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Anwenden für: Microsoft Office Access 2003
Je nach Vorkenntnissen haben Sie verschiedene Möglichkeiten, mit dem Arbeiten in Microsoft Office Access 2003 zu beginnen.
Sie können eine Microsoft Access 2000-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.) oder ein Access 2000-Projekt (Microsoft Access-Projekt: Eine Access-Datei, die mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verbunden ist und verwendet wird, um Client/Server-Anwendungen zu erstellen. Projektdateien enthalten keine Daten oder Objekte auf Datendefinitionsbasis, wie beispielsweise Tabellen oder Ansichten.) sowohl in Access 2003 als auch in Access 2000 verwenden. Dies gilt selbst dann, wenn die Datei eine sicherheitsaktivierte Access-Datenbank ist. Wenn Sie eine Access-Datenbank auch Benutzern von Access 97 oder früher zur Verfügung stellen möchten, führen Sie eine oder mehrere der folgenden Schrittfolgen aus. Wenn sich die Microsoft Access-Datenbank (Datenbank: Eine Datensammlung mit Bezug zu einem bestimmten Thema oder Zweck. In einer Datenbank sind Informationen zu einer bestimmten Entität, z. B. zu einem Mitarbeiter oder einer Bestellung, in Tabellen, Datensätzen und Feldern kategorisiert.) in einer Datei befindet, die Sie in verschiedenen Versionen von Microsoft Access verwenden möchten, konvertieren Sie diese in eine Front-End/Back-End-Anwendung (Front-End/Back-End-Anwendung: Eine Anwendung, die aus zwei Datenbankdateien besteht: der Back-End-Datenbankdatei, die Tabellen enthält, und der Front-End-Datenbankdatei, die alle anderen Datenbankobjekte sowie Verknüpfungen zu den Tabellen in der Back-End-Datenbank enthält.). Die Daten bleiben im Format der ältesten Microsoft Access-Version, während Sie eine Front-End-Anwendung verwenden, die in das Format von Access 2000 oder Access 2003 konvertiert wurde.
Ist Ihre Microsoft Access-Datenbank (Datenbank: Eine Datensammlung mit Bezug zu einem bestimmten Thema oder Zweck. In einer Datenbank sind Informationen zu einer bestimmten Entität, z. B. zu einem Mitarbeiter oder einer Bestellung, in Tabellen, Datensätzen und Feldern kategorisiert.) bereits eine Front-End/Back-End-Anwendung (Front-End/Back-End-Anwendung: Eine Anwendung, die aus zwei Datenbankdateien besteht: der Back-End-Datenbankdatei, die Tabellen enthält, und der Front-End-Datenbankdatei, die alle anderen Datenbankobjekte sowie Verknüpfungen zu den Tabellen in der Back-End-Datenbank enthält.), müssen Sie die Front-End-Datenbank lediglich in das Dateiformat von Access 2000 oder Access 2002-2003 konvertieren.
Sie können eine in Access 97 oder früher erstellte Microsoft Access-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.) öffnen, ohne sie zu konvertieren.
Microsoft Access aktiviert (Aktivierte Datenbank: Eine Datenbank, die mit einer früheren Version von Access erstellt und in Access 2000 oder höher ohne Formatkonvertierung geöffnet wurde. Zum Ändern des Entwurfs der Datenbank müssen Sie die Datenbank in der Version von Access öffnen, in der sie erstellt wurde.) die Datenbank der früheren Version, indem es zusätzliche Informationen in der Datei speichert, um das im Dialogfeld Optionen auf der Registerkarte Weitere angegebene Standarddateiformat zu berücksichtigen. Eine aktivierte Datenbank kann nach wie vor in der Microsoft Access-Version geöffnet werden, in der sie erstellt wurde.
Wenn eine sicherheitsaktivierte Datenbank über mehrere Microsoft Access-Versionen hinweg gemeinsam genutzt wird, treten im Grundsatz die gleichen Probleme auf wie beim gemeinsamen Nutzen einer ungeschützten Datenbank über mehrere Versionen hinweg. Die einzige Ausnahme bezieht sich darauf, wie mit den Arbeitsgruppen-Informationsdateien (Arbeitsgruppen-Informationsdatei: Eine Datei, die von Access beim Starten gelesen wird. Diese Datei enthält Informationen zu den Benutzern in einer Arbeitsgruppe. Zu diesen Informationen gehören der Kontoname und das Kennwort der Benutzer sowie die Gruppen, in denen sie Mitglied sind.) umgegangen wird, die mit der sicherheitsaktivierten Datenbank verwendet werden.
Wenn Ihnen andere Datenbank- oder Tabellenkalkulationsanwendungen bekannt sind, verfügen Sie über grundlegende Kenntnisse der Funktionsweise dieser Anwendungen und der Verwendung von Datenbanken. Microsoft Access unterscheidet sich von vielen anderen Datenbankanwendungen dadurch, dass es Ihnen das Erstellen relationaler Datenbanken (Relationale Datenbank: Ein Datenbanktyp, in dem Informationen in Tabellen gespeichert werden. Verwendet übereinstimmende Werte aus zwei Tabellen, um Daten in der einen Tabelle mit Daten in der anderen in Beziehung zu setzen. In einer relationalen Datenbank werden bestimmte Datentypen in der Regel nur einmal gespeichert.) ermöglicht. Access stellt außerdem zahlreiche Optionen für die Arbeit mit anderen Datenbankprogrammen wie z. B. Microsoft SQL Server zur Verfügung.
Nachdem Sie verschiedene Tabellen zu den einzelnen Themen in Ihrer Microsoft Access-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.) angelegt haben, müssen Sie Microsoft Access mitteilen, wie diese Informationen wieder zusammengeführt werden. Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, Beziehungen (Beziehung: Eine Zuordnung zwischen allgemeinen Feldern (Spalten), die in zwei Tabellen vorkommen. Eine Beziehung kann vom Typ 1:1, 1:n oder n:n sein.) zwischen Ihren Tabellen zu definieren. Anschließend können Sie Abfragen, Formulare und Berichte erstellen, um die Informationen aus verschiedenen Tabellen gleichzeitig anzuzeigen. Dieses Formular enthält z. B. Informationen aus vier Tabellen:
Im vorangegangenen Beispiel müssen die Felder aus vier Tabellen so koordiniert werden, dass sie Informationen zu ein und derselben Bestellung anzeigen. Diese Koordination wird durch Beziehungen zwischen den Tabellen erreicht. Eine Beziehung arbeitet mit übereinstimmenden Daten in Schlüsselfeldern (in der Regel ein Feld, das in beiden Tabellen denselben Namen besitzt). In den meisten Fällen stellen diese übereinstimmenden Felder in der einen Tabelle den Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.), der einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz enthält, und in der anderen Tabelle einen Fremdschlüssel (Fremdschlüssel: Ein oder mehrere Tabellenfelder [Spalten], die auf das oder die Primärschlüsselfelder in einer anderen Tabelle verweisen. Ein Fremdschlüssel gibt an, wie die Tabellen verknüpft werden.) dar. Einzelnen Angestellten können z. B. Bestellungen zugeordnet werden, für die sie zuständig sind, indem eine Beziehung zwischen den Feldern PersonalNr hergestellt wird.
Eine 1:n-Beziehung ist der häufigste Beziehungstyp. In einer 1:n-Beziehung können einem Datensatz in Tabelle A mehrere passende Datensätze in Tabelle B zugeordnet sein, aber einem Datensatz in Tabelle B ist nie mehr als ein Datensatz in Tabelle A zugeordnet.
In einer m:n-Beziehung können jedem Datensatz in Tabelle A mehrere übereinstimmende Datensätze in Tabelle B zugeordnet sein und umgekehrt. Diese Art von Beziehung ist nur möglich, indem eine dritte Tabelle (eine so genannte Zuordnungstabelle) definiert wird, deren Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) aus zwei Feldern besteht, den Fremdschlüsseln (Fremdschlüssel: Ein oder mehrere Tabellenfelder [Spalten], die auf das oder die Primärschlüsselfelder in einer anderen Tabelle verweisen. Ein Fremdschlüssel gibt an, wie die Tabellen verknüpft werden.) aus den Tabellen A und B. Eine m:n-Beziehung besteht eigentlich aus zwei 1:n-Beziehungen mit einer dritten Tabelle. Zwischen der Tabelle Bestellungen und der Tabelle Artikel besteht z. B. eine m:n-Beziehung, die durch Erstellen zweier 1:n-Beziehungen zur Tabelle Bestelldetails definiert wird. Eine Bestellung kann viele Artikel enthalten, und jeder Artikel kann in vielen Bestellungen auftreten.
In einer 1:1-Beziehung ist jedem Datensatz in Tabelle A nur ein übereinstimmender Datensatz in Tabelle B zugeordnet und umgekehrt. Diese Art von Beziehung ist nicht sehr häufig, weil die meisten Informationen, die auf diese Weise in Beziehung stehen, sich in einer Tabelle befinden. Sie können eine 1:1-Beziehung z. B. verwenden, um eine Tabelle mit vielen Feldern zu teilen, um einen Teil der Tabelle aus Sicherheitsgründen abzutrennen, oder um Informationen zu speichern, die nur für eine Untermenge der Haupttabelle gelten. Sie können z. B. eine Tabelle erstellen, die nur die Angestellten enthält, die an einem für einen guten Zweck ausgerichteten Fußballspiel teilnehmen. Für jeden Fußballspieler in der Tabelle Fußballspieler ist ein übereinstimmender Datensatz in der Tabelle Personal vorhanden.
