Im vorangegangenen Beispiel müssen die Felder aus vier Tabellen so koordiniert werden, dass sie Informationen zu ein und derselben Bestellung anzeigen. Diese Koordination wird durch Beziehungen zwischen den Tabellen erreicht. Eine Beziehung arbeitet mit übereinstimmenden Daten in Schlüsselfeldern (in der Regel ein Feld, das in beiden Tabellen denselben Namen besitzt). In den meisten Fällen stellen diese übereinstimmenden Felder in der einen Tabelle den Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder (Spalten), die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.), der einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz enthält, und in der anderen Tabelle einen Fremdschlüssel (Fremdschlüssel: Ein oder mehrere Tabellenfelder (Spalten), die auf das oder die Primärschlüsselfelder in einer anderen Tabelle verweisen. Ein Fremdschlüssel gibt an, wie die Tabellen verknüpft werden.) dar. Einzelnen Angestellten können z. B. Bestellungen zugeordnet werden, für die sie zuständig sind, indem eine Beziehung zwischen den Feldern PersonalNr hergestellt wird.

  PersonalNr wird in beiden Tabellen angezeigt - als Primärschlüssel ...

  ... und als Fremdschlüssel.

Eine 1:n-Beziehung ist der häufigste Beziehungstyp. In einer 1:n-Beziehung können einem Datensatz in Tabelle A mehrere passende Datensätze in Tabelle B zugeordnet sein, aber einem Datensatz in Tabelle B ist nie mehr als ein Datensatz in Tabelle A zugeordnet.

  Ein Lieferant ...

  ... kann mehrere Artikel liefern ...

  ... aber jeder Artikel hat nur einen Lieferanten.

In einer m:n-Beziehung können jedem Datensatz in Tabelle A mehrere übereinstimmende Datensätze in Tabelle B zugeordnet sein und umgekehrt. Diese Art von Beziehung ist nur möglich, indem eine dritte Tabelle (eine so genannte Zuordnungstabelle) definiert wird, deren Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder (Spalten), die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) aus zwei Feldern besteht, den Fremdschlüsseln (Fremdschlüssel: Ein oder mehrere Tabellenfelder (Spalten), die auf das oder die Primärschlüsselfelder in einer anderen Tabelle verweisen. Ein Fremdschlüssel gibt an, wie die Tabellen verknüpft werden.) aus den Tabellen A und B. Eine m:n-Beziehung besteht eigentlich aus zwei 1:n-Beziehungen mit einer dritten Tabelle. Zwischen der Tabelle Bestellungen und der Tabelle Artikel besteht z. B. eine m:n-Beziehung, die durch Erstellen zweier 1:n-Beziehungen zur Tabelle Bestelldetails definiert wird. Eine Bestellung kann viele Artikel enthalten, und jeder Artikel kann in vielen Bestellungen auftreten.

  Primärschlüssel aus der Tabelle Bestellungen

  Primärschlüssel aus der Tabelle Artikel

  Eine Bestellung kann mehrere Artikel enthalten ...

  ... und jeder Artikel kann in vielen Bestellungen auftreten.

In einer 1:1-Beziehung ist jedem Datensatz in Tabelle A nur ein übereinstimmender Datensatz in Tabelle B zugeordnet und umgekehrt. Diese Art von Beziehung ist nicht sehr häufig, weil die meisten Informationen, die auf diese Weise in Beziehung stehen, sich in einer Tabelle befinden. Sie können eine 1:1-Beziehung z. B. verwenden, um eine Tabelle mit vielen Feldern zu teilen, um einen Teil der Tabelle aus Sicherheitsgründen abzutrennen, oder um Informationen zu speichern, die nur für eine Untermenge der Haupttabelle gelten. Sie können z. B. eine Tabelle erstellen, die nur die Angestellten enthält, die an einem für einen guten Zweck ausgerichteten Fußballspiel teilnehmen. Für jeden Fußballspieler in der Tabelle Fußballspieler ist ein übereinstimmender Datensatz in der Tabelle Personal vorhanden.

  Für jeden Fußballspieler gibt es nur einen übereinstimmenden Datensatz in der Tabelle Personal.

  Diese Wertemenge ist eine Untermenge des Feldes PersonalNr und der Tabelle Personal.

