• Komprimieren Sie Ihre Datenbank. Das Komprimieren kann Abfragen beschleunigen, da die Datensätze in einer Tabelle so neu strukturiert werden, dass sie sich in benachbarten Datenbankseiten befinden und nach dem Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) der Tabelle geordnet sind. Dies verbessert die Leistung bei sequenziellen Suchen in den Datensätzen einer Tabelle, da zum Abrufen aller Datensätze nur die Mindestanzahl an Datenbankseiten gelesen werden muss. Nach dem Komprimieren der Datenbank führen Sie alle Abfragen aus, um sie auf der Basis der aktualisierten Tabellenstatistiken zu kompilieren.
• Indizieren (Index: Ein Feature, das das Suchen und Sortieren in einer Tabelle basierend auf bestimmten Schlüsselwerten beschleunigt und die Eindeutigkeit für die Zeilen in einer Tabelle erzwingen kann. Der Primärschlüssel einer Tabelle wird automatisch indiziert. Einige Felder können aufgrund ihres Datentyps nicht indiziert werden.) Sie alle zum Festlegen von Kriterien (Kriterien: Von Ihnen angegebene Bedingungen, mit deren Hilfe die in das Resultset einer Abfrage oder eines Filters einzuschließenden Datensätze beschränkt werden.) für die Abfrage verwendeten Felder sowie Indexfelder auf beiden Seiten einer Verknüpfung (Verknüpfung: Eine Verbindung zwischen einem Feld in einer Tabelle oder Abfrage und einem Feld desselben Datentyps in einer anderen Tabelle oder Abfrage. Durch Verknüpfungen können Programme erkennen, auf welche Weise Daten zueinander in Beziehung stehen. Je nach Art der Verknüpfung können nicht übereinstimmende Datensätze ein- oder ausgeschlossen werden.), oder erstellen Sie eine Beziehung (Beziehung: Eine Zuordnung zwischen allgemeinen Feldern (Spalten), die in zwei Tabellen vorkommen. Eine Beziehung kann vom Typ 1:1, 1:n oder n:n sein.) zwischen diesen Feldern. Wenn Sie Beziehungen erstellen, erstellt die Microsoft Jet-Datenbank-Engine (Microsoft Jet-Datenbankmodul: Der Teil des Access-Datenbanksystems, der Daten aus Benutzer- und Systemdatenbanken abruft bzw. darin speichert. Das Datenbankmodul kann als Daten-Manager angesehen werden, auf den sich Datenbanksysteme, z. B. Access, stützen.) einen Index im Fremdschlüssel (Fremdschlüssel: Ein oder mehrere Tabellenfelder [Spalten], die auf das oder die Primärschlüsselfelder in einer anderen Tabelle verweisen. Ein Fremdschlüssel gibt an, wie die Tabellen verknüpft werden.), wenn dieser nicht bereits existiert, oder verwendet den vorhandenen Index.

  Die Jet-Datenbank-Engine optimiert automatisch eine Abfrage, die eine Microsoft Access-Tabelle auf der Festplatte und eine ODBC (Open Database Connectivity (ODBC): Eine Standardmethode zum Freigeben von Daten zwischen Datenbanken und Programmen. ODBC-Treiber verwenden zum Zugriff auf externe Daten die Standardsprache SQL (Structured Query Language).)-Servertabelle verknüpft, wenn die Access-Tabelle klein ist und die verknüpften Felder indiziert sind. In diesem Fall verbessert Access die Leistung dadurch, dass nur die erforderlichen Datensätze vom Server angefordert werden. Stellen Sie sicher, dass Tabellen, die Sie aus unterschiedlichen Quellen verknüpfen, in den Verknüpfungsfeldern indiziert sind.

• Indizieren Sie Felder, die Sie zum Sortieren verwenden.

• Verwenden Sie in indizierten Feldern die Operatoren Zwischen...Und, In und das Gleichheitszeichen ( = ).

• Wählen Sie beim Definieren eines Feldes in einer Tabelle den kleinsten für die Daten im Feld geeigneten Datentyp (Datentyp: Die Eigenschaft eines Felds, die bestimmt, welche Art von Daten das Feld aufnehmen kann. Als Datentypen sind Währungs- und Datumstypen sowie "Boolean", "Integer", "Long", "Single", "Double", "String" und "Variant" (Standardwert) verfügbar.). Verwenden Sie außerdem für Felder, die Sie in Verknüpfungen (Verknüpfung: Eine Verbindung zwischen einem Feld in einer Tabelle oder Abfrage und einem Feld desselben Datentyps in einer anderen Tabelle oder Abfrage. Durch Verknüpfungen können Programme erkennen, auf welche Weise Daten zueinander in Beziehung stehen. Je nach Art der Verknüpfung können nicht übereinstimmende Datensätze ein- oder ausgeschlossen werden.) verwenden, dieselben oder kompatible Datentypen, wie z. B. AutoWert und Zahl (wenn die Feldgröße-Eigenschaft auf Long Integer festgelegt ist).
• Fügen Sie beim Erstellen einer Abfrage nur die wirklich benötigten Felder hinzu. Deaktivieren Sie für Felder, die zum Festlegen von Kriterien (Kriterien: Von Ihnen angegebene Bedingungen, mit deren Hilfe die in das Resultset einer Abfrage oder eines Filters einzuschließenden Datensätze beschränkt werden.) verwendet werden, das Kontrollkästchen Anzeigen, wenn diese Felder nicht angezeigt werden sollen.
• Wenn Sie Kriterien zum Begrenzen von Werten in einem Feld verwenden, das in einer Verknüpfung zwischen Tabellen mit einer 1:n-Beziehung (1:n-Beziehung: Eine Verbindung zwischen zwei Tabellen, bei der der Primärschlüsselwert jedes Datensatzes in der Mastertabelle mit dem Wert im entsprechenden Feld bzw. den entsprechenden Feldern von mehreren Datensätzen in der verknüpften Tabelle übereinstimmt.) verwendet wird, testen Sie, wann die Abfrage schneller ausgeführt wird: wenn das Kriterium auf der "1"-Seite oder auf der "n"-Seite der Verknüpfung festgelegt wird. In manchen Abfragen wird eine bessere Leistung erzielt, wenn das Kriterium nicht zur "n"-Seite sondern zur "1"-Seite der Verknüpfung hinzugefügt wird.
• Vermeiden Sie die Verwendung von berechneten Feldern (Berechnetes Feld: Ein in einer Abfrage definiertes Feld, das statt gespeicherter Daten das Ergebnis eines Ausdrucks anzeigt. Immer wenn sich ein Wert im Ausdruck ändert, wird der Wert neu berechnet.) in Unterabfragen (Unterabfrage: Eine SQL SELECT-Anweisung, die in einer anderen Auswahl- oder Aktionsabfrage enthalten ist.). Wenn Sie zu einer Abfrage eine weitere Abfrage hinzufügen, die ein berechnetes Feld enthält, kann durch den Ausdruck (Ausdruck: Eine beliebige Kombination aus mathematischen oder logischen Operatoren, Konstanten, Funktionen sowie Namen von Feldern, Steuerelementen und Eigenschaften, die einen einzigen Wert ergibt. Mithilfe von Ausdrücken können Berechnungen ausgeführt, Zeichen bearbeitet oder Daten getestet werden.) im berechneten Feld die Leistung in der übergeordneten Abfrage verringert werden. Im folgenden Beispiel wird die Abfrage A1 als Eingabe für Abfrage A2 verwendet:

  Q1: SELECT IIF([MyColumn]="Yes","Order Confirmed","Order Not Confirmed") AS X FROM MyTable;
  Q2: SELECT * FROM Q1 WHERE X="Order Confirmed";
  								

  Da der Wenn-Ausdruck (IIf) in A1 nicht optimiert werden kann, kann auch A2 nicht optimiert werden. Wenn ein in einer Unterabfrage verschachtelter Ausdruck nicht optimiert werden kann, kann die gesamte Abfrage nicht optimiert werden.

  Erstellen Sie die Abfrage daher folgendermaßen:

  Q1: SELECT * FROM MyTable WHERE MyColumn = "Yes";
  								

• Wenn in der Ausgabe Ausdrücke erforderlich sind, versuchen Sie, diese in einem Steuerelement (Steuerelement: Ein Objekt der grafischen Benutzeroberfläche (z. B. ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, eine Bildlaufleiste oder eine Befehlsschaltfläche) zur Steuerung des Programms durch den Benutzer. Mithilfe von Steuerelementen können Daten bzw. eine Auswahl angezeigt werden, bestimmte Aktionen ausgeführt sowie die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche vereinfacht werden.) in einem Formular oder Bericht abzulegen. Sie können z. B. die vorherige Abfrage in eine Parameterabfrage ändern, die den Benutzer auffordert, einen Wert aus Spalte1 einzugeben, und dann ein Formular oder einen Bericht auf der Grundlage dieser Abfrage erstellen. Im Formular oder Bericht können Sie dann ein berechnetes Steuerelement (Berechnetes Steuerelement: Ein Steuerelement in einem Formular, einem Bericht oder einer Datenzugriffsseite, das das Ergebnis eines Ausdrucks anzeigt. Immer wenn sich einer der Werte ändert, auf denen der Ausdruck basiert, wird das Ergebnis neu berechnet.) hinzufügen, das abhängig vom Wert in Spalte1 z. B. "Bestellung bestätigt" oder "Bestellung nicht bestätigt" zurückgibt.

  Erstellen Sie die Abfrage wie folgt:

  PARAMETERS [To see confirmed orders, enter Yes. To see unconfirmed orders, enter No.] Text;
SELECT *
FROM MyTable
WHERE MyColumn = [To see confirmed orders, enter Yes. To see unconfirmed orders, enter No.];

  Geben Sie im berechneten Steuerelement im Formular oder Bericht Folgendes ein:

  =IIF([MyColumn]="Yes","Order Confirmed","Order Not Confirmed")

• Legen Sie beim Gruppieren von Datensätzen nach Werten in einem verknüpften Feld für das Feld, das sich in der gleichen Tabelle befindet wie das Feld, für das Sie Summen (oder ein Aggregat (Aggregatfunktion: Eine Funktion, z. B. "Summe", "Anzahl", "Mittelwert" oder "Varianz", die Sie zum Berechnen von Gesamtsummen verwenden.)) berechnen, Gruppierung fest. Wenn Sie z. B. eine Abfrage erstellen, die die Summe der Werte im Feld Anzahl aus der Tabelle Bestelldetails berechnet und nach BestellNr gruppiert, sollten Sie Gruppierung für das Feld BestellNr in der Tabelle Bestelldetails angeben. Wenn Sie Gruppierung für das Feld BestellNr in der Tabelle Bestellungen angeben, muss Microsoft Access vor dem Ausführen der Aggregatfunktion zuerst alle Datensätze verknüpfen statt zuerst die Aggregatfunktion auszuführen und anschließend die erforderlichen Felder zu verknüpfen.

  Verwenden Sie Gruppierung immer in möglichst wenigen Feldern, um die Geschwindigkeit zu optimieren. Als Alternative hierzu können Sie auch in entsprechenden Fällen die ErsterWert-Funktion verwenden.

  Wenn eine Berechnungsabfrage eine Verknüpfung beinhaltet, können Sie die Datensätze auch in einer Abfrage gruppieren und diese Abfrage dann zu einer separaten Abfrage hinzufügen, die die Verknüpfung vornimmt. Dies führt in einigen Abfragen zu einer Verbesserung der Leistung.

• Vermeiden Sie einschränkende Abfragekriterien für berechnete und nicht indizierte (Index: Ein Feature, das das Suchen und Sortieren in einer Tabelle basierend auf bestimmten Schlüsselwerten beschleunigt und die Eindeutigkeit für die Zeilen in einer Tabelle erzwingen kann. Der Primärschlüssel einer Tabelle wird automatisch indiziert. Einige Felder können aufgrund ihres Datentyps nicht indiziert werden.) Felder.

