmennamen enthalten, unabhängig vom jeweiligen Ort.
Hinweis Wenn Sie Software zur Adressgültigkeitsprüfung auf dem Computer installiert haben, können Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Adressen überprüfen klicken, um die Adressen der Empfänger zu überprüfen.
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Schritt 5: Ausfüllen der Etiketten mit Platzhaltern für Adressdaten
Wenn Sie den Seriendruck ausführen, werden die Seriendruckfelder mit Informationen aus der Adressliste ausgefüllt.
Nachdem Sie die Etiketten mit der Adressliste verbunden haben, können Sie Platzhalter hinzufügen, durch die angegeben wird, an welcher Position die Adressen auf den einzelnen Etiketten platziert werden. Sie können auch Text eingeben, der auf jedem Etikett wiederholt werden soll, z. B. ein Firmenlogo oder die Absenderadresse auf einem Versandetikett.
Die Platzhalter für die Adressen heißen Seriendruckfelder. Die Seriendruckfelder in Word entsprechen den Spaltenüberschriften in der ausgewählten Datendatei.
Die Spalten in einer Datendatei stellen Kategorien dar. Die Seriendruckfelder, die Sie zu den Etiketten hinzufügen, sind Platzhalter für diese Kategorien.
Die Zeilen in einer Datendatei stellen Datensätze dar. Beim Ausführen eines Seriendrucks generiert Word ein Etikett für jeden Datensatz.
Indem Sie ein Seriendruckfeld in das Originaletikett einfügen, das Sie im Hauptdokument für Etiketten konfiguriert haben, geben Sie an, dass eine bestimmte Kategorie von Informationen, z. B. Name oder Adresse, an dieser Stelle enthalten sein soll.
Hinweis Wenn Sie ein Seriendruckfeld in das Hauptdokument für Etiketten einfügen, ist der Feldname immer in Chevrons (« ») eingeschlossen. Diese Chevrons sind auf den endgültigen Etiketten nicht enthalten, sondern dienen nur dazu, die Felder im Hauptdokument von normalem Text zu unterscheiden.
Was beim Zusammenführen geschieht
Wenn Sie den Seriendruck ausführen, ersetzen Informationen aus der ersten Zeile der Datendatei die Felder im ersten Etikett. Dann ersetzen Informationen aus der zweiten Zeile der Datendatei die Felder im zweiten Etikett usw.
Arbeiten mit Feldern: Beispiele
Beim Entwerfen von Etiketten können Sie eine beliebige Spaltenüberschrift aus der Datendatei mit einem Feld in einem Etikett verknüpfen.
Angenommen, Sie verfügen über eine Liste von Abonnenten für Ihren Newsletter und Ihre Datendatei enthält eine Spalte mit der Bezeichnung "Ablaufdatum", in der das Datum gespeichert ist, an dem das jeweilige Abonnement abläuft. Wenn Sie vor dem Ausführen des Seriendrucks ein Feld «Ablaufdatum» in das Hauptdokument für Etiketten einfügen, wird diese Information jedem Adressetikett hinzugefügt.
Sie können Felder kombinieren und durch Satzzeichen trennen. Wenn Sie beispielsweise eine Adresse erstellen, können Sie die Felder im Hauptdokument folgendermaßen konfigurieren:
«Vorname» «Nachname»
«Straße»
«Postleitzahl» «Ort» – «Land»
Für häufig verwendete Kombinationen wie Adressblöcke und Grußzeilen bietet Word zusammengesetzte Felder, mit denen eine Reihe von Feldern gruppiert wird. Beispielsweise ist das Adressblockfeld eine Kombination aus mehreren Feldern, einschließlich Vorname, Nachname, Straße, Ort und Postleitzahl.
Sie können den Inhalt jedes dieser zusammengesetzten Felder anpassen. So können Sie beispielsweise in der Adresse ein formales Namensformat verwenden (Herr Roger Harui), während Sie bei der Anrede möglicherweise "An" statt "Sehr geehrter" bevorzugen.
Zuordnen der Seriendruckfelder zur Datendatei
Damit sichergestellt ist, dass Word eine Spalte in der Datendatei finden kann, die dem jeweiligen Adresselement entspricht, müssen Sie möglicherweise die Seriendruckfelder in Word den Spalten in der Datendatei zuordnen.
Zum Zuordnen der Felder klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Übereinstimmende Felder festlegen.
Das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen wird angezeigt.
Auf der linken Seite werden die Elemente einer Adresse aufgeführt. Die Spaltenüberschriften aus der Datendatei werden rechts angezeigt.
Word sucht die Spalten, die den einzelnen Elementen am besten entsprechen. Wie in der Grafik dargestellt, ordnet Word automatisch die Spalte Nachname in der Datendatei dem Element Nachname zu, doch kann Word andere Elemente, z. B. Vorname, nicht zuordnen.
In der Liste auf der rechten Seite können Sie die Spalte aus der Datendatei auswählen, die mit dem Element links übereinstimmt. In der Grafik wird die Spalte Name jetzt dem Element Vorname zugeordnet. Die Angaben Anrede, Eindeutiger Bezeichner und Weitere Vornamen können ausgelassen werden, da für den Seriendruck von Etiketten nicht jedes Feld verwendet werden muss. Wenn Sie ein Feld hinzufügen, das keine Daten aus der Datendatei enthält, wird es im zusammengeführten Dokument als ein leerer Platzhalter (normalerweise eine leere Zeile oder ein leerer Block) angezeigt.
Eingeben des Inhalts und Hinzufügen der Felder
- Klicken Sie im Originaletikett, das Sie im Hauptdokument für Etiketten konfiguriert haben, auf die Stelle, an der das Feld eingefügt werden soll.
- Verwenden Sie die Gruppe Felder schreiben und einfügen auf der Registerkarte Sendungen.
- Fügen Sie folgende Elemente hinzu:
Adressblock mit Name, Adresse und anderen Informationen
- Klicken Sie auf Adressblock.
- Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die einzubeziehenden Adresselemente und die anzuwendenden Formate aus, und klicken Sie anschließend auf OK.
- Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, bedeutet dies, dass Word einige der Informationen, die zum Ausfüllen des Adressblocks benötigt werden, nicht finden kann. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie dann das Feld aus der Datenquelle aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.
Einzelne Felder
Sie können Informationen aus einzelnen Feldern einfügen, z. B. Vorname, Telefonnummer oder den Beitrag aus einer Liste von Spendern. Wenn Sie ein Feld aus der Datendatei schnell zum Hauptdokument für Etiketten hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf den Feldnamen.
Zum Einfügen anderer optionaler Felder in das Dokument gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfeld einfügen.
- Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen eine der folgenden Aktionen aus:
- Zum Auswählen von Adressfeldern, die automatisch Feldern in der Datenquelle entsprechen, selbst wenn die Namen dieser Felder nicht mit den Feldnamen in Word übereinstimmen, klicken Sie auf Adressfelder.
- Zum Auswählen von Feldern, die immer Daten direkt aus einer Spalte in der Datendatei übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.
- Klicken Sie unter Felder auf das gewünschte Feld.
- Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.
- Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, bedeutet dies, dass Word einige der Informationen, die zum Einfügen des Felds benötigt werden, nicht finden kann. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie dann das Feld aus der Datenquelle aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.
Hinweis Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit demselben Namen enthält, kann Word diese Feldinformationen nicht in das zusammengeführte Dokument einfügen.
Benutzerdefinierte Felder aus Microsoft Office Outlook-Kontakten
Wenn Sie benutzerdefinierte Kontaktfelder aus Outlook in das Hauptdokument für Etiketten einfügen möchten, müssen Sie den Seriendruck aus Outlook heraus starten. Nachdem Sie Outlook gestartet haben, ordnen Sie die Kontaktinformationen an, indem Sie die für den Seriendruck gewünschten Felder angeben und dann den Seriendruck starten. Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen ausgewählt haben, wird Word automatisch gestartet, und Sie können den Seriendruck abschließen.
Konfigurieren einer Ansicht der Kontakte mit benutzerdefinierten Feldern
- Zeigen Sie in den Outlook-Kontakten im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Telefonliste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Feldauswahl.
- Wählen Sie in der Dropdownliste oben im Dialogfeld Feldauswahl die Option Benutzerdefinierte Ordnerfelder aus.
- Ziehen Sie das Feld, das Sie hinzufügen möchten, aus dem Dialogfeld auf die Spaltenüberschriften. Ein kleiner roter Pfeil hilft Ihnen beim Platzieren des Felds an der gewünschten Stelle.
Hinweis Sie können ein neues Feld im Dialogfeld Feldauswahl hinzufügen, indem Sie unten auf Neu klicken.
- Nachdem Sie alle benutzerdefinierten Felder zur Ansicht hinzugefügt haben, schließen Sie das Dialogfeld Feldauswahl.
- Zum Entfernen eines Felds, das nicht im Seriendruck enthalten sein soll, klicken Sie in der Telefonlistenansicht auf den Feldnamen in der Spaltenüberschrift, und ziehen Sie diesen aus der Spaltenüberschrift.
Ausführen des Seriendrucks aus Outlook
- Wählen Sie unter den Outlook-Kontakten einzelne Kontakte aus. Dabei halten Sie zum Auswählen eines Bereichs die UMSCHALTTASTE gedrückt und klicken, oder Sie halten zum Auswählen einzelner Kontakte die STRG-TASTE gedrückt und klicken. Wenn Sie alle Kontakte einbeziehen möchten, die aktuell in der Ansicht angezeigt werden, klicken Sie auf keine Kontakte.
- Klicken Sie im Menü Extras auf Seriendruck.
- Wenn Sie einzelne Kontakte zur Aufnahme in den Seriendruck ausgewählt haben, klicken Sie auf Nur ausgewählte Kontakte. Wenn Sie alle Kontakte einbeziehen möchten, die aktuell in der Ansicht angezeigt werden, klicken Sie auf Alle Kontakte in aktueller Ansicht.
- Wenn Sie die Telefonlistenansicht so konfiguriert haben, dass genau die für den Seriendruck gewünschten Felder angezeigt werden, klicken Sie auf Kontaktfelder in aktueller Ansicht. Andernfalls klicken Sie auf Alle Kontaktfelder, damit alle Kontaktfelder für den Seriendruck verfügbar sind.
- Zum Generieren eines neuen Hauptdokuments für den Seriendruck, klicken Sie auf Neues Dokument. Andernfalls klicken Sie auf Vorhandenes Dokument, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um nach dem Dokument zu suchen, das als Hauptdokument verwendet werden soll.
- Wenn Sie die ausgewählten Kontakte und Felder speichern möchten, damit diese wiederverwendet werden können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Permanente Datei, und klicken Sie dann auf Durchsuchen. Outlook speichert die Daten in einem Word-Dokument (DOC oder DOCX für Word 2007 oder höher) als kommagetrennte Daten.
- Wählen Sie Adressetiketten aus.
- Klicken Sie auf OK. Nachdem das Dokument in Word geöffnet wurde, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen. Dann klicken Sie auf die Felder, die zum Hauptdokument für Etiketten hinzugefügt werden sollen.
- Nachdem Sie das erste Etikett auf die gewünschte Weise eingerichtet haben, klicken Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Etiketten aktualisieren.
Word repliziert das Layout des ersten Etiketts für alle anderen Etiketten.
Hinweise
- Sie können die Zeichen für Seriendruckfelder («« »») nicht manuell eingeben und auch nicht in Word den Befehl Symbol im Menü Einfügen verwenden. Sie müssen die Seriendruckfunktion verwenden.
- Wenn die Seriendruckfelder in geschweiften Klammern angezeigt werden, z. B. { MERGEFIELD Ort}, zeigt Word Feldfunktionen (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.) anstelle von Feldergebnissen (Feldergebnisse: Text oder Grafiken, die in ein Dokument eingefügt werden, wenn die Anweisungen in einem Feld von Microsoft Word ausgeführt werden. Beim Drucken des Dokuments oder beim Ausblenden der Feldfunktionen werden anstelle der Feldfunktionen die Feldergebnisse angezeigt.) an. Dies wirkt sich zwar nicht auf den Seriendruckvorgang aus, doch wenn Sie stattdessen die Feldergebnisse anzeigen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Feldfunktion, und klicken Sie dann auf Feldfunktionen ein/aus.
Formatieren der Seriendruckdaten
Datenbank- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Access und Excel speichern die in Zellen eingegebenen Informationen als Rohdaten. Formatierungen, z. B. Schriftarten und Farben, die Sie in Access oder Excel anwenden, werden nicht mit den Rohdaten gespeichert. Wenn Sie Informationen aus einer Datendatei in einem Word-Dokument zusammenführen, werden die Rohdaten ohne angewendete Formatierung zusammengeführt.
Zum Formatieren der Daten im Dokument markieren Sie das Seriendruckfeld und formatieren es, wie es auch bei einem beliebigen Text der Fall wäre. Stellen Sie sicher, dass die Markierung die Chevrons (« ») umfasst, in die das Feld eingeschlossen ist.
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Schritt 6: Anzeigen der Vorschau und Drucken der Etiketten
Nachdem Sie die Felder zum Originaletikett hinzugefügt haben, das im Hauptdokument für Etiketten konfiguriert wurde, können Sie eine Vorschau der Seriendruckergebnisse anzeigen. Wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind, schließen Sie den Seriendruck ab und drucken die Etiketten. Sie können dann das Hauptdokument für Etiketten zur zukünftigen Verwendung speichern.
Anzeigen einer Vorschau für den Seriendruck
Sie können eine Vorschau der Etiketten anzeigen und Änderungen vornehmen, bevor Sie den Seriendruck tatsächlich abschließen.
Zum Anzeigen der Vorschau führen Sie die folgenden Aktionen auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse aus:
- Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse.
- Blättern Sie durch die einzelnen Etiketten, indem Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse auf die Schaltflächen Nächster Datensatz und Vorheriger Datensatz klicken.
- Zeigen Sie eine Vorschau für ein bestimmtes Etikettendokument an, indem Sie auf Empfänger suchen klicken.
Hinweis Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten, um das Dialogfeld Seriendruckempfänger zu öffnen, in dem Sie die Liste filtern oder Empfänger aus dem Seriendruck entfernen können, falls Sie Datensätze entdecken, die nicht einbezogen werden sollen.
Hinweis In Word sind die Etiketten auf der Seite in einer Tabelle angeordnet. Wenn Sie die Etiketten durchblättern, wird der aktive Datensatz in der ersten Zelle der Tabelle angezeigt und die folgenden Datensätze sind in nachfolgenden Zellen angegeben.
Abschließen des Seriendrucks
Zum Drucken der Etiketten führen Sie folgende Aktionen aus:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie anschließend auf Dokumente drucken.
- Wählen Sie aus, ob die gesamte Gruppe von Etiketten, nur das aktuell angezeigte Etikett oder eine bestimmte Teilmenge der Etiketten gedruckt werden soll.
Zum Ändern einzelner Etiketten gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie anschließend auf Individuelle Dokumente bearbeiten.
- Wählen Sie aus, ob die gesamte Gruppe von Etiketten, nur das aktuell angezeigte Etikett oder eine bestimmte Teilmenge der Etiketten bearbeitet werden soll. Word speichert die zu bearbeitenden Etiketten in einer separaten Datei.
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Schritt 7: Speichern der Etiketten für eine zukünftige Verwendung
Beachten Sie, dass die zusammengeführten Etiketten, die Sie speichern, vom Originaletikett getrennt sind, das Sie im Hauptdokument für Etiketten konfiguriert haben. Sie sollten daher das Hauptdokument selbst speichern, wenn Sie es für einen weiteren Seriendruck verwenden möchten.
Beim Speichern des Hauptdokuments für Etiketten speichern Sie auch die Verknüpfung mit der Datendatei. Wenn Sie das Hauptdokument das nächste Mal öffnen, müssen Sie in Word auswählen, ob die Informationen aus der Datendatei erneut im Hauptdokument zusammengeführt werden sollen.
- Wenn Sie auf Ja klicken, wird das Dokument geöffnet, und die Informationen aus dem ersten zusammengeführten Datensatz werden eingefügt.
- Wenn Sie auf Nein klicken, hebt Word die Verknüpfung zwischen dem Hauptdokument für Etiketten und der Datendatei auf, formatiert das Hauptdokument als ein normales Word-Dokument und ersetzt die Felder durch die eindeutigen Informationen aus dem ersten Datensatz.
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