Welche Art von Beziehung Microsoft Access erstellt, hängt davon ab, wie die in Beziehung stehenden Felder definiert sind:

• Eine 1:n-Beziehung wird erstellt, wenn nur eines der in Beziehung stehenden Felder ein Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder (Spalten), die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) ist oder einen eindeutigen Index (Eindeutiger Index: Ein Index, der dadurch definiert wird, dass die Indiziert-Eigenschaft eines Feldes auf "Ja (Ohne Duplikate)" festgelegt wird. Ein eindeutiger Index lässt doppelte Einträge im indizierten Feld nicht zu. Wenn ein Feld als Primärschlüssel festgelegt wird, wird das Feld automatisch als eindeutig definiert.) besitzt.
• Eine 1:1-Beziehung wird hergestellt, wenn beide in Beziehung stehenden Felder Primärschlüssel sind oder über eindeutige Indizes verfügen.
• Eine m:n-Beziehung besteht eigentlich aus zwei 1:n-Beziehungen mit einer dritten Tabelle, deren Primärschlüssel aus zwei Feldern besteht, und zwar den Fremdschlüsseln (Fremdschlüssel: Ein oder mehrere Tabellenfelder (Spalten), die auf das oder die Primärschlüsselfelder in einer anderen Tabelle verweisen. Ein Fremdschlüssel gibt an, wie die Tabellen verknüpft werden.) aus den beiden anderen Tabellen.

Sie können auch eine Beziehung innerhalb einer Tabelle erstellen. Dieses Vorgehen ist sinnvoll, wenn Sie einen Nachschlagevorgang innerhalb derselben Tabelle durchführen müssen. Sie können z. B. in der Tabelle Personal eine Beziehung zwischen den Feldern PersonalNr und Vorgesetzte(r) erstellen, so dass das Feld Vorgesetzte(r) Personaldaten von einer entsprechenden Personal-Nr anzeigen kann.

Anmerkung  Wenn Sie ein Feld, das kein Primärschlüssel ist und keinen eindeutigen Index besitzt, auf ein Feld ziehen, das ebenfalls kein Primärschlüssel ist und keinen eindeutigen Index besitzt, wird eine unbestimmte Beziehung erstellt. In Abfragen, die Tabellen mit einer unbestimmten Beziehung enthalten, zeigt Microsoft Access eine standardmäßige Verknüpfung (Verknüpfung: Eine Verbindung zwischen einem Feld in einer Tabelle oder Abfrage und einem Feld desselben Datentyps in einer anderen Tabelle oder Abfrage. Durch Verknüpfungen können Programme erkennen, auf welche Weise Daten zueinander in Beziehung stehen. Je nach Art der Verknüpfung können nicht übereinstimmende Datensätze ein- oder ausgeschlossen werden.)slinie zwischen den Tabellen an, aber die referenzielle Integrität (Referenzielle Integrität: Regeln, deren Einhaltung beim Eingeben oder Löschen von Datensätzen überprüft wird, um die definierten Beziehungen zwischen Tabellen beizubehalten.) wird nicht erzwungen. Zudem gibt es keine Garantie dafür, dass die Datensätze in den Tabellen eindeutig sind.

