In einer Mehrbenutzerumgebung benötigt jeder Benutzer oft seine eigene Kopie der Access-Projektdatei, die mit derselben Microsoft SQL Server-Datenbank verbunden ist. Objekte wie Formulare und Berichte können nicht in derselben Access-Projektdatei von zwei oder mehreren Benutzern bearbeitet werden.

Beim Öffnen eines Access-Projekts gilt immer der exklusive Zugriffsmodus. Hat ein anderer Benutzer als Erster die Access-Projektdatei geöffnet, und Sie versuchen, dasselbe Access-Projekt zu öffnen, während der andere Benutzer es noch geöffnet hält, werden Sie von Access über eine entsprechende Meldung davon in Kenntnis gesetzt, dass die Datei bereits exklusiv geöffnet wurde. Sie erhalten dann die Möglichkeit, eine schreibgeschützte Kopie zu öffnen. In diesem Fall können Objekte im Access-Projekt nicht geändert werden.

Praktisch übergeben Sie jedem Benutzer oft eine Kopie der Access-Projektdatei, wenn Sie eine gemeinsam genutzte Anwendung ausführen. In diesem Fall verfügt jeder Benutzer über eine eigene Kopie von Formularen, Berichten, Datenzugriffsseiten, Makros und Modulen.

Unabhängig davon, ob ein Benutzer eine persönliche Kopie eines Access-Projekts besitzt, werden eine SQL Server-Datenbank und die darin enthaltenen Tabellen, Abfragen und Datenbankdiagramme gemeinsam genutzt. Deshalb ist es in einer Mehrbenutzerumgebung wichtig, für diese gemeinsam genutzten Datenbankobjekte die geeigneten Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, damit die Integrität dieser Objekte nicht verletzt wird.

Wenn die Benutzer Microsoft Windows Terminal Server verwenden, kann jeder Benutzer eine Kopie der Access-Projektdatei in seinem individuellen Benutzerdatenbereich gespeichert haben, der im Benutzerprofil von Terminal Server definiert ist. Sie können das Access-Projekt in den Standardanwendungsordner jedes Benutzers kopieren. Wenn sich die Benutzer dann über Terminal Server anmelden, erhält jeder Benutzer eine persönliche Kopie der Access-Projektdatei.

Sie können Datenzugriffsseiten erstellen oder eines oder mehrere Datenbankobjekte in Form einer serverseitig erstellten oder statischen HTML-Datei ausgeben. Anschließend können Sie diese Webseiten dann in Microsoft Internet Explorer anzeigen und auf Daten zugreifen.

Sie haben nicht immer Onlinezugriff auf die Firmendatenbanken. Oft möchten Sie jedoch ganz bestimmte Daten offline verwenden (das heißt die Daten auf einen Computer downloaden, wie z. B. einen Laptop oder einen Heimcomputer), die Daten außerhalb des Büros prüfen und aktualisieren und anschließend die Datenänderungen aktualisieren und miteinander in Einklang bringen, wenn Sie wieder Onlinezugriff haben. Mit einer Kombination von Microsoft-Produkten kann ein Entwickler und Datenbankadministrator eine Anwendung erstellen, die den Benutzern den Offlinedatenzugriff ermöglicht.

Viele Anwendungsprojekte mit einer einzigen Datenbank können mehrere Kopien der Entwicklungsdatenbank, einer Testdatenbank und einer bereitgestellten Produktionsdatenbank verwenden. Während der Lebensdauer einer bereitgestellten Datenbankanwendung werden Änderungen und Verbesserungen zunächst an der Entwicklungsdatenbank vorgenommen und anschließend an die Testdatenbank und danach an die Produktionsdatenbank weitergegeben.

Sie sollten ein Access-Projekt erstellen und, nachdem es zum Testen oder für die Produktion bereit ist, dieses von der SQL Server-Datenbank trennen. Sie können beispielsweise eine Access-Projektanwendung erstellen und diese erst dann mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verbinden, wenn Sie Kopien dieser Anwendung verteilt haben. Sie können die Access-Projektdatei an Benutzer weitergeben und diesen Anweisungen geben, wie sie zunächst die Datei öffnen und dann mit dem Befehl Verbindung im Menü Datei eine Verbindung zum Server herstellen, auf dem die Datenbank gespeichert ist.

Darüber hinaus können Sie die Befehle Datenbankdatei kopieren oder Datenbank übertragen, Makroaktionen oder Methoden verwenden, um die Datenbanken Benutzern zur Verfügung zu stellen.

Alternativ könnten Sie die SQL Server-Datenbank auch mit einer Skriptdatei erstellen. Das Access-Beispielprojekt Northwind Traders (NorthwindCS.adp) verwendet Visual Basic für Applikationen-Code (VBA) im Startmodul (das mithilfe eines Funktionsaufrufs vom BeimÖffnen-Ereignis des Startformulars aufgerufen wird), um die SQL Server 2000-Datenbank mithilfe von Transact-SQL-Code zu erstellen, der in einer Skriptdatei (NorthwindCS.SQL) enthalten ist, und verbindet die Datenbank dann mit SQL Server. Der VBA-Code im Startmodul verwendet für diese Operationen eine Kombination aus Access-, ADO- und SQL-DMO-Objekten.

Wenn Sie Microsoft Access 2003 Developer Extensions installiert haben, können Sie mit dem Assistenten zum Packen und Verteilen ein Installationsprogramm erstellen, das sowohl eine Access-Projektanwendung als auch eine SQL Server 2000 Desktop Engine-Datenbank installiert. Weitere Informationen zum Bereitstellen von Access Client/Server-Anwendungen mit diesem Assistenten finden Sie in den Hilfedateien von Access 2003 Developer Extensions.

Bei Verwendung mehrerer Computer, beispielsweise einem Arbeitsplatzrechner und einem Laptop, können Sie Replikate Ihrer SQL Server-Datenbank erstellen und diese Replikate synchronisieren. Mehrere Benutzer, die sich an verschiedenen Orten aufhalten, können gleichzeitig mit ihren persönlichen Kopien einer Masterdatenbank arbeiten und diese Kopien dann über das Netzwerk synchronisieren. Die Synchronisierung kann über eine Einwählverbindung oder über das Internet erfolgen. Weitere Informationen zur SQL Server-Replikation finden Sie in der SQL Server-Dokumentation.