• Speichern Sie die SQL-Anweisung als Abfrage, wenn für die Datenherkunft-Eigenschaft eines Formulars oder eines Berichts eine SQL-Anweisung (SQL-Zeichenfolge/-Anweisung: Ein Ausdruck, der eine SQL-Anweisung definiert [z. B. SELECT, UPDATE oder DELETE] und Klauseln [z. B. WHERE und ORDER BY] enthält. SQL-Zeichenfolgen/-Anweisungen werden in der Regel in Abfragen und in Aggregatfunktionen verwendet.) festgelegt wurde, und legen Sie dann die Datenherkunft-Eigenschaft auf den Namen der Abfrage fest.
• Optimieren Sie bei umfangreichen Aktualisierungsabfragen auf der Grundlage von ODBC-Datenquellen (ODBC-Datenquelle: Daten und die erforderlichen Informationen für den Zugriff auf Daten aus Programmen und Datenbanken, die das ODBC-Protokoll (Open Database Connectivity) unterstützen.) die Leistung auf dem Server durch Festlegen der BeiFehlerAbbrechen-Eigenschaft auf Ja.
• Wenn Ihre Daten sich nicht häufig ändern, verwenden Sie zum Erstellen von Tabellen auf der Basis von Abfrageergebnissen Tabellenerstellungsabfragen (Tabellenerstellungsabfrage: Eine Abfrage [SQL-Anweisung], die eine neue Tabelle erstellt und in diese Tabelle dann die in einer vorhandenen Tabelle enthaltenen Datensätze [Zeilen] kopiert.). Verwenden Sie anstelle von Abfragen die daraus resultierenden Tabellen als Grundlage für Formulare, Berichte oder andere Abfragen, und stellen Sie sicher, dass Sie Indizes (Index: Ein Feature, das das Suchen und Sortieren in einer Tabelle basierend auf bestimmten Schlüsselwerten beschleunigt und die Eindeutigkeit für die Zeilen in einer Tabelle erzwingen kann. Der Primärschlüssel einer Tabelle wird automatisch indiziert. Einige Felder können aufgrund ihres Datentyps nicht indiziert werden.) gemäß der hier empfohlenen Richtlinien hinzufügen.
• Vermeiden Sie die Verwendung von Domänen-Aggregatfunktionen (Domänenaggregatfunktion: Eine Funktion, z. B. "DomMittelwert" oder "DomMax", die zum Berechnen von Statistiken über eine bestimmte Gruppe von Datensätzen (eine Domäne) verwendet wird.), wie z. B. die DLookup-Funktion, wenn Sie auf Daten aus einer Tabelle zugreifen möchten, die nicht in der Abfrage enthalten ist. Domänen-Aggregatfunktionen sind Microsoft Access-spezifisch, d. h., die Microsoft Jet-Datenbank-Engine (Microsoft Jet-Datenbankmodul: Der Teil des Access-Datenbanksystems, der Daten aus Benutzer- und Systemdatenbanken abruft bzw. darin speichert. Das Datenbankmodul kann als Daten-Manager angesehen werden, auf den sich Datenbanksysteme, z. B. Access, stützen.) kann keine Abfragen optimieren, die Domänen-Aggregatfunktionen verwenden. Fügen Sie stattdessen die Tabelle, auf die die Funktion zugegriffen hat, zur Abfrage hinzu, oder erstellen Sie eine Unterabfrage (Unterabfrage: Eine SQL SELECT-Anweisung, die in einer anderen Auswahl- oder Aktionsabfrage enthalten ist.).
• Verwenden Sie beim Erstellen einer Kreuztabellenabfrage (Kreuztabellenabfrage: Eine Abfrage, die eine Summe, einen Mittelwert, eine Anzahl oder ein anderes Gesamtergebnis für eine Gruppe von Datensätzen berechnet und das Ergebnis dann anhand zweier Informationsarten gruppiert: eine am linken Rand des Datenblattes von oben nach unten, die andere entlang des oberen Randes.) möglichst immer feste Spaltenüberschriften.

Diese Einstellungen haben für alle Tabellen und Abfragen sowie für alle Textfeld-Steuerelemente (Steuerelement: Ein Objekt der grafischen Benutzeroberfläche (z. B. ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, eine Bildlaufleiste oder eine Befehlsschaltfläche) zur Steuerung des Programms durch den Benutzer. Mithilfe von Steuerelementen können Daten bzw. eine Auswahl angezeigt werden, bestimmte Aktionen ausgeführt sowie die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche vereinfacht werden.) Gültigkeit, bei denen für die Filter anwenden-Eigenschaft die Einstellung Datenbankstandard festgelegt ist.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Bearbeiten/Suchen, und legen Sie dann die Standards für formularbasierte Filter entsprechend der gewünschten Leistung fest.
   • Wenn es zu lange dauert, die Werteliste nur in nicht indizierten Feldern anzuzeigen, versuchen Sie, die Listen auf indizierte Felder zu beschränken. Dazu deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Lokalen nicht indizierten Feldern und ODBC-Feldern. Wenn es zu lange dauert, die Listen in indizierten Feldern anzuzeigen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Lokalen indizierten Feldern ebenfalls, da in diesem Fall zu viele Datensätze indiziert sind und die Listen daher nicht schnell angezeigt werden können.

      Hinweis   Wenn Sie dasselbe nicht indizierte Feld wiederholt zum Filtern von Datensätzen verwenden, können Sie den Filtervorgang und andere Suchoperationen unter Umständen beschleunigen, indem Sie dieses Feld indizieren.

   • Wenn die Listen nicht die Werte aus indizierten oder nicht indizierten Feldern anzeigen, prüfen Sie, ob die entsprechenden Kontrollkästchen unter Liste anzeigen von Werten in aktiviert sind, oder versuchen Sie die im Feld Keine Listen anzeigen, wenn mehr als diese Anzahl Zeilen gelesen wird aufgeführte Anzahl zu erhöhen, so dass diese größer oder gleich der maximalen Anzahl von Datensätzen in einem beliebigen nicht indizierten Feld der zugrunde liegenden Tabelle ist.

Sie können für jedes Textfeld-Steuerelement (Steuerelement: Ein Objekt der grafischen Benutzeroberfläche (z. B. ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, eine Bildlaufleiste oder eine Befehlsschaltfläche) zur Steuerung des Programms durch den Benutzer. Mithilfe von Steuerelementen können Daten bzw. eine Auswahl angezeigt werden, bestimmte Aktionen ausgeführt sowie die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche vereinfacht werden.) in einem Formular angeben, ob die im Feld gespeicherten Werte in der entsprechenden Liste im Fenster Formularbasierter Filter angezeigt werden sollen oder nicht.

1. Öffnen Sie ein Formular in der Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.).
2. Zeigen Sie das Eigenschaftenfenster für ein beliebiges Textfeld-Steuerelement an.

   Wie wird's gemacht?

   1. Öffnen Sie eine Tabelle, Abfrage, ein Formular, einen Bericht oder eine Datenzugriffsseite (Datenzugriffsseite: Eine von Access aus veröffentlichte Webseite mit Verbindung zu einer Datenbank. In einer Datenzugriffsseite können Sie die in der Datenbank gespeicherten Daten anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und ändern. Eine Seite kann auch Daten aus anderen Quellen enthalten, z. B. aus Excel.) in der Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.).
   2. Öffnen Sie das Eigenschaftenfenster, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
      • Doppelklicken Sie in einem Formular oder Bericht auf den Formularmarkierer (Formularmarkierer: Das Feld in der oberen linken Ecke eines Formulars in der Entwurfsansicht, in dem die Lineale zusammentreffen. Verwenden Sie dieses Feld, um Aufgaben auf Formularebene auszuführen (wenn Sie beispielsweise das Formular auswählen möchten).) oder den Berichtsmarkierer (Berichtsmarkierer: Das Feld, in dem die Lineale in der oberen linken Ecke eines Berichts in der Entwurfsansicht zusammentreffen. Verwenden Sie dieses Feld, um Aufgaben auf Berichtsebene auszuführen [wenn Sie beispielsweise den Bericht auswählen möchten].).

