Der erste Schritt beim Entwerfen einer Datenbank besteht darin, den Zweck und die Art ihrer Verwendung zu bestimmen:

• Sprechen Sie mit den zukünftigen Benutzern der Datenbank. Sammeln Sie deren und Ihre eigenen Fragen, auf die die Datenbank Antworten liefern soll.

• Entwerfen Sie die Berichte, die die Datenbank erstellen soll.

• Sammeln Sie die Formulare, die Sie aktuell zum Erfassen der Daten verwenden.

Während Sie den Zweck bestimmen, den die Datenbank erfüllen soll, entwickelt sich daraus eine Liste mit Informationen, die die Datenbank zur Verfügung stellen soll. Davon ausgehend können Sie die Fakten bestimmen, die in der Datenbank gespeichert werden müssen, sowie die Themen, zu denen die einzelnen Fakten gehören. Diese Fakten entsprechen den Feldern (Spalten) in der Datenbank, und die Themen, zu denen diese Fakten gehören, entsprechen den Tabellen.

Jedes Feld entspricht einem Fakt zu einem bestimmten Thema. So möchten Sie beispielsweise die folgenden Fakten über Ihre Kunden speichern: Firmenname, Adresse, Stadt, Land und Telefonnummer. Für jeden dieser Fakten müssen Sie ein eigenes Feld erstellen. Beim Festlegen der benötigten Felder sollten Sie die folgenden Entwurfsprinzipien berücksichtigen:

• Binden Sie alle Informationen ein, die benötigt werden.
• Speichern Sie die Informationen in den kleinsten logischen Einheiten. So werden Angestelltennamen beispielsweise häufig auf die beiden Felder Vorname und Nachname aufgeteilt, so dass Sie problemlos nach Nachnamen sortieren können.

• Erstellen Sie keine Felder für Daten, die aus Listen mit mehreren Elemente bestehen. Wenn Sie z. B. in der Tabelle Lieferanten das Feld Artikel erstellen, das eine durch Kommas getrennte Liste aller Produkte enthält, die Sie von dem jeweiligen Lieferanten beziehen, ist es schwieriger, genau die Lieferanten zu ermitteln, die ein bestimmtes Produkt liefern.

• Fügen Sie keine abgeleiteten oder berechneten Daten hinzu (Daten, die das Ergebnis eines Ausdrucks (Ausdruck: Eine beliebige Kombination aus mathematischen oder logischen Operatoren, Konstanten, Funktionen sowie Namen von Feldern, Steuerelementen und Eigenschaften, die einen einzigen Wert ergibt. Mithilfe von Ausdrücken können Berechnungen ausgeführt, Zeichen bearbeitet oder Daten getestet werden.) sind). Wenn eine Tabelle beispielsweise die Felder Einzelpreis und Menge enthält, sollten Sie kein zusätzliches Feld erstellen, in dem die Werte dieser beiden Felder multipliziert werden.
• Erstellen Sie keine Felder, die einander gleichen. Wenn Sie beispielsweise in der Tabelle Lieferanten die Felder Artikel1, Artikel2 und Artikel3 erstellen, wird es schwieriger, alle Lieferanten zu ermitteln, die ein bestimmtes Produkt liefern. Weiterhin müssten Sie Änderungen am Entwurf der Datenbank vornehmen, sobald ein Lieferant mehr als 3 Produkte bereitstellt. Sie benötigen lediglich ein Feld für Produkte, wenn Sie das Feld nicht in der Tabelle Lieferanten, sondern stattdessen in der Tabelle Artikel erstellen.

Jede Tabelle sollte Informationen zu einem einzigen Thema enthalten. Die Liste der Felder gibt Aufschluss über die benötigten Tabellen. Wenn Sie z. B. das Feld Einstellungsdatum benötigen, bezieht sich dieses Feld auf das Thema "Angestellter"; dieses Feld gehört somit in die Tabelle Personal. Weiterhin könnten Sie beispielsweise eine Tabelle für Kunden, eine für Produkte und eine für Aufträge verwenden.

Wenn Sie festlegen, zu welchen Tabellen die einzelnen Felder gehören, sollten Sie die folgenden Entwurfsprinzipien berücksichtigen:

• Fügen Sie das Feld nur zu einer Tabelle hinzu.

• Fügen Sie das Feld nicht zu einer Tabelle hinzu, wenn dies dazu führt, dass dieselben Informationen in mehreren Datensätzen dieser Tabelle enthalten sind. Wenn Sie feststellen, dass ein Feld in einer Tabelle eine Vielzahl doppelter Informationen enthält, befindet sich dieses Feld mit großer Wahrscheinlichkeit in der falschen Tabelle.

  Wenn Sie das Feld, das die Adresse eines Kunden enthält, beispielsweise in der Tabelle Bestellungen platzieren, werden diese Informationen höchstwahrscheinlich in mehr als einem Datensatz enthalten sein, da anzunehmen ist, dass ein Kunde mehr als einen Auftrag erteilen wird. Wenn Sie dieses Feld jedoch in der Tabelle Kunde erstellen, wird die jeweilige Adressinformation nur einmal aufgeführt. Insofern unterscheidet sich eine Tabelle in einer Microsoft Access-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.) von einer Tabelle in einer Flatfile-Datenbank wie z. B. einer Kalkulationstabelle.