Welche Art von Beziehung Microsoft Access erstellt, hängt davon ab, wie die in Beziehung stehenden Felder definiert sind:
Sie können auch eine Beziehung innerhalb einer Tabelle erstellen. Dieses Vorgehen ist sinnvoll, wenn Sie einen Nachschlagevorgang innerhalb derselben Tabelle durchführen müssen. Sie können z. B. in der Tabelle Personal eine Beziehung zwischen den Feldern PersonalNr und Vorgesetzte(r) erstellen, so dass das Feld Vorgesetzte(r) Personaldaten von einer entsprechenden Personal-Nr anzeigen kann. Hinweis Wenn Sie ein Feld, das kein Primärschlüssel ist und keinen eindeutigen Index hat, auf ein Feld ziehen, das ebenfalls kein Primärschlüssel ist und keinen eindeutigen Index hat, wird eine unbestimmte Beziehung erstellt. In Abfragen, die Tabellen mit einer unbestimmten Beziehung enthalten, zeigt Microsoft Access eine standardmäßige Verknüpfung (Verknüpfung: Eine Verbindung zwischen einem Feld in einer Tabelle oder Abfrage und einem Feld desselben Datentyps in einer anderen Tabelle oder Abfrage. Durch Verknüpfungen können Programme erkennen, auf welche Weise Daten zueinander in Beziehung stehen. Je nach Art der Verknüpfung können nicht übereinstimmende Datensätze ein- oder ausgeschlossen werden.)slinie zwischen den Tabellen an, aber die referenzielle Integrität (Referenzielle Integrität: Regeln, deren Einhaltung beim Eingeben oder Löschen von Datensätzen überprüft wird, um die definierten Beziehungen zwischen Tabellen beizubehalten.) wird nicht erzwungen. Darüber hinaus gibt es keine Garantie dafür, dass die Datensätze in den Tabellen eindeutig sind. Referenzielle Integrität ist ein Regelsystem, mit dessen Hilfe Microsoft Access sicherstellt, dass Beziehungen zwischen Datensätzen in Detailtabellen gültig sind und dass verknüpfte Daten nicht versehentlich gelöscht oder geändert werden. Sie können referenzielle Integrität festlegen, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Die folgenden Regeln gelten bei Verwendung der referenziellen Integrität:
Bei Beziehungen, in denen referenzielle Integrität (Referenzielle Integrität: Regeln, deren Einhaltung beim Eingeben oder Löschen von Datensätzen überprüft wird, um die definierten Beziehungen zwischen Tabellen beizubehalten.) durchgesetzt wird, können Sie angeben, ob Microsoft Access für Detaildatensätze automatisch Aktualisierungsweitergaben (Aktualisierungsweitergabe: Im Hinblick auf Beziehungen, die die referenzielle Integrität zwischen Tabellen erzwingen, die Aktualisierung zugehörigen Datensätze in den verknüpften Tabellen, wenn ein Datensatz in der Mastertabelle geändert wird.) und Löschweitergaben (Löschweitergabe: Im Hinblick auf Beziehungen, die die referenzielle Integrität zwischen Tabellen erzwingen, die Löschung aller zugehörigen Datensätze in den verknüpften Tabellen, wenn ein Datensatz in der Mastertabelle gelöscht wird.) durchführen soll. Wenn Sie diese Optionen setzen, sind Lösch- und Aktualisierungsoperationen zulässig, die normalerweise durch die Regeln referenzieller Integrität verhindert werden. Wenn Sie in einer Mastertabelle (Mastertabelle: Die 1-Seite zweier verknüpfter Tabellen bei einer 1:n-Beziehung. Eine Mastertabelle muss einen Primärschlüssel besitzen, und jeder Datensatz muss eindeutig sein.) Datensätze löschen oder Primärschlüsselwerte (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) ändern, führt Microsoft Access die erforderlichen Änderungen in den verknüpften Tabellen (Detailtabellen) aus, um die referenzielle Integrität zu wahren. Wenn Sie beim Definieren einer Beziehung das Kontrollkästchen Aktualisierungsweitergabe an Detailfeld aktiviert haben, aktualisiert Microsoft Access bei jeder Änderung des Primärschlüssels eines Datensatzes der Mastertabelle automatisch den Primärschlüssel in allen Detaildatensätzen auf den neuen Wert. Ändern Sie z. B. in der Tabelle Kunden eine Kundennummer, wird das Feld Kunden-Code in der Tabelle Bestellungen automatisch für alle Bestellungen dieses Kunden aktualisiert, damit die Beziehung erhalten bleibt. Microsoft Access gibt Aktualisierungen ohne vorherige Anzeige einer Meldung weiter. Hinweis Handelt es sich beim Primärschlüssel der Mastertabelle um ein Feld vom Datentyp AutoWert (AutoWert-Datentyp: In einer Microsoft Access-Datenbank ein Felddatentyp, der für jeden Datensatz, der zu einer Tabelle hinzugefügt wird, automatisch eine eindeutige Zahl speichert. Dabei können drei Arten von Zahlen generiert werden: aufeinanderfolgende Zahlen, Zufallszahlen und Replikations-IDs.), hat das Aktivieren des Kontrollkästchens Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder keine Auswirkung, da der Wert in einem Feld vom Datentyp AutoWert nicht geändert werden kann. Wenn Sie beim Definieren einer Beziehung das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze aktivieren, löscht Microsoft Access bei jedem Löschen von Datensätzen in der Mastertabelle automatisch die verwandten Datensätze in der verwandten Tabelle. Löschen Sie z. B. einen Kundendatensatz aus der Tabelle Kunden, werden automatisch alle Bestellungen dieses Kunden aus der Tabelle Bestellungen gelöscht (dies schließt Datensätze in der Tabelle Bestelldetails ein, die mit den Datensätzen in der Tabelle Bestellungen verwandt sind). Wenn Sie Datensätze aus einem Formular oder Datenblatt löschen und das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze aktiviert ist, gibt Microsoft Access die Warnung aus, dass verwandte Datensätze ebenfalls gelöscht werden können. Wenn Sie Datensätze jedoch mithilfe einer Löschabfrage (Löschabfrage: Eine Abfrage [SQL-Anweisung], die Zeilen aus einer oder mehreren Tabellen löscht, wenn bestimmte angegebene Kriterien erfüllt sind.) löschen, löscht Microsoft Access automatisch die Datensätze in den verwandten Tabellen, ohne zuvor eine Warnung anzuzeigen.
Microsoft Access 2003 stellt Features zum Arbeiten mit anderen Programmen bereit.
Das Arbeiten mit Datenbanken und Datenbankobjekten kann anfangs sehr kompliziert erscheinen. Die folgenden Informationen sollen Ihnen helfen, sich mit den Komponenten einer Microsoft Access-Datenbank vertraut zu machen.
Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen zu einem bestimmten Thema oder Zweck, wie z. B. dem Verfolgen von Bestellungen oder dem Verwalten einer Musiksammlung. Wenn Ihre Datenbank nicht oder nur teilweise in einem Computer gespeichert ist, müssen Sie die Informationen aus den verschiedenen Quellen selbst koordinieren und organisieren. Nehmen Sie beispielsweise an, die Telefonnummern Ihrer Lieferanten sind an unterschiedlichen Stellen verzeichnet: auf Karteikarten, die die Telefonnummern von Lieferanten enthalten, in Produktinformationsunterlagen in einem Aktenschrank und in einer Kalkulationstabelle, die Auftragsinformationen enthält. Wenn sich die Telefonnummer eines Lieferanten ändert, müssen Sie diese Informationen evtl. an allen drei Stellen aktualisieren. Wenn Sie stattdessen eine Datenbank verwenden, müssen Sie diese Angaben nur einmal aktualisieren. Die Telefonnummer des Lieferanten wird automatisch aktualisiert, unabhängig davon, wie Sie in der Datenbank darauf zugreifen. Mithilfe von Microsoft Access können Sie alle erforderlichen Informationen von einer einzigen Datenbankdatei aus verwalten. Innerhalb der Datei können Sie Folgendes verwenden:
Zum Speichern Ihrer Daten erstellen Sie eine Tabelle für jeden gewünschten Informationstyp. Um Daten aus mehreren Tabellen in einer Abfrage, einem Formular, einem Bericht oder einer Datenzugriffsseite zusammenzufassen, definieren Sie Beziehungen zwischen den Tabellen.
Um nur die Daten (selbst aus mehreren Tabellen) zu suchen und abzurufen, die den angegebenen Bedingungen entsprechen, erstellen Sie eine Abfrage. Diese kann auch Daten aus mehreren Datensätzen aktualisieren oder löschen sowie integrierte oder benutzerdefinierte Berechnungen an Ihren Daten ausführen.
Um Daten mühelos direkt in einer Tabelle anzuzeigen, einzugeben und zu ändern, erstellen Sie ein Formular. Wenn Sie ein Formular öffnen, ruft Microsoft Access die Daten aus einer oder mehreren Tabellen ab und zeigt sie auf dem Bildschirm mit dem Layout an, das Sie im Formular-Assistenten ausgewählt oder selbst in der Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.) erstellt haben.
Um Ihre Daten zu analysieren oder in einer bestimmten gedruckten Form darzustellen, erstellen Sie einen Bericht. So können Sie z. B. einen Bericht, der Daten gruppiert und Berechnungen durchführt, und einen zweiten Bericht mit anderen Daten drucken, die zum Drucken von Adressetiketten formatiert sind.
Mithilfe von Datenzugriffsseiten können Sie Daten im Internet oder in einem Intranet für das interaktive Erstellen von Berichten sowie die interaktive Dateneingabe oder -analyse zur Verfügung stellen. Microsoft Access ruft die Daten aus einer oder mehreren Tabellen ab und zeigt sie auf dem Bildschirm mit dem Layout an, das Sie selbst in der Entwurfsansicht erstellt oder im Seiten-Assistenten ausgewählt haben.
Eine Tabelle ist eine Auflistung von Daten zu einem bestimmten Thema, wie z. B. Artikel oder Lieferanten. Wenn Sie für jedes Thema eine separate Tabelle verwenden, vermeiden Sie doppelte Daten. Die Datenbank wird dadurch effizienter, und Fehler bei der Dateneingabe werden reduziert.