      

        Formular- oder Berichtsauswahl

      • Klicken Sie auf einer Datenzugriffsseite im Menü Bearbeiten auf Seite auswählen.
      • Klicken Sie auf der Symbolleiste in einer Tabelle oder Abfrage auf Eigenschaften .
      • Doppelklicken Sie für einen Bereich auf einem Formular oder Bericht auf den Bereichsmarkierer (Bereichsmarkierer: Das Feld an der linken Seite einer Bereichsleiste, wenn ein Objekte in der Entwurfsansicht geöffnet ist. Verwenden Sie dieses Feld, um Aufgaben auf Bereichsebene auszuführen (wenn Sie beispielsweise den Bereich auswählen möchten).).

      

        Bereichsauswahl

      • Doppelklicken Sie für einen Bereich auf einer Datenzugriffsseite auf die Bereichsleiste.

      

        Bereichsleiste 

      • Klicken Sie zum Festlegen von Eigenschaften eines Abfragefeldes auf die Zelle in der Zeile Feld, und klicken Sie anschließend auf der Symbolleiste auf Eigenschaften .
      • Um Eigenschaften einer Abfragefeldliste festzulegen, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Liste, und klicken Sie dann auf der Symbolleiste auf Eigenschaften .
      • Um Eigenschaften für den Hauptteil einer Datenzugriffsseite festzulegen, klicken Sie über den ersten Bereich und dann auf der Symbolleiste auf Eigenschaften .
      • Um Eigenschaften für ein Steuerelement (Steuerelement: Ein Objekt der grafischen Benutzeroberfläche (z. B. ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, eine Bildlaufleiste oder eine Befehlsschaltfläche) zur Steuerung des Programms durch den Benutzer. Mithilfe von Steuerelementen können Daten bzw. eine Auswahl angezeigt werden, bestimmte Aktionen ausgeführt sowie die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche vereinfacht werden.) festzulegen, klicken Sie auf das Steuerelement, und klicken Sie dann auf der Symbolleiste auf Eigenschaften .
   3. Klicken Sie im Eigenschaftenfenster auf die Eigenschaft, die Sie festlegen möchten, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
      • Wird im Eigenschaftenfeld ein Pfeil angezeigt, klicken Sie darauf, und wählen Sie aus der Liste einen Wert aus.
      • Geben Sie in das Eigenschaftenfeld eine Einstellung oder einen Ausdruck (Ausdruck: Eine beliebige Kombination aus mathematischen oder logischen Operatoren, Konstanten, Funktionen sowie Namen von Feldern, Steuerelementen und Eigenschaften, die einen einzigen Wert ergibt. Mithilfe von Ausdrücken können Berechnungen ausgeführt, Zeichen bearbeitet oder Daten getestet werden.) ein.
      • Falls die Generator-Schaltfläche neben dem Feld der Eigenschaft angezeigt wird, klicken Sie darauf, um einen Generator (Generator: Ein Access-Tool, das die Ausführung einer Aufgabe erleichtert. Beispielsweise können Sie mithilfe des Ausdrucks-Generators schnell einen komplexen Ausdruck erstellen.) oder eine Liste mit Generatoren anzuzeigen. 

   Tipps

   • Um Hilfe zu einer Eigenschaft im Eigenschaftenfenster anzuzeigen, klicken Sie auf die Eigenschaft, und drücken Sie dann F1.

   • Wenn Sie zum Eingeben oder Bearbeiten einer Eigenschafteneinstellung mehr Platz benötigen, drücken Sie UMSCHALT+F2, um das Zoom-Fenster zu öffnen.

    Hinweis   Falls die Entwurfsänderungen zulassen-Eigenschaft eines Formulars auf Alle Ansichten festgelegt ist, können Sie Formulareigenschaften auch in der Formularansicht (Formularansicht: Ein Fenster, in dem ein Formular angezeigt wird, in dem Daten angezeigt oder angenommen werden können. Die Formularansicht ist das wichtigste Hilfsmittel zum Hinzufügen und Ändern von Daten in Tabellen. In dieser Ansicht kann der Entwurf eines Formulars auch geändert werden.) und in der Datenblattansicht (Datenblattansicht: Ein Fenster, das Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur in einem Zeilen/Spalten-Format anzeigt. In der Datenblattansicht können Sie Felder bearbeiten, Daten hinzufügen oder löschen und nach Daten suchen.) festlegen.

3. Legen Sie für die Eigenschaft im Filter anwenden-Eigenschaftenfeld die Einstellung fest, mit der Sie die gewünschte Leistung erzielen.
   • Wenn es zu lange dauert, die Liste im Fenster Formularbasierter Filter anzuzeigen, legen Sie für die Filter anwenden-Eigenschaft entweder die Einstellung Nie oder die Einstellung Datenbankstandard fest, und führen Sie dann im Dialogfeld Optionen (Menü Extras) die entsprechenden Änderungen durch.
   • Wenn die Liste im Fenster Formularbasierter Filter nicht die in diesem Feld gespeicherten Werte anzeigt, stellen Sie sicher, dass für die FilterAnwenden-Eigenschaft nicht die Einstellung Nie festgelegt ist. Wenn die Filter anwenden-Eigenschaft auf Datenbankstandard oder Immer festgelegt ist, führen Sie im Dialogfeld Optionen (Menü Extras) die entsprechenden Änderungen durch.

• Vermeiden Sie überlappende Steuerelemente.
• Sortieren Sie die Datensätze in einer zugrunde liegenden Abfrage (Abfrage: Eine Anfrage nach in Tabellen gespeicherten Daten oder eine Aufforderung, eine Aktion mit den Daten auszuführen. Eine Abfrage kann Daten aus mehreren Tabellen als Datenquelle für ein Formular, einen Bericht oder eine Datenzugriffsseite zusammenführen.) nur dann, wenn die Sortierreihenfolge von Bedeutung ist, insbesondere in Abfragen, die auf mehreren Tabellen basieren.
• Wenn die zugrunde liegende Datenquelle (Datenherkunft: Die zugrunde liegende Quelle der Daten für ein Formular, einen Bericht oder eine Datenzugriffsseite. In einer Access-Datenbank kann es sich hierbei um eine Tabelle, eine Abfrage oder eine SQL-Anweisung handeln. In einem Access-Projekt kann die Datenherkunft eine Tabelle, eine Ansicht, eine SQL-Anweisung oder eine gespeicherte Prozedur sein.) viele Datensätze umfasst und Sie das Formular hauptsächlich zum Eingeben neuer Datensätze verwenden möchten, legen Sie die DatenEingeben-Eigenschaft des Formulars auf Ja fest, so dass das Formular mit einem leeren Datensatz geöffnet wird. Wenn Sie ein Formular öffnen und dabei alle Datensätze anzeigen, muss Microsoft Access jeden Datensatz lesen, bevor der leere Datensatz am Ende des Recordsets angezeigt werden kann.
• Schließen Sie Formulare, die nicht benötigt werden.