  Wenn jede Information in nur einer Tabelle gespeichert wird, brauchen Sie Aktualisierungen auch nur an einer Stelle vorzunehmen. Dies ist effizienter und verhindert doppelte Einträge, die unterschiedliche Informationen enthalten.

Damit Microsoft Access die in verschiedenen Tabellen gespeicherten Informationen (z. B. einen Kunden mit allen seinen Bestellungen) verbindet, muss jede Tabelle in Ihrer Datenbank ein Feld oder eine Gruppe von Feldern enthalten, die die einzelnen Datensätze in der Tabelle eindeutig kennzeichnen. Ein solches Feld oder eine solche Gruppe von Feldern wird als Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) bezeichnet.

Nachdem Sie die Informationen in Tabellen aufgeteilt und die Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.)felder bestimmt haben, müssen Sie Microsoft Access mitteilen, wie verwandte Informationen wieder auf sinnvolle Weise zusammengefügt werden sollen. Dies erreichen Sie, indem Sie Beziehungen (Beziehung: Eine Zuordnung zwischen allgemeinen Feldern (Spalten), die in zwei Tabellen vorkommen. Eine Beziehung kann vom Typ 1:1, 1:n oder n:n sein.) zwischen Tabellen definieren.

Es kann hilfreich sein, sich die Beziehungen in einem bestehenden, sorgfältig entwickelten Datenbankentwurf, wie z. B: in der Northwind-Beispieldatenbank anzuschauen.

Nachdem Sie die benötigten Tabellen, Felder und Beziehungen (Beziehung: Eine Zuordnung zwischen allgemeinen Feldern (Spalten), die in zwei Tabellen vorkommen. Eine Beziehung kann vom Typ 1:1, 1:n oder n:n sein.) entworfen haben, sollten Sie den Entwurf untersuchen, um mögliche Fehler aufzuspüren. Es ist einfacher, einen Datenbankentwurf zu ändern, bevor die Tabellen mit Daten gefüllt wurden.

Verwenden Sie Microsoft Access, um die Tabellen zu erstellen, die Beziehungen zwischen den Tabellen festzulegen und ausreichend Beispieldaten in jede Tabelle einzugeben, um den Entwurf testen zu können. Um die Beziehungen in der Datenbank zu testen, sollten Sie versuchen, Abfragen zu erstellen, die die gewünschten Antworten liefern können. Erstellen Sie Rohentwürfe Ihrer Formulare und Berichte, und prüfen Sie, ob die gewünschten Daten angezeigt werden. Suchen Sie nach nicht benötigten, doppelten Daten, und löschen Sie diese.

Wenn Sie mit der Tabellenstruktur zufrieden sind und diese die hier beschriebenen Entwurfsprinzipien erfüllt, können Sie alle vorhandenen Daten in die Tabellen eingeben. Anschließend können Sie weitere Datenbankobjekte erstellen: Abfragen (Abfrage: Eine Anfrage nach in Tabellen gespeicherten Daten oder eine Aufforderung, eine Aktion mit den Daten auszuführen. Eine Abfrage kann Daten aus mehreren Tabellen als Datenquelle für ein Formular, einen Bericht oder eine Datenzugriffsseite zusammenführen.), Formulare (Formular: Ein Access-Datenbankobjekt, in das Sie Steuerelemente für die Ausführung bestimmter Aktionen oder für die Eingabe, Anzeige und Bearbeitung von Daten in Feldern platzieren.), Berichte (Bericht: Ein Access-Datenbankobjekt, das Informationen in der von Ihnen festgelegten Formatierung und Anordnung druckt. Beispiele für Berichte sind Verkaufsberichte, Telefonlisten und Adressetiketten.), Datenzugriffsseiten (Datenzugriffsseite: Eine von Access aus veröffentlichte Webseite mit Verbindung zu einer Datenbank. In einer Datenzugriffsseite können Sie die in der Datenbank gespeicherten Daten anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und ändern. Eine Seite kann auch Daten aus anderen Quellen enthalten, z. B. aus Excel.), Makros (Makro: Eine Aktion oder eine Reihe von Aktionen, mit deren Hilfe Aufgaben automatisiert werden können.) und Module (Modul: Eine Sammlung von Deklarationen, Anweisungen und Prozeduren, die zusammen als benannte Einheit gespeichert werden. Es gibt zwei Arten von Modulen: Standardmodule und Klassenmodule.).

Microsoft Access stellt zwei Tools zur Verfügung, die Ihnen beim Überarbeiten des Entwurfs einer Microsoft Access-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.) helfen.

• Der Tabellenanalyse-Assistent untersucht den Entwurf einzelner Tabellen, schlägt gegebenenfalls neue Tabellenstrukturen und Beziehungen (Beziehung: Eine Zuordnung zwischen allgemeinen Feldern (Spalten), die in zwei Tabellen vorkommen. Eine Beziehung kann vom Typ 1:1, 1:n oder n:n sein.) vor und teilt eine Tabelle in neue verknüpfte Tabellen auf, wenn dies sinnvoll ist.

• Der Leistungsanalyse-Assistent untersucht die gesamte Datenbank und macht Vorschläge zu deren Verbesserung. Der Assistent kann diese Vorschläge auch implementieren.