Referenzielle Integrität ist ein Regelsystem, mit dessen Hilfe Microsoft Access sicherstellt, dass Beziehungen zwischen Datensätzen in Detailtabellen gültig sind und dass verknüpfte Daten nicht versehentlich gelöscht oder geändert werden. Sie können referenzielle Integrität festlegen, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Das übereinstimmende Feld aus der Mastertabelle (Mastertabelle: Die 1-Seite zweier verknüpfter Tabellen bei einer 1:n-Beziehung. Eine Mastertabelle muss einen Primärschlüssel besitzen, und jeder Datensatz muss eindeutig sein.) ist ein Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder (Spalten), die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) oder hat einen eindeutigen Index (Eindeutiger Index: Ein Index, der dadurch definiert wird, dass die Indiziert-Eigenschaft eines Feldes auf "Ja (Ohne Duplikate)" festgelegt wird. Ein eindeutiger Index lässt doppelte Einträge im indizierten Feld nicht zu. Wenn ein Feld als Primärschlüssel festgelegt wird, wird das Feld automatisch als eindeutig definiert.).
• Die verwandten Felder weisen denselben Datentyp (Datentyp: Die Eigenschaft eines Feldes, die bestimmt, welche Art von Daten das Feld aufnehmen kann. Als Datentypen sind Währungs- und Datumstypen sowie "Boolean", "Integer", "Long", "Single", "Double", "String" und "Variant" (Standardwert) verfügbar.) auf. Allerdings gibt es zwei Ausnahmen: Ein Feld vom Datentyp AutoWert (AutoWert-Datentyp: In einer Microsoft Access-Datenbank ein Felddatentyp, der für jeden Datensatz, der zu einer Tabelle hinzugefügt wird, automatisch eine eindeutige Zahl speichert. Dabei können drei Arten von Zahlen generiert werden: aufeinanderfolgende Zahlen, Zufallszahlen und Replikations-IDs.) kann mit einem Feld vom Typ Zahl verknüpft werden, dessen Feldgröße-Eigenschaft die Einstellung Long Integer hat. Ein Feld vom Datentyp AutoWert, dessen Feldgröße-Eigenschaft die Einstellung Replikations-ID aufweist, kann mit einem Feld vom Typ Zahl verknüpft werden, dessen Feldgröße-Eigenschaft die Einstellung Replikations-ID hat.
• Beide Tabellen gehören zu derselben Microsoft Access-Datenbank. Handelt es sich dabei um verknüpfte Tabellen (Verknüpfte Tabelle: Eine Tabelle, die in einer Datei außerhalb der geöffneten Datenbank gespeichert ist, auf deren Datensätze Access jedoch zugreifen kann. Sie können Datensätze in einer verknüpften Tabelle hinzufügen, löschen und bearbeiten, jedoch nicht die Tabellenstruktur ändern.), müssen diese über das Microsoft Access-Format verfügen. Um referenzielle Integrität festzulegen, öffnen Sie die Datenbank, in der die Tabellen gespeichert sind. Referenzielle Integrität kann nämlich nicht für verknüpfte Tabellen aus Datenbanken anderer Formate durchgesetzt werden.

Die folgenden Regeln gelten bei Verwendung der referenziellen Integrität:

• Sie können in das Fremdschlüssel (Fremdschlüssel: Ein oder mehrere Tabellenfelder (Spalten), die auf das oder die Primärschlüsselfelder in einer anderen Tabelle verweisen. Ein Fremdschlüssel gibt an, wie die Tabellen verknüpft werden.)feld der verwandten Tabelle keinen Wert eingeben, der nicht im Primärschlüssel der Mastertabelle enthalten ist. Sie können jedoch in das Fremdschlüsselfeld einen Null (Null: Ein Wert, den Sie in ein Feld eingeben oder in Ausdrücken und Abfragen verwenden können, um anzuzeigen, dass Daten fehlen oder unbekannt sind. In Visual Basic kennzeichnet das Schlüsselwort "Null" einen Null-Wert. Einige Felder (beispielsweise Primärschlüsselfelder) können keine Null-Werte enthalten.)-Wert eingeben und damit angeben, dass die Datensätze nicht miteinander verknüpft sind. Auf diese Weise ist z. B. keine Bestellung möglich, die einem nicht vorhandenen Kunden zugeordnet ist. Eine Bestellung, die niemandem zugeordnet ist, ist jedoch denkbar, indem Sie in das Feld Kunden-Nr einen Null-Wert eingeben.
• Sie können keinen Datensatz aus der Mastertabelle löschen, wenn übereinstimmende Datensätze in einer Detailtabelle enthalten sind. Beispielsweise können Sie einen Datensatz eines Mitarbeiters aus der Tabelle Personal nicht löschen, wenn diesem Mitarbeiter in der Tabelle Bestellungen Bestellungen zugeordnet sind.
• Sie können keinen Primärschlüsselwert in der Mastertabelle ändern, wenn es zu diesem Datensatz Detaildatensätze gibt. Beispielsweise können Sie die Personalnummer eines Mitarbeiters in der Tabelle Personal nicht ändern, wenn diesem Mitarbeiter in der Tabelle Bestellungen Bestellungen zugeordnet sind.