• Verwenden Sie Bitmaps und andere Grafikobjekte sparsam.
• Konvertieren Sie Objektfelder, die Grafiken anzeigen, in Bild-Steuerelemente.
• Verwenden Sie schwarzweiße statt farbiger Bitmaps.

Ein Formular ohne Formularmodul (Formularmodul: Ein Modul mit Code für alle Ereignisprozeduren, die von Ereignissen ausgelöst werden, die für ein bestimmtes Formular oder dessen Steuerelemente eintreten können.) wird schneller geladen und benötigt weniger Speicherplatz. Wenn weder das Formular noch die Steuerelemente des Formulars Ereignisprozeduren (Ereignisprozedur: Eine Prozedur, die nach Eintreten eines durch den Benutzer, durch Programmcode oder durch das System ausgelösten Ereignisses automatisch ausgeführt wird.) verwenden, benötigt das Formular kein Formularmodul.

• Entfernen Sie nicht benötigten Code aus Formularen, indem Sie die EnthältModul-Formulareigenschaft auf Nein festlegen. Die EnthältModul-Eigenschaft gibt an, ob ein Formular ein Formularmodul besitzt.
• Anstelle der Befehlsschaltflächen mit Ereignisprozeduren können Sie Befehlsschaltflächen mit Makros (Makro: Eine Aktion oder eine Reihe von Aktionen, mit deren Hilfe Aufgaben automatisiert werden können.) oder Hyperlinks (Hyperlink: Farbiger und unterstrichener Text oder Grafiken, auf den/die Sie klicken, um zu einer Datei, einer bestimmten Stelle in einer Datei, einer Webseite im World Wide Web oder einer Webseite im Intranet zu wechseln. Hyperlinks können auch zu Newsgroups sowie zu Gopher-, Telnet- und FTP-Sites führen.) verwenden.

Anmerkungen

• Wenn Sie sich entschließen, den Code sämtlicher Ereignisprozeduren eines Formulars zu löschen, müssen Sie die Eigenschaft EnthältModul auf Nein einstellen, um das Formularmodul vollständig zu entfernen.

• Sie können in einem Formular, das kein Formularmodul besitzt, weiterhin Code verwenden, indem Sie Funktionen aus einem Standardmodul mit Hilfe eines Ausdrucks (Ausdruck: Eine beliebige Kombination aus mathematischen oder logischen Operatoren, Konstanten, Funktionen sowie Namen von Feldern, Steuerelementen und Eigenschaften, die einen einzigen Wert ergibt. Mithilfe von Ausdrücken können Berechnungen ausgeführt, Zeichen bearbeitet oder Daten getestet werden.) aufrufen. (Sub-Prozeduren können nicht verwendet werden, da sie nicht über einen Ausdruck aufgerufen werden können.) Definieren Sie hierzu eine Funktion in einem Standardmodul, und rufen Sie die Funktion dann über eine Ereigniseigenschaft (Ereigniseigenschaft: Ein benanntes Attribut eines Steuerelements, Formulars, Berichts, einer Datenzugriffsseite oder eines Abschnitts, mit dem Sie auf ein zugeordnetes Ereignis reagieren können. Sie können eine Prozedur oder ein Makro bei Auftreten eines Ereignisses ausführen, indem Sie die zugehörige Ereigniseigenschaft festlegen.) des Formulars oder Steuerelements auf. Um z. B. mit Hilfe einer Befehlsschaltfläche eine Funktion aufzurufen, die ein Formular öffnet, fügen Sie einen Ausdruck zur BeimKlicken-Eigenschaft der Befehlsschaltfläche hinzu, z. B. =OpenDataEntry().

• Basieren Sie Unterformulare auf Abfragen anstatt auf Tabellen, und fügen Sie nur absolut notwendige Felder aus der Datenquelle (Datenherkunft: Die zugrunde liegende Quelle der Daten für ein Formular, einen Bericht oder eine Datenzugriffsseite. In einer Access-Datenbank kann es sich hierbei um eine Tabelle, eine Abfrage oder eine SQL-Anweisung handeln. In einem Access-Projekt kann die Datenherkunft eine Tabelle, eine Ansicht, eine SQL-Anweisung oder eine gespeicherte Prozedur sein.) hinzu. Zusätzliche Felder können die Leistung des Unterformulars verringern.
• Indizieren (Index: Ein Feature, das das Suchen und Sortieren in einer Tabelle basierend auf bestimmten Schlüsselwerten beschleunigt und die Eindeutigkeit für die Zeilen in einer Tabelle erzwingen kann. Der Primärschlüssel einer Tabelle wird automatisch indiziert. Einige Felder können aufgrund ihres Datentyps nicht indiziert werden.) Sie alle Felder im Unterformular, die mit dem Hauptformular (Hauptformular: Ein Formular, das ein oder mehrere Unterformulare enthält.) verknüpft sind.
• Indizieren Sie alle Felder des Unterformulars, die für Kriterien verwendet werden.
• Stellen Sie die Eigenschaften BearbeitenZulassen, AnfügenZulassen und LöschenZulassen des Unterformulars auf Nein ein, wenn die Datensätze in dem Unterformular nicht bearbeitet werden, oder stellen Sie die Eigenschaft Datensatzgruppentyp auf Snapshot ein.

• Vermeiden Sie überlappende Steuerelemente.
• Vermeiden Sie das Sortieren und Gruppieren nach Ausdrücken.
• Indizieren (Index: Ein Feature, das das Suchen und Sortieren in einer Tabelle basierend auf bestimmten Schlüsselwerten beschleunigt und die Eindeutigkeit für die Zeilen in einer Tabelle erzwingen kann. Der Primärschlüssel einer Tabelle wird automatisch indiziert. Einige Felder können aufgrund ihres Datentyps nicht indiziert werden.) Sie Felder, nach denen Sie sortieren oder gruppieren.
• Verwenden Sie möglichst keine Domänen-Aggregatfunktionen (Domänenaggregatfunktion: Eine Funktion, z. B. "DomMittelwert" oder "DomMax", die zum Berechnen von Statistiken über eine bestimmte Gruppe von Datensätzen (eine Domäne) verwendet wird.). Schließen Sie das Feld in die dem Bericht zugrunde liegende Abfrage ein, oder verwenden Sie einen Unterbericht (Unterbericht: Ein Bericht, der in einem anderen Bericht enthalten ist.).
• Stellen Sie sicher, dass die dem Bericht zugrunde liegende Abfrage optimiert ist.
• Ermitteln Sie mit der Eigenschaft HasData oder dem Ereignis NoData, ob ein Bericht an eine leere Datensatzgruppe gebunden ist.