In Tabellen sind Daten in Spalten (Feldern) und Zeilen (Datensätzen) organisiert. Jedes Feld in einer Tabelle Artikel enthält beispielsweise für jeden Artikel die gleiche Art von Informationen, wie z. B. den Artikelnamen. Jeder Datensatz in dieser Tabelle enthält alle Informationen zu einem Artikel, wie z. B. den Artikelnamen, die Lieferanten-Nr., die Lagereinheiten usw. In der Tabellenentwurfsansicht können Sie eine Tabelle völlig neu erstellen oder Felder einer vorhandenen Tabelle hinzufügen, löschen oder anpassen.
Ein gemeinsames Feld verbindet zwei Tabellen, damit Microsoft Access die Daten der zwei Tabellen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Drucken kombinieren kann. In der einen Tabelle ist das Feld ein Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.), den Sie in der Tabellenentwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.) festlegen. Dasselbe Feld ist auch in der verbundenen Tabelle als Fremdschlüssel (Fremdschlüssel: Ein oder mehrere Tabellenfelder [Spalten], die auf das oder die Primärschlüsselfelder in einer anderen Tabelle verweisen. Ein Fremdschlüssel gibt an, wie die Tabellen verknüpft werden.) vorhanden.
In einer Tabelle oder Abfrage stellt die Datenblattansicht (Datenblattansicht: Ein Fenster, das Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur in einem Zeilen/Spalten-Format anzeigt. In der Datenblattansicht können Sie Felder bearbeiten, Daten hinzufügen oder löschen und nach Daten suchen.) die Tools bereit, die Sie zum Arbeiten mit Daten benötigen.
Die Tabellendatenblatt- und Abfragedatenblatt-Symbolleisten (Symbolleiste: Eine Leiste mit Schaltflächen und Optionen, mit denen Sie Befehle ausführen können. Drücken Sie zum Anzeigen einer Symbolleiste ALT und dann UMSCHALT+F10.) stellen viele der Tools bereit, die Sie zum Suchen, Bearbeiten und Drucken von Datensätzen benötigen.
Tools für das Arbeiten mit Spalten, Zeilen und Unterdatenblättern (Unterdatenblatt: Ein Datenblatt, das in einem anderen Datenblatt verschachtelt ist und Daten enthält, die mit dem ersten Datenblatt in Beziehung stehen oder damit verknüpft sind.) finden Sie im Datenblatt selbst oder durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenauswahl (Spaltenmarkierer: Die horizontale Leiste am oberen Rand einer Spalte. Klicken Sie auf einen Spaltenmarkierer, wenn Sie eine ganze Spalte im Abfrage- oder Filterentwurfsbereich markieren möchten.). 
Mit der Navigationssymbolleiste können Sie sich durch die Datensätze in einem Datenblatt bewegen. 
Sie verwenden Abfragen, um Daten auf mehrere Arten anzuzeigen, zu ändern und zu analysieren. Sie können sie auch als Datenquellen für Formulare, Berichte und Datenzugriffsseiten (Datenzugriffsseite: Eine von Access aus veröffentlichte Webseite mit Verbindung zu einer Datenbank. In einer Datenzugriffsseite können Sie die in der Datenbank gespeicherten Daten anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und ändern. Eine Seite kann auch Daten aus anderen Quellen enthalten, z. B. aus Excel.) verwenden. Eine Auswahlabfrage ist der gebräuchlichste Abfragetyp. Sie ruft Daten aus einer oder mehreren Tabellen ab und zeigt die Ergebnisse in einem Datenblatt an. Dort können Sie die Datensätze (mit wenigen Einschränkungen) aktualisieren. Mit einer Auswahlabfrage können Sie auch Datensätze gruppieren und Summen, Anzahl, Durchschnittswerte und andere Werte berechnen. Eine Parameterabfrage ist eine Abfrage, die beim Ausführen ein Dialogfeld zum Eingeben von Informationen anzeigt. Dies können Kriterien (Kriterien: Von Ihnen angegebene Bedingungen, mit deren Hilfe die in das Resultset einer Abfrage oder eines Filters einzuschließenden Datensätze beschränkt werden.) zum Abrufen von Datensätzen oder auch Werte sein, die in ein Feld eingefügt werden sollen. Sie können die Abfrage auch so entwerfen, dass nach mehreren Informationen gefragt wird. Sie können z. B. nach zwei Datumsangaben fragen, wenn Sie möchten, dass Access anschließend alle Datensätze abruft, die zwischen diesen beiden Daten liegen. Parameterabfragen eignen sich besonders als Basis für Formulare, Berichte und Datenzugriffsseiten. Sie können z. B. einen Bericht über monatliche Einkünfte erstellen, der auf einer Parameterabfrage basiert. Wenn Sie den Bericht dann drucken, zeigt Access ein Dialogfeld an, das Sie auffordert, den Monat anzugeben, der im Bericht erfasst werden soll. Nachdem Sie den Monat eingegeben haben, druckt Access den entsprechenden Bericht. Sie verwenden Kreuztabellenabfragen, um Daten zur Vereinfachung von Analysen zu berechnen und neu zu strukturieren. Kreuztabellenabfragen berechnen eine Summe, einen Durchschnitt, eine Anzahl oder eine andere Funktion für Daten, die nach zwei Informationstypen gruppiert sind: entlang der linken Seite des Datenblatts und entlang der oberen Seite. Eine Aktionsabfrage führt in nur einer Operation Änderungen an einer Vielzahl von Datensätzen durch bzw. verschiebt diese. Es werden vier Arten von Aktionsabfragen unterschieden:
Eine SQL-Abfrage ist eine Abfrage, die unter Verwendung einer SQL-Anweisung (SQL-Zeichenfolge/-Anweisung: Ein Ausdruck, der eine SQL-Anweisung definiert [z. B. SELECT, UPDATE oder DELETE] und Klauseln [z. B. WHERE und ORDER BY] enthält. SQL-Zeichenfolgen/-Anweisungen werden in der Regel in Abfragen und in Aggregatfunktionen verwendet.) erstellt wird. Mithilfe von Structured Query Language (SQL) können Sie relationale Datenbanken, wie z. B. Access, abfragen, aktualisieren und verwalten. Wenn Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.) für Abfragen erstellen, erzeugt Access im Hintergrund die zugehörigen SQL-Anweisungen. Die meisten Abfrageeigenschaften im Eigenschaftenfenster der Entwurfsansicht besitzen äquivalente Klauseln und Optionen in der SQL-Ansicht (SQL-Ansicht: Ein Fenster, in dem die SQL-Anweisung für die aktuelle Abfrage angezeigt wird oder das zum Erstellen einer SQL-spezifischen Abfrage (Union-, Pass-Through- oder Datendefinitionsabfrage) verwendet wird. Wenn Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht erstellen, wird von Access in der SQL-Ansicht die entsprechende SQL-Anweisung erstellt.). Wenn Sie möchten, können Sie die SQL-Anweisung in der SQL-Ansicht bearbeiten und anzeigen. Wenn Sie Änderungen an einer Abfrage in der SQL-Ansicht durchgeführt haben, wird die Abfrage unter Umständen anders als zuvor in der Entwurfsansicht angezeigt. Einige SQL-Abfragen, die SQL-spezifische Abfragen (SQL-Abfrage: Eine Abfrage, die aus einer SQL-Anweisung besteht. Unterabfragen sowie Pass-Through-, Union- und Datendefinitionsabfragen sind SQL-Abfragen.) genannt werden, können nicht im Entwurfsbereich (Entwurfsbereich: Das Raster, mit dessen Hilfe Sie in der Entwurfsansicht einer Abfrage oder im Fenster "Spezialfilter/-sortierung" eine Abfrage oder einen Filter entwerfen. Im Zusammenhang mit Abfragen wurde dieses Raster früher als QBE-Bereich bezeichnet.) erstellt werden. Für SQL Pass-Through-Abfragen (Pass-Through-Abfrage: Eine SQL-Abfrage zum Senden von Befehlen direkt an einen ODBC-Datenbankserver. Mithilfe von Pass-Through-Abfragen arbeiten Sie direkt mit den Tabellen auf dem Server, anstatt die Daten durch das Microsoft Jet-Datenbankmodul zu verarbeiten.), Datendefinitionsabfagen (Datendefinitionsabfrage: Eine SQL-spezifische Abfrage, die DDL-Anweisungen [Data Definition Language] enthält. Mit diesen Anweisungen können Sie Objekte in der Datenbank erstellen oder ändern.) und Union-Abfragen (Union-Abfrage: Eine Abfrage, die den UNION-Operator verwendet, um die Ergebnisse zweier oder mehrerer Auswahlabfragen zu kombinieren.) müssen Sie die SQL-Anweisungen direkt in der SQL-Sicht erstellen. Für Unterabfragen (Unterabfrage: Eine SQL SELECT-Anweisung, die in einer anderen Auswahl- oder Aktionsabfrage enthalten ist.) geben Sie die SQL-Anweisung in der Zeile Feld oder in der Zeile Kriterien des Abfrageentwurfsbereichs ein.
Ein Formular ist ein Typ von Datenbankobjekt, der hauptsächlich zur Eingabe oder Anzeige von Daten in einer Datenbank verwendet wird. Sie können ein Formular auch als Übersicht verwenden, die andere Formulare und Berichte in der Datenbank öffnet, oder als ein benutzerdefiniertes Dialogfeld, das Benutzereingaben akzeptiert und auf der Grundlage der eingegebenen Daten eine Aktion durchführt.
Die meisten Formulare sind an eine oder mehrere Tabellen und Abfragen (Abfrage: Eine Anfrage nach in Tabellen gespeicherten Daten oder eine Aufforderung, eine Aktion mit den Daten auszuführen. Eine Abfrage kann Daten aus mehreren Tabellen als Datenquelle für ein Formular, einen Bericht oder eine Datenzugriffsseite zusammenführen.) in der Datenbank gebunden. Die Datenquelle (Datenherkunft: Die zugrunde liegende Quelle der Daten für ein Formular, einen Bericht oder eine Datenzugriffsseite. In einer Access-Datenbank kann es sich hierbei um eine Tabelle, eine Abfrage oder eine SQL-Anweisung handeln. In einem Access-Projekt kann die Datenherkunft eine Tabelle, eine Ansicht, eine SQL-Anweisung oder eine gespeicherte Prozedur sein.) eines Formulars bezieht sich auf die Felder in den zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen. Ein Formular muss nicht alle Felder aus allen zugrunde liegenden Tabellen oder Abfragen enthalten. Ein gebundenes Formular speichert Daten aus der zugrunde liegenden Datenquelle bzw. ruft diese ab. Zusätzliche Informationen zum Formular, wie z. B. Titel, Datum und Seitenzahl, sind in dem Entwurf des Formulars gespeichert.
Sie erstellen eine Verknüpfung zwischen einem Formular und seiner Datenquelle mithilfe grafischer Objekte, die als Steuerelemente (Steuerelement: Ein Objekt der grafischen Benutzeroberfläche (z. B. ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, eine Bildlaufleiste oder eine Befehlsschaltfläche) zur Steuerung des Programms durch den Benutzer. Mithilfe von Steuerelementen können Daten bzw. eine Auswahl angezeigt werden, bestimmte Aktionen ausgeführt sowie die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche vereinfacht werden.) bezeichnet werden. Der am häufigsten zur Anzeige und Eingabe von Daten verwendete Steuerelementtyp ist das Textfeld.
Sie können ein Formular auch zur Analyse von Daten in der PivotTable-Ansicht oder PivotChart-Ansicht öffnen. In diesen Ansichten können Sie das Layout eines Formulars dynamisch ändern, um Daten anders darzustellen. Sie können die Zeilen- und Spaltenüberschriften sowie die Filterfelder immer wieder neu anordnen, bis Sie das gewünschte Layout erhalten. Bei jeder Änderung des Layouts berechnet das Formular die Daten aufgrund der neuen Anordnung erneut.
Mithilfe des Befehls AutoFormular oder eines Assistenten können Sie in kurzer Zeit ein Formular erstellen. AutoFormular erzeugt ein Formular, das sämtliche Felder und Datensätze der zugrunde liegenden Tabelle bzw. Abfrage (Abfrage: Eine Anfrage nach in Tabellen gespeicherten Daten oder eine Aufforderung, eine Aktion mit den Daten auszuführen. Eine Abfrage kann Daten aus mehreren Tabellen als Datenquelle für ein Formular, einen Bericht oder eine Datenzugriffsseite zusammenführen.) anzeigt. Ein Assistenten stellt Ihnen Fragen und erstellt auf der Grundlage Ihrer Antworten ein Formular. Dann können Sie das Formular nach Ihren Wünschen in der Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.) anpassen.
Dies kann vorkommen, weil Access im geschützten Modus (sandbox mode) ausgeführt wird, Microsoft Jet 4.0 SP8 oder höher aber nicht auf dem Computer installiert ist. Jet 4.0 SP8 oder höher ist erforderlich, damit Access im geschützten Modus voll funktionsfähig ist. Weitere Informationen zur Installation des Jet-Updates erhalten Sie unter Informationen zu Microsoft Jet 4.0 SP8 oder höher. Weitere Informationen über den geschützten Modus (Sandbox Mode) erhalten Sie unter Informationen über den geschützten Modus (Sandbox Mode) des Microsoft Jet Ausdrucks-Editors. Sie können ein Formular in der Entwurfsansicht folgendermaßen anpassen: Datenherkunft Ändern Sie die Tabellen und Abfragen, auf denen ein Formular basiert. Kontrollieren und Unterstützen von Benutzern Sie können Formulareigenschaften festlegen, um anzugeben, ob Benutzer die in einem Formular angezeigten Datensätze hinzufügen, löschen oder bearbeiten können. Zudem können Sie benutzerdefinierte Hilfe zu einem Formular hinzufügen, um die Benutzer beim Verwenden des Formulars zu unterstützen. Formularfenster Sie können die Schaltflächen Maximieren und Minimieren, Kontextmenüs und andere Elemente des Formularfensters hinzufügen oder entfernen. Bereiche Sie können den Kopf-, Fuß- und Detailbereich eines Formulars hinzufügen, entfernen, ausblenden oder in der Größe ändern. Darüber hinaus können Sie Bereichseigenschaften festlegen, um das Erscheinungsbild und den Ausdruck eines Formulars anzupassen. Steuerelemente Sie können ein Steuerelement verschieben, in der Größe ändern oder die Schriftarteigenschaften des Steuerelements festlegen. Zudem können Sie Steuerelemente hinzufügen, um berechnete Werte, Summen, aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit sowie andere nützliche Informationen in einem Formular anzuzeigen.
In der PivotTable- oder PivotChart-Ansicht können Sie ein Formular folgendermaßen anpassen: Hinzufügen, Verschieben oder Entfernen von Feldern Sie können Felder zum Filter-, Zeilen-, Spalten- und Detailbereich in der PivotTable-Ansicht sowie zum Filter-, Kategorie, Datenreihen- und Datenbereich in der PivotChart-Ansicht hinzufügen. Zudem können Sie Felder aus einem Bereich in einen anderen verschieben und Felder aus der Ansicht entfernen. Filtern von Datensätzen Sie können die in der Ansicht angezeigten Daten filtern, indem Sie ein Feld zum Filterbereich hinzufügen bzw. das Feld in den Filterbereich verschieben. Ein Feld kann auch im Zeilen- und Spaltenbereich gefiltert werden. Sortieren von Datensätzen Sie können Elemente in Zeilen- oder Spaltenfeldern in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren. Zudem können Sie Elemente in der PivotTable-Ansicht in einer benutzerdefinierten Reihenfolge sortieren. Gruppieren von Datensätzen Sie können Elemente in Zeilen- oder Spaltenfeldern nach Intervallen gruppieren oder benutzerdefinierte Gruppen erstellen. Formatieren von Elementen und Ändern der Beschriftungen In der PivotTable-Ansicht können Sie die Schriftarteinstellungen, Ausrichtung, Hintergrundfarbe und das Nummernformat eines Feldes ändern. Sie können auch die Beschriftungen von Feldern und benutzerdefinierten Gruppen ändern. In der PivotChart-Ansicht können Sie den Diagrammtyp ändern, Datendarstellungen formatieren und anderes mehr.
Mit einem Bericht können Sie Daten wirkungsvoll in gedruckter Form präsentieren. Da Sie Größe und Darstellung aller Bestandteile eines Berichts steuern, können Sie die Informationen wie gewünscht anzeigen.
Die meisten Berichte sind an eine oder mehrere Tabellen und Abfragen (Abfrage: Eine Anfrage nach in Tabellen gespeicherten Daten oder eine Aufforderung, eine Aktion mit den Daten auszuführen. Eine Abfrage kann Daten aus mehreren Tabellen als Datenquelle für ein Formular, einen Bericht oder eine Datenzugriffsseite zusammenführen.) in der Datenbank gebunden. Die Felder in den zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen werden als Datenquelle eines Berichts bezeichnet. Ein Bericht muss nicht alle Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage enthalten. Ein gebundener Bericht erhält seine Daten von der zugrunde liegenden Datenquelle. Andere Informationen zum Formular, wie z. B. Titel, Datum und Seitenzahl, sind im Entwurf des Berichts gespeichert.
Sie erstellen die Verknüpfung zwischen einem Bericht und seiner Datenquelle mithilfe grafischer Objekte, die als Steuerelemente (Steuerelement: Ein Objekt der grafischen Benutzeroberfläche (z. B. ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, eine Bildlaufleiste oder eine Befehlsschaltfläche) zur Steuerung des Programms durch den Benutzer. Mithilfe von Steuerelementen können Daten bzw. eine Auswahl angezeigt werden, bestimmte Aktionen ausgeführt sowie die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche vereinfacht werden.) bezeichnet werden. Steuerelemente können Textfelder, die Namen und Zahlen anzeigen, Bezeichnungsfelder, die Titel anzeigen, oder dekorative Linien sein, mit denen die Daten grafisch strukturiert werden und die Aussagekraft des Berichts erhöht wird.
Mithilfe von Assistenten können Sie in kurzer Zeit unterschiedliche Arten von Berichten erstellen. Verwenden Sie den Etiketten-Assistenten zum Erstellen von Adressetiketten, den Diagramm-Assistenten zum Erstellen von Diagrammen oder den Berichts-Assistenten zum Erstellen eines Standardberichts. Der Assistent stellt Ihnen Fragen und erstellt auf der Grundlage Ihrer Antworten einen Bericht. Anschließend können Sie den Bericht nach Ihren Vorstellungen in der Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.) anpassen.
Dies kann vorkommen, weil Access im geschützten Modus (sandbox mode) ausgeführt wird, Microsoft Jet 4.0 SP8 oder höher aber nicht auf dem Computer installiert ist. Jet 4.0 SP8 oder höher ist erforderlich, damit Access im geschützten Modus voll funktionsfähig ist. Weitere Informationen zur Installation des Jet-Updates erhalten Sie unter Informationen zu Microsoft Jet 4.0 SP8 oder höher. Weitere Informationen über den geschützten Modus (Sandbox Mode) erhalten Sie unter Informationen über den geschützten Modus (Sandbox Mode) des Microsoft Jet Ausdrucks-Editors. Ein Bericht kann folgendermaßen angepasst werden: Datenquelle Ändern Sie die Tabellen und Abfragen, auf denen ein Bericht basiert.Sortieren und Gruppieren von Daten Sie können Daten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren. Sie können Datensätze zudem nach einem oder mehreren Feldern gruppieren und Teilsummen sowie Gesamtsummen in einem Bericht anzeigen. Berichtfenster Sie können die Schaltflächen Maximieren und Minimieren hinzufügen oder entfernen und den Text in der Titelzeile und andere Elemente des Berichtfensters ändern. Bereiche Sie können den Kopf, Fuß und Detailbereiche eines Berichts hinzufügen, entfernen, ausblenden oder in der Größe ändern. Sie können auch Bereichseigenschaften festlegen, um die Anzeige und das Drucken eines Berichts zu steuern. Steuerelemente Sie können die Eigenschaften für die Schriftart eines Steuerelements verschieben, in der Größe ändern oder festlegen. Sie können zudem Steuerelemente hinzufügen, um berechnete Werte, Summen, aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit sowie andere nützliche Informationen in einem Bericht anzuzeigen.
Eine Datenzugriffsseite stellt eine spezielle Art von Webseite dar, die dem Anzeigen und Bearbeiten von Daten einer Microsoft Access-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.) oder einer Microsoft SQL Server-Datenbank (Microsoft SQL Server-Datenbank: Eine Datenbank in Microsoft SQL Server, die aus Tabellen, Ansichten, Indizes, gespeicherten Prozeduren, Funktionen sowie Triggern besteht.) dient. Eine Datenzugriffsseite kann außerdem auch Daten aus anderen Quellen wie beispielsweise Microsoft Excel enthalten. Das Verwenden von Datenzugriffsseiten ist ähnlich wie das Arbeiten mit Formularen: Sie können Daten anzeigen, eingeben, bearbeiten oder aus der Datenbank löschen. Sie können eine Seite jedoch auch außerhalb einer Microsoft Access-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.) verwenden, so dass sie von den Benutzern über das Internet oder ein Intranet angezeigt und aktualisiert werden können. Die folgende Abbildung zeigt die Datenzugriffsseiten-Ansicht (Datenzugriffsseiten-Ansicht: Ein Access-Fenster, in dem Sie den Inhalt der Datenzugriffsseite durchsuchen können. Die Seiten besitzen in der Datenzugriffsseiten-Ansicht dieselbe Funktionalität wie in Microsoft Internet Explorer 5.0 oder höher.) (bzw. die Ansicht in Microsoft Internet Explorer 5.01 mit Service Pack 2 (SP2) oder höher) der Datenzugriffsseite Produkte, die zur Eingabe und Aktualisierung von Produktinformationen dient.
Die folgende Abbildung zeigt die Datenzugriffsseite Produkte in der Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.).
Der Textkörper Der Textkörper stellt die grundlegende Entwurfsoberfläche einer Datenzugriffsseite dar. Auf einer Seite, die die Eingabe von Daten unterstützt, können Sie mithilfe des Textkörpers Hinweistexte, an Daten gebundene Steuerelemente oder Bereiche anzeigen. Bereiche Sie dienen der Anzeige von Text, Daten aus einer Datenbank und Symbolleisten. Auf einer Seite, die die Eingabe von Daten unterstützt, werden in der Regel zwei Arten von Bereichen (Bereich: Ein Teil eines Formulars, eines Berichts oder einer Datenzugriffsseite, z. B. ein Kopfbereich, ein Fußbereich oder ein Detailbereich.) verwendet: der Gruppenkopf- und der Datensatz-Navigationsbereich. Eine Seite kann auch Fuß- und Beschriftungsbereiche enthalten.
Jeder Gruppenebene auf einer Datenzugriffsseite ist eine Datenquelle (Datenherkunft: Die zugrunde liegende Quelle der Daten für ein Formular, einen Bericht oder eine Datenzugriffsseite. In einer Access-Datenbank kann es sich hierbei um eine Tabelle, eine Abfrage oder eine SQL-Anweisung handeln. In einem Access-Projekt kann die Datenherkunft eine Tabelle, eine Ansicht, eine SQL-Anweisung oder eine gespeicherte Prozedur sein.) zugeordnet. Der Name der Datenquelle wird in der Bereichsleiste (Bereichsleiste: Die horizontale Leiste oberhalb des Datenzugriffsseiten-Bereichs in der Entwurfsansicht. Die Bereichsleiste zeigt den Typ und Namen des Bereichs an. Über diese Leiste erhalten Sie Zugriff auf das Eigenschaftenfenster des Bereichs.) jedes für eine Gruppenebene verwendeten Bereichs angezeigt.
Sie entwerfen Datenzugriffsseiten in der Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.) von Microsoft Access. Die Seite selbst ist eine separate Datei, die außerhalb von Access gespeichert wird. Allerdings wird beim Erstellen der Datei automatisch eine Verknüpfung mit der Datei im Datenbankfenster hinzugefügt. Das Entwerfen einer Datenzugriffsseite ähnelt dem Entwerfen von Formularen und Berichten. Sie verwenden dazu eine Feldliste (Feldliste: Ein Fenster, das alle Felder in dem zugrunde liegenden Datenherkunfts- bzw. Datenbankobjekt auflistet [außer in der Entwurfsansicht der Datenzugriffsseite]. In der Entwurfsansicht der Datenzugriffsseite werden alle Datenherkünfte und ihre Felder in der zugrunde liegenden Datenbank aufgelistet.), die Toolbox (Toolbox: Die Gruppe der Tools, die in der Entwurfsansicht zum Hinzufügen von Steuerelementen in einem Formular, einem Bericht oder einer Datenzugriffsseite verfügbar sind. Die Toolbox in der Seitenentwurfsansicht unterscheidet sich von der Toolbox, die in der Entwurfsansicht für Formulare und Berichte zur Verfügung steht.), verschiedene Steuerelemente (Steuerelement: Ein Objekt der grafischen Benutzeroberfläche (z. B. ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, eine Bildlaufleiste oder eine Befehlsschaltfläche) zur Steuerung des Programms durch den Benutzer. Mithilfe von Steuerelementen können Daten bzw. eine Auswahl angezeigt werden, bestimmte Aktionen ausgeführt sowie die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche vereinfacht werden.) usw. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede zwischen dem Entwerfen von Datenzugriffsseiten und dem Entwerfen von Formularen und Berichten. Der Entwurf einer Seite hängt wesentlich von ihrem jeweiligen Verwendungszweck ab.
Eine Datenzugriffsseite wird direkt mit einer Datenbank verbunden. Wenn Benutzer die Datenzugriffsseite in Internet Explorer anzeigen, handelt es sich um eine Kopie der Seite. Das heißt, dass jedes Filtern, Sortieren oder Ändern der Datenanzeige (einschließlich Änderungen innerhalb einer PivotTable-Liste (PivotTable-Liste: Eine Microsoft Office-Webkomponente, mit der Daten in einer Webseite auf interaktive Weise analysiert werden können. Die im Zeilen- und Spaltenformat angezeigten Daten können verschoben, gefiltert, sortiert und berechnet werden, sodass sie für Ihre Zielgruppe möglichst aussagekräftig sind.) oder einer Kalkulationstabelle (Tabellenkomponente: Eine Microsoft Office Web Component mit der interaktiven Funktionalität einer Tabelle auf einer Webseite. Sie können hier Daten eingeben, Formeln und Funktionen hinzufügen, Filter anwenden, Formatierungen ändern und neue Berechnungen durchführen.)) nur die eigene Kopie der Datenzugriffsseite betrifft. Nur solche Änderungen, die an den Daten selbst erfolgen (also Änderungen von Werten, Hinzufügen und Löschen von Daten), werden in der zugrunde liegenden Datenbank gespeichert und sind deshalb für alle Benutzer verfügbar, die die Datenzugriffsseite anzeigen. Benutzer können Informationen über das Arbeiten mit der Seite in Internet Explorer erhalten, indem sie auf der Datensatz-Navigationssymbolleiste auf die Schaltfläche Hilfe Hinweis Um eine Datenzugriffsseite anzuzeigen oder mit ihr zu arbeiten, benötigen Benutzer Microsoft Internet Explorer 5.01 mit Service Pack 2 (SP2) oder höher.
Die Arbeit mit einer Datenzugriffsseite kann auch in der Datenzugriffsseiten-Ansicht (Datenzugriffsseiten-Ansicht: Ein Access-Fenster, in dem Sie den Inhalt der Datenzugriffsseite durchsuchen können. Die Seiten besitzen in der Datenzugriffsseiten-Ansicht dieselbe Funktionalität wie in Microsoft Internet Explorer 5.0 oder höher.) von Access erfolgen. Datenzugriffsseiten können dabei zusätzlich zu den Formularen und Berichten der Datenbankanwendung ergänzende Aufgaben übernehmen. Bei der Überlegung, ob Sie eine Datenzugriffsseite, ein Formular oder einen Bericht erstellen möchten, sollten Sie die Aufgaben berücksichtigen, die Sie erledigen möchten. Benutzer können Informationen über das Arbeiten in der Datenzugriffsseiten-Ansicht erhalten, indem sie auf der Symbolleiste für die Datenzugriffsseiten-Ansicht auf die Schaltfläche Hilfe
Eine Datenzugriffsseite erhält ihre Daten von einer Microsoft Access-Datenbank oder einer Microsoft SQL Server-Datenbank (Microsoft SQL Server-Datenbank: Eine Datenbank in Microsoft SQL Server, die aus Tabellen, Ansichten, Indizes, gespeicherten Prozeduren, Funktionen sowie Triggern besteht.) (Version 6.5 oder höher). Soll eine Seite entworfen werden, die Daten aus einer dieser Datenbanken verwendet, so muss die Seite mit der Datenbank verbunden werden. Wenn Sie bereits eine Access-Datenbank oder ein Access-Projekt (Microsoft Access-Projekt: Eine Access-Datei, die mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verbunden ist und verwendet wird, um Client/Server-Anwendungen zu erstellen. Projektdateien enthalten keine Daten oder Objekte auf Datendefinitionsbasis, wie beispielsweise Tabellen oder Ansichten.) mit einer Verbindung zu einer SQL Server-Datenbank geöffnet haben, wird die von Ihnen erstellte Datenzugriffsseite automatisch mit der aktuellen Datenbank verbunden und der entsprechende Pfad in der ConnectionString-Eigenschaft der Datenzugriffsseite gespeichert. Ruft ein Benutzer die Seite in Microsoft Internet Explorer 5.01 mit Service Pack 2 (SP2) oder höher auf, oder zeigt er die Seite in der Datenzugriffsseiten-Ansicht (Datenzugriffsseiten-Ansicht: Ein Access-Fenster, in dem Sie den Inhalt der Datenzugriffsseite durchsuchen können. Die Seiten besitzen in der Datenzugriffsseiten-Ansicht dieselbe Funktionalität wie in Microsoft Internet Explorer 5.0 oder höher.) an, werden die aktuellen Daten aus der zugrunde liegenden Datenbank unter Verwendung der in der ConnectionString-Eigenschaft definierten Pfadangabe angezeigt. Erfolgt der Entwurf der Datenzugriffsseite unter Verwendung einer auf einem lokalen Laufwerk gespeicherten Datenbank, so benutzt Microsoft Access den lokalen Pfad, so dass die Daten für andere Benutzer nicht verfügbar sind. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Datenbank an eine über das Netzwerk zugängliche Stelle verschieben oder kopieren, damit auf die Seite zugegriffen werden kann. Sobald sich die Datenbank im Netzwerk befindet, öffnen Sie sie unter Verwendung der UNC (Universal Naming Convention (UNC): Eine Namensgebungskonvention für Dateien, die eine computerunabhängige Methode zum Suchen von Dateien bietet. Statt eines Laufwerkbuchstabens und eines Pfades verwendet ein UNC-Name die Syntax "\\Server\Freigabe\Pfad\Dateiname".)-Adresse (Universal Naming Convention). Ist die Seite bereits fertig entworfen, wenn Sie die Datenbank verschieben oder kopieren, müssen Sie den Pfad in der ConnectionString-Eigenschaft aktualisieren, damit er auf die neue Position verweist. Um die ConnectionString-Eigenschaft nicht auf jeder Seite in der Datenbank einzeln aktualisieren zu müssen, können Sie auch eine Verbindungsdatei erstellen. Eine Verbindungsdatei enthält die Verbindungsinformationen für eine Datenzugriffsseite und kann gemeinsam von mehreren Datenzugriffsseiten genutzt werden. Beim Öffnen einer Datenzugriffsseite, die eine Verbindungsdatei verwendet, wird diese Datei gelesen, und die Verbindung zur entsprechenden Datenbank wird hergestellt. Wenn Sie die Datenbank nach dem Erstellen der Verbindungsdatei an einen anderen Ort verschieben oder kopieren, müssen Sie lediglich die Verbindungsinformationen in der Verbindungsdatei bearbeiten.
Obwohl die Datenzugriffsseite ihre Daten von einer Microsoft Access-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.) oder Microsoft SQL Server-Datenbank (Microsoft SQL Server-Datenbank: Eine Datenbank in Microsoft SQL Server, die aus Tabellen, Ansichten, Indizes, gespeicherten Prozeduren, Funktionen sowie Triggern besteht.) erhält, sind Microsoft Office Web Component (Microsoft Office-Webkomponenten: Interaktive Komponenten, z. B. Arbeitsblätter, Diagramme und PivotTable-Listen auf Webseiten, welche die Datenanalyse erleichtern. Um diese Komponenten verwenden zu können, müssen Sie eine Lizenz für Microsoft Office besitzen.)-Steuerelemente in der Lage, sowohl Daten von diesen Datenbanken als auch Daten aus anderen Quellen anzuzeigen. Die Seite mag beispielsweise eine PivotTable-Liste (PivotTable-Liste: Eine Microsoft Office-Webkomponente, mit der Daten in einer Webseite auf interaktive Weise analysiert werden können. Die im Zeilen- und Spaltenformat angezeigten Daten können verschoben, gefiltert, sortiert und berechnet werden, sodass sie für Ihre Zielgruppe möglichst aussagekräftig sind.), eine Kalkulationstabelle (Tabellenkomponente: Eine Microsoft Office Web Component mit der interaktiven Funktionalität einer Tabelle auf einer Webseite. Sie können hier Daten eingeben, Formeln und Funktionen hinzufügen, Filter anwenden, Formatierungen ändern und neue Berechnungen durchführen.) oder ein Diagramm (Diagramm: Eine grafische Darstellung von Daten in einem Formular, einem Bericht oder einer Datenzugriffsseite.) mit Daten aus einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt oder einer Datenbank enthalten, die keine Access- oder SQL Server-Datenbank ist. Je nach Datenquelle handelt es sich bei den Daten dieser Steuerelemente um eine Kopie der ursprünglichen Daten oder um aktuelle Daten, die über eine zwischen dem Steuerelement und seiner Datenquelle eingerichtete separate Verbindung angezeigt werden. Zum Erstellen einer Office-Webkomponente mit Daten, die aus einer anderen Quelle als der aktuellen Datenbank stammen, muss gegebenenfalls ein anderes Programm als Access verwendet werden, um die Daten zum ersten Mal auf der Webseite anzuzeigen. Um beispielsweise eine PivotTable-Liste mit Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt zu erstellen, müssen die Daten von Excel aus veröffentlicht werden. In Access können Sie dann die Seite öffnen und in eine Datenzugriffsseite umwandeln, indem Sie an eine Access- oder SQL Server-Datenbank gebundene Steuerelemente hinzufügen. Darüber hinaus können Sie die Seite durch Hinzufügen von Beschriftungen, Bildern oder anderen Features anpassen, um ihre Darstellung zu optimieren. Von Access aus können Sie eine PivotTable-Liste erstellen, die Daten aus einer anderen externen Quelle als Excel verwendet.
Makros bezeichnen eine Reihe von Aktionen, die Sie zur Automatisierung häufig vorkommender Aufgaben erstellen. Mithilfe von Makrogruppen können Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführen. Ein Makro ist eine Gruppe von mehreren Aktionen (Aktion: Die grundlegende Komponente eines Makros; eine selbstständige Anweisung, die mit anderen Aktionen kombiniert werden kann, um Aufgaben zu automatisieren. Dies wird in anderen Makrosprachen manchmal als Befehl bezeichnet.), die jeweils eine bestimmte Operation ausführen, wie z. B. das Öffnen eines Formulars oder das Drucken eines Berichts. Mithilfe von Makros können Sie häufig vorkommende Aufgaben automatisieren. Sie können z. B. ein Makro ausführen, das einen Bericht druckt, wenn ein Benutzer auf eine Befehlsschaltfläche klickt.
Ein Makro kann aus einem einzelnen Makro bestehen, das wiederum eine Reihe von Aktionen enthält, oder aus einer Makrogruppe (Makrogruppe: Eine Sammlung zusammengehöriger Makros, die gemeinsam unter einem Makronamen gespeichert sind. Wird oft auch einfach als Makro bezeichnet.). Sie können auch über einen bedingten Ausdruck (Bedingter Ausdruck: Ein Ausdruck, der ausgewertet und mit einem bestimmten Wert verglichen wird (z. B. die Anweisungen "If...Then" und "Select Case"). Wenn die Bedingung erfüllt ist, werden eine oder mehrere Operationen ausgeführt. Anderenfalls wird der Vorgang übersprungen.) bestimmen, ob bei Ausführung eines Makros in bestimmten Fällen eine Aktion ausgeführt wird. Das folgende Makro setzt sich aus einer Reihe von Aktionen zusammen. Microsoft Access führt diese Aktionen bei jeder Ausführung des Makros aus. Um dieses Makro auszuführen, verweisen Sie auf den Makronamen Artikelübersicht. Wenn Sie über zahlreiche Makros verfügen, kann Ihnen das Gruppieren verwandter Makros in Makrogruppen (Makrogruppe: Eine Sammlung zusammengehöriger Makros, die gemeinsam unter einem Makronamen gespeichert sind. Wird oft auch einfach als Makro bezeichnet.) die Verwaltung Ihrer Datenbank erleichtern. Die folgende Makrogruppe mit dem Namen Schaltflächen besteht z. B. aus drei verwandten Makros: Personal, Artikel und Repräsentanten. Jedes Makro führt die ÖffnenFormular-Aktion aus. Das Makro Artikel führt darüber hinaus die Positionieren-Aktion aus. Der Name in der Spalte Makroname identifiziert die einzelnen Makros. Wenn Sie ein Makro in einer Makrogruppe ausführen, führt Microsoft Access die Aktion in der Aktionsspalte aus sowie jede sich daran unmittelbar anschließende Aktion, deren Spalte Makroname leer ist. Sie können ein Makro in einer Makrogruppe in einem Ereignis oder einer Ereignisprozedur (Ereignisprozedur: Eine Prozedur, die nach Eintreten eines durch den Benutzer, durch Programmcode oder durch das System ausgelösten Ereignisses automatisch ausgeführt wird.) ausführen, indem Sie den Makrogruppennnamen gefolgt von einem Punkt und dem Makronamen eingeben. Im vorangehenden Beispiel geben Sie zum Verweisen auf das Makro Personal in der Makrogruppe Schaltflächen Folgendes ein: Schaltflächen.Personal. In bestimmten Fällen möchten Sie vielleicht eine Aktion oder eine Reihe von Aktionen in einem Makro nur dann ausführen, wenn eine bestimmte Bedingung (Bedingung: Ein Bestandteil der Kriterien, die ein Feld zum Suchen oder Filtern erfüllen muss. Einige Bedingungen müssen mit einem Wert verwendet werden, z. B. dem Feld "Autor" zusammen mit der Bedingung "gleich" und dem Wert "Maria".) wahr ist. Angenommen, Sie verwenden ein Makro zum Überprüfen von Daten in einem Formular und möchten auf verschiedene Kombinationen von Werten, die in einen Datensatz eingegeben werden, verschiedene Meldungen ausgeben. In solchen Fällen können Sie Bedingungen verwenden, die den Ablauf des Makros steuern. Eine Bedingung ist ein logischer Ausdruck (Ausdruck: Eine beliebige Kombination aus mathematischen oder logischen Operatoren, Konstanten, Funktionen sowie Namen von Feldern, Steuerelementen und Eigenschaften, die einen einzigen Wert ergibt. Mithilfe von Ausdrücken können Berechnungen ausgeführt, Zeichen bearbeitet oder Daten getestet werden.), der zu Wahr/Falsch oder Ja/Nein ausgewertet wird. Das Makro führt abhängig davon, ob eine Bedingung wahr oder falsch ist, unterschiedliche Aktionen aus. Wenn Sie das Makro ausführen, wertet Microsoft Access den ersten bedingten Ausdruck (Bedingter Ausdruck: Ein Ausdruck, der ausgewertet und mit einem bestimmten Wert verglichen wird (z. B. die Anweisungen "If...Then" und "Select Case"). Wenn die Bedingung erfüllt ist, werden eine oder mehrere Operationen ausgeführt. Anderenfalls wird der Vorgang übersprungen.) aus. Ist die Bedingung wahr, führt Microsoft Access die Aktion in der entsprechenden Zeile und alle direkt folgenden Aktionen aus, vor denen in der Spalte Bedingung ein Auslassungszeichen (...) angegeben ist. Danach führt Microsoft Access weitere im Makro enthaltene Aktionen aus, für die die Spalte Bedingung leer ist, bis ein weiterer Ausdruck, ein Makroname oder das Ende des Makros erreicht ist. Wenn eine Bedingung falsch (nicht erfüllt) ist, ignoriert Microsoft Access die Aktion und die nachfolgenden Aktionen, die in der Spalte Bedingung durch ein Auslassungszeichen (...) gekennzeichnet sind. Anschließend wird die nächste Aktion ausgeführt, die in der Aktionszeile (Aktionszeile: Eine Zeile im oberen Abschnitt des Makrofensters, in der Sie Makronamen, Aktionen, Bedingungen und Kommentare eingeben, die mit einem bestimmten Makro oder einer Makrogruppe verbunden sind.) eine andere Bedingung enthält oder für die die Spalte Bedingung leer ist. Das folgende Makro führt die Aktionen Warnmeldung und StoppMakro nur unter der Bedingung aus, dass der Ausdruck in der Spalte Bedingung wahr ist (wenn der Wert Null (Null: Ein Wert, den Sie in ein Feld eingeben oder in Ausdrücken und Abfragen verwenden können, um anzuzeigen, dass Daten fehlen oder unbekannt sind. In Visual Basic kennzeichnet das Schlüsselwort "Null" einen Null-Wert. Einige Felder, beispielsweise Primärschlüsselfelder, können keine Null-Werte enthalten.) im Feld Lieferanten-Nr steht). Aktionsargumente sind zusätzliche Informationen, die von Makroaktionen - wie etwa das von der Aktion betroffene Objekt oder besondere Bedingungen, unter denen die Aktion ausgeführt wird - benötigt werden. Nach dem Hinzufügen einer Aktion zu einem Makro legen Sie im unteren Teil des Makrofensters (Makrofenster: Das Fenster, in dem Makros erstellt und geändert werden.) die Argumente für die Aktion fest. Diese Argumente stellen Microsoft Access zusätzliche Informationen über das Ausführen der Aktion zur Verfügung. Tipps zum Festlegen von Aktionsargumenten:
Ein Modul ist im Wesentlichen eine Sammlung von Deklarationen, Anweisungen und Prozeduren, die im Rahmen einer benannten Einheit gespeichert werden, um Microsoft Visual Basic (Microsoft Visual Basic: Eine hochentwickelte Version von Basic zum visuellen Programmieren. Visual Basic wurde von Microsoft zum Erstellen von auf Windows basierenden Anwendungen entwickelt.)-Code zu strukturieren. Microsoft Access unterscheidet zwei Grundtypen von Modulen: Standardmodule (Standardmodul: Ein Modul, in dem Sie Sub- und Function-Prozeduren platzieren können, die für andere Prozeduren der Datenbank verfügbar sein sollen.) und Klassenmodule (Klassenmodul: Ein Modul, das die Definition für ein neues Objekt enthalten kann. Jede Instanz einer Klasse erstellt ein neues Objekt. Die im Modul definierten Prozeduren werden die Eigenschaften und Methoden des Objekts. Klassenmodule können eigenständig oder mit Formularen und Berichten verwendet werden.). Ein Modul ist eine Auflistung von Visual Basic-Deklarationen und -Prozeduren, die zusammen als eine Einheit gespeichert sind.
Formular- (Formularmodul: Ein Modul mit Code für alle Ereignisprozeduren, die von Ereignissen ausgelöst werden, die für ein bestimmtes Formular oder dessen Steuerelemente eintreten können.) und Berichtsmodule (Berichtsmodul: Ein Modul mit Code für alle Ereignisprozeduren, die durch Ereignisse ausgelöst werden, die bei einem bestimmten Bericht oder dessen Steuerelementen eintreten.) sind Klassenmodule, die mit einem bestimmten Formular oder Bericht verbunden sind. Formular- und Berichtsmodule enthalten häufig Ereignisprozeduren (Ereignisprozedur: Eine Prozedur, die nach Eintreten eines durch den Benutzer, durch Programmcode oder durch das System ausgelösten Ereignisses automatisch ausgeführt wird.), die als Reaktion auf ein Ereignis in dem Formular oder Bericht ausgeführt werden. Mithilfe dieser Ereignisprozeduren können Sie das Verhalten Ihrer Formulare und Berichte sowie ihre Reaktion auf Benutzeraktionen, wie z. B. das Klicken auf eine Befehlsschaltfläche, steuern. Wenn Sie die erste Ereignisprozedur für ein Formular oder einen Bericht erstellen, erstellt Microsoft Access automatisch ein dazugehöriges Formular- oder Berichtsmodul.
Prozeduren in Ihren Formular- und Berichtsmodulen können Prozeduren aufrufen, die Sie Standardmodulen hinzugefügt haben. In Access 97 oder höher gibt es Klassenmodule, die unabhängig von einem Formular oder Bericht verwendet werden können; diese Art von Klassenmodul ist im Datenbankfenster (Datenbankfenster: Das Fenster, das angezeigt wird, wenn Sie eine Access-Datenbank oder ein Access-Projekt öffnen. Es enthält Verknüpfungen zum Erstellen neuer Datenbankobjekte und zum Öffnen vorhandener Objekte.) aufgeführt. Sie können mit einem Klassenmodul eine Definition für ein benutzerdefiniertes Objekt erstellen. In Access 95 existieren es Klassenmodule nur in Verbindung mit Formularen oder Berichten. Standardmodule enthalten allgemeine Prozeduren, die nicht mit einem anderen Objekt verbunden sind, sowie häufig verwendete Prozeduren, die von jeder beliebigen Stelle innerhalb Ihrer Datenbank aus ausgeführt werden können. Der wesentliche Unterschied zwischen einem Standardmodul und einem Klassenmodul, das nicht mit einem bestimmten Objekt verbunden ist, liegt im Gültigkeitsbereich und der Lebensdauer. Die Werte von Variablen oder Konstanten, die deklariert sind oder ohne zugeordnetes Objekt in einem Klassenmodul enthalten sind, stehen nur dann zur Verfügung, wenn dieser Code ausgeführt wird bzw. sind ausschließlich von diesem Objekt verfügbar.
Standardmodule sind in Module unter Objekte im Datenbankfenster (Datenbankfenster: Das Fenster, das angezeigt wird, wenn Sie eine Access-Datenbank oder ein Access-Projekt öffnen. Es enthält Verknüpfungen zum Erstellen neuer Datenbankobjekte und zum Öffnen vorhandener Objekte.) aufgeführt. Formular-, Berichts- und Standardmodule sind ferner im Objektkatalog (Objektkatalog: Ein Dialogfeld, das Informationen zu Objekten, Eigenschaften, Methoden und Konstanten im aktuellen Projekt anzeigt sowie in Objektbibliotheken, auf die verwiesen wird, und das Sie zum Suchen nach Elementen, zum Aufrufen von entsprechenden Hilfeinformationen und zum Einfügen der Elemente in ein Modul verwenden können.) aufgelistet.
Nachdem Sie verschiedene Tabellen zu den einzelnen Themen in Ihrer Microsoft Access-Datenbank (Microsoft Access-Datenbank: Eine Sammlung von Daten und Objekten [beispielsweise Tabellen, Abfragen oder Formulare], die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen.) angelegt haben, müssen Sie Microsoft Access mitteilen, wie diese Informationen wieder zusammengeführt werden. Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, Beziehungen (Beziehung: Eine Zuordnung zwischen allgemeinen Feldern (Spalten), die in zwei Tabellen vorkommen. Eine Beziehung kann vom Typ 1:1, 1:n oder n:n sein.) zwischen Ihren Tabellen zu definieren. Anschließend können Sie Abfragen, Formulare und Berichte erstellen, um die Informationen aus verschiedenen Tabellen gleichzeitig anzuzeigen. Dieses Formular enthält z. B. Informationen aus vier Tabellen:
Im vorangegangenen Beispiel müssen die Felder aus vier Tabellen so koordiniert werden, dass sie Informationen zu ein und derselben Bestellung anzeigen. Diese Koordination wird durch Beziehungen zwischen den Tabellen erreicht. Eine Beziehung arbeitet mit übereinstimmenden Daten in Schlüsselfeldern (in der Regel ein Feld, das in beiden Tabellen denselben Namen besitzt). In den meisten Fällen stellen diese übereinstimmenden Felder in der einen Tabelle den Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.), der einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz enthält, und in der anderen Tabelle einen Fremdschlüssel (Fremdschlüssel: Ein oder mehrere Tabellenfelder [Spalten], die auf das oder die Primärschlüsselfelder in einer anderen Tabelle verweisen. Ein Fremdschlüssel gibt an, wie die Tabellen verknüpft werden.) dar. Einzelnen Angestellten können z. B. Bestellungen zugeordnet werden, für die sie zuständig sind, indem eine Beziehung zwischen den Feldern PersonalNr hergestellt wird.
Eine 1:n-Beziehung ist der häufigste Beziehungstyp. In einer 1:n-Beziehung können einem Datensatz in Tabelle A mehrere passende Datensätze in Tabelle B zugeordnet sein, aber einem Datensatz in Tabelle B ist nie mehr als ein Datensatz in Tabelle A zugeordnet.
In einer m:n-Beziehung können jedem Datensatz in Tabelle A mehrere übereinstimmende Datensätze in Tabelle B zugeordnet sein und umgekehrt. Diese Art von Beziehung ist nur möglich, indem eine dritte Tabelle (eine so genannte Zuordnungstabelle) definiert wird, deren Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) aus zwei Feldern besteht, den Fremdschlüsseln (Fremdschlüssel: Ein oder mehrere Tabellenfelder [Spalten], die auf das oder die Primärschlüsselfelder in einer anderen Tabelle verweisen. Ein Fremdschlüssel gibt an, wie die Tabellen verknüpft werden.) aus den Tabellen A und B. Eine m:n-Beziehung besteht eigentlich aus zwei 1:n-Beziehungen mit einer dritten Tabelle. Zwischen der Tabelle Bestellungen und der Tabelle Artikel besteht z. B. eine m:n-Beziehung, die durch Erstellen zweier 1:n-Beziehungen zur Tabelle Bestelldetails definiert wird. Eine Bestellung kann viele Artikel enthalten, und jeder Artikel kann in vielen Bestellungen auftreten.
In einer 1:1-Beziehung ist jedem Datensatz in Tabelle A nur ein übereinstimmender Datensatz in Tabelle B zugeordnet und umgekehrt. Diese Art von Beziehung ist nicht sehr häufig, weil die meisten Informationen, die auf diese Weise in Beziehung stehen, sich in einer Tabelle befinden. Sie können eine 1:1-Beziehung z. B. verwenden, um eine Tabelle mit vielen Feldern zu teilen, um einen Teil der Tabelle aus Sicherheitsgründen abzutrennen, oder um Informationen zu speichern, die nur für eine Untermenge der Haupttabelle gelten. Sie können z. B. eine Tabelle erstellen, die nur die Angestellten enthält, die an einem für einen guten Zweck ausgerichteten Fußballspiel teilnehmen. Für jeden Fußballspieler in der Tabelle Fußballspieler ist ein übereinstimmender Datensatz in der Tabelle Personal vorhanden.
Welche Art von Beziehung Microsoft Access erstellt, hängt davon ab, wie die in Beziehung stehenden Felder definiert sind:
Sie können auch eine Beziehung innerhalb einer Tabelle erstellen. Dieses Vorgehen ist sinnvoll, wenn Sie einen Nachschlagevorgang innerhalb derselben Tabelle durchführen müssen. Sie können z. B. in der Tabelle Personal eine Beziehung zwischen den Feldern PersonalNr und Vorgesetzte(r) erstellen, so dass das Feld Vorgesetzte(r) Personaldaten von einer entsprechenden Personal-Nr. anzeigen kann. Hinweis Wenn Sie ein Feld, das kein Primärschlüssel ist und keinen eindeutigen Index hat, auf ein Feld ziehen, das ebenfalls kein Primärschlüssel ist und keinen eindeutigen Index hat, wird eine unbestimmte Beziehung erstellt. In Abfragen, die Tabellen mit einer unbestimmten Beziehung enthalten, zeigt Microsoft Access eine standardmäßige Verknüpfung (Verknüpfung: Eine Verbindung zwischen einem Feld in einer Tabelle oder Abfrage und einem Feld desselben Datentyps in einer anderen Tabelle oder Abfrage. Durch Verknüpfungen können Programme erkennen, auf welche Weise Daten zueinander in Beziehung stehen. Je nach Art der Verknüpfung können nicht übereinstimmende Datensätze ein- oder ausgeschlossen werden.)slinie zwischen den Tabellen an, aber die referenzielle Integrität (Referenzielle Integrität: Regeln, deren Einhaltung beim Eingeben oder Löschen von Datensätzen überprüft wird, um die definierten Beziehungen zwischen Tabellen beizubehalten.) wird nicht erzwungen. Darüber hinaus gibt es keine Garantie dafür, dass die Datensätze in den Tabellen eindeutig sind. Referenzielle Integrität ist ein Regelsystem, mit dessen Hilfe Microsoft Access sicherstellt, dass Beziehungen zwischen Datensätzen in Detailtabellen gültig sind und dass verknüpfte Daten nicht versehentlich gelöscht oder geändert werden. Sie können referenzielle Integrität festlegen, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Die folgenden Regeln gelten bei Verwendung der referenziellen Integrität:
Bei Beziehungen, in denen referenzielle Integrität (Referenzielle Integrität: Regeln, deren Einhaltung beim Eingeben oder Löschen von Datensätzen überprüft wird, um die definierten Beziehungen zwischen Tabellen beizubehalten.) durchgesetzt wird, können Sie angeben, ob Microsoft Access für Detaildatensätze automatisch Aktualisierungsweitergaben (Aktualisierungsweitergabe: Im Hinblick auf Beziehungen, die die referenzielle Integrität zwischen Tabellen erzwingen, die Aktualisierung zugehörigen Datensätze in den verknüpften Tabellen, wenn ein Datensatz in der Mastertabelle geändert wird.) und Löschweitergaben (Löschweitergabe: Im Hinblick auf Beziehungen, die die referenzielle Integrität zwischen Tabellen erzwingen, die Löschung aller zugehörigen Datensätze in den verknüpften Tabellen, wenn ein Datensatz in der Mastertabelle gelöscht wird.) durchführen soll. Wenn Sie diese Optionen setzen, sind Lösch- und Aktualisierungsoperationen zulässig, die normalerweise durch die Regeln referenzieller Integrität verhindert werden. Wenn Sie in einer Mastertabelle (Mastertabelle: Die 1-Seite zweier verknüpfter Tabellen bei einer 1:n-Beziehung. Eine Mastertabelle muss einen Primärschlüssel besitzen, und jeder Datensatz muss eindeutig sein.) Datensätze löschen oder Primärschlüsselwerte (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) ändern, führt Microsoft Access die erforderlichen Änderungen in den verknüpften Tabellen (Detailtabellen) aus, um die referenzielle Integrität zu wahren. Wenn Sie beim Definieren einer Beziehung das Kontrollkästchen Aktualisierungsweitergabe an Detailfeld aktiviert haben, aktualisiert Microsoft Access bei jeder Änderung des Primärschlüssels eines Datensatzes der Mastertabelle automatisch den Primärschlüssel in allen Detaildatensätzen auf den neuen Wert. Ändern Sie z. B. in der Tabelle Kunden eine Kundennummer, wird das Feld Kunden-Code in der Tabelle Bestellungen automatisch für alle Bestellungen dieses Kunden aktualisiert, damit die Beziehung erhalten bleibt. Microsoft Access gibt Aktualisierungen ohne vorherige Anzeige einer Meldung weiter. Hinweis Handelt es sich beim Primärschlüssel der Mastertabelle um ein Feld vom Datentyp AutoWert (AutoWert-Datentyp: In einer Microsoft Access-Datenbank ein Felddatentyp, der für jeden Datensatz, der zu einer Tabelle hinzugefügt wird, automatisch eine eindeutige Zahl speichert. Dabei können drei Arten von Zahlen generiert werden: aufeinanderfolgende Zahlen, Zufallszahlen und Replikations-IDs.), hat das Aktivieren des Kontrollkästchens Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder keine Auswirkung, da der Wert in einem Feld vom Datentyp AutoWert nicht geändert werden kann. Wenn Sie beim Definieren einer Beziehung das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze aktivieren, löscht Microsoft Access bei jedem Löschen von Datensätzen in der Mastertabelle automatisch die verwandten Datensätze in der verwandten Tabelle. Löschen Sie z. B. einen Kundendatensatz aus der Tabelle Kunden, werden automatisch alle Bestellungen dieses Kunden aus der Tabelle Bestellungen gelöscht (dies schließt Datensätze in der Tabelle Bestelldetails ein, die mit den Datensätzen in der Tabelle Bestellungen verwandt sind). Wenn Sie Datensätze aus einem Formular oder Datenblatt löschen und das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze aktiviert ist, gibt Microsoft Access die Warnung aus, dass verwandte Datensätze ebenfalls gelöscht werden können. Wenn Sie Datensätze jedoch mithilfe einer Löschabfrage (Löschabfrage: Eine Abfrage [SQL-Anweisung], die Zeilen aus einer oder mehreren Tabellen löscht, wenn bestimmte angegebene Kriterien erfüllt sind.) löschen, löscht Microsoft Access automatisch die Datensätze in den verwandten Tabellen, ohne zuvor eine Warnung anzuzeigen. |
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