Bei Beziehungen, in denen referenzielle Integrität (Referenzielle Integrität: Regeln, deren Einhaltung beim Eingeben oder Löschen von Datensätzen überprüft wird, um die definierten Beziehungen zwischen Tabellen beizubehalten.) durchgesetzt wird, können Sie angeben, ob Microsoft Access für Detaildatensätze automatisch Aktualisierungsweitergaben (Aktualisierungsweitergabe: Im Hinblick auf Beziehungen, die die referenzielle Integrität zwischen Tabellen erzwingen, die Aktualisierung zugehörigen Datensätze in den verknüpften Tabellen, wenn ein Datensatz in der Mastertabelle geändert wird.) und Löschweitergaben (Löschweitergabe: Im Hinblick auf Beziehungen, die die referenzielle Integrität zwischen Tabellen erzwingen, die Löschung aller zugehörigen Datensätze in den verknüpften Tabellen, wenn ein Datensatz in der Mastertabelle gelöscht wird.) durchführen soll. Wenn Sie diese Optionen setzen, sind Lösch- und Aktualisierungsoperationen zulässig, die normalerweise durch die Regeln referenzieller Integrität verhindert werden. Wenn Sie in einer Mastertabelle (Mastertabelle: Die 1-Seite zweier verknüpfter Tabellen bei einer 1:n-Beziehung. Eine Mastertabelle muss einen Primärschlüssel besitzen, und jeder Datensatz muss eindeutig sein.) Datensätze löschen oder Primärschlüsselwerte (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder (Spalten), die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) ändern, führt Microsoft Access die erforderlichen Änderungen in den verknüpften Tabellen (Detailtabellen) aus, um die referenzielle Integrität zu wahren.

Wenn Sie beim Definieren einer Beziehung das Kontrollkästchen Aktualisierungsweitergabe an Detailfeld aktiviert haben, aktualisiert Microsoft Access bei jeder Änderung des Primärschlüssels eines Datensatzes der Mastertabelle automatisch den Primärschlüssel in allen Detaildatensätzen auf den neuen Wert. Ändern Sie z. B. in der Tabelle Kunden eine Kundennummer, wird das Feld Kunden-Code in der Tabelle Bestellungen automatisch für alle Bestellungen dieses Kunden aktualisiert, damit die Beziehung erhalten bleibt. Microsoft Access gibt Aktualisierungen ohne vorherige Anzeige einer Meldung weiter.

Anmerkung  Handelt es sich beim Primärschlüssel der Mastertabelle um ein Feld vom Datentyp AutoWert (AutoWert-Datentyp: In einer Microsoft Access-Datenbank ein Felddatentyp, der für jeden Datensatz, der zu einer Tabelle hinzugefügt wird, automatisch eine eindeutige Zahl speichert. Dabei können drei Arten von Zahlen generiert werden: aufeinanderfolgende Zahlen, Zufallszahlen und Replikations-IDs.), hat das Aktivieren des Kontrollkästchens Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder keine Auswirkung, da der Wert in einem Feld vom Datentyp AutoWert nicht geändert werden kann.

Wenn Sie beim Definieren einer Beziehung das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze aktivieren, löscht Microsoft Access bei jedem Löschen von Datensätzen in der Mastertabelle automatisch die verwandten Datensätze in der verwandten Tabelle. Löschen Sie z. B. einen Kundendatensatz aus der Tabelle Kunden, werden automatisch alle Bestellungen dieses Kunden aus der Tabelle Bestellungen gelöscht (dies schließt Datensätze in der Tabelle Bestelldetails ein, die mit den Datensätzen in der Tabelle Bestellungen verwandt sind). Wenn Sie Datensätze aus einem Formular oder Datenblatt löschen und das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze aktiviert ist, gibt Microsoft Access die Warnung aus, dass verwandte Datensätze ebenfalls gelöscht werden können. Wenn Sie Datensätze jedoch mithilfe einer Löschabfrage (Löschabfrage: Eine Abfrage (SQL-Anweisung), die Zeilen aus einer oder mehreren Tabellen löscht, wenn bestimmte angegebene Kriterien erfüllt sind.) löschen, löscht Microsoft Access automatisch die Datensätze in den verwandten Tabellen, ohne zuvor eine Warnung anzuzeigen.