• Verwenden Sie Bitmaps und andere Grafikobjekte sparsam.
• Konvertieren Sie ungebundene Objektfelder (Ungebundenes Objektfeld: Ein Steuerelement, das Sie für ein ungebundenes Objekt in einem Formular oder einem Bericht platzieren. Ein ungebundenes Objekt ist ein Objekt, z. B. ein Bild, dessen Wert nicht von Daten abgeleitet wird, die in einer Tabelle gespeichert sind.), die Grafiken anzeigen, in Bild-Steuerelemente (Bild-Steuerelement: Ein Steuerelement zum Anzeigen eines Bildes in einem Formular, einem Bericht oder einer Datenzugriffsseite.).
• Verwenden Sie schwarzweiße statt farbiger Bitmaps.

• Basieren Sie Unterberichte auf Abfragen statt auf Tabellen, und schließen Sie nur die unbedingt erforderlichen Felder aus der Datenherkunft ein. Zusätzliche Felder können die Leistung der Unterberichte verringern.
• Indizieren Sie alle Felder im Unterbericht, die mit dem Hauptbericht verknüpft sind.
• Indizieren Sie alle Felder im Unterbericht, die für Kriterien (Kriterien: Von Ihnen angegebene Bedingungen, mit deren Hilfe die in das Resultset einer Abfrage oder eines Filters einzuschließenden Datensätze beschränkt werden.) verwendet werden.

• Schließen Sie beim Verwenden einer Datenzugriffsseite innerhalb von Microsoft Access alle nicht verwendeten Datenbankobjekte. Wenn Sie eine Datenzugriffsseite in Internet Explorer verwenden, schließen Sie alle Fenster, die nicht verwendet werden.
• Legen Sie auf Datenzugriffsseiten, die zur Dateneingabe verwendet werden, die DataEntry-Eigenschaft der Seite auf True fest, damit die Seite mit einem leeren Datensatz geöffnet wird.
• Indizieren Sie alle Felder, die Sie sortieren oder gruppieren oder auf die Sie einen Filter anwenden möchten.
• Binden Sie eine Datenzugriffsseite an eine XML-Datendatei, so dass die Seite die Daten aus einer Datei erhält, die sich auf dem lokalen Client befindet, anstatt auf den Datenbankserver zugreifen zu müssen.

• Vermeiden Sie überlappende Steuerelemente.
• Verwenden Sie gebundene Span-Element-Steuerelemente anstelle von Textfeldern, um nicht aktualisierbare Daten anzuzeigen - z. B., um automatisch nummerierte Werte, aus Ausdrücken gewonnene Werte sowie Hyperlinks anzuzeigen.

  Sicherheit  Verwenden Sie gebundene Span-Steuerelemente oder Hyperlinksteuerelemente mit Vorsicht. Nicht autorisierte Benutzer können gefährlichen HTML-Text in diese Steuerelemente einfügen. Das Verarbeiten dieses Textes ohne Überprüfung oder Änderung kann zu einem Verlust von persönlichen Informationen oder anderen Daten führen. Um das Rendern des in einem Steuerelement enthaltenen HTML-Textes zu verhindern, können Sie den Inhalt des Steuerelements verschlüsseln.

• Verwenden Sie Bitmaps und andere Grafikobjekte sparsam. Verwenden Sie schwarzweiße statt farbiger Bitmaps.

• Stellen Sie sicher, dass die ExpandedByDefault-Eigenschaft für die höchste Gruppenebene auf False festgelegt ist. Wenn sie für niedrigere Gruppenebenen auf False festgelegt ist, werden nach dem Öffnen der Seite andere Interaktionen beschleunigt.
• Stellen Sie sicher, dass die DataPageSize-Gruppenebeneneigenschaft eher auf einen niedrigen als auf einen hohen Wert oder auf Alle festgelegt ist. Je niedriger die Anzahl, desto schneller werden die Datensätze angezeigt.
• Auf einer Seite, die Datensätze mit einer 1:n-Beziehung enthält, gruppieren Sie Datensätze nach Tabellen anstatt nach einem Feld oder Ausdruck.
• Binden Sie auf einer Seite, die auf Tabellen mit einer 1:n-Beziehung basiert, jeden Abschnitt an eine Tabelle statt an eine Abfrage. In Microsoft Access werden die Datensätze erst aus einer Tabelle abgerufen, wenn sie auf der Seite angezeigt werden sollen. Bei einer Abfrage ruft Access sämtliche Datensätze ab, bevor Datensätze auf der Seite angezeigt werden. Verwenden Sie nur dann eine Abfrage, wenn Sie die auf der Seite verwendete Datenmenge beschränken, Aggregatwerte berechnen oder eine Aufgabe ausführen möchten, die nur in einer Abfrage möglich ist.

Achten Sie darauf, eine Kopie Ihrer ursprünglichen Access-Datenbank zu speichern. Wenn der Entwurf von Formularen, Berichten oder Modulen in einer MDE-Datei geändert werden muss, müssen Sie die ursprüngliche Datenbank ändern und anschließend als MDE-Datei speichern. Das Speichern einer Access-Datenbank mit Tabellen als MDE-Datei führt bei einer späteren Änderung des Entwurfs der Formulare, Berichte oder Module zu Komplikationen, da unterschiedliche Versionen der Daten in Einklang gebracht werden. Aus diesem Grunde eignet sich das Speichern einer Access-Datenbank als MDE-Datei am besten für die Front-End-Datenbank einer Front-End/Back-End-Anwendung (Front-End/Back-End-Anwendung: Eine Anwendung, die aus zwei Datenbankdateien besteht: der Back-End-Datenbankdatei, die Tabellen enthält, und der Front-End-Datenbankdatei, die alle anderen Datenbankobjekte sowie Verknüpfungen zu den Tabellen in der Back-End-Datenbank enthält.).

In früheren Versionen von Access konnte Sicherheit auf Benutzerebene mit VBA-Modulen verwendet werden. In Microsoft Access 2000 und höher muss der gesamte Visual Basic-Code für eine Access-Datenbankdatei (MDB-Datei) oder eine Access-Projektdatei (ADP-Datei) (Microsoft Access-Projekt: Eine Access-Datei, die mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verbunden ist und verwendet wird, um Client/Server-Anwendungen zu erstellen. Projektdateien enthalten keine Daten oder Objekte auf Datendefinitionsbasis, wie beispielsweise Tabellen oder Ansichten.) einschließlich eigenständiger Module (Standardmodul: Ein Modul, in dem Sie Sub- und Function-Prozeduren platzieren können, die für andere Prozeduren der Datenbank verfügbar sein sollen.) und Klassenmodule (Klassenmodul: Ein Modul, das die Definition für ein neues Objekt enthalten kann. Jede Instanz einer Klasse erstellt ein neues Objekt. Die im Modul definierten Prozeduren werden die Eigenschaften und Methoden des Objekts. Klassenmodule können eigenständig oder mit Formularen und Berichten verwendet werden.) (wie z. B. Code für Formulare und Berichte) die Sicherheitsfeatures durch Festlegen eines Kennwortes oder Speichern der Datenbank als MDE- oder ADE-Datei aktivieren, wodurch der Quellcode entfernt wird.

Einige Einschränkungen hindern Sie möglicherweise daran, Ihre Access-Datenbank als MDE-Datei zu speichern:

• Sie müssen über kennwortgeschützten Zugriff auf den Visual Basic-Code verfügen.
• Wenn die Datenbank repliziert ist, müssen Sie zunächst die Replikation (Replikation: Das Kopieren einer Datenbank, sodass zwei oder mehr Kopien Aktualisierungen an Daten oder replizierten Objekten austauschen können. Dieser Austausch wird als Synchronisierung bezeichnet.) entfernen.
• Wenn Ihre Access-Datenbank auf eine andere Datenbank oder ein Add-In (Add-In: Ein zusätzliches Programm zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Befehlen oder Features zu Microsoft Office.) verweist, müssen Sie alle Access-Datenbanken oder Add-Ins in der Verweiskette als MDE-Dateien speichern.

Wenn Sie zudem ein Datenbankkennwort oder Sicherheit auf Benutzerebene definieren, bevor Sie eine Access-Datenbank als MDE-Datei speichern, gelten diese Funktionen weiterhin für eine aus dieser Datenbank erstellte MDE-Datei. Falls für Ihre Access-Datenbank ein Datenbankkennwort oder Sicherheit auf Benutzerebene definiert ist und Sie diese Funktionen entfernen möchten, müssen Sie dies vor dem Speichern der Datenbank als MDE-Datei tun.

Bevor Sie damit fortfahren können, eine Access-Datenbank als MDE-Datei zu speichern, für die Sicherheit auf Benutzerebene festgelegt wurde, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Sie müssen sich der Arbeitsgruppen-Informationsdatei (Arbeitsgruppen-Informationsdatei: Eine Datei, die von Access beim Starten gelesen wird. Diese Datei enthält Informationen zu den Benutzern in einer Arbeitsgruppe. Zu diesen Informationen gehören der Kontoname und das Kennwort der Benutzer sowie die Gruppen, in denen sie Mitglied sind.) anschließen, welche die Benutzerkonten definiert, die für den Zugriff auf die Datenbank verwendet werden bzw. beim Erstellen der Datenbank verwendet wurden.
• Ihr Benutzerkonto muss über die Berechtigungen Öffnen/Ausführen und Exklusiv für die Datenbank verfügen.
• Ihr Benutzerkonto muss über die Berechtigungen Entwurf ändern oder Verwalten für alle Tabellen in der Datenbank verfügen, oder Sie müssen der Besitzer (Besitzer: Bei Verwendung von Sicherheit das Benutzerkonto, das die Kontrolle über eine Datenbank oder ein Datenbankobjekt hat. Standardmäßig ist das Benutzerkonto, mit dem eine Datenbank oder ein Datenbankobjekt erstellt wurde, der Besitzer.) aller Tabellen in der Datenbank sein.
• Ihr Benutzerkonto muss über die Berechtigung Entwurf lesen für alle Objekte in der Datenbank verfügen.

Wenn Sie versuchen, eine MDE-Datei aus einer Microsoft Access-Datenbank (MDB-Datei) oder einem Add-In (MDA-Datei) (Add-In: Ein zusätzliches Programm zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Befehlen oder Features zu Microsoft Office.) zu erstellen, die bzw. das auf eine andere Access-Datenbank oder ein anderes Add-In verweist, zeigt Access eine Fehlermeldung an, und Sie können den Vorgang nicht abschließen. Zum Speichern einer Datenbank, die auf eine andere Datenbank verweist, als MDE-Datei müssen Sie alle Datenbanken in der Verweiskette als MDE-Dateien speichern und dabei mit der ersten Datenbank beginnen, auf die verwiesen wird. Nach dem Speichern der ersten Datenbank als MDE-Datei aktualisieren Sie den Verweis in der nächsten Datenbank so, dass er auf die neue MDE-Datei zeigt, bevor Sie diese Datenbank als MDE-Datei speichern, usw.

Wenn z. B. DATENBANK1.MDB auf DATENBANK2.MDB verweist, die wiederum auf DATENBANK3.MDA verweist, verfahren Sie folgendermaßen:

1. Speichern Sie DATENBANK3.MDA als DATENBANK3.MDE.
2. Öffnen Sie DATENBANK2.MDB, und ändern Sie deren Verweis so, dass er auf die neue DATENBANK3.MDE zeigt.
3. Speichern Sie DATENBANK2.MDB als DATENBANK2.MDE.
4. Öffnen Sie DATENBANK1.MDB, und ändern Sie deren Verweis so, dass er auf die neue DATENBANK2.MDE zeigt.
5. Speichern Sie DATENBANK1.MDB als DATENBANK1.MDE.

Eine replizierte Datenbank (entweder ein Replikat (Replikat: Eine Kopie einer Datenbank, die ein Mitglied einer Replikatgruppe ist und mit anderen Replikaten in der Gruppe synchronisiert werden kann. Änderungen an den Daten in einer replizierten Tabelle in einem Replikat werden an die anderen Replikate gesendet und auf diese angewendet.) oder ein Designmaster (Designmaster: Das einzige Mitglied der Replikatgruppe, in dem Sie Änderungen an der Struktur einer Datenbank vornehmen können, die an andere Replikate weitergegeben werden.)) kann nicht als MDE-Datei gespeichert werden. Um eine replizierte Datenbank als MDE-Datei zu speichern, müssen Sie zunächst die Replikation (Replikation: Das Kopieren einer Datenbank, sodass zwei oder mehr Kopien Aktualisierungen an Daten oder replizierten Objekten austauschen können. Dieser Austausch wird als Synchronisierung bezeichnet.) entfernen.

