Mithilfe von Microsoft Access können Sie alle erforderlichen Informationen von einer einzigen Datenbankdatei aus verwalten. Innerhalb der Datei können Sie Folgendes verwenden:

• Tabellen zum Speichern der Daten.  
• Abfragen zum Suchen und Abrufen der gewünschten Daten.
• Formulare zum Anzeigen, Hinzufügen und Aktualisieren von Daten in Tabellen.   
• Berichte zum Analysieren oder Drucken von Daten mit einem bestimmten Layout.
• Datenzugriffsseiten zum Anzeigen, Aktualisieren oder Analysieren der Daten in der Datenbank über das Internet oder ein Intranet.

  Speichern Sie Daten ein einziges Mal in einer einzigen Tabelle, aber greifen Sie auf unterschiedliche Weise darauf zu. Wenn Sie die Daten aktualisieren, werden diese überall dort, wo sie verwendet werden, automatisch aktualisiert.

  Zeigen Sie Daten in einer Abfrage an

  Zeigen Sie Daten in einem Formular an

  Zeigen Sie Daten in einem Bericht an

  Zeigen Sie Daten auf einer Datenzugriffsseite an

Zum Speichern Ihrer Daten erstellen Sie eine Tabelle für jeden gewünschten Informationstyp. Um Daten aus mehreren Tabellen in einer Abfrage, einem Formular, einem Bericht oder einer Datenzugriffsseite zusammenzufassen, definieren Sie Beziehungen zwischen den Tabellen.

  Kundeninformationen, die sich zuvor in einer Adressenliste befanden, sind nun in der Tabelle Kunden gespeichert.

  Auftragsinformationen, die sich zuvor in einer Kalkulationstabelle befanden, sind nun in der Tabelle Bestellungen gespeichert.

  Innerhalb einer Tabelle werden die einzelnen Datensätze anhand eindeutiger IDs, z. B. einer Kunden-Nr, voneinander unterschieden. Wenn Sie das Feld mit der eindeutigen ID einer Tabelle zu einer anderen Tabelle hinzufügen und eine Beziehung definieren, kann Microsoft Access zusammengehörige Datensätze aus beiden Tabellen einander zuordnen, so dass Sie sie in einem Formular, in einem Bericht oder in einer Abfrage zusammenführen können.

Um nur die Daten (selbst aus mehreren Tabellen) zu suchen und abzurufen, die den angegebenen Bedingungen entsprechen, erstellen Sie eine Abfrage. Diese kann auch Daten aus mehreren Datensätzen aktualisieren oder löschen sowie integrierte oder benutzerdefinierte Berechnungen an Ihren Daten ausführen.

  Diese Abfrage greift auf unterschiedliche Tabellen zu, um die Bestell-Nr, das Lieferdatum, den Firmennamen und die Ortsangaben für Kunden in London abzurufen, deren Aufträge im April bearbeitet werden mussten.

Um Daten mühelos direkt in einer Tabelle anzuzeigen, einzugeben und zu ändern, erstellen Sie ein Formular. Wenn Sie ein Formular öffnen, ruft Microsoft Access die Daten aus einer oder mehreren Tabellen ab und zeigt sie auf dem Bildschirm mit dem Layout an, das Sie im Formular-Assistenten ausgewählt oder selbst in der Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.) erstellt haben.

  In einer Tabelle werden viele Datensätze gleichzeitig angezeigt. Sie müssen jedoch eventuell einen Bildlauf durchführen, um sämtliche Daten eines einzigen Datensatzes anzuzeigen. Wenn Sie eine Tabelle anzeigen, können Sie zudem nur die Daten in einer und nicht in mehreren Tabellen gleichzeitig aktualisieren.

  Ein Formular zeigt die Daten eines einzigen Datensatzes an und kann Felder aus mehr als einer Tabelle anzeigen. Ein Formular kann zudem Bilder und andere Objekte anzeigen.

  Ein Formular kann Schaltflächen zum Drucken, zum Öffnen anderer Objekte oder für andere automatisierte Tasks enthalten.

Um Ihre Daten zu analysieren oder in einer bestimmten gedruckten Form darzustellen, erstellen Sie einen Bericht. So können Sie z. B. einen Bericht, der Daten gruppiert und Berechnungen durchführt, und einen zweiten Bericht mit anderen Daten drucken, die zum Drucken von Adressetiketten formatiert sind.

  Verwenden Sie einen Bericht, um Adressetiketten zu erstellen.

  Verwenden Sie einen Bericht, um die Summenwerte in einem Diagramm anzuzeigen.

  Verwenden Sie einen Bericht, um Summen zu berechnen.

Mithilfe von Datenzugriffsseiten können Sie Daten im Internet oder in einem Intranet für das interaktive Erstellen von Berichten sowie die interaktive Dateneingabe oder -analyse zur Verfügung stellen. Microsoft Access ruft die Daten aus einer oder mehreren Tabellen ab und zeigt sie auf dem Bildschirm mit dem Layout an, das Sie selbst in der Entwurfsansicht erstellt oder im Seiten-Assistenten ausgewählt haben.

  Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol, ...

  um die Daten- und Datensatz-Navigationssymbolleiste für die nächste Detailebene anzuzeigen.

  Mithilfe der Datensatz-Navigationssymbolleisten können Sie Datensätze verschieben, sortieren und filtern sowie die Hilfe aufrufen.