Effizient arbeiten: Verwenden von Lync Online mit Office 2010

Wenn Sie Microsoft® Office 2010 in Verbindung mit der Kommunikationssoftware Microsoft® Lync™ Online ausführen, können Sie direkt von den Office 2010-Programmen aus auf viele Lync-Funktionen zugreifen.

Wenn Sie mit einer älteren Version von Office arbeiten, lesen Sie Effizient arbeiten: Verwenden von Lync Online mit Office 2003 und Office 2007.

Inhalt dieses Artikels


Anzeigen der Lync Online-Visitenkarte und der Kontaktoptionen einer Person

Auf der Visitenkarte werden detaillierte Informationen zu einer Person angezeigt, und sie ermöglicht mit nur einem Klick den Zugriff auf unterschiedliche Methoden zur Kommunikation mit der Person. Sie können in Office 2010-Programmen an jeder Position auf die Visitenkarte einer Person zugreifen, an der das Lync Online-Anwesenheitssymbol neben dem Namen einer Person angezeigt wird.

Anzeigen der Visitenkarte und der Kontaktoptionen einer Person in einem Office 2010-Programm

  • Zeigen Sie auf das Anwesenheitssymbol einer Person, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weitere Optionen anzeigen. Weitere Details finden Sie unter Verwenden der Visitenkarte.

Lync 2010-Visitenkarte und Menü für Kontaktoptionen

In der folgenden Tabelle wird erläutert, wo Sie das Lync Online-Anwesenheitssymbol und die Visitenkarte in Office 2010-Programmen finden.

Office 2010-Programm Position
Microsoft® Outlook®-Client für Messaging und Zusammenarbeit

E-Mail-Felder Von, An und Cc

Suchergebnisse von Kontakt suchen

In der Aufgabenleiste unter Schnellkontakte

Im Terminplanungs-Assistenten einer Besprechungsanfrage

Textverarbeitungsprogramm Microsoft® Word

Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft® Excel®

Präsentationsprogramm Microsoft® PowerPoint®

Auf der Registerkarte Datei auf der Registerkarte Informationen unter Verwandte Personen

Microsoft® SharePoint 2010 Team Services

Microsoft® SharePoint Workspace 2010 (vormals Microsoft® Office Groove 2007)

Neben dem Namen einer Person

Verwenden der Lync Online-Funktionen in Outlook 2010

Neben der Anzeige der Verfügbarkeit und der Visitenkarte einer Person wie im vorherigen Abschnitt beschrieben können Sie in Outlook 2010 auch die folgenden weiteren Lync Online-Funktionen verwenden:

  • Beantworten einer E-Mail, eines Kontakts oder einer Aufgabe mit einer Sofortnachricht oder einem Anruf
  • Schnelle Suche nach einem Kontakt
  • Anzeigen der Kontaktliste in der Outlook-Aufgabenleiste
  • Planen einer Onlinebesprechung
  • Anzeigen eines Datensatzes der Lync Online-Anrufe, -Voicemails und -Unterhaltungen

Sie können auch steuern, welche Funktionen in Lync Online und Outlook 2010 gemeinsam genutzt werden.

Antworten mit einer Sofortnachricht

  1. Klicken Sie im Outlook-Bereich E-Mail auf der Registerkarte Start in der Gruppe Antworten auf IM.

Antworten mit einer Lync 2010-Sofortnachricht in Outlook 2010

  1. Klicken Sie auf Mit IM antworten oder Allen mit IM antworten.

Sie können auch an anderen Position in Outlook mit einer Sofortnachricht antworten:

  • In einer geöffneten E-Mail-Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Antworten
  • Im Outlook-Bereich Kontakte auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kommunizieren im Menü Weitere
  • Im Outlook-Bereich Aufgaben auf der Registerkarte Start in der Gruppe Antworten

Antworten mit einem Anruf

  1. Klicken Sie im Outlook-Bereich E-Mail auf der Registerkarte Start in der Gruppe Antworten auf Weitere und dann auf Anruf.

Antworten mit einem Lync 2010-Anruf in Outlook 2010

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Klicken Sie auf den Namen oder die Rufnummer der Person, die Ihnen die E-Mail-Nachricht gesendet hat.
  • Klicken Sie auf Alle anrufen, um eine Lync Online-Audiokonferenz mit jeder Person zu beginnen, die die E-Mail-Nachricht erhalten hat.

Sie können auch an anderen Position in Outlook mit einem Anruf antworten:

  • In einer geöffneten E-Mail-Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Antworten im Menü Weitere
  • Im Outlook-Bereich Kontakte auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kommunizieren im Menü Weitere
  • Im Outlook-Bereich Aufgaben auf der Registerkarte Start in der Gruppe Antworten im Menü Weitere

Schnelle Suche nach einem Kontakt

  • Beginnen Sie im Outlook-Feld Kontakt suchen mit der Eingabe des Namens des Kontakts, den Sie suchen möchten. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, wird eine Liste mit den Suchergebnissen angezeigt.

Anzeigen der Kontaktliste in der Outlook-Aufgabenleiste

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabenleiste, klicken Sie auf Optionen, und aktivieren oder deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Schnellkontakte anzeigen.
  2. (Optional) Aktivieren oder deaktivieren Sie Kontaktfoto anzeigen.

Anzeigen der Lync-Schnellkontakte in Outlook 2010

Planen einer Onlinebesprechung

  • Klicken Sie im Outlook-Menüband des Kalenders auf der Registerkarte Start in der Gruppe Onlinebesprechung auf Onlinebesprechung (in Microsoft Outlook 2007) oder auf Neue Onlinebesprechung (in Microsoft Outlook 2010). 

Anzeigen von aufgezeichneten Unterhaltungen

  • Klicken Sie im Outlook-Navigationsbereich  auf den Ordner Aufgezeichnete Unterhaltungen. Dieser Ordner enthält einen Datensatz mit den Lync Online-Anrufen, -Voicemails und -Unterhaltungen.

Festlegen von Optionen für die Outlook-Integration in Lync Online

  1. Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf die Schaltfläche Optionen und dann auf Persönliche Einstellungen.
  2. Wählen Sie unter Personal Information Manager entweder Microsoft Exchange oder Microsoft Outlook oder Kein aus der Dropdownliste aus.

Optionen von Lync 2010 Personal Information Manager

Wenn Sie Microsoft Exchange oder Microsoft Outlook auswählen, durchsucht Lync neben der globalen Adressliste auch die Microsoft Outlook-Kontaktliste nach Kontakten. Wenn Sie Kein auswählen, ruft das Suchfeature von Lync Kontakte nur aus der globalen Adressliste ab, das Windows-Adressbuch oder die Outlook-Kontaktliste werden nicht in die Suche einbezogen.

  1. Wenn Sie Microsoft Exchange oder Microsoft Outlook ausgewählt haben, führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Eigene Anwesenheitsinformationen anhand meiner Outlook-Kalenderinformationen aktualisieren, wenn Ihr Anwesenheitsstatus automatisch wiedergeben soll, dass Sie sich in einer geplanten Besprechung befinden. Mit den folgenden Einstellungen können Sie weiter festlegen, für wen diese Informationen angezeigt werden sollen:
    • Wenn diese Informationen für die Kontakte in Ihrer Arbeitsgruppe angezeigt werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakten mit der privaten Beziehung "Arbeitsgruppe" den Betreff und den Ort der Besprechung anzeigen.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eigene Outlook-Abwesenheitsinformationen für Kontakte mit den privaten Beziehungen "Freunde und Familie", "Arbeitsgruppe" und "Kollegen" anzeigen", wenn Ihre Abwesenheitsinformationen diesen Kontakten angezeigt werden sollen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Abwesenheitsinformationen für alle Kontakte ausgeblendet werden sollen.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Sofortnachrichtenunterhaltungen im Outlook-Ordner "Aufgezeichnete Unterhaltungen" speichern, damit die aufgezeichneten Unterhaltungen in Outlook gespeichert werden. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden aufgezeichnete Unterhaltungen nicht gespeichert.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Anruflisten im Outlook-Ordner "Aufgezeichnete Unterhaltungen" speichern, damit Ihre Anruflisten in Outlook gespeichert werden. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden Ihre Anruflisten nicht gespeichert.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Lync-Kontakte im Ordner für persönliche Kontakte auf dem Exchange-Server speichern, damit Ihre Kontakte auf Microsoft Exchange Server gespeichert werden. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden Ihre Lync-Kontakte nur in Lync gespeichert.

Festlegen von Optionen für die Lync-Integration in Outlook 2010

  1. Klicken Sie in Outlook auf der Registerkarte Datei auf Optionen, und klicken Sie dann auf Kontakte.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Onlinestatus und Fotos das Kontrollkästchen Onlinestatus neben dem Namen anzeigen.

Anzeigen des Lync 2010-Anwesenheitssymbols in Outlook 2010

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Starten einer Lync Online-Freigabesitzung in Word, PowerPoint oder Excel

Sie können ein in Word 2010, Excel 2010 oder PowerPoint 2010 geöffnetes Dokument freigeben, indem Sie eine Kopie versenden oder indem Sie eine Freigabesitzung mit einem oder mehreren Kontakten beginnen.

Freigeben eines geöffneten Dokuments über die Registerkarte "Datei"

Wenn Sie eine Kopie des Dokuments als Anlage einer Sofortnachricht senden möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern und Senden, und klicken Sie dann auf Als Sofortnachricht senden.
  2. Füllen Sie im Bereich Als Sofortnachricht senden die Felder An, Betreff und Nachricht aus.

Senden eines Dokuments mit Lync 2010 von der Office 2010-Registerkarte 'Datei' aus

  1. Klicken Sie auf IM senden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Lync Online-Freigabe- und Zusammenarbeitssitzung mit Ihrem Dokument zu beginnen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern und Senden, und klicken Sie dann auf Dokumentfenster freigeben.
  2. Füllen Sie im Bereich Dokumentfenster freigeben die Felder An, Betreff und Nachricht aus.

Starten einer Lync 2010-Freigabesitzung von der Office 2010-Registerkarte 'Datei' aus

  1. Klicken Sie auf Jetzt freigeben.

Freigeben eines geöffneten Dokuments über die Registerkarte "Überprüfen"

Wenn Sie eine Kopie des Dokuments als Anlage einer Sofortnachricht senden möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Freigeben auf Per Sofortnachricht senden.

Senden eines geöffneten Office-Dokuments als Anlage einer Lync 2010-Sofortnachricht

  1. Wählen Sie im Fenster Datei senden eine oder mehrere Personen aus der Kontaktliste aus, und suchen Sie mithilfe des Suchfelds nach weiteren Kontakten.
  2. Klicken Sie auf OK.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Lync Online-Freigabe- und Zusammenarbeitssitzung mit Ihrem Dokument zu beginnen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Freigeben auf Jetzt freigeben.

Freigeben eines geöffneten Dokuments über die Office-Registerkarte 'Überprüfen'

  1. Wählen Sie im Fenster Jetzt freigeben eine oder mehrere Personen aus der Kontaktliste aus, oder suchen Sie mithilfe des Suchfelds nach weiteren Kontakten.
  2. Klicken Sie auf OK.

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