Wenn eine Datenbank als MDE-Datei gespeichert wurde, kann sie repliziert werden; diese Replikation ist jedoch nur sinnvoll, wenn zukünftig keine Änderungen an der Originaldatenbank vorgenommen werden müssen. Es gibt keine Möglichkeit, Änderungen am Entwurf von Formularen, Berichten oder Code in der Designmaster-MDE-Datei vorzunehmen. Außerdem können in der Originaldatenbank vorgenommene Entwurfsänderungen nicht mit vorher existierenden MDE-Replikaten synchronisiert (Synchronisierung: Das Aktualisieren von zwei Mitgliedern einer Replikatgruppe durch Austauschen aller aktualisierten Datensätze und Objekte jedes Mitglieds. Zwei Replikatgruppenmitglieder sind synchronisiert, wenn die Änderungen an einem Mitglied auf das jeweils andere angewendet wurden.) werden. Deshalb müssen Sie jede notwendige Entwurfsänderung an einer Replikatgruppe (Replikatgruppe: Der Designmaster und alle Replikate, die denselben Datenbankentwurf und dieselbe eindeutige Replikatgruppenbezeichner verwenden.) von MDE-Dateien in der Originaldatenbank vornehmen, diese erneut als MDE-Datei speichern und anschließend eine vollkommen neue Replikatgruppe aus der neuen MDE-Datei erstellen und diese verteilen.

Wenn Sie Daten oder Objekte in einer Access-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.) löschen, oder wenn Sie Objekte in einem Access-Projekt (Microsoft Access-Projekt: Eine Access-Datei, die mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verbunden ist und verwendet wird, um Client/Server-Anwendungen zu erstellen. Projektdateien enthalten keine Daten oder Objekte auf Datendefinitionsbasis, wie beispielsweise Tabellen oder Ansichten.) löschen, kann dies zur Fragmentierung der Datei und zu einer ineffizienten Speicherplatznutzung führen. Durch das Komprimieren der Access-Datei wird eine Kopie der Datei erstellt und die Art der Speicherung der Datei auf dem Datenträger neu geordnet. Durch die Komprimierung einer Datenbank aus einer früheren Access-Version wird die Datenbank nicht in das Access 2002 - 2003-Format konvertiert.

Durch die Komprimierung wird die Leistung sowohl von Access-Datenbanken als auch von Access-Projekten optimiert. In einem Access-Projekt wirkt sich die Komprimierung jedoch nicht auf Datenbankobjekte (Datenbankobjekte: Eine Access-Datenbank enthält Objekte wie Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Seiten, Makros und Module. Ein Access-Projekt enthält Objekte wie Formulare, Berichte, Seiten, Makros und Module.) wie Tabellen oder Sichten aus, die sich nicht im Access-Projekt selbst, sondern in der Microsoft SQL Server-Datenbank (Microsoft SQL Server-Datenbank: Eine Datenbank in Microsoft SQL Server, die aus Tabellen, Ansichten, Indizes, gespeicherten Prozeduren, Funktionen sowie Triggern besteht.) befinden.

Die Komprimierung wirkt sich nicht auf die automatische Nummerierung in einem Access-Projekt aus. Wenn Sie jedoch in einer Access-Datenbank Datensätze am Ende einer Tabelle gelöscht haben, die über ein AutoWert-Feld (AutoWert-Datentyp: In einer Microsoft Access-Datenbank ein Felddatentyp, der für jeden Datensatz, der zu einer Tabelle hinzugefügt wird, automatisch eine eindeutige Zahl speichert. Dabei können drei Arten von Zahlen generiert werden: aufeinanderfolgende Zahlen, Zufallszahlen und Replikations-IDs.) verfügt, wird durch das Komprimieren der Datenbank der Wert dieses Feldes neu festgelegt. Der AutoWert-Wert des nächsten hinzugefügten Datensatzes ist dann um 1 größer als der AutoWert-Wert des letzten nicht gelöschten Datensatzes in der Tabelle.

In den meisten Fällen erkennt Microsoft Access, ob eine Access-Datei beschädigt ist, sobald Sie versuchen, die Datei zu öffnen. In diesem Fall erhalten Sie die Möglichkeit, die Datei sofort zu reparieren. Wenn die aktuelle Access-Datei einen Verweis auf eine andere Access-Datei enthält, die beschädigt ist, versucht Access nicht, die andere Datei zu reparieren. In einigen Fällen ist es möglich, dass Access die Beschädigung einer Datei nicht erkennt. Falls eine Access-Datei ein unvorhersehbares Verhalten aufweist, sollten Sie sie komprimieren und reparieren.

Access kann Folgendes reparieren:

• Beschädigte Tabellen in einer Access-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.).

• Fehlende Informationen zur Struktur des zu einer Access-Datei gehörenden VBA-Projekts (Visual Basic für Applikationen).

• Beschädigungen in Formularen, Berichten oder Modulen.

• Fehlende Informationen, die Access benötigt, um ein bestimmtes Formular oder Modul oder einen bestimmten Bericht zu öffnen.

Um Beschädigungen an Access-Dateien zu vermeiden, sollten Sie die folgenden Richtlinien einhalten:

• Komprimieren und reparieren Sie Access-Dateien in regelmäßigen Abständen. Sie können festlegen, dass Access eine Datei automatisch komprimiert, wenn sie geschlossen wird.

• Sichern Sie die Access-Dateien regelmäßig.

• Vermeiden Sie die unsachgemäße Beendigung von Access. So sollten Sie Access z. B. nicht unvermittelt durch Abschalten des Computers beenden.

• Falls Netzwerkprobleme auftreten, sollten Sie die Verwendung einer freigegebenen Access-Datenbank, die sich auf einem Netzwerkserver befindet, so lange vermeiden, bis die Probleme beseitigt wurden. Falls möglich, sollten Sie die Access-Datenbank auf einen Computer verschieben, der Ihnen den lokalen Zugriff auf die Datenbank ermöglicht.

Falls ein schwerwiegendes Problem auftritt und dazu führt, dass Microsoft Access beendet wird, wird Access neu gestartet, eine Kopie der zuvor geöffneten Datei erstellt und diese Datei Dateiname_Backup.mdb oder Dateiname_Backup.adp benannt, wobei Dateiname dem Namen der Originaldatei entspricht. Wenn die Datei Dateiname_Backup.mdb oder Dateiname_Backup.adp bereits vorhanden ist, werden Sie von Access aufgefordert, den Namen der Datei anzugeben. Access versucht daraufhin, die Originaldatei zu komprimieren und zu reparieren.