Bedingte Formatierung

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Sinn und Zweck der bedingten Formatierung ist die optische Hervorhebung von Zahlen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel Umsatzzahlen kennzeichnen, die eine vorgegebene Schwelle über- oder unterschreiten. Wichtige bzw. kritische Daten einer Tabelle lassen sich so auf einen Blick erfassen.

Im letzten Abschnitt haben wir schon kurz erwähnt, dass Zahlenformate mit einer Bedingung kombiniert werden können. Excel hat in diesem Bereich aber noch erheblich mehr zu bieten. Einen ersten Eindruck von den vielen Möglichkeiten der bedingten Formatierung haben Sie bereits im ersten Kapitel bei der Vorstellung der neuen Funktionen erhalten. In diesem Abschnitt werden wir uns nun eingehender mit diesem leistungsfähigen Feature beschäftigen.

Die Befehle für die bedingte Formatierung erreichen Sie zentral über die Schaltfläche Bedingte Formatierung, die sich auf der Registerkarte Start befindet.

Abbildung: Das Auswahlmenü der Schaltfläche Bedingte Formatierung.

Mit den Befehlen dieses Menüs können Sie den Zellen eines Tabellenblattes Regeln zuweisen, mit denen die Formatierung der Zellen gesteuert wird. Im Gegensatz zu früheren Versionen ist es in Excel 2007 auch möglich, mehrere Regeln für eine Zelle zu definieren.

Über die ersten fünf Befehle können Sie vorgefertigte Regeln aufrufen, die nur noch minimal angepasst werden müssen. Wir stellen Ihnen die dazu notwendigen Schritte exemplarisch an drei Beispielen vor.

Beispiel 1: Regeln zum Hervorheben von Zellen

Im ersten Beispiel sollen in einer Umsatztabelle alle Umsatzzahlen, deren Wert unterhalb eines frei wählbaren Grenzwertes liegen, rot hinterlegt werden. Der Grenzwert soll dabei nicht fest in der Regel eingegeben werden, sondern aus einer bestimmten Zelle des Tabellenblattes ausgelesen werden können. Auf diese Weise lässt sich der Grenzwert bei Bedarf schnell ändern, indem man einfach eine andere Zahl in die betreffende Zelle eintippt.

Ausgangspunkt für dieses Beispiel ist das folgende Tabellenblatt:

Abbildung: Alle Umsatzzahlen, die unterhalb des vorgegebenen Grenzwertes liegen,sollen rot hinterlegt werden. Der Grenzwert befindet sich in der Zelle C2.

  1. Markieren Sie den gewünschten Zellbereich (siehe Bild oben).
  2. Zeigen Sie die Registerkarte Start an und klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.

Abbildung: Das Zuweisen der Standardregeln ist sehr komfortabel gelöst.

  1. Zeigen Sie im Menü der Schaltfläche auf den Befehl Regeln zum Hervorheben von Zellen und klicken Sie im Untermenü auf Kleiner als. Excel zeigt dann folgendes Dialogfeld an:

Abbildung: Dialog zum Anpassen der neuen Regel.

In diesem Dialogfeld geben Sie an, mit welchem Wert die Zahlen verglichen werden sollen und mit welcher Farbe die Zellen gefüllt werden sollen, deren Inhalt die Regel erfüllt, d. h. deren Inhalt kleiner als der angegebene Grenzwert ist.

  1. Klicken Sie im Tabellenblatt auf die Zelle, in die Sie den Grenzwert eingeben wollen. In unserem Beispiel ist das die Zelle C3.
  2. Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag hellroter Füllung. Das Dialogfeld sollte anschließend so aussehen:

Abbildung: Das fertig ausgefüllte Dialogfeld.

  1. Klicken Sie auf OK, um die neue Regel zu erstellen.

Abbildung: Die Zahlen der Umsatztabelle werden gemäß der Regel markiert.

  1. Geben Sie einen anderen Grenzwert ein und prüfen Sie, ob die Formatierung der Umsatztabelle entsprechend angepasst wird.

Beispiel 2: Obere/untere Regeln

Im nächsten Beispiel sollen in einer Tabellenspalte alle Zellen hervorgehoben werden, deren Werte über dem Durchschnittswert aller Zahlen liegt.

  1. Markieren Sie den gewünschten Zellbereich.
  2. Löschen Sie eventuell bereits vorhandene Regeln mit dem Befehl Bedingte Formatierung/Regeln löschen/Regeln in ausgewählten Zellen löschen.
  3. Rufen Sie nun den Befehl Bedingte Formatierung/Obere/untere Regeln/Über dem Durchschnitt auf.

Abbildung: Hier brauchen Sie nur noch die Art der Füllung auszuwählen.

  1. Wählen Sie die gewünschte Form der Hervorhebung und klicken Sie auf OK.
  2. Ändern Sie einige Werte der Tabelle und prüfen Sie, ob die Darstellung der Zellen entsprechend wechselt.

Beispiel 3: Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze

Im letzten Beispiel werden wir eine der Standardregeln nachträglich bearbeiten, um in einer Umsatztabelle Datenbalken anstelle der Zahlen anzuzeigen.

  1. Markieren Sie die gewünschten Zellen und löschen Sie gegebenenfalls bereits vorhandene Regeln (wie in Schritt 2 des letzten Beispiels).
  2. Klicken Sie auf Bedingte Formatierung und zeigen Sie mit der Maus im ausgeklappten Menü auf den Befehl Datenbalken.

Abbildung: Hervorheben durch Datenbalken.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Symbole des Untermenüs. Excel zeigt die Wirkung der Befehle als Livevorschau in der Tabelle an. Klicken Sie dann eine der Varianten an, um die Formatierung zuzuweisen.

Abbildung: Visualisierung der Umsatzdaten mit Hilfe von Datenbalken.

Die Zellen werden nun mit einem Verlaufsbalken hinterlegt, dessen Länge proportional zum Wert der jeweiligen Zelle ist. Jetzt wollen wir die neue Regel noch nachbearbeiten, um die Anzeige der Zahlen zu unterdrücken.

  1. Markieren Sie die Zellen wieder.
  2. Klicken Sie in der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung und wählen Sie den Befehl Regeln verwalten.

Abbildung: Manager zum Verwalten der Formatierungsregeln.

In diesem Fenster können Sie die Regeln eines Arbeitsblatts bzw. der aktuellen Auswahl verwalten. Wie Sie im obigen Bild sehen, wurde der aktuellen Auswahl bisher erst eine Regel zugewiesen. Falls Sie mehrere Regeln kombinieren, können Sie in diesem Dialog z. B. die Reihenfolge ändern, in der die einzelnen Regeln angewendet werden. (Excel wendet die Regeln von unten nach oben an.)

  1. Wählen Sie die Regel aus und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten.

Abbildung: Bearbeiten einer Regel.

Die vielen Einstellungsmöglichkeiten des Dialogs Formatierungsregel bearbeiten lassen erahnen, wie viel Zeit und Mühe Sie durch der Gebrauch der vorgegebenen Regeln sparen können. Wir wollen diese Thematik im Rahmen dieses Buches auch gar nicht weiter vertiefen, sondern nur einen kurzen Einblick in das Konzept der bedingten Formatierung geben.

  1. Schalten Sie die Option Nur Balken anzeigen ein und schließen Sie die beiden Dialogfelder mit OK. Die fertige Umsatztabelle hat nun folgende Form:

Abbildung: In der Umsatztabelle werden jetzt nur noch die Datenbalken angezeigt. Sie können die dahinterliegenden Zahlen jedoch noch wie gewohnt bearbeiten.


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Zutreffend für:
